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1 REGOLAMENTO PER L ORGANIZZAZIONE E IL FUNZIONAMENTO DEI DIPARTIMENTI INTERAZIENDALI DI AREA AMMINISTRATIVA E TECNICA E DELLE STRUTTURE INTERAZIENDALI DI STAFF ALLA DIREZIONE GENERALE Art. 1 - Oggetto Il presente regolamento definisce gli aspetti organizzativi e funzionali dei dipartimenti e delle strutture in staff alle Direzioni Generali - istituiti nell ambito del modello organizzativo interaziendale dell area amministrativa e tecnica, approvato con deliberazioni n. 362/2003 e n. 1013/2005 dell Azienda ULSS 16 e n. 178/2003 e 917/2005 dell Azienda Ospedaliera (di seguito per comodità chiamate aziende) - al fine di garantire un efficiente ed efficace organizzazione degli/lle stessi/e, attraverso il coordinamento delle attività e l integrazione e condivisione delle risorse umane, strutturali e strumentali. Art. 2 Finalità del modello organizzativo interaziendale Il modello organizzativo interaziendale è finalizzato a: realizzare economie di scala attraverso l utilizzo integrato delle risorse umane, strutturali e strumentali di entrambe le aziende; favorire un metodo di lavoro interdisciplinare e multiprofessionale; favorire l efficienza e l integrazione delle attività amministrative e tecniche, attraverso la reingegnerizzazione dei processi, la semplificazione e la standardizzazione delle procedure amministrative e l uso innovativo delle tecnologie informatiche e telematiche; favorire il miglioramento continuo della qualità delle attività amministrative e tecniche di supporto ai clienti interni, dei servizi resi ai cittadini e alle imprese e della collaborazione con gli enti pubblici che intrattengono rapporti istituzionali con le aziende; valorizzare e responsabilizzare gli operatori tramite l adozione di metodiche uniformi di valutazione dei risultati e lo sviluppo e il coordinamento delle attività di formazione e aggiornamento professionale. Art. 3 - Definizione e istituzione dei dipartimenti interaziendali I dipartimenti interaziendali di area amministrativa e tecnica sono formati dall aggregazione di strutture organizzative complesse e semplici a valenza dipartimentale, appartenenti ad ognuna delle aziende, caratterizzate da omogeneità, affinità e complementarietà delle attività svolte. Le strutture costituenti i dipartimenti interaziendali sono aggregate - ove possibile anche fisicamente - secondo tipologie organizzative e gestionali in grado di favorire la gestione in comune ULSS 16 1

2 degli spazi, delle risorse umane e tecnico-strumentali, nonché di garantire risposte unitarie, tempestive ed efficaci rispetto ai compiti ed agli obiettivi assegnati, tramite l adozione di regole condivise e comportamenti organizzativi e gestionali ispirati all efficienza e alla qualità dei risultati. I provvedimenti di istituzione dei dipartimenti interaziendali, assunti d intesa da ognuno dei Direttori Generali delle aziende, oltre a individuare le strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale che vi afferiscono, definiscono l apporto di risorse umane, strutturali e strumentali di ciascuna azienda. Art. 4 Il Direttore del dipartimento interaziendale Il Direttore del dipartimento interaziendale è nominato, con provvedimento motivato, assunto d intesa da ognuno dei Direttori Generali delle aziende, tra i responsabili delle strutture complesse che afferiscono al dipartimento stesso. La durata dell incarico è al massimo di tre anni ed è rinnovabile. Per gravi, motivate e comprovate inadempienze inerenti la sua funzione, il Direttore del dipartimento interaziendale può essere rimosso dall incarico prima della scadenza, con provvedimento motivato assunto d intesa da ognuno dei Direttori Generali delle aziende. Il Direttore del dipartimento interaziendale continua a svolgere le attività di direzione della struttura complessa alla quale è preposto nell azienda di appartenenza ed eventualmente - in caso di vacanza del posto apicale e in attuazione del protocollo d intesa di cui all art. 1 - anche della speculare struttura complessa dell altra azienda. Il Direttore del dipartimento interaziendale svolge i seguenti compiti: a. assegna, sentito il Comitato di dipartimento, le risorse umane, strumentali e strutturali afferenti al Dipartimento interaziendale, a ciascuna struttura complessa e semplice a valenza dipartimentale, necessarie alla gestione efficiente ed efficace delle attività di rispettiva competenza; b. garantisce, anche attraverso l adozione di adeguati modelli organizzativi, l uso razionale ed integrato delle risorse umane, strutturali e strumentali assegnate a ciascuna delle strutture afferenti al dipartimento interaziendale; c. assicura la semplificazione e la standardizzazione dei processi e delle procedure amministrative anche attraverso un uso innovativo delle tecnologie informatiche e telematiche; d. predispone le proposte dei provvedimenti amministrativi dei Direttori Generali delle aziende, aventi ad oggetto le attività necessarie a garantire il perseguimento delle finalità di cui all art. 2; ULSS 16 2

