IL SEGRETARIO DI CLUB

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Tito Sacco
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1 Distretto 2090 IL SEGRETARIO DI CLUB A cura di Matteo Maculan Segretario Distrettuale Distretto 2090 A.s. 2018/2019

2 Indice Premessa 1. Verbale 2. Comunicazioni 3. Memoria del Club 4. Partecipazione 5. Armi del segretario 6. Conclusioni Contatti Il Segretario di Club!1 Distretto Rotaract 2090

3 Premessa Il Segretario di Club rappresenta il nodo di raccordo tra il Presidente e tutti i soci. Tra tutto quello che il Segretario rappresenta per il Club, l aspetto più rilevante è quello di braccio destro del Presidente. Il Segretario è colui che deve custodire tutti i documenti del club ed è colui che redige i verbali. Al Segretario viene anche richiesto un qualcosa in più, questo deve dimostrare efficienza, precisione e praticità. Ci saranno momenti in cui al Segretario verrà richiesto di risolvere una situazione complessa, lì dovrà tirare fuori l asso nella manica, molte volte la soluzione è davanti ai suoi occhi. 1. Verbale Il Segretario deve conservare i documenti di Club (circolari, verbale A.D., comunicazioni del Rotary, etc.). Tra i documenti più importanti ci sono i verbali, che si consiglia di stampare ogni volta che sono stati approvati e di portare alla riunione successiva quello della precedente. Il contenuto della riunione va riportato nel verbale in maniera fedele e precisa. Meglio non scrivere verbali troppo prolissi perché si potrebbe creare l effetto contrario rispetto a quello che deve produrre il verbale cioè riassumere i concetti chiave che si sono evinti dalla riunione. Quindi scrivere focalizzando i contenuti. Nonostante questo, vanno però riportate con la massima esaustività le votazioni, il loro esito e gli interventi(seri) dei soci. Soprattutto quando si parla di cifre bisogna essere precisi e completi. Il Segretario di Club!2 Distretto Rotaract 2090

4 Contenuto fondamentale: Data e luogo dell incontro Soci presenti ed eventuali ospiti Argomenti trattati e decisioni prese Sottoscrizione del segretario e del presidente Il verbale va inviato a tutti i soci ed al Delegato Rotary per il Rotaract. 2. Comunicazioni Il Segretario deve comunicare al Club in forma orale e in forma scritta. Le comunicazioni più frequenti sono le convocazioni delle riunioni, le attività degli altri Club, della Zona e del Distretto nonché quelle del Rotary con cui deve essere sempre in contatto. Il Segretario sentito il Presidente deve convocare le riunioni, inviare le lettere d invito per gli eventi e gestire le prenotazioni di quest ultimi. Convocazioni delle riunioni: Data e luogo in scrittura Indicazione dei destinatari della comunicazione Indicazione di data, luogo e ora della riunione Ordine del giorno Sottoscrizione del segretario NB Le comunicazioni ufficiali devono essere fatte in carta intestata. Se il Club non ne è munito è opportuno farla. Il Segretario di Club!3 Distretto Rotaract 2090

5 3. Memoria del Club Il Segretario raccoglie tutte le informazioni sugli eventi che il Club organizza nel mese e funge da promemoria per i soci, degli eventi del distretto e degli altri Club. Il rapporto con il Presidente deve essere costante tanto da diventare la sua memoria. 4. Partecipazione Il Segretario deve essere un socio trascinante e deve essere partecipe: Alle riunioni di Club Alle attività di Club Alle altre attività dei Club del Distretto Alle Assemblee Distrettuali 5. Armi del Segretario Cellulare Pc o Tablet Calendario Distrettuale* Annuario Agenda Tutti i Verbali (di club e delle AD) *Il Calendario Distrettuale sarà uno strumento importantissimo per ogni Club perché sarà il luogo in cui verranno annotati tutti gli eventi dei Club e del Distretto così da evitare spiacevoli accavallamenti. Il Calendario sarà gestito dalle Segreteria Distrettuale alla quale dovranno essere comunicate le date degli eventi prima della fine di ogni mese così che verrà mandato ai Club all inizio dell anno e mese per mese aggiornato. Il Segretario di Club!4 Distretto Rotaract 2090

6 6. Conclusioni Un augurio personale. Questo piccolo manuale deve servire come linea guida per affrontare l anno da segretario. Non mi pongo come colui che vi vuole dire quello che dovete fare, credo che seguendo qualche semplice consiglio farete un grande anno. L anno da segretario è stato per me pieno di soddisfazioni spero che lo possa essere anche per voi, quindi entusiasmo, collaborazione, organizzazione e dedizione. Buona fortuna. Un abbraccio, Il Segretario di Club!5 Distretto Rotaract 2090

7 Contatti Matteo Maculan Via del Tesoro 11, Falconara M.Ma (AN) Il Segretario di Club!6 Distretto Rotaract 2090

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