REGOLAMENTO PER IL FUNZIONAMENTO DEL DIPARTIMENTO AMMINISTRATIVO

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1 REGOLAMENTO PER IL FUNZIONAMENTO DEL DIPARTIMENTO AMMINISTRATIVO PREMESSA L istituzione del Dipartimento Amministrativo Aziendale Gestionale è stata disposta in coerenza con le Linee Guida Regionali di cui alla D.G.R. n. IX/3822 del Il Dipartimento Amministrativo aggrega le seguenti 5 Strutture Complesse Amministrative Aziendali: Segreteria Affari generali e legali, Risorse Umane e relazioni sindacali, Risorse Economico finanziarie, Provveditorato Economato e Tecnico. Art. 1 Obiettivo generale L esigenza di aggregare le 5 Strutture Complesse aziendali di supporto amministrativo in una aggregazione dipartimentale è supportata dalle seguenti considerazioni: l intera architettura del P.O.A. prevede l interrelazione tra il supporto amministrativo e tutte le altre componenti organizzative aziendali, finalizzata al consolidamento delle procedure tecnico amministrative, per renderle sempre più omogenee ed aderenti allo scopo di supportare il percorso sanitario, anch esso organizzato in forma dipartimentale; le Strutture Complesse di supporto amministrativo richiedono un coordinamento unitario e centralizzato per fornire alla Direzione Strategica i necessari strumenti di governo e di gestione, nella logica della trasversalità, anche relativamente ai Presidi ospedalieri; le attività facenti capo alle Strutture Complesse di supporto amministrativo sono state interessate da un costante processo di revisione finalizzato al c.d. efficientamento della pubblica amministrazione che prevede Pagina 1

2 l ammodernamento delle funzioni amministrative, la semplificazione amministrativa e la trasparenza, l utilizzo diffuso delle tecnologie informatiche, la dematerializzazione amministrativa, il contenimento dei costi, l ottimizzazione dell utilizzo delle risorse e la ricerca dell efficienza nel suo impiego, la valutazione permanente delle performance organizzative ed individuali, il pieno rispetto della Legge con assunzione diretta della Responsabilità nelle sue diverse componenti contabile, patrimoniale, civile, disciplinare e penale. L affronto di tali temi a livello dipartimentale può diventare elemento qualificante dell intera revisione. Art. 2 Finalità Il Dipartimento Amministrativo, nel rispetto delle linee strategiche definite dall Azienda, sulla base delle regole di sistema regionali: partecipa al livello strategico aziendale; partecipa al processo direzionale e operativo, quale declinazione degli obiettivi legati alle strategie aziendali in coerenza alle strategie e alla programmazione regionale; partecipa alla valutazione e revisione della qualità delle procedure amministrative. Art. 3 Compiti e funzioni Il Dipartimento Amministrativo, nel rispetto delle linee strategiche definite dall Azienda: 1. coordina e pianifica le attività delle strutture complesse afferenti al Dipartimento; 2. garantisce l ottimale utilizzazione delle risorse umane, strumentali e strutturali assegnate alle singole strutture complesse afferenti al Dipartimento, adottando gli interventi ritenuti più opportuni al fine di assicurare la migliore efficienza dei servizi anche in termini di razionalizzazione dei costi e della rassegnazione delle risorse; 3. coordina e pianifica le azioni volte alla semplificazione delle procedure Pagina 2

3 amministrative; 4. si interfaccia con gli altri dipartimenti nonché con gli uffici in staff alla direzione strategica nel conseguimento degli obiettivi aziendali. Art. 4 Organi del Dipartimento Sono organi del Dipartimento: Il Direttore di Dipartimento Il Comitato di Dipartimento Art. 5 Direttore di Dipartimento È nominato, su base fiduciaria, dal Direttore Generale che lo sceglie tra tutti i Direttori delle Strutture Complesse afferenti al Dipartimento tenendo conto dei requisiti di esperienza professionale, curriculum scientifico, capacità gestionale organizzativa, programmi di attività e di sviluppo. Il Direttore del Dipartimento é sovraordinato, sul piano organizzativo, ai Direttori di struttura complessa. Le funzioni di Direttore di Dipartimento sono aggiuntive a quelle di Direttore di struttura complessa e non comportano sospensione delle funzioni amministrative. L incarico di Direttore di Dipartimento è incompatibile con cariche istituzionali in Enti o Aziende aventi rapporti diretti, indiretti e/o convenzionali con l Azienda Ospedaliera. L attività del Direttore di Dipartimento è sottoposta a verifica annuale e l incarico può essere revocato dal Direttore Generale nei termini definiti dalla disciplina degli incarichi dirigenziali prevista dalla normativa e dai contratti di settore; in caso di non raggiungimento o per modifiche organizzative che prevedano una differente organizzazione dipartimentale. L incarico di Direttore di Dipartimento ha durata triennale ed è rinnovabile, non può comunque superare il periodo dell incarico del Direttore Generale, decade in caso di decadenza del Direttore Generale ma resta comunque in carica fino alla nomina del nuovo Direttore di Dipartimento. Pagina 3

