Policy sull etica del business e sulla conformità alla legge

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1 Policy sull etica del business e sulla conformità alla Approvata dal CdA di Adecco Italia Holding di Partecipazione e Servizi S.p.A. in data 9 Luglio 2007 Distribution List A: Ufficio Ruolo Note Tutti i colleghi del Gruppo Adecco Tutti Tutti Versioni Ver. No. Data Versione /08/2007 Claudio Soldà Autore Descrizione Nome file Policy sull etica del business e sulla conformità alla Policy sull etica del business e sulla conformità alla

2 INDICE DEL DOCUMENTO 1 AMBITO DI APPLICAZIONE E RESPONSABILITA 3 2 OGGETTO 4 3 DEFINIZIONI 5 4 PROCEDURE RUOLI E LINEE GUIDA 7 5 RITORSIONI 9 6 CUSTODIA DELLE INFORMAZIONI 10 7 CONTROLLO E MONITORAGGIO 11 8 VIOLAZIONI E SANZIONI 12

3 1 AMBITO DI APPLICAZIONE E RESPONSABILITA Questa policy si applica a tutto il personale delle società appartenenti al Gruppo Adecco in Italia. Ciascun dipendente è di fatto responsabile che ogni sua azione, svolta nell espletamento del proprio servizio, sia conforme ai principi espressi nel codice di condotta aziendale di Adecco e risponda alle norme interne richiamate nel presente documento. E fatto obbligo ai responsabili di informare in maniera adeguata in merito ai contenuti di questo documento, le persone che lavorano nelle loro zone/aree/dop/dipartimenti e di assicurarsi il rispetto di quanto enunciato. Questa policy è gestita dall Ufficio Legale, dal Corporate Social Responsability Manager e dalle Direzione delle Risorse Umane che possono essere contattati in caso di domande, richieste o dubbi. $

4 2 OGGETTO Questa policy rappresenta un insieme di norme interne relative all etica del business e sulla conformità alla al fine di affrontare coerentemente le questioni etiche e di integrità morale, contemplando anche gli obblighi di in materia di controllo e revisione contabile compresa il D.Lgs 231/01. Il presente documento ha lo scopo di fornire le informazioni base sulle nostre norme interne, sulle leggi applicabili, sulle responsabilità di tutti i dipendenti e lavoratori somministrati, a qualsiasi livello gerarchico, sulle modalità di segnalazione da parte di colleghi, o soggetti terzi e sulle modalità di controllo. Questa policy assicura la massima riservatezza circa le segnalazioni pervenute al fine di tutelare coloro che segnalano da eventuali possibili ritorsioni. %

5 3 DEFINIZIONI Con il termine "condotta scorretta" intendiamo qualsiasi frode, violazione di, della politica aziendale, o del codice di condotta aziendale, da parte di qualsiasi dipendente del Gruppo Adecco o dei suoi collaboratori. Il concetto di condotta scorretta può includere, a mero titolo esemplificativo, le seguenti azioni: o o o o o frode o errore volontario nella preparazione, nel controllo e revisione dei documenti finanziari interni (tra cui il Monthly Financial Report Package MFRP cioè il reporting consolidato a livello mondiale elaborato secondo i principi US GAAP); frode o errore volontario nella registrazione e nel mantenimento delle registrazioni finanziarie e aziendali della società; dichiarazioni false a investitori, autorità o membri del governo; inadempienza con la società di revisione; appropriazione indebita delle risorse della società, condotta illegale verso dipendenti nel posto di lavoro, violazione delle norme antitrust, anti-corruzione, sulla privacy o sulle leggi delle proprietà intellettuali. Con il termine "frode" intendiamo le azioni che implicano corruzione o estorsione, appropriazione indebita di beni societari, creazione fraudolenta di anagrafiche fittizie di dipendenti e dichiarazioni fraudolente (credenziali di impiego false, registrazioni false, documentazione finanziaria falsa). Con il termine "Gruppo Adecco" o "Società", intendiamo tutte le persone giuridiche/unità commerciali parte di Adecco. Con il termine "Ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale" intendiamo l'ufficio del Gruppo Adecco, con sede a Zurigo, che ha il compito di vigilare sul rispetto del codice di condotta aziendale e delle norme interne. E un ufficio composto da un gruppo di professionisti che non hanno alcuna dipendenza dall azienda e la cui missione primaria è incoraggiare e promuovere una cultura etica aziendale e indagare fornendo risposte a eventuali comportamenti scorretti. Con il termine "funzionario aziendale" intendiamo il Direttore Generale, il Direttore Finanziario, il Direttore delle Risorse Umane e tutti gli altri impiegati con funzioni direttive e/o Dirigenti. Il Manuale per la gestione delle segnalazioni e le indagini è un documento guida emesso dall'ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale relativo alle procedure da seguire nell analisi e valutazione delle segnalazioni di condotta scorretta ad esso inviate. Con il termine "Dipendenti di società" intendiamo tutti gli impiegati dipendenti della società del Gruppo Adecco, compresi i lavoratori somministrati. Con il termine "Collaboratori" intendiamo tutto il personale non dipendente con il quale il Gruppo abbia sviluppato un rapporto di lavoro secondo la normativa vigente. Con il termine Linea ACE (Linea Adecco Conformità ed Etica) intendiamo il programma ideato per gestire le notifiche di violazioni reali o potenziali di norme di, delle procedure o del codice di condotta aziendale provenienti in maniera anonima dai colleghi e lavoratori somministrati. &

