BANDO Progetti di Ricerca Applicata per l Innovazione. Criteri di ammissibilità dei costi e modalità di rendicontazione

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1 BANDO Progetti di Ricerca Applicata per l Innovazione Criteri di ammissibilità dei costi e modalità di rendicontazione Premessa Il presente documento regola le modalità di rendicontazione, ai fini dell erogazione del contributo previsto, delle spese sostenute per i progetti di ricerca finanziati dalla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena nell ambito del bando 2013 per Progetti di Ricerca Applicata per l Innovazione. Le spese rendicontate, per essere considerate ammissibili, dovranno rispondere ai seguenti criteri generali, che verranno successivamente descritti puntualmente: - essere sostenute nel periodo di realizzazione del progetto; - rientrare nelle categorie di spesa definite dal bando; - essere previste dal progetto; - essere congrue con le finalità ed i contenuti del progetto; - essere documentate ed effettuate regolarmente sulla base delle regole contabili e fiscali. Quanto non espressamente previsto nelle presenti disposizioni è regolato secondo i principi definiti nel bando di evidenza pubblica pubblicato dalla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena in data 23 settembre 2013, con scadenza 13 dicembre 2013, nonché dal Regolamento generale della Fondazione Cassa di Risparmio di Modena 1. Ammissibilità delle spese 1.1. Criteri generali di ammissibilità Una spesa è considerata ammissibile se risponde ai seguenti requisiti: 1. riporta sulla relativa fattura rendicontata il numero Sime indicato nella lettera di concessione contributo; 2. è chiaramente imputata ai soggetti beneficiari, ovvero l ente di ricerca capofila oppure uno dei partner operativi; 3. è strettamente connessa alle attività previste dal progetto; 4. non risulta sostenuta direttamente da finanziamenti di altri progetti di natura competitiva finanziati da enti nazionali e sovranazionali; 5. non risulta sostenuta da altri contributi provenienti dalla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena; 6. soddisfa il principio di buona gestione finanziaria e di economicità in termini di rapporto costi/benefici; 7. è effettuata nel periodo di eleggibilità del progetto come successivamente definito al punto 1.2; 8. rientra in una delle categorie di spesa ammissibile indicate nel bando; 9. corrisponde a pagamenti effettivamente e definitivamente sostenuti; 1

2 10. è sostenuta nel rispetto dei criteri civilistici e fiscali in tema di contabilità e dei regolamenti di contabilità del beneficiario; 11. è pagata unicamente con bonifico o ricevuta bancaria; nel caso di pagamenti in valuta estera saranno considerati validi soltanto pagamenti effettuati con bonifico bancario; pertanto il relativo controvalore in è ottenuto sulla base del cambio utilizzato per la transazione nel giorno di effettivo pagamento; 12. è rendicontata utilizzando gli appositi supporti cartacei ed informatici predisposti dalla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena Periodo di eleggibilità delle spese per i progetti ammessi a contributo Il periodo di eleggibilità delle spese va dalla data della deliberazione di approvazione del progetto (24 marzo 2014) fino alla data di conclusione del progetto. Gli interventi agevolati devono avere una durata massima di 24 mesi a partire dalla data di avvio del progetto, fatta salva un eventuale proroga fino ad un massimo di 6 mesi, che dovrà essere richiesta, supportata da adeguata motivazione, alla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena con congruo anticipo. La richiesta di proroga si intenderà approvata solo a seguito di formale comunicazione della Fondazione Cassa di Risparmio di Modena. Le spese si intendono sostenute nel periodo di eleggibilità se: 1) l obbligazione giuridica originaria alla base della spesa è sorta dopo l inizio del progetto; 2) la fattura è datata entro il periodo di esecuzione del progetto e non precedente alla data di deliberazione del contributo (24 marzo 2014); 3) il relativo pagamento è stato eseguito (data della valuta) prima della presentazione della documentazione per la rendicontazione Spese escluse Sono da considerare escluse: 1. tutte le spese che non rientrano nelle categorie previste dal bando; 2. l I.V.A. se detraibile ed altre tasse, imposte e bolli. Non sono inoltre ammissibili: - le spese per beni e servizi non utilizzati per la realizzazione del progetto; - la fatturazione incrociata tra i soggetti partecipanti al progetto, come capofila o come partner operativo; - i pagamenti attraverso cessione di beni o compensazione di qualsiasi genere tra il beneficiario ed il fornitore; - i pagamenti effettuati in contanti; - le spese riferite al legale rappresentante, e qualunque altro soggetto facente parte degli organi societari, e al coniuge o parenti entro il terzo grado dei soggetti richiamati; - le spese fatturate ai partner operativi da imprese, società o enti con rapporti di controllo o collegamento così come definito ai sensi dell art del c.c. o che abbiano in comune soci, amministratori o procuratori con poteri di rappresentanza; - qualsiasi forma di autofatturazione. 2. Descrizione delle spese ammissibili 2