4 La funzione di Direttore di Dipartimento non è delegabile. Il Direttore di Dipartimento indica tra i Direttori di Struttura complessa del Comitato di Dipartimento un vice direttore di dipartimento che lo sostituisce funzionalmente nei prolungati periodi di assenza. In seno al Comitato di Dipartimento, il Direttore di Dipartimento esprime un voto, che comunque è prevalente in caso di parità. Il Direttore di Dipartimento è responsabile del budget del Dipartimento in relazione agli obiettivi in esso definiti. Convoca il Comitato di Dipartimento almeno 4 volte all anno, trasmettendo, per opportuna conoscenza, l O.d.G. alla Direzione Generale. Il Direttore di Dipartimento é membro di diritto del Collegio di Direzione, partecipa alla definizione delle politiche generali dell Azienda Ospedaliera anche mediante apposite iniziative di coordinamento predisposte dalla Direzione Generale. La partecipazione a questi organismi non è in alcun modo delegabile. Il capo del Dipartimento rappresenta il Dipartimento nei rapporti con il Direttore Generale, il Direttore Sanitario ed il Direttore Amministrativo. Art. 6 Comitato di Dipartimento Il Comitato di Dipartimento, organo deliberante, è costituito da: 1. membri di diritto 2. membri elettivi Membri di diritto I dirigenti amministrativi direttori di struttura complessa delle Unità Operative afferenti al Dipartimento, a loro sono equiparati i dirigenti facenti funzione per il periodo relativo ivi compresi i titolari di incarico ai sensi dell art. 15 septies del D.Lgs 502/92 e smi I Direttori Amministrativi dei tre Presidi Ospedalieri dell Azienda. Membri elettivi I rappresentanti del personale assegnato al Dipartimento in numero uguale a n. 2 unità del Ruolo Amministrativo e n. 1 unità del Ruolo Tecnico. Pagina 4

5 Alle riunioni del Comitato di Dipartimento può partecipare il Direttore Amministrativo o suo delegato. Il Comitato di Dipartimento approva a maggioranza dei presenti il programma di attuazione del budget annuale, i regolamenti operativi ed ogni altro argomento che il Direttore di Dipartimento intenda sottoporgli. Le sedute del Comitato di Dipartimento sono valide se presenti il 50% più uno dei componenti aventi diritto di voto in prima convocazione e in seconda convocazione un minimo di 1/3 dei componenti aventi diritto di voto, le decisioni vengono adottate con la maggioranza dei votanti, in caso di parità prevale il voto del Direttore del Dipartimento. Il Comitato di Dipartimento dura in carica tre anni ed è convocato dal Direttore di Dipartimento almeno 4 volte all anno tramite avviso scritto contenente il luogo, la data e l ora della riunione nonché l ordine del giorno degli argomenti. Il Comitato di Dipartimento decade per modifiche organizzative che prevedano una differente organizzazione dipartimentale, resta tuttavia in carica fino alla nomina di un nuovo Comitato di Dipartimento. Un terzo dei membri può convocare in via straordinaria il Comitato di Dipartimento, stabilendone l ordine del giorno, che comunica alla Direzione Generale. Le riunioni del Comitato di Dipartimento devono essere trascritte da un segretario verbalizzante nominato dal Direttore di Dipartimento identificandolo tra tutti i componenti del Comitato di Dipartimento stesso. I verbali delle riunioni nonché le decisioni adottate devono essere trasmessi alla Direzione Generale. Gli atti e le determinazioni del Comitato di Dipartimento vengono raccolti presso la Direzione Generale e sono consultabili presso il Dipartimento. Il Comitato di Dipartimento può esprimere al Direttore Generale, con il voto dei due terzi dei suoi membri, mozione di sfiducia nei confronti del Direttore del Dipartimento. Il Comitato di Dipartimento, per problemi che coinvolgono direttamente altri Dipartimenti, UU.OO. e/o strutture, può invitare a partecipare ai lavori del Comitato stesso, in veste consultiva, i relativi Direttori/Responsabili, per acquisirne il parere. Il Comitato di Dipartimento invia alla Direzione Generale tramite il Direttore del Dipartimento, alla fine di ogni anno, una relazione annuale tecnica ed economica sulle attività svolte. Copia integrale di detta relazione dovrà essere a disposizione di tutto il personale, presso ogni unità operativa afferente al Dipartimento. Pagina 5

