Una soluzione efficace per il consiglio di amministrazione dell Aeroporto di Ginevra

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1 Una soluzione efficace per il consiglio di amministrazione dell Aeroporto di Ginevra 1

2 Aeroporto di Ginevra L Aeroporto di Ginevra in Svizzera fu costruito nel 1920 e due anni dopo decollò il primo volo commerciale. Oggi questo aeroporto impiega oltre lavoratori e accoglie annualmente più di 17 milioni di passeggeri. Abbiamo avuto l onore di parlare con Massimo Gentile, che lavora nella società dal 2007 ed è attualmente il CIO, responsabile della Direzione Tecnologia, sull esperienza fatta dalla società con il software di gestione delle riunioni di Sherpany. Per saperne di più, visitare il sito internet: 2

3 Una soluzione efficace per il consiglio di amministrazione dell Aeroporto di Ginevra La sicurezza è un elemento essenziale e imprescindibile per un aeroporto e con l avvento di nuove tecnologie e dei processi di digitalizzazione è importante garantire il massimo livello di protezione nelle strutture aeroportuali, in ogni singolo ambito. Come molte società, l Aeroporto di Ginevra voleva assicurarsi l allineamento dei processi di trasformazione digitale e della sicurezza e ha individuato come punto di partenza le riunioni del suo consiglio di amministrazione. Tanti documenti cartacei e tante , è così che il CIO dell Aeroporto di Ginevra, Massimo Gentile, ha definito il precedente processo per le riunioni del consiglio di amministrazione (e del suo ufficio), che si tenevano circa dieci volte l anno. L eccesso di documenti cartacei ostacolava la gestione e la trasmissione delle informazioni, specialmente quelle strettamente riservate, e le correvano sempre il rischio di non essere lette. In tutti i casi, il risultato era sempre una mole di lavoro elevata per la persona incaricata dell organizzazione delle riunioni del CdA. Era diventato necessario rivedere il processo, snellendolo pur continuando a garantire la massima sicurezza. In breve, l Aeroporto di Ginevra aveva bisogno di un sistema sicuro, in grado di centralizzare le informazioni importanti e di garantirne una ricezione sicura da parte dei destinatari. Su richiesta del presidente del consiglio di amministrazione, Massimo Gentile ha avviato la ricerca di potenziali soluzioni per la gestione delle riunioni. 3

4 Sicurezza: un approccio di alto livello al rischio Nel contesto odierno, le organizzazioni devono far fronte alla trasformazione digitale, ad una normativa molto stringente su questo argomento e alla necessità di essere conformi a questi requisiti a tutti i livelli e dimensioni della società, inclusa la sicurezza dei dati. Per il CIO Massimo Gentile, non è pensabile implementare un sistema di sicurezza solido in tutta la società e non farlo a livello del consiglio di amministrazione. Cercando una soluzione adeguata, si sono presentate al signor Gentile tre opzioni: una interna e due esterne, tra cui il software di gestione delle riunioni di Sherpany. Per migliorare il processo di gestione delle riunioni del consiglio di amministrazione, era cruciale adottare una soluzione capace di centralizzare e gestire tutte le informazioni in modo estremamente sicuro e che avesse un interfaccia intuitiva e user-friendly. La facilità d uso è stato uno degli elementi principali a convincere il signor Gentile: Ho lavorato con il vostro collega e lui mi ha mostrato la soluzione, dopo 15 minuti era tutto fatto. Era molto, molto facile da usare. Durante il periodo di tempo destinato all apprendimento dell uso del software, il CIO ci ha comunicato che l opzione watermark (filigrana) era particolarmente interessante per il team, utile nella gestione di materiale riservato per esempio, e ci ha riferito anche dei vantaggi che aveva la possibilità di tracciare le informazioni. A parte ciò, la soluzione doveva garantire la sicurezza in ogni passo del processo: la scelta è caduta su Sherpany. Il processo di implementazione è stato davvero sorprendente, sono le parole del CIO, che ancora una volta ha sottolineato la semplicità d uso del software di gestione delle riunioni. Lo si può usare in pochi minuti, in poche ore. È importante garantire che l uso del software sia adatto a tutti. Non si può dire - va bene, metà del consiglio di amministrazione lo usa - perché in questo caso si dovrebbero mantenere due modalità di lavoro: quella digitale e quella cartacea. E così facendo non si ha alcun vantaggio e non si sta usando la soluzione migliore. Ecco perché bisogna dedicare del tempo alla formazione e in questo abbiamo avuto ottimo supporto dai vostri colleghi, spiega Massimo Gentile. 4

5 Un software per la sicurezza e la riservatezza delle informazioni, per l efficienza e la separazione delle funzioni I tempi di adattamento al software sono diversi per ciascuno di noi, per alcuni nuovi utenti l adozione è stata quasi immediata: ci sono voluti alcuni giorni o solo alcune ore, in certi casi. Altri utenti sono stati guidati dal team Customer Success di Sherpany, in base alle loro esigenze. Alla fine, questo approccio ha avuto successo e lo strumento di gestione delle riunioni è stato adottato da tutti e 20 i membri del consiglio di amministrazione. Per il CIO dell Aeroporto di Ginevra, i vantaggi derivanti dall implementazione del software di gestione delle riunioni di Sherpany sono evidenti: una totale garanzia in termini di sicurezza e riservatezza dei dati per tutti gli utenti, un efficienza chiaramente migliore dei processi interni e una facile applicazione del principio di separazione delle funzioni all interno dello strumento, cosa particolarmente importante quando si tratta di riunioni del consiglio di amministrazione. Oggettivamente, funziona, afferma Massimo Gentile. Oggi dopo tre anni lo continuano ad usare. Non è stato solo un rattoppo momentaneo, ma un efficace soluzione aziendale per il nostro consiglio di amministrazione. Massimo Gentile, CIO dell Aeroporto di Ginevra. 5