PERCHÉ I SISTEMI IT SI BLOCCANO E QUALI SONO LE CONSEGUENZE PER LA TUA AZIENDA Guida alla sopravvivenza per le PMI

Transcript

1 PERCHÉ I SISTEMI IT SI BLOCCANO E QUALI SONO LE CONSEGUENZE PER LA TUA AZIENDA Guida alla sopravvivenza per le PMI I 5 PRINCIPALI MALFUNZIONAMENTI IT KONICA MINOLTA

2 INDICE» La perdita di produttività è il rischio maggiore?» 3» Cinque comuni malfunzionamenti IT e come gestirli» 4» Disaster recovery, ogni minuto conta» 6» Scegliere la soluzione giusta» 6 2

3 LA PERDITA DI PRODUTTIVITÀ È IL RISCHIO MAGGIORE? In tempi di mercati dinamici e di domanda in rapida evoluzione, le piccole e medie imprese devono dare il massimo per costruire o mantenere la loro posizione sul mercato. La business continuity è fondamentale. Pensa a cosa potrebbe succedere se il tuo ambiente IT non funzionasse correttamente o subisse continue interruzioni! I tempi di inattività sono uno dei maggiori problemi che le aziende devono affrontare ogni giorno. A seconda della loro durata, ciò può tradursi in uno scenario disastroso per le PMI. I tempi di inattività del sistema si traducono in riduzione della produttività e inefficienza, sia che si tratti di guasti hardware, crash di sistema o semplicemente di errore umano. Far funzionare correttamente un infrastruttura IT rappresenta una sfida importante per un azienda, una sfida spesso legata al rischio di guasti al sistema e a conseguenti implicazioni finanziarie causate da riparazioni tecniche, interruzione dei servizi e perdita di produttività. I tuoi clienti si affidano a te. E tu devi garantire la loro sicurezza. Immagina come una perdita di dati possa influire negativamente sui tuoi rapporti d affari. Per non parlare delle opportunità di lavoro mancate quando il sistema non funziona. Nel lungo termine, il danno arrecato alla reputazione della tua azienda e i costi che ne derivano possono essere irrimediabili. Il Gruppo Aberdeen1 stima che il costo orario dei tempi di inattività per una PMI con un fatturato annuo inferiore a 45 milioni di euro è in media di 7.700/h. Pensa, con un tasso di operatività del 99,9%, parliamo di all anno, letteralmente una questione di vita o di morte" per una PMI. È inutile dire che per rendere la tua azienda future-proof devi assolutamente evitare che si trovi in una situazione di inattività di sistema. Evitare la perdita di dati è fondamentale per una PMI che deve "sopravvivere" in mercati altamente competitivi e rappresenta un primo step obbligatorio per garantire la sicurezza IT generale. I servizi gestiti utilizzano i migliori componenti hardware e software riuniti in un unica offerta che promette di semplificare la gestione IT e di avere una visione globale della sicurezza informatica dell azienda. Vediamo di seguito alcuni dei più comuni malfunzionamenti IT e come possiamo gestirli. RISCHI ASSOCIATI A MALFUNZIONAMENTI IT Perdita di introiti da operazioni commerciali Costi di riparazione Perdita e/o demotivazione dei dipendenti Perdita di opportunità commerciali Perdita di fiducia da parte di clienti e/o fornitori Danno all'immagine e alla reputazione del marchio Pubblicità negativa BIS, Calcolo dei Costi di Inattività nella tua Azienda, aprile Aberdeen Group, Building a Fast Lane to Better Data Center Performance, giugno

4 CINQUE COMUNI MALFUNZIONAMENTI IT E COME GESTIRLI Proteggere l infrastruttura IT, le informazioni aziendali e la forza lavoro all interno di un azienda è il principale obiettivo strategico IT di una PMI. La portata e la diversità di queste minacce alla sicurezza IT mostra quanto sia difficile mantenere un organizzazione moderna al sicuro, considerando anche che la complessità di gestione della sicurezza aumenta con ogni nuova applicazione aggiunta, ogni dispositivo mobile gestito e ogni nuovo utente inserito. 1. Perdita di dati causata da errori di backup La perdita di dati può avere cause diverse: può essere dovuta a un dipendente che cancella accidentalmente un documento, un server che non funziona o altre interruzioni tecniche. Le conseguenze possono essere pesanti (ved. figura a pagina 3). Al fine di proteggere la tua azienda da qualsiasi perdita di dati importanti trattati quotidianamente, è fondamentale disporre di un backup funzionale e affidabile. Prima di tutto è necessario assicurarsi che i backup vengano eseguiti regolarmente. Meglio sarebbe se non influenzassero in alcun modo la tua attività operativa. Regolari controlli della funzionalità di backup consentono di individuare e risolvere eventuali problemi prima che abbiano un impatto sulla tua attività Crash del server dovuto a virus e malware Un attacco da parte di virus o malware è uno dei peggiori incidenti IT che il tuo sistema possa subire. Tutti i dati aziendali riservati possono andar persi o essere resi pubblici. Per rendere tutto ancora più complesso, virus diversi causano danni diversi, ma il risultato è lo stesso: la riparazione costa un sacco di soldi. Per non parlare dell onere da sostenere nel caso di crash del server che presuppone che l intero sistema deve essere ripristinato. Per proteggere la tua azienda dagli attacchi di virus e malware, è necessario tenere il livello di guardia sempre alto e aggiornato. Ciò significa che il tuo software di protezione deve essere in grado di rilevare tutte le minacce di ultimissima generazione. Inoltre, regolari scansioni dell intero sistema aiutano a proteggere ancora meglio il tuo sistema IT. Controlla accuratamente anche il tuo firewall. Non tutti i software di sicurezza sono in grado di proteggerti dalle diverse tipologie di programmi malevoli. 3. Aggiornamento dell'infrastruttura IT Aggiornare costantemente la tua infrastruttura IT è fondamentale. I vecchi sistemi sono particolarmente vulnerabili ai crash; le applicazioni funzionano lentamente; la quantità di violazioni della sicurezza aumenta; lo spazio di archiviazione raggiunge il limite; il software è a fine ciclo; ecco alcuni esempi di segnali di avvertimento che non devi ignorare. Tuttavia, tenere sotto controllo la data di scadenza delle licenze hardware e software IT in scadenza è un compito che richiede molto tempo. Tutte le tue soluzioni IT necessitano dell apposita licenza. Gestirle tutte è un attività a basso valore aggiunto ma comunque molto onerosa in termini di tempi e di costi. Delegare le attività quotidiane di manutenzione della tua infrastruttura applicativa e IT ad un provider specializzato, è un modo collaudato per proteggere la tua azienda da rischi associati all'it. L implementazione di una soluzione IT gestita consente di sfruttare al massimo tutte le potenzialità del managed service provider. 4. Ambienti IT eterogenei I sistemi IT diventano sempre più complessi e vedono continuamente aggiungersi nuovi componenti, come piattaforme hardware, sistemi operativi, database, applicazioni SaaS e lo- 4 2 Entech, Lessons to Learn from the Top 3 SMB IT Failures, Luglio 2016

5 cali, IaaS, nonché infrastrutture di data center. Ciò significa che la sicurezza e la gestione IT richiedono nuovi standard. Non solo, l elevata quantità di sistemi, applicazioni e piattaforme diverse espone a un maggior rischio di potenziali malfunzionamenti. Pertanto diventa difficile per un dipartimento IT controllare e gestire tutto correttamente. Consolidando e standardizzando parti della tua infrastruttura, è possibile ridurne la complessità dell IT. Una piattaforma API e un approccio cloud-based saranno un supporto ancora maggiore Errore umano La maggior parte dei malfunzionamenti IT è almeno in parte dovuta a errori umani 4. Se un dipendente utilizza accidentalmente un input errato durante procedure IT critiche, oppure se i server non sono ben configurati o mancano determinate procedure o documenti standardizzati l intero sistema IT può subire un impatto devastante. A tale proposito è necessaria la presenza di politiche forti di cui tutti i dipendenti incaricati alla gestione dell IT devono essere a conoscenza. È importante evidenziare costantemente i processi da seguire in caso di malfunzionamenti o anomalie. In questo modo, anche se gli errori umani non possono essere completamente evitati, è possibile almeno ridurre il rischio. 3 IDG, How to reduce IT complexity and increase agility, Agosto Harvard Business Review, The Biggest Cybersecurity Threats Are Inside Your Company, Settembre

6 DISASTER RECOVERY OGNI MINUTO CONTA Nel peggiore dei casi di malfunzionamento IT, per le piccole e medie imprese la possibilità di ripristinare i dati è di prioritaria importanza. A protezione della tua azienda deve essere in atto una strategia di disaster recovery accuratamente studiata. Per le PMI, i fattori più importanti per il recupero dei dati sono i costi, la velocità di recupero e l'affidabilità 5. Non sorprende, tuttavia, che le aziende tendano ad utilizzare un mix di soluzioni diverse di disaster recovery, come ad esempio soluzioni in loco e fuori sede, oppure solo fisicamente fuori sede, oppure solo on-premise, o ancora on-premise e cloud insieme. In tempi in cui i modelli di lavoro mobile e virtuale sono in continuo aumento, una procedura di disaster recovery funzionale diventa essenziale per la tua azienda. Tuttavia, non è solo una questione di ripristino, ma anche di prevenzione. SCEGLIERE LA SOLUZIONE GIUSTA L infrastruttura IT, le strutture di amministrazione e gli ambienti utente sono tutti elementi chiave di una soluzione IT, ma devono essere supportati da servizi IT specializzati. La gestione continua della sicurezza, la virtualizzazione dei desktop, il monitoraggio regolare dell archiviazione e i backup sono alcuni esempi del tipo di servizi dietro le quinte fondamentali per il buon funzionamento di un azienda, coadiuvati dall intervento umano in caso di necessità. Workplace Hub di Konica Minolta è una soluzione multi-vendor e one-stop in cui convergono diverse componenti della tua infrastruttura IT. Facilita la pianificazione, la gestione e la crescita del tuo ambiente IT. Una volta configurato Workplace Hub, Konica Minolta monitora e gestisce a distanza il sistema identificando e risolvendo i problemi prima che vadano a impattare sulla tua azienda. La gestione proattiva e il monitoraggio riducono al minimo i rischi di incidenti IT. Così risparmi denaro, non sprechi tempo in attività IT onerose e rimani sempre focalizzato sulle attività core business. 6 5 Zetta, STUDY: Vast Majority (84%) of SMBs Report that IT Downtime Would Result in Moderate to Catastrophic Loss, Marzo 2016

7 Scopri cosa può fare Workplace Hub per la tua azienda: workplacehub.konicaminolta.eu/it 7

8 Konica Minolta Business Solutions Italia S.p.A. Viale Certosa, 144, Milano (MI) MAGGIORI INFORMAZIONI