6 Art. 7 Autonomia regolamentare Il Dipartimento Amministrativo, nel rispetto del presente Regolamento nonché degli indirizzi stabiliti dalla Direzione Generale e dalla normativa vigente, può dotarsi di propri specifici regolamenti operativi costituiti da uno o più atti diretti a disciplinare il funzionamento del Dipartimento. I regolamenti operativi sono trasmessi al Direttore Generale che può chiedere, con nota motivata, il riesame o la modifica. Al fine di rendere più agevole l attività del Dipartimento, lo stesso ha facoltà di istituire un Comitato Direttivo composto da non più di 5/7 membri di cui: il Direttore di Dipartimento; n. 4/6 membri nominati dal Comitato di Dipartimento tra i propri componenti. Art. 8 Elezioni Le modalità di elezione dei componenti elettivi del Comitato di Dipartimento sono quelle qui di seguito riportate. Partecipano all'elezione, quali elettori, tutti i dipendenti a tempo indeterminato del Ruolo Amministrativo e Tecnico in servizio presso le strutture complesse afferenti al Dipartimento Amministrativo. Ogni elettore può esprimere sino a due voti di preferenza. Modalità per lo svolgimento delle elezioni 1. Il Direttore Generale indice le elezioni con avviso, da pubblicare almeno 20 giorni prima della data fissata, garantendone la massima diffusione; nell avviso sono indicati la data delle elezioni, la sede e l ora. 2. Le operazioni di voto si svolgono nell arco di due giorni non festivi ed avvengono a scrutinio segreto. Il calendario verrà stabilito di volta in volta, tenuto conto dell'impegno e della complessità delle operazioni stesse. Pagina 6

7 3. Il seggio elettorale è costituito da tre componenti scelti nel ruolo amministrativo di cui uno designato a presiedere, individuato nell ambito della carriera direttiva o dirigenziale ed uno con funzioni di verbalizzante; compete al seggio elettorale il corretto adempimento degli oneri connessi alle procedure di voto. 4. Il Direttore Generale nomina la commissione elettorale, composta dal Direttore Amministrativo dell Azienda o suo delegato e da due dipendenti di ruolo amministrativo di carriera direttiva o dirigenziale, cui compete la predisposizione dell elenco dei dipendenti titolari del diritto di voto nonché la verifica dei requisiti di eleggibilità dei singoli candidati. Gli elenchi degli eleggibili sono affissi all albo dell Azienda una settimana prima della data delle elezioni. Alla commissione elettorale compete inoltre la nomina dei componenti il seggio elettorale, la verifica dell attività svolta dagli stessi e l espletamento delle operazioni di scrutinio. 5. L elettore esprime la sua preferenza indicando il nome e cognome di due candidati. Nel caso in cui siano state espresse le preferenze in numero superiore a quelle consentite, la relativa nullità non si estende all intera espressione di voto ritenendosi validamente espresse le preferenze prioritariamente indicate. In caso di parità di voti risulta eletto il candidato con maggiore anzianità di servizio. 6. Lo spoglio viene effettuato e verbalizzato dai componenti del seggio elettorale alla presenza del pubblico. Il Direttore Generale, sulla base dei verbali pervenuti, proclama gli eletti e ne dà pubblicità. Art. 9 Variazione del Regolamento Il presente Regolamento può essere sottoposto a variazioni con cadenza annuale e con provvedimento motivato del Direttore Generale, sentito il parere del Collegio di Direzione. Pagina 7

8 Composizione del Comitato di Dipartimento Dipartimento Amministrativo Membri di diritto Direttore della S.A. Risorse Umane e Relazioni Sindacali Direttore della S.A. Provveditorato Economato Direttore della S.A. Segreteria, Affari Generali e Legali Direttore della S.A. Risorse Economico Finanziarie Direttore della S.A. Tecnico Direttore Amministrativo del P.O. di Busto Arsizio sino al Direttore Amministrativo del P.O. di Saronno Direttore Amministrativo del P.O. di Tradate sino al Direttore Amministrativo dei Presidi di Busto Arsizio e Tradate a far tempo dal Titolare di posizione organizzativa amministrativa Membri elettivi Personale del Ruolo amministrativo assegnato alle strutture del Dipartimento Personale del Ruolo tecnico assegnato alle strutture del Dipartimento TOTALE n. 2 n. 1 N. 3 Pagina 8

9 REGOLAMENTO PER IL FUNZIONAMENTO DEL DIPARTIMENTO AMMINISTRATIVO Indice Premessa pag. 1 Art. 1 - Obiettivo generale pag. 1 Art. 2 Finalità pag. 2 Art. 3 - Compiti e funzioni pag. 2-3 Art. 4 - Organi del Dipartimento pag. 3 Art. 5 - Direttore di Dipartimento pag. 3 Art. 6 - Comitato di Dipartimento pag. 4-5 Art. 7 Autonomia regolamentare pag. 6 Art. 8 Elezioni pag. 6-7 Art. 9 Variazione del Regolamento pag. 7 Scheda: composizione Comitato di Dipartimento pag. 8 Pagina 9