6 La Linea ACE è un numero verde attivo 24 ore su 24, sette giorni su sette. Il personale della Linea ACE può ricevere chiamate in qualsiasi lingua. Per poter effettuare una segnalazione è possibile chiamare i seguenti numeri: dagli Stati Uniti e Canada: da tutti gli altri paesi è necessario verificare innanzitutto il numero di accesso attraverso il collegamento al sito selezionando il paese dal quale si effettua la chiamata. Composto il numero di accesso ottenuto, sarà poi necessario digitare anche il numero Nel caso in cui si debbano inviare documenti, l indirizzo di riferimento è: EthicsPoint, Inc. Adecco PO Box Portland, OR United States of America

7 4 PROCEDURE RUOLI E LINEE GUIDA 1. Responsabilità per segnalazioni di cattiva condotta Tutti i dipendenti e i collaboratori sono obbligati a riferire qualsiasi azione di cattiva condotta (in contrasto con la, il codice di condotta aziendale e la presente policy). La segnalazione deve essere effettuata ad uno dei seguenti soggetti: Funzionario aziendale all Ufficio per la Conformità e l etica aziendale (Zurigo) alla linea ACE (vedi paragrafo 3) al Consiglio di Amministrazione del Corporate, (Zurigo) purchè non riguardino un funzionario membro di uno degli uffici indicati. 2. Risposta alle segnalazioni I responsabili che ricevono le segnalazioni provvederanno alla loro analisi attraverso un indagine professionale, indipendente ed oggettiva volta a determinarne la fondatezza. Le risorse dedicate a tali indagini devono essere proporzionate alla natura dell asserzione e saranno concordate con l Ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale al fine di assicurare l indipendenza e l oggettività delle valutazioni. Una volta completata l indagine, il responsabile della stessa fornirà un feedback alla persona o alle persone che hanno fatto la segnalazione, così come a coloro che hanno agito scorrettamente, con il fine di disciplinarne i comportamenti. Inoltre, il responsabile dell indagine potrà suggerire eventuali miglioramenti nelle procedure volti ad evitare il perpetuarsi dell azione scorretta. Tutte le segnalazioni devono essere comunque inviate/comunicate all Ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale, purchè non riguardino un funzionario membro di quell ufficio stesso, che ha la piena responsabilità di vigilare su tutte le indagini in qualità di soggetto terzo indipendente. Le segnalazioni aventi come oggetto azioni scorrette poste in essere da membri dell Ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale dovranno essere comunicate al Comitato di Governance Aziendale del Consiglio di Amministrazione (Zurigo) che avrà in questo caso la responsabilità di garantire imparzialità e indipendenza nella supervisione delle indagini. Il Direttore Finanziario del paese interessato inserirà tutte le segnalazioni e le relative indagini in un apposito Database in conformità alle procedure relative al reporting. 3. Rapporti peridioci e valutazioni L Ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale periodicamente riferirà al Comitato di Governance Aziendale (Zurigo) tutte le informazioni riguardanti le segnalazioni e le indagini relative ad azioni scorrette a loro comunicate. '

8 L Ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale, insieme alla Direzione del paese, ha il compito di valutare se effettuare cambiamenti alla policy, alle procedure, al sistema di monitoraggio e di controllo, o a qualsiasi altra fase del processo, al fine di evitare o di ridurre la possibilità che azioni scorrette precedentemente intraprese possano nuovamente verificarsi in futuro. 4. Modalità per contattare il Consiglio di Amministrazione del Corporate Qualsiasi dipendente o investitore o altre parti interessate possono segnalare esempi di cattiva condotta direttamente al Consiglio di Amministrazione del Corporate telefonando: dagli Stati Uniti e Canada: da tutti gli altri paesi è necessario verificare innanzitutto il numero di accesso attraverso il collegamento al sito selezionando il paese dal quale si effettua la chiamata. Composto il numero di accesso ottenuto, sarà poi necessario digitare anche il numero Le telefonate o la corrispondenza rivolta al Consiglio di Amministrazione saranno ricevute da una società di servizi che fornisce ad Adecco la gestione delle segnalazioni, che saranno accolte 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Al ricevimento di una chiamata o di una segnalazione scritta rivolta a uno o più direttori di Adecco, il fornitore invierà via fax quanto ricevuto al CEO di Adecco, al CFO, al Responsabile del gruppo di Compliance, al Business Ethics Officer e al Consiglio Generale. Questi funzionari aziendali esamineranno i rapporti scritti della corrispondenza e delle chiamate al fine di facilitare l invio alla figura individuata in ogni singolo paese (per l Italia il CSR Manager) ed eventualmente per raccomandare azioni che dovrebbero essere prese in risposta alle segnalazioni ricevute. Tutti i rapporti relativi all Italia saranno normalmente inviati al CSR Manager che procederà direttamente nell investigazione oppure attiverà l Organismo di Vigilanza nel caso in cui la segnalazione sia relativa ai temi disciplinati dal D.Lgs 231/01. Una volta completata la prima fase di indagine ed accertati i soggetti coinvolti, il CSR Manager e/o l Organismo di Vigilanza, nell'esercizio dei poteri che sono loro attribuiti, riferiranno al CdA circa le segnalazioni ricevute ed il riscontro delle indagini effettuate. Rimane loro facoltà riferire ad altri (anche singoli) soggetti apicali delle società del Gruppo Adecco in Italia o a soggetti apicali e/o agli uffici preposti del Corporate, quando, in relazione alle persone che risultino coinvolte, si ritenga che il coinvolgimento del CdA possa pregiudicare il risultato delle indagini svolte, la loro corretta prosecuzione, e/o l'applicazione delle sanzioni conseguenti alle responsabilità accertate. (

9 5 RITORSIONI Viene assicurata la massima riservatezza circa le segnalazioni pervenute e la tutela di coloro che segnalano da eventuali possibili ritorsioni. Nessun dipendente, a qualsiasi livello, è autorizzato a prendere provvedimenti contro chiunque abbia riferito o collaborato alla soluzione di questioni inerenti l integrità morale. )

10 6 CUSTODIA DELLE INFORMAZIONI Tutte le registrazioni relative alle indagini in merito a violazioni di tale policy da parte dei dipendenti e collaboratori sono considerate confidenziali e saranno mantenute in una posizione sicura per un minimo di dieci anni dalla data della segnalazione, comunque in conformità alle Group Policies in materia di conservazione documentale. Dopo tale periodo le informazioni potranno essere distrutte a meno che non siano attinenti a controversie in sospeso o potenziali, a richieste di informazioni o indagine; in questi casi i dati non potranno essere distrutti e dovranno essere mantenuti per la durata di quella richiesta di informazioni o di quell'indagine di controversia, e in seguito se necessario.

11 7 CONTROLLO E MONITORAGGIO E responsabilità del singolo paese e dell'ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale realizzare i controlli necessari per assicurare il completo rispetto di questa policy. La conformità a questa policy sarà sorvegliata e controllata dall Ufficio per la Conformità e l Etica Aziendale.

12 8 VIOLAZIONI E SANZIONI Una qualsiasi violazione alle norme previste da questa politica deve essere riferita all'ufficio per la conformità e l etica aziendale o alla Linea ACELine. Qualunque dipendente violi questa policy è soggetto a provvedimenti disciplinari che possono prevedere sanzioni fino al licenziamento, così come previsto dal CCNL di categoria e dalla normativa vigente in materia. Può costituire violazione anche l utilizzo abusivo e/o pretestuoso degli strumenti di segnalazione così come la notifica o l invio doloso di informazioni false.