3 e. esprime il proprio parere sulle proposte dei provvedimenti amministrativi dei dirigenti responsabili delle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale, afferenti al dipartimento. L eventuale parere negativo deve essere adeguatamente motivato per iscritto; f. adotta, su proposta dei dirigenti responsabili delle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale, afferenti al dipartimento, i provvedimenti amministrativi relativi a materie delegate. Qualora il Direttore del dipartimento interaziendale non ritenga di adottare la proposta, trasmette la stessa al Direttore Generale con le proprie motivazioni scritte; g. esercita il potere sostitutivo di cui all articolo 16 del D.L.vo n. 165/2001, nei confronti dei dirigenti responsabili delle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale, afferenti al dipartimento, in caso di comprovata loro inerzia, ritardo o grave inosservanza nell adempimento dei compiti di cui all art. 7; h. persegue gli obiettivi annuali assegnati dalle Direzioni Generali al dipartimento; i. partecipa alla negoziazione degli obiettivi annuali di attività assegnati dalle Direzioni Generali alle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale, afferenti al dipartimento, e li sottoscrive congiuntamente ai dirigenti responsabili delle singole strutture; j. garantisce la corretta gestione del budget di spesa delle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale, afferenti al dipartimento, nel rispetto dei bilanci delle rispettive aziende; k. assicura la partecipazione delle strutture afferenti al dipartimento allo sviluppo del sistema informativo aziendale, in particolare coordinando la raccolta e la validazione dei dati e delle informazioni; l. coordina le attività di monitoraggio e di verifica periodica dello stato di raggiungimento degli obiettivi di attività, del rispetto del budget di spesa e della qualità dei servizi resi, delle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale, afferenti al dipartimento, promuovendo l utilizzo di univoche modalità di rilevazione e le eventuali azioni correttive. m. predispone, sentito il Comitato di dipartimento, la relazione annuale sull attività svolta e sul grado di raggiungimento degli obiettivi annuali di attività, assegnati al dipartimento e alle singole strutture dipartimentali, nonché sulla gestione del budget di spesa di queste ultime; n. predispone, sentito il Comitato di dipartimento, il piano per lo sviluppo e la valorizzazione delle risorse umane, comprensivo delle attività di formazione e di aggiornamento professionale; o. garantisce il buon funzionamento del Comitato di dipartimento, convoca e presiede le riunioni dello stesso, assicura il corretto svolgimento e la verbalizzazione delle sedute; ULSS 16 3

4 p. partecipa alla valutazione del personale sia di area dirigenziale che del comparto, assegnato ad ognuna delle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale; q. valuta, nel rispetto dei vigenti accordi contrattuali e delle linee di indirizzo delle Direzioni Generali, i dirigenti responsabili delle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale, afferenti al dipartimento; r. individua, tra i direttori delle strutture complesse afferenti al dipartimento, il proprio sostituto in caso di sua temporanea assenza o impedimento. Art. 5 - Il Comitato di dipartimento interaziendale: composizione e competenze Il Comitato di dipartimento interaziendale è composto: dal direttore del dipartimento che lo presiede; dai direttori delle strutture complesse afferenti al dipartimento; dai responsabili delle strutture semplici a valenza dipartimentale afferenti al dipartimento; da un rappresentante eletto tra gli altri dirigenti e i funzionari con posizione organizzativa, in servizio presso il dipartimento; da un rappresentante del personale tecnico-amministrativo eletto tra tutti gli operatori appartenenti all area del comparto in servizio presso il dipartimento, esclusi i funzionari con posizione organizzativa; Le sedute del Comitato sono valide quando è presente la metà più uno dei componenti. Le decisioni del Comitato sono approvate, con voto palese, con la maggioranza semplice dei presenti. In caso di parità prevale il voto del Direttore del dipartimento. Delle riunioni del Comitato viene redatto un apposito verbale. Il Comitato di dipartimento si riunisce almeno 4 volte all anno in via ordinaria ed in via straordinaria su invito del Direttore del dipartimento e qualora ne venga fatta richiesta dalla maggioranza dei componenti del comitato stesso. Il Comitato di dipartimento ha prevalentemente compiti consultivi. Art. 6 - Assemblea di dipartimento interaziendale L assemblea di dipartimento è composta da tutti gli operatori in servizio presso le strutture complesse e semplici afferenti al dipartimento stesso. E convocata dal Direttore del dipartimento interaziendale in sessione elettorale per gli adempimenti relativi all elezione dei rappresentanti nel comitato e almeno due volte all anno per la presentazione degli obiettivi e per la verifica dei risultati raggiunti. ULSS 16 4

