TRAVEL & EXPENSES POLICY

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1 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 16 di 16 TRAVEL & EXPENSES POLICY Redatta Verificata Approvata Distribuita DIREZIONE DIRETTORE CDA DIREZIONE Versione n Del In vigore da /02/ /03/2012

2 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 2 di 16 INDICE 1. STRUTTURA DEL DOCUMENTO Pag SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 4 3. INDIRIZZI AZIENDALI IN MATERIA DI MISSIONI 5 4. NOZIONE DI MISSIONE 6 5. PROCEDURE DI AUTORIZZAZIONE 7 6. TRATTAMENTO 8 7. USO DEI MEZZI DI TRASPORTO 9 8. PRENOTAZIONI HOTEL RIMBORSI NOTA SPESE 15 ALLEGATO Modulo Nota Spese 16

3 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 3 di STRUTTURA DEL DOCUMENTO Il presente documento, che disciplina l istituto della missione in Intertrade, è articolato in 10 capitoli relativi a profili specifici dell istituto stesso, in coerenza con le disposizioni di legge e la normativa contrattuale in materia. Il documento è pertanto strutturato in funzione delle diverse problematiche connesse all individuazione normativa della fattispecie ed alla sua gestione amministrativa/organizzativa.

4 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 4 di SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente documento supera tutte le precedenti disposizioni aziendali sull argomento e fornisce le linee-guida e le procedure in materia di missioni per il personale di Intertrade finalizzate all attuazione degli indirizzi operativi descritti nel successivo paragrafo 3.

5 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 5 di INDIRIZZI AZIENDALI IN MATERIA DI MISSIONI Nell ottica di rendere efficiente l operatività aziendale e nell ambito di una proattiva e lungimirante strategia di sviluppo assume notevole rilevanza il consolidamento di una comune sensibilità che deve svilupparsi sia sotto il profilo della effettiva necessità della missione, sia in termini di attenzione individuale al costo della singola missione.

6 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 6 di NOZIONE DI MISSIONE È considerato in missione tutto il personale chiamato, per esigenze di servizio di carattere transitorio e contingente, ad operare provvisoriamente fuori dalla sede di lavoro. Con l'espressione "sede di lavoro" si intende la struttura immobiliare nella quale è situato il posto di lavoro in cui abitualmente viene resa la prestazione.

7 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 7 di PROCEDURE DI AUTORIZZAZIONE La missione deve essere preventivamente autorizzata dal Direttore per indifferibili esigenze di servizio e per il tempo strettamente necessario all'espletamento dell'incarico. L autorizzazione deve essere richiesta in forma scritta, a mezzo posta elettronica all account risorseumane@intertrade.sa.it almeno 3 giorni prima dell inizio della missione. Nei casi di comprovata eccezionalità ed urgenza la missione può aver luogo anche senza la preventiva autorizzazione. In tal caso, il personale interessato dovrà tempestivamente informare il Direttore ed al rientro provvedere alla formalizzazione secondo le normali procedure sopra descritte. Nella necessità di adottare comportamenti virtuosi di contenimento di costi, dovranno essere ricercate, ove le esigenze di servizio lo consentano, soluzioni alternative alla missione quali conference call e/o video conferenze.

8 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 8 di TRATTAMENTO Il personale inviato in missione fuori dalla località ove è ubicata la sede di lavoro di provenienza avrà diritto ad un rimborso a piè di lista delle spese sostenute e documentate, secondo quanto disciplinato dalla presente Policy. Il pagamento di tale rimborso verrà effettuato con le competenze del mese successivo rispetto a quello di missione, previa presentazione, nei tempi previsti dalla presente Policy, della relativa modulistica aziendale corredata dai corrispondenti giustificativi.

9 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 9 di USO DEI MEZZI DI TRASPORTO La scelta del mezzo di trasporto per raggiungere la località di destinazione deve tener conto della distanza e della modalità di svolgimento della missione. Per l esecuzione dei viaggi tutto il personale è autorizzato ad avvalersi, a seconda delle circostanze valutate dal Direttore, dei mezzi indicati nel presente paragrafo. 7.1 AEREO L'uso del mezzo aereo è previsto per esigenze funzionali o di convenienza economica. I viaggi in aereo vengono, di norma, effettuati in via preferenziale in classe economica, salvo casi di particolare necessità che dovranno, comunque, essere autorizzati dal Direttore. L acquisto di biglietteria aerea deve essere valutato sulla base delle specifiche esigenze del viaggio di missione e affidato all Agenzia Viaggi fornitrice che provvederà a soddisfare le singole richieste in base a criteri di economicità, ricercando le migliori condizioni sia in riferimento al vettore che alle tariffe praticate. Nella scelta del vettore verranno considerate, con particolare attenzione, le offerte low-cost e delle compagnie aeree che hanno formalizzato accordi commerciali con l Agenzia Viaggi fornitrice, al fine di porre in essere una valida alternativa ai vettori tradizionali. 7.2 TRENO Le trasferte che richiedano l utilizzo del mezzo ferroviario, sono autorizzate, di norma, in seconda classe, con i treni Eurostar Italia AV e treni INTERCITY. Per i viaggi di lunga percorrenza (superiori a 400 km) è previsto l utilizzo delle cuccette (viaggi effettuati tra le ore 22,00 e le ore 08,00). L acquisto di biglietteria Ferroviaria è affidato all Agenzia Viaggi fornitrice. 7.3 AUTO PROPRIA L uso del mezzo di trasporto proprio è consentito, sia sul territorio nazionale che all estero, previa autorizzazione scritta del Direttore, ove giudicato indispensabile alle esigenze di servizio, valutato il costo complessivo a carico dell Azienda Speciale. In particolare, dovranno essere attentamente comparati i costi effettivi delle soluzioni alternative (con mezzi di trasporto pubblici), anche in relazione alla durata della trasferta ed ai conseguenti costi per pernottamenti, indennità ed altro.

10 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 10 di 16 È consentito l uso del mezzo di trasporto proprio quando il luogo della missione non è servito da ferrovia o da altri mezzi pubblici ed anche nel caso in cui vi siano spostamenti da e per gli Aeroporti di Salerno e di Napoli. In queste ultime circostanze è prevista una indennità secondo quanto disposto dalle tabelle ACI. 7.4 AUTO A NOLEGGIO L utilizzo di auto a noleggio con e senza autista è consentita solo previa autorizzazione del Direttore. 7.5 ALTRI MEZZI DI TRASPORTO Ciascun dