Roma, 21 dicembre 2009

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1 Roma, 21 dicembre 2009 Professionisti alle prese con la configurazione e la gestione quotidiana della PEC. Dopo essersene dotati ed averne comunicato l indirizzo all Ordine, entro lo scorso 29 novembre, adesso l utilizzo del nuovo strumento, va integrato nelle procedure degli studi. Il CNO ha stipulato una convenzione con Teleconsul Editore Spa, per fornire agli iscritti il Documento unico di iscrizione gestito direttamente dal Consiglio Provinciale a cui viene associata l apertura di una casella di posta certificata. La card ha durata triennale e contiene la firma digitale, il certificato di ruolo, costituisce documento di riconoscimento personale e può essere utilizzata per la registrazione ai convegni validi per la formazione continua obbligatoria. Con le FAQ emanate dal CNO vengono risolti alcuni dubbi che rimanevano aperti sia sul DUI che sulla PEC, come ad esempio lo scambio di messaggi fra caselle certificate e non, il possesso di più smart card, gli obblighi in caso di cancellazione dall Ordine e in caso di smarrimento, le caratteristiche e le garanzie PEC. 1. Alcuni Consulenti del Lavoro sono già in possesso di una smart- card rilasciata da altri Enti. È possibile avere due smart - card? I Consulenti del Lavoro possono possedere più smart - card. Il DUI ha, però, funzionalità diverse rispetto alle altre smart - card poiché è documento di riconoscimento, firma digitale, certificato di ruolo ed è associato ad una posta elettronica certificata istituzionale. Ciò consente l attestazione in modalità informatica dell iscrizione all Albo e renderà possibile l accesso a servizi dedicati o riservati ai Consulenti del lavoro. Inoltre è associato ad una posta elettronica certificata istituzionale. Nulla vieta,però, che si continui ad utilizzare anche altre smart-card per servizi in cui non è richiesta la verifica di iscrizione all Albo. La PEC istituzionale, fornita gratuitamente, è una grande opportunità per i Consulenti del Lavoro in quanto consente l immediata identificazione da parte della Pubblica Amministrazione. 2. A chi devono rivolgersi gli iscritti per il rilascio del DUI e della PEC? Il Consiglio Nazionale ha stipulato un accordo quadro con Teleconsul Editore S.p.a.. È compito dei Consigli Provinciali stipulare appositi contratti con Teleconsul per il rilascio dei DUI e delle PEC degli iscritti all Ordine. Per tale motivo, i Colleghi dovranno presentare la richiesta direttamente al Consiglio Provinciale di appartenenza.

2 3. È possibile fare richiesta solo del DUI senza ricevere la PEC perché già in possesso con altro gestore? Non è possibile fare richiesta del Documento Unico di Iscrizione senza ricevere la Posta Elettronica Certificata. La PEC istituzionale è una grande opportunità per i Consulenti del Lavoro in quanto permette alla Pubblica Amministrazione di identificare immediatamente la qualifica del soggetto mittente. Questo, comunque, non preclude al professionista di essere in possesso di più caselle PEC. 4. Cosa succede se un iscritto in possesso di DUI e di PEC si cancella? Dovrà restituire il lettore USB? L interessato ed il Consiglio Provinciale dovranno fare richiesta di restituzione del pagamento effettuato? Il contratto sottoscritto con la Teleconsul ha durata triennale ed il pagamento della quota non è frazionabile. La PEC ha la durata tecnica di un anno solare a partire dalla sua attivazione e, alla scadenza, il contratto sarà tacitamente rinnovato di anno in anno salva disdetta da inviare al domicilio del Gestore almeno trenta giorni prima della scadenza di ciascun periodo mediante raccomandata postale con avviso di ricevimento o tramite posta elettronica certificata. Il DUI, invece, ha durata di tre anni e deve essere appositamente rinnovato prima della scadenza tecnica. Il lettore USB per smart - card rimane di proprietà del Consulente. In caso di cancellazione dall Albo, il Consulente del lavoro dovrà restituire il DUI al Consiglio Provinciale di appartenenza e fare richiesta di disattivazione della propria PEC istituzionale. 5. Che dimensione ha la PEC? La casella di posta elettronica con ha una capienza sino ad 1 GB (1024Mb). La casella, per la natura e per l importanza della stessa, richiede un attenzione ed una tempestività di verifica che comporta una continua manutenzione per garantire spazio libero, così come segnalato all interno del manuale operativo del Gestore NAMIRIAL. Di conseguenza, un apposito servizio di monitoraggio e comunicazione delle situazioni di saturazione dello spazio è a disposizione di ciascuna casella. Il titolare di casella PEC che si trovasse in situazioni di spazio residuo limitato (inferiore a 30 Mb) verrà opportunamente informato a mezzo e mail sull indirizzo di riferimento indicato in sede di contratto. 6. E possibile utilizzare il DUI per inviare le autocertificazioni relative al rilascio del DURC? Si. L adempimento previsto dalla circolare del Ministero del lavoro n. 34/2008 a seguito del DM 24/10/2007 consente l invio in modalità telematica, purché firmata digitalmente avvalendosi di una firma digitale certificata da uno dei certificatori compresi nell elenco mantenuto dal CNIPA ai sensi dell art. 29 c. 1 del Dlgs 7/3/2005 n. 82., con le modalità previste dall'art. 23 comma 4 del Dlgs 7/3/2005 Il DUI possiede i requisiti richiesti e pertanto potrà essere utilizzato per tale scopo.le modalità di invio telematico sono contenute nella circolare del Ministero. del lavoro n.10/09.

3 7. Per ottenere il DUI è obbligatorio restituire il vecchio tesserino di iscrizione all Ordine? Le segreterie dei Consigli Provinciali dovranno ritirare i vecchi tesserini prima di consegnare il DUI che, sostituendolo, costituisce anche valido documento di riconoscimento. È opportuno che le relative segreterie predispongano una ricevuta di consegna del DUI e contemporaneo ritiro del vecchio tesserino. Ai Consigli Provinciali è altresì consigliato redigere un apposito verbale di distruzione dei vecchi tesserini. 8. L utilizzo del DUI attesta la qualifica professionale del Consulente? Il DUI contiene il c.d. certificato di ruolo cioè l attestazione in formato digitale del possesso da parte del soggetto titolare della smart card della qualifica professionale di consulente del lavoro. Ciò consente di attestare, che il documento sia firmato digitalmente da un soggetto di cui oltre all identità sia certa anche la funzione. 9. L utilizzo della pec attivata con la consegna del DUI è utilizzabile per lo scambio di mail certificate anche con utenti che utilizzino caselle di diversi gestori? Certo, perché la normativa impone a tutti i gestori di Posta Elettronica Certificata di garantire la piena interoperatività in entrata ed in uscita dei servizi offerti. 10. E possibile inviare messaggi da una casella di PEC ad una normale. Si, ma senza potere utilizzare il vantaggio proprio della PEC e cioè avere la certezza dell avvenuta consegna. Quindi i messaggi non avranno valore legale. 11. E possibile ricevere messaggi sulla casella di PEC provenienti da una casella normale? No, la ricezione è inibita per motivi di sicurezza, ma è possibile reindirizzarle su una casella di posta ordinaria. 12. Che cosa attesta la PEC? La PEC consiste in un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard, ma possiede anche le caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che consente l invio di con valore legale, in sostituzione della posta cartacea. Ha il medesimo valore di una tradizionale raccomandata AR, attesta il momento di invio e di consegna del messaggio, attesta il contenuto del messaggio inviato, identifica in maniera sicura il mittente, garantisce l'integrità e la confidenzialità del messaggio inviato. 13. Come va utilizzata la PEC? L utilizzo avviene sia attraverso i più diffusi client di posta (Thunderbird, Eudora, Outlook Express, Outlook, ecc.), sia attraverso un sistema di web mail.

4 14. Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di averlo ricevuto? Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il destinatario non può negare l avvenuta ricezione, dal momento che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, firmata ed inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l ora in cui il messaggio è stato consegnato nella casella di PEC del destinatario, certificandone l avvenuta consegna. In ogni caso sarà onere del destinatario provare che la comunicazione non è mai giunta al suo indirizzo. Il gestore è obbligato a tenere traccia delle trasmissioni per 30 mesi. 15. In caso di smarrimento di una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenerne una copia valida a fini legali? Occorre rivolgersi al proprio Gestore di PEC il quale è obbligato a registrare e archiviare tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate per 30 mesi in apposito archivio informatico (log file). 16. In che modo si ha la certezza della consegna di un messaggio di PEC? Nel momento in cui l utente invia il messaggio, riceve, da parte del proprio Gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. Tale ricevuta costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l indicazione di data ed orario, a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario. 17. La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario? No, la certificazione è relativa ai soli eventi di invio del messaggio e di consegna dello stesso nella casella di PEC del destinatario. 18. Quale sicurezza garantisce l invio tramite PEC in merito alla violazione del segreto professionale? I messaggi PEC attraversano reti di interconnessione in modalità criptata. Gli unici punti in cui non sono criptati sono i server dei Gestori (mittente e ricevente). Essi sono responsabili per la garanzia di sicurezza e sono soggetti a vigilanza Cnipa. Sarebbe in ogni caso possibile effettuare l opzione di assoggettamento a criptazione dei messaggi. Come per la posta tradizionale, sarà cura del professionista selezionare le informazioni che egli ritiene possano formare contestazioni in merito alla violazione del segreto professionale. 19. L invio di documentazione tramite PEC garantisce anche il contenuto del messaggio? No, l invio della busta elettronica, pur avendo data certa, (come accade per una raccomandata AR) non garantisce il contenuto della stessa. Tale risultato però potrebbe essere conseguito attraverso firma digitale della documentazione allegata.

5 Infatti l art. 23, comma 4, del D. Lgs. 82/2005 prevede che Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all originale è assicurata da chi lo detiene mediante l utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche di cui all art. 71. Il mittente può, inoltre, richiedere al provider PEC l opzione ricevuta di avvenuta consegna completa. Il gestore recapiterà così le informazioni minime e il messaggio originale con eventuali allegati firmati digitalmente. 20. Che efficacia possiede un documento informatico sottoscritto con firma digitale? Il documento sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata ha efficacia probatoria della scrittura privata (art codice civile) e l utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare fino a prova contraria (art. 21, comma 2, del D. Lgs. 82/2005). 21. La PEC è in grado di garantire l identità della casella mittente? Si, in quanto è assicurata l inalterabilità dell indirizzo associato alla casella dalla quale si effettua l invio del messaggio. 22. Per l invio con PEC della medesima mail a più destinatari è possibile utilizzare la formula Undisclosed-Recipient? No, non è possibile utilizzare questa formula. Gli indirizzi mail saranno tutti visibili a tutti i destinatari. 23. Quali sono gli aspetti concernenti la sicurezza e la privacy dei dati personali dei titolari di caselle PEC? La Norma impone ai Gestori di PEC di applicare tutte le procedure atte a garantire la sicurezza e la privacy dei dati personali. Analogo livello di sicurezza è garantito anche per le informazioni archiviate nel Log delle trasmissioni. 24. Quali misure vanno adottate in caso di smarrimento del DUI? Chi smarrisce il DUI dovrà effettuare la denuncia all autorità di P.S. come per qualsiasi documento e poi comunicare il fatto all Ordine di appartenenza e al Gestore che lo ha rilasciato. 25. Per attivare la rateazione telematica del DM10 a favore delle aziende in momentanea difficoltà finanziaria è necessario il possesso del DUI o è sufficiente possedere le ordinarie credenziali di accesso (password e PIN)? Tenuto conto delle caratteristiche di assoluta trasparenza e garanzia di identificazione del soggetto che accede tramite DUI, l'inps ha concesso ai Consulenti del Lavoro che ne sono provvisti di accedere alla procedura telematica di rateazione per le aziende clienti che si trovassero nella necessità di dilazionare i contributi del DM10, massimo due volte l anno,