5 Art. 7 Le strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale afferenti ai dipartimenti interaziendali Di norma all interno dei dipartimenti interaziendali, ogni struttura complessa o semplice a valenza dipartimentale è presente, in modo speculare, per ciascuna delle due aziende. In attuazione del protocollo d intesa richiamato nell art. 1, le strutture speculari possono avere il medesimo dirigente responsabile, il cui contratto di lavoro, sottoscritto con l azienda di appartenenza, contiene anche il riferimento al corrispondente incarico di direzione della struttura speculare affidato dall altra azienda. Le strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale, afferenti ai dipartimenti interaziendali, mantengono la propria autonomia, quali centri di responsabilità dirigenziale nell ambito delle competenze attribuite. Qualora i posti di responsabilità dirigenziale delle singole strutture siano vacanti, le rispettive competenze sono ricoperte ad interim dal direttore del dipartimento. Il direttore di struttura complessa e il responsabile di struttura semplice a valenza dipartimentale, afferenti ai dipartimenti interaziendali, svolgono i seguenti compiti: a. assicurano, nell ambito delle competenze attribuite e del budget di spesa assegnato, l espletamento di tutte le necessarie attività, nel rispetto dei principi di efficienza, efficacia e trasparenza dell azione amministrativa; b. garantiscono l uso corretto e razionale delle risorse assegnate alla propria struttura; c. garantiscono la corretta attuazione della normativa e delle relative regole aziendali, in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro (D.L.vo n. 81/08) e di protezione dei dati personali (D.L.vo n. 196/03); d. negoziano, con la partecipazione del Direttore del dipartimento, gli obiettivi annuali di attività e il budget di spesa della propria struttura, con le Direzioni Generali delle aziende, anche presentando proposte di rilievo strategico per l attività della struttura stessa; e. predispongono, nell ambito delle materie di competenza, le proposte dei provvedimenti amministrativi dei Direttori Generali delle aziende, in ordine alle quali è fatto obbligo di acquisire il parere del Direttore del dipartimento interaziendale; f. predispongono le proposte dei provvedimenti amministrativi del Direttore del dipartimento interaziendale, relativi a materie ad esso delegate dai Direttori Generali; g. valutano, assieme al Direttore del dipartimento interaziendale e nel rispetto dei vigenti accordi contrattuali e delle linee di indirizzo delle Direzioni Generali, i dirigenti assegnati alla propria struttura; ULSS 16 5

6 h. valutano, nel rispetto dei vigenti accordi contrattuali e delle linee di indirizzo delle Direzioni Generali, il personale del comparto assegnato alla propria struttura; i. provvedono alla reingegnerizzazione dei processi e alla semplificazione e standardizzazione delle procedure amministrative; j. concorrono alla realizzazione degli obiettivi annuali assegnati al dipartimento dalle Direzioni Generali delle aziende; k. garantiscono le attività di monitoraggio e di verifica periodica dello stato di raggiungimento degli obiettivi di attività, del rispetto del budget di spesa e della qualità dei servizi resi, con particolare attenzione alla logica del cliente/utente sia interno che esterno; l. garantiscono la raccolta e la validazione dei dati e delle informazioni per il buon funzionamento del sistema informativo aziendale; m. concorrono alla definizione dei contenuti del piano per lo sviluppo e la valorizzazione delle risorse umane, comprensivo delle attività di formazione e di aggiornamento professionale. Art. 8 Le strutture interaziendali di staff alla Direzione Generale Il modello organizzativo interaziendale può essere esteso alle strutture complesse e semplici collocate, in modo speculare, in staff alla Direzione Generale di ciascuna azienda, rispetto alle quali si applicano, ove possibile, le disposizioni di cui agli artt. 4 e 7. Ai responsabili di tali strutture può essere delegata l adozione dei provvedimenti amministrativi specificamente individuati nell ambito delle materie di competenza assegnate. Art. 9 Modalità di redazione e gestione dei documenti I documenti. prodotti nell ambito delle attività di competenza delle strutture complesse e semplici a valenza dipartimentale di cui all art. 7, nonché delle strutture interaziendali di staff, devono essere: redatti su carta intestata dell azienda che agisce; registrati nel protocollo dell azienda che agisce; conservati nell archivio dell azienda che agisce. I documenti interni prodotti nell ambito delle attività di competenza del Direttore del dipartimento interaziendale di cui all art. 4, devono essere: redatti su carta intestata con i loghi di entrambe le aziende; registrati, se necessario, in ognuno dei protocolli di entrambe le aziende; conservati nell archivio di ciascuna azienda. ULSS 16 6