3 Le categorie di spese ammissibili sono quelle indicate al paragrafo Tipologia di spese ammissibili del bando. Con riferimento alle voci di spesa del budget approvato, si riportano le seguenti precisazioni: 1. spese per personale reclutato ex novo con borse di studio o altre forme di contratto similari (prima voce del budget) i. i contratti devono essere sottoscritti successivamente alla data di avvio del progetto comunicata dall ente capofila alla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena. Il programma di lavoro oggetto del contratto deve prevedere esplicitamente la connessione e la coerenza con il progetto per cui è stato concesso il contributo; ii. i contratti non possono essere stipulati con i titolari, i soci, i legali rappresentanti, i componenti dell organo di amministrazione e di controllo dei partner operativi, nonché con il loro coniuge o parenti entro il terzo grado. 2. spese per collaborazioni e prestazioni di terzi (seconda voce del budget) i. i contratti di consulenza devono essere sottoscritti successivamente alla data di avvio del progetto comunicata dall ente capofila alla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena; ii. lo scopo della consulenza oggetto del contratto deve prevedere esplicitamente la connessione e la coerenza con il progetto per cui è stato concesso il contributo; iii. i contratti non possono essere stipulati con i titolari, i soci, i legali rappresentanti, i componenti dell organo di amministrazione e di controllo dei partner operativi, nonché con il loro coniuge o parenti entro il terzo grado; iv. alla rendicontazione deve essere allegata una relazione del consulente che illustri le attività svolte e gli obiettivi raggiunti. 3. spese per missioni e trasferte (terza voce del budget) i. possono essere relative alla partecipazione a congressi, alla necessità di incontrare partner o consulenti e a spostamenti legati alle attività del progetto; ii. le spese imputabili sono quelle di viaggio, di vitto e alloggio, e a quote di iscrizione a convegni, seminari o simili. 4. spese per materiale inventariabile (quarta voce del budget) i. sono relative all acquisto di materiali e strumenti inventariabili, successivo alla data di delibera del progetto; ii. possono essere imputati i costi reali dei beni e non le quote di ammortamento per gli anni di durata del progetto. 5. spese per materiale di consumo o di laboratorio (quinta voce del budget) i. sono relative ad acquisti di materiali di consumo e all utilizzo di centri di servizio, successivi alla data di avvio del progetto comunicata dall ente capofila alla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena. 6. spese per attività di comunicazione e disseminazione dei risultati del progetto (sesta voce del budget) i. sono relative alla partecipazione e organizzazione di convegni, seminari e fiere (noleggio di spazi e attrezzature, catering), alla diffusione dei risultati 3