6 per non più di sei rate. L azienda potrà così essere considerata regolare ai fini del rilascio del DURC. Tale procedura non sarà accessibile con le usuali password e PIN. 26. Se il consulente del lavoro non può essere in studio per altri impegni di lavoro o personali come sarà possibile accedere agli istituti per inviare le denunce? Dallo scorso mese di maggio, su proposta del Consiglio Nazionale, il CNIPA ha convocato un tavolo tecnico con INPS, INAIL, ENPALS, Ministero del Lavoro, Unioncamere e Consulenti del Lavoro per definire l operatività del DUI verso tutti gli Enti del tavolo e la possibilità di sub delegare i propri dipendenti ad operare per conto del professionista. Gli incontri si svolgono con cadenza mensile ed hanno già prodotto ottimi risultati. Infatti è già stata predisposta dall INAIL la funzione di sub delega. In sostanza, il consulente del lavoro, dopo aver fornito al dipendente di fiducia una propria smart card (liberamente reperibile sul mercato), accede al sito di tutti gli enti interessati come amministratore di sistema e digitando semplicemente il codice fiscale del dipendente lo abiliterà ad operare per proprio conto tramite l uso della sua smart card. Sono già iniziati i primi test di sperimentazione con l INAIL. Per quanto riguarda la sub delega si coglie l occasione per precisare che, ai sensi dell art. 2. comma 4, della legge 12/79, può essere attribuita esclusivamente al proprio personale dipendente e non a collaboratori o praticanti. 27. Nel caso di studio associato con quale DUI si accede alle procedure dei vari Enti? Il DUI è un documento strettamente personale che ogni consulente del lavoro deve avere per poter operare con gli Enti e per registrare la propria partecipazione agli eventi formativi. Pertanto, nel caso di studio associato non ci può essere un DUI intestato allo studio ma ogni Consulente associato deve possederne uno. Ciò, corrisponde alle previsioni dell art. 64, comma 2, del Decreto Legislativo 7/03/2005, n. 82 (Codice dell amministrazione digitale) ed è in linea con le prescrizioni adottate dal garante della privacy, con provvedimento del 18/9/2008, nei confronti dell Anagrafe Tributaria in materia di sicurezza e accessi. Sulla scorta di tali prescrizioni, infatti, l Agenzia delle Entrate in data 31 ottobre 2009 ha disabilitato d ufficio tutte le credenziali precedentemente rilasciate a soggetti Persone Non Fisiche per adeguarsi al citato art. 64 che prevede quanto segue: Le pubbliche amministrazioni possono consentire l accesso ai servizi in rete da esse erogati che richiedono l autenticazione informatica anche con strumenti diversi dalla carta d identità elettronica e dalla carta nazionale

7 dei servizi, purché tali strumenti consentano di accertare l identità del soggetto che richiede l accesso. L accesso con carta d identità elettronica e carta nazionale dei servizi è comunque consentito indipendentemente dalle modalità di accesso predisposte dalle singole amministrazioni. 28. Perché con il DUI non si può accedere a ENTRATEL? Il DUI, oltre ad accogliere l importante certificato di ruolo, contiene una smart card del tipo CNS like. La differenza tra una CNS e una CNS like è data dall ente fornitore. Le CNS sono rilasciate dalla Pubblica Amministrazione mentre le CNS like sono rilasciate da un Ente certificatore privato. Entrambe hanno le medesime funzionalità in quanto rispondono a tutti i requisiti di sicurezza, di interoperabilità e del Token di autenticazione previsti dalla normativa di riferimento. Entratel è l unica amministrazione pubblica che consente l accesso esclusivamente a smart card del tipo CNS. Il problema è già stato evidenziato ai vertici dell Agenzia delle Entrate che si sono dichiarati disponibili a risolvere positivamente la questione tecnica. Gli accessi ad INPS e INAIL sono, invece, oggetto di sperimentazioni tutt ora in corso per consentire la massima fruibilità. 29. Sono già in possesso di una PEC, perché devo prendere anche quella istituzionale? Quanto mi costa? Il pacchetto DUI è stato concepito per fornire all iscritto una serie di strumenti informatici esclusivi che gli consentono di distinguersi in particolare nei rapporti con la pubblica amministrazione. Comunque, mentre il possesso del DUI è obbligatorio, richiedere la pec istituzionale è una facoltà, o meglio una grande opportunità perché solo gli iscritti all Ordine dei Consulenti del lavoro possono utilizzare il In buona sostanza, se pensiamo alla tradizionale raccomandata, è come adoperare una busta di un determinato colore che solo i consulenti del lavoro possono utilizzare, con evidenti vantaggi di visibilità e di promozione del ruolo della nostra categoria professionale. Per quanto riguarda il costo, la PEC istituzionale è gratuita, infatti il costo del DUI non varia in funzione della richiesta o meno della PEC. Infine, come già succede per la normale posta elettronica, nulla vieta di possedere più di una PEC allo scopo di soddisfare le diverse esigenze, personali o professionali.