DETERMINA N. 239 / 12 DEL 19/06/2012

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1 COMUNE DI MONTOPOLI IN VAL D ARNO Via Francesco Guicciardini n Montopoli in Val d'arno (PI) - ( 0571/ ) SETTORE VIGILI CODICE SERVIZIO POLIZIA MUNICIPALE DETERMINA N. 239 / 12 DEL 19/06/2012 OGGETTO: Esternalizzazione del servizio stampa, postalizzazione e recupero dati notifica e pagamenti, per le verbalizzazioni del CDS. Affidamento del servizio alla ditta Maggioli spa - CIG: ADB IL RESPONSABILE DEL SETTORE Premesso che: le procedure sanzionatorie amministrative pecuniarie ed accessorie individuate dal Dlgs 285\1992 e dal DPR 495\1992 di competenza comunale richiedono adempimenti a carico del Comando di polizia Municipale complessi e di varia natura, molti dei quali pero riguardano operazioni manuali e ripetitive quali ad esempio stampa, piega, ed invio (postalizzazione), operazioni che richiedono un notevole dispendio di tempo e risorse da parte degli addetti dell Ufficio Polizia che potrebbero essere diversamente impiegabili in servizi esterni; che per la gestione dei dati relativi alle contravvenzioni elevate il servizio di Polizia Municipale usa dal 2004 e con ottimi risultati il software gestionale denominato Concilia commercializzato dalla ditta Maggioli spa di Sant Arcangelo di Romagna; che a partire dal novembre 2005, utilizzando una apposita funzione del software Concilia sopra menzionato è stato dato altresì l avvio, avvalendosi della ditta Maggioli stessa, al servizio per la stampa, postalizzazione e reimmissione dei dati di notifica relativi a verbalizzazioni al CDS non già pagate su preavviso ; che l attivazione di tale servizio ha dato risultati soddisfacenti ed ha permesso il conseguimento di quegli obiettivi che erano stati alla base della decisione di attivare il servizio stesso e cioè: incremento della disponibilità delle risorse di Polizia locale a beneficio della sicurezza del territorio di propria competenza e dei servizi resi ai cittadini, riduzione dei tempi di elaborazione dei verbali, diminuzione dei tempi di notifica, eliminazione di rischio di errori ed imprecisioni, costante monitoraggio dello stato di avanzamento delle pratiche e quindi miglioramento del relativo servizio di front-office ; ritenuto opportuno pertanto, visti i risultati ottenuti e vista la scadenza dell affidamento ormai prossima, proseguire nella gestione delle procedure relative alla verbalizzazione e notificazione delle sanzioni al CDS con le attuali modalità procedendo pertanto ad affidare nuovamente lo stesso alla ditta Maggioli spa; ricordato che comunque l esternalizzazione di cui trattasi rappresenta solo un passaggio dell intero processo istruttorio dove la fase giuridicamente rilevante relativa alla redazione del verbale nonché il suo inserimento in forma elettronica rimane a carico dell ufficio Polizia ; vista pertanto l offerta presentata dalla ditta Maggioli spa ( che si allega al presente atto) e reputato opportuno provvedere all affidamento del servizio alla ditta suddetta a seguito delle seguenti considerazioni : a) la proposta economica presentata, calcolata su una quantità annua potenziale di n verbali da postalizzare, viene ritenuta congrua ( 5,27 IVA esclusa, per ogni singolo invio. A tale costo va ad

2 aggiungersi l importo di 6,60 per le spese di affrancatura anticipate ed eventualmente il rimborso per gli invii delle CAD - 3,90- e\o della CAN - 3,30- come previsti dalla vigente normativa); b) l invio dei dati relativi agli atti da consegnare al servizio postale per la notifica, avverrà attraverso una apposita funzione del software Concilia già installata e funzionale. Maggioli spa provvederà all acquisizione delle cartoline avviso di ricevimento ed alla rendicontazione elettronica degli esiti della notifica mediante l invio al Comando di P.M. dei file contenenti la registrazione delle avvenute notifiche: i dati saranno inviati sia su supporto cartaceo che scannerizzati e archiviati direttamente dalla ditta stessa sul software Concilia ; c) l utilizzo dei dati con accesso diretto dal software in uso presso l Ufficio PM ( Concilia ) e l inserimento diretto dei dati di ritorno relativamente al servizio di notifica effettuato non è attivabile che tramite la ditta Maggioli spa; qualsiasi altra tipologia di servizio di postalizzazione comporterebbe la necessità di operare un esportazione dei dati dall archivio del software gestionale in dotazione al Comando ed una reimprtazione degli stessi a definizione dell iter procedurale. Cio, oltre alla necessità di dotarsi di un ulteriore software che consentisse l effettuazione di suddetti passaggi, potrebbe comportare ritardi e difficoltà oltre ad un aggravio di lavoro sull ufficio derivante anche dalla necessità di attivare controlli sull esito dei passaggi dei dati ed andrebbe a contrastare con gli obiettivi che l affidamento del servizio vuol contribuire a raggiungere. d) L utilizzo della apposita funzione del software Concilia per la gestione del servizio di cui trattasi consente di monitorare costantemente le lavorazioni dei verbali inviati: l operatore dell Ufficio PM può controllare cioè in tempo reale lo stato di avanzamento delle proprie pratiche senza quindi attendere una data -entry periodica ; che vista l entità del servizio si ritiene di poter adottare la procedura prevista nel vigente Regolamento comunale dei contratti approvato con delib. CC. n. 64 del 28\ come modificato con delib. C.C. n. 75 del 22\12\2011, ed in dettaglio l art. 49 ; dato atto che la ditta Maggioli spa offre le opportune garanzie di serietà ed attrezzatura tecnica; ricordato che il servizio che si va ad affidare comprende le seguenti attività: elaborazione dei dati e stampa delle copie conformi all originale del verbale, personalizzazione laser dei modelli, stampa dei codici a barre di riconoscimento, postalizzazione, acquisizione cartoline avvisi di ricevimento, rendicontazione elettronica degli esiti della notifica, acquisizione dei dati contabili dei versamenti, rendicontazione elettronica dei pagamenti ( tramite accesso FTP saranno resi disponibili i dati e le immagini dei bollettini di CCP); ricordato che con deliberazione GC n. 9 del 13\1\2011 è stata istituita una tariffa per il recupero delle spese istruttorie e di verbalizzazione, nonché dei costi di procedura sostenuti dall Ente per la redazione, stampa, notificazione dei verbali e che con la stessa deliberazione è stato stabilito che la riscossione del corrispettivo per le suddette spese sarebbe avvenuta contemporaneamente alla riscossione degli importi delle relative sanzioni amministrative; dato atto che : il Responsabile del Settore V Sig.ra Giglioli Luisetta viene individuato quale Responsabile del Procedimento relativo al presente atto ai sensi dell art. 8 della legge 241/90; con deliberazione del Consiglio Comunale. 36 in data 08/05/2012, è stato approvato il Bilancio di Previsione 2012; con deliberazione Giunta Comunale n. 78 del 15\5\2012 con la quale è stato approvato il PEG per l anno 2012; il presente atto permette il conseguimento degli obiettivi gestionali assegnati al Settore di riferimento; visto il vigente Regolamento degli Uffici e dei Servizi, approvato con deliberazione G.C. n. 90/06, esecutiva, ed in particolare l art. 20 dello stesso che prevede l esecuzione dell attività programmata. visto l'art. 183 del D.lgs n. 267/2000; visto il Decreto Sindacale con il quale viene individuato il Responsabile del Settore V; DETERMINA

3 1. di affidare il servizio di gestione delle procedure relative alla stampa, postalizzazione, notifica, reimmissione dei dati delle notificazioni effettuate relativamente a verbalizzazioni di sanzioni al CdS, servizio come in dettaglio specificato nell allegata offerta ( all. A), alla ditta MAGGIOLI SPA di Santarcangelo di Romagna ai patti e condizioni come in dettaglio indicati al successivo punto 3) 2. Di disporre che il presente provvedimento ha valenza, oltre che dispositivo, anche contrattuale mediante la sua sottoscrizione in calce da parte del legale rappresentante della Ditta affidataria. 3. Il servizio viene affidato per la durata di anni 3 e precisamente dal al ai patti e condizioni come riportati nell allegata offerta Il costo per il trattamento per ogni verbale, calcolato su una base annua potenziale di n verbali da postalizzare, viene così determinato: 5,27 ( cinque\27) oltre IVA ( 6,38 Iva compresa) per ogni singolo invio al netto della postalizzazione che viene quantificata in : 6,60 ( cnque\60) per ogni invio per il costo relativo alla rivalsa di affrancature anticipate dalla ditta Inoltre la ditta Maggioli spa avrà diritto, per ogni verbale, al rimborso delle eventuali spese postali anticipate in caso comunicazione di avvenuto deposito e\o comunicazione di avvenuta notifica,comunicazioni come previste dalla normativa vigente ed in dettaglio quantificate in : 3,90 per ciascun verbale per il quale sia stata data anche comunicazione di avvenuto deposito ( CAD) 3,30 per ciascun verbale per il quale sia stata data anche comunicazione di avvenuta notifica ( CAN ). Il corrispettivo dovuto per la rivalsa delle spese di affrancatura sarà esentato dall applicazione dell IVA Il calcolo dei corrispettivi dovuti a Maggioli spa verrà effettuato mensilmente, sulla base dei verbali postalizzati, allegando alla fattura copia della distinta di accettazione postale. Il Comune di Montopoli in V.A. si impegna a corrispondere gli importi dovuti entro 60 giorni dalla data di emissione della fattura. Con periodicità annuale, previo accordo tra le parti, il prezzo unitario per notifica potrà essere rivisto sulla base di modifiche significative del costo delle materie prime, delle lavorazioni ad essa collegate o delle tariffe praticate da poste italiane: la stessa revisione potrà essere operata qualora si modifichi sostanzialmente in aumento la quantità annua di verbali da postalizzare rispetto alla quantità annua potenziale a base contrattuale (1.000 verbali). La ditta Maggioli spa è tenuta al rispetto delle modalità di esecuzione - flussi procedurali e tempisticacome in dettaglio indicate nell allegata offerta. L Amministrazione comunale puo chiedere in qualunque momento di verificare lo svolgimento dell attività affidate. Eventuali contestazioni sullo svolgimento delle attività dovranno essere sollevate a mezzo lettera raccomandata AR o Posta certificata all indirizzo Pec della Ditta entro il termine di giorni 10 ( dieci) dalla rilevazione della eventuale irregolarità. Nei 30 ( trenta) giorni successivi la ditta Maggioli spa potrà presentare proprie osservazioni alle contestazioni rilevate. Trascorso suddetto termine senza che l A.C. abbia sollevato ulteriori obiezioni, le suddette contestazioni dovranno considerarsi superate. Il Comune, quale titolare del trattamento dati personali, con la sottoscrizione del presente atto conferisce alla Ditta Maggioli spa l incarico di responsabile del trattamento dei dati personali acquisiti per ottemperare agli obblighi contrattuali oggetto del presente affidamento. Il responsabile dovrà: a) nominare per scritto gli incaricati al trattamento ed impartire loro le istruzioni necessarie b) adottare e far rispettare le misure minime di sicurezza previste dal D.Lgs 196\2003 c) evadere tempestivamente tutte le richieste e gli eventuali reclami degli interessati ed adottare le misure organizzative idonee per consentire loro l esercizio dei diritti di cui all art. 7 del D.Lgs n. 196\2003; d) evadere tempestivamente le richieste di informazione al garante. 3. Di imputare la spesa complessiva presunta pari ad ,00 IVA compresa, come di seguito

4 specificato: - per l anno 2012: 3.000,00 sul cap 570\6 ( ) del Bilancio di previsione in corso impegno n. 12/1331; - per l anno 2013: 6.000,00 su F.03. S. 01 I.03 del Bilancio Pluriennale 2012\ esercizio Finanziario impegno n per l anno 2014: 6.000,00 su F.03. S. 01 I. 03 del Bilancio Pluriennale 2012/2014 esercizio finanziario impegno 14\2: - per l anno 2015 : si provvederà ad assumere idoneo impegno pari ad 3.000,00 su F.03. S. 01 I del relativo Bilancio pluriennale non appena approvato. 4. Di dare atto che la Ditta suddetta è assoggettata a tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all articolo 3 della Legge 13 Agosto 2010, n. 136 e successive modifiche pena la risoluzione del presente contratto: pertanto gli strumenti di pagamento dovranno riportare, in relazione a ciascuna transazione posta in essere il codice identificativo di gara n. CIG: ADB, attribuito dall AVCP. 5. di provvedere alla liquidazione della spesa derivante dal presente atto su presentazione di regolari fatture da parte della Ditta Maggioli spa e su certificazione di regolarità delle stesse da parte del Responsabile del Settore V. 6. La presente determinazione è esecutiva con l'apposizione da parte del responsabile del Servizio Finanziario del visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria della spesa ai sensi dell'art. 151, comma 4, del D.lgs. n. 264/ Copia della presente determinazione, munita del visto di regolarità contabile, sarà numerata cronologicamente ed inserita nell'apposito Registro di Settore, seguirà l'iter procedurale definito dall'art. 26 del vigente Regolamento degli Uffici e dei Servizi e verrà pubblicata per 15 giorni all'albo Pretorio. IL RESPONSABILE DEL SETTORE f.toluisetta Giglioli

5 PARERE SU DETERMINAZIONE N. 239 DEL 19 GIU OGGETTO: Esternalizzazione del servizio stampa, postalizzazione e recupero dati notifica e pagamenti, per le verbalizzazioni del CDS. Affidamento del servizio alla ditta Maggioli spa - CIG: ADB Si attesta la regolarità istruttoria del presente provvedimento. Monopoli in V.A-lì 19/06/2012 Il Responsabile del procedimento f.to Luisetta Giglioli Ai sensi dell art.151 comma 4 del D.Lgs. n. 267/00, si esprime parere favorevole in ordine alla regolarità contabile del presente atto e se ne attesta la copertura finanziaria. La spesa in argomento trova imputazione come segue: Ζ- mezzi ordinari di Bilancio; - mutuo; - entrate derivanti da alienazioni patrimoniali; - proventi di cui alla Legge n 10/77 (oneri di urbanizzazione/costo di costruzione); - entrate UNA TANTUM ; - Avanzo di Amministrazione applicato al Bilancio di Previsione dell Esercizio ; -. La medesima spesa va imputata all Intervento. Servizio, Funzione, RR.PP. - Titolo dove esiste disponibilità di fondi. Montopoli V.A., 21/06/2012 IL RESPONSABILE SETTORE FINANZIARIO Servizio Economico/Finanziario f.to BENEDETTI DOTT.SSA CARLA

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