4 (stampe e pubblicazioni), all utilizzo di centri di servizio per prestazioni legate all attività di comunicazione e disseminazione; ii. in questa voce di spesa rientrano anche le eventuali spese per il deposito di domande di brevetto. 7. spese gestionali (settima voce del budget) i. sono calcolate in misura forfettaria del 5% del totale delle spese da 1 a 6 e non dovranno essere dimostrate; ii. sono imputabili solamente da parte dell ente capofila. 3. Modalità di presentazione della rendicontazione 3.1. Principi generali La rendicontazione dovrà essere presentata utilizzando esclusivamente gli appositi supporti informatici predisposti dalla Fondazione Cassa di Risparmio di Modena e disponibili sul sito Non saranno ritenute valide rendicontazioni presentate su supporti diversi o modificati. Il contributo sarà erogato per stati di avanzamento del programma approvato secondo quanto specificato nel successivo paragrafo 4.2. Ogni rendicontazione dovrà essere consegnata completa di tutta la documentazione contabile ed amministrativa, pena la nullità, entro tre mesi dal termine del periodo rendicontato. Qualora la documentazione non venga inviata secondo le modalità ed i tempi sopra indicati si potrà procederà alla revoca del contributo Documentazione minima obbligatoria Ad ogni rendicontazione dovranno essere inviati entro i termini sopra stabiliti: 1. lettera di accompagnamento alla documentazione di rendicontazione, redatta secondo lo schema del MODELLO 1, con cui il legale rappresentante dell ente di ricerca capofila del progetto chiede l erogazione del contributo; 2. dichiarazione sostitutiva d atto notorio del legale rappresentante di ognuno dei partner operativi, compilata utilizzando il MODELLO 2; 3. rendiconto analitico di ognuno dei soggetti partecipanti al progetto, compilata utilizzando il MODELLO 3 RENDICONTO ANALITICO.XLS ; 4. relazione tecnica firmata dal coordinatore scientifico del progetto, che illustri gli obiettivi e i risultati conseguiti e la loro coerenza e correlazione con le finalità del bando, compilata utilizzando il MODELLO 4; la Fondazione potrà, inoltre, richiedere ulteriori elementi atti a consentire una corretta valutazione dei risultati Documentazione contabile Per ogni spesa dovrà essere allegata: copia della fattura o altro documento contabile comprovante la spesa sostenuta; copia della contabile bancaria dal quale si evinca chiaramente il beneficiario e il riferimento alla fattura o, in alternativa, copia ordine di bonifico di pagamenti cumulativi di fornitori (da cui si evincano gli estremi del beneficiario e il riferimento alla fattura) con relativa copia dell estratto conto bancario. 4

5 3.4. Documentazione amministrativa Per i diversi tipi di spesa rendicontata dovrà essere allegata la seguente documentazione: per le spese per nuovo personale, i contratti stipulati e le buste paga (con specificata la durata, la remunerazione, i compiti assegnati); per le collaborazioni e prestazioni di terzi, i contratti con indicazione della durata, il compenso e l attività richiesta; per le missioni e trasferte, una nota esplicativa sugli scopi e le finalità della trasferta e i giustificativi delle spese di trasporto, vitto, alloggio; per le spese di comunicazione e disseminazione dei risultati, copia di eventuali pubblicazioni divulgative, atti, locandine di convegni e manifestazioni organizzati allo scopo, copia delle pubblicazioni scientifiche, delle domande di brevetto, etc Tutta la documentazione deve essere inviata in copia cartacea, fermo restando la possibilità per la Fondazione Cassa di Risparmio di Modena di svolgere ulteriori verifiche e richiedere integrazioni documentali (vedi punto 3.5) Integrazioni Qualora la documentazione inviata risultasse parzialmente insufficiente o non chiara, la Fondazione Cassa di Risparmio di Modena si riserva la facoltà di richiedere le necessarie integrazioni che dovranno essere improrogabilmente fornite entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta. Trascorso tale termine si procederà comunque all esame della rendicontazione con la documentazione fino a quel momento ricevuta. 4. Erogazione del contributo 4.1. Modifica non sostanziale Eventuali richieste di modifica al piano finanziario sono disciplinate nella convenzione sottoscritta tra il beneficiario e la Fondazione Cassa di Risparmio di Modena. Tuttavia, la Fondazione Cassa di Risparmio di Modena ritiene opportuno, in ossequio al principio della semplificazione dell attività amministrativa, permettere ai beneficiari di non chiedere l autorizzazione nel caso di modifica non sostanziale e dichiarare tali variazioni solo in sede di presentazione della rendicontazione per il saldo finale. Per modifica non sostanziale si intende quando, a fronte di riduzioni dei costi sostenuti in una o più voci di spesa rispetto a quanto preventivato, tali riduzioni vengano accompagnate da un aumento di non più del 10% di altre voci di costo, fermo restando il totale del costo del progetto Erogazione del contributo Il contributo sarà erogato secondo il seguente schema: - 40% all atto dell avvenuta comunicazione di inizio del progetto di ricerca; - 30% a fronte di una rendicontazione intermedia, di importo pari ad almeno il 40% del budget complessivo del progetto, al termine del primo anno di attività; - 30% al termine del progetto, previa rendicontazione a saldo alla conclusione del programma di ricerca. L importo erogato non potrà essere comunque superiore al contributo concesso. Al termine del programma, qualora il totale delle spese sostenute, rendicontate e ritenute ammissibili risulti inferiore all'importo delle spese approvate previste, il contributo sarà proporzionalmente ridotto. 5

6 Una spesa effettiva ammissibile superiore all'importo delle spese approvate previste non comporterà nessun aumento del contributo concesso. 6