7 allegato 3 CONFERIMENTO DI DELEGHE AI DIRETTORI DI DIPARTIMENTO/STRUTTURE IN STAFF ALLA DIREZIONE GENERALE (riferimento alla Delibera Direttore Generale n. 593 del 21/1/2009) DIRETTORE DIPARTIMENTO INTERAZIENDALE ECONOMICO PATRIMONIALE E BILANCI - Acquisizione beni e servizi in economia di valore non superiore a ,00 euro, nell ambito e nei limiti delle risorse dei progetti dotati di uno specifico finanziamento DIRETTORE DIPARTIMENTO INTERAZIENDALE INFORMATION TECHNOLOGY - Acquisizione beni e servizi in economia di valore non superiore a ,00 euro DIRETTORE DIPARTIMENTO INTERAZIENDALE AREA TECNICA - Acquisizione beni e servizi in economia di valore non superiore alla soglia comunitaria - Affidamento lavori in economia di valore non superiore a ,00 euro - Affidamento incarichi progettazione fino al valore di ,00 euro DIRETTORE DIPARTIMENTO INTERAZIENDALE ACQUISIZIONE BENI E SERVIZI E LOGISTICA - Acquisizione beni e servizi in economia di valore non superiore alla soglia comunitaria DIRETTORE DIPARTIMENTO INTERAZIENDALE AREA AMMINISTRATIVA - Acquisto polizze assicurative di valore non superiore alla soglia comunitaria - Acquisto testi e abbonamenti a riviste per aggiornamento professionale STRUTTURA COMPLESSA INTERAZIENDALE FORMAZIONE E PROGETTI INTERNAZIONALI - Acquisizione di servizi in economia di valore non superiore a ,00 euro; Le deleghe devono essere esercitate dai dirigenti delegati nel rispetto dei programmi approvati con delibera del Direttore Generale all inizio di ogni anno, contenenti oltre all oggetto degli acquisti e dei lavori, anche la spesa annua preventivata per ognuno di essi. Eventuali acquisizioni di beni e servizi o appalto di lavori di valore inferiore alla soglia comunitaria, non previsti nei programmi annuali, devono, pertanto, essere preventivamente autorizzate con delibera del Direttore Generale. ULSS 16 allegato 3 1

8 allegato 4 REGIONE DEL VENETO UNITA LOCALE SOCIO SANITARIA N. 16 PADOVA Dipartimento Interaziendale (specificare denominazione) DECRETO n. del OGGETTO: (deve contenere in forma sintetica e chiara la decisione che viene adottata) Il Direttore del Dipartimento Interaziendale (specificare denominazione) Premesso (è la formula da usare per richiamare gli elementi o le circostanze in base alle quali si delinea l esigenza di adottare l atto. In particolare nella parte introdotta da tale formula devono essere riportati gli elementi giuridici e fattuali giustificativi dell azione nello specifico ambito di intervento); Atteso (è la formula che esplicita l acquisizione di elementi conoscitivi inerenti la valutazione e la decisione per cui si adotta l atto); Dato atto/visto/richiamato (è la formula che si utilizza per attestare circostanze o elementi obiettivi, che il soggetto adottante si limita a riportare come componenti conoscitive del suo processo valutativo decisionale, o per indicare l espressione di pareri obbligatori resi in merito all adozione dell atto); Verificato/Accertato (è la formula che si utilizza qualora si vogliano riportare elementi acquisiti nel corso dell istruttoria in base a specifiche azioni di controllo, di verifica e di accertamento); Considerato/Ritenuto/Valutato (è la formula che si deve utilizzare per descrivere gli elementi costitutivi dell istruttoria e l esplicitazione della motivazione per cui si adotta l atto); Rilevato (è la formula che si utilizza per riportare le componenti economico finanziarie rilevabili nell atto. Nel caso che si tratti di una spesa è necessario, oltre che a rilevarla in termini quantitativi, anche attestare che la stessa trova copertura nello specifico conto di costo del budget finanziario assegnato); Preso atto che il dirigente responsabile della competente S.C./S.S a valenza dipartimentale (riportare la denominazione ), ha attestato la regolarità amministrativa del presente provvedimento in ordine alla compatibilità con la vigente legislazione nazionale e regionale e regolamenti aziendali; In base alla delega conferita dal Direttore Generale con Deliberazione n. del DECRETA ULSS 16 allagato 4 1

9 allegato 4 1) di approvare/ autorizzare/ conferire (deve essere esplicitata l azione del soggetto che adotta l atto come diretta conseguenza logica delle valutazioni e decisioni riportate in premessa); 2) di approvare, qualora necessario, eventuali allegati quali parti contestuali ed integranti; 3) riportare, nel caso che l atto in questione preveda una spesa, gli elementi riferiti alla gestione economica specificando il conto di costo del budget assegnato dove la stessa va imputata; 4) specificare eventuali elementi relativi alle modalità di esecuzione della spesa. Il Direttore nome firma ULSS 16 allagato 4 2

10 organigramma aggiornato al delibera n. 310/2009 1

11 organigramma aggiornato al delibera n. 310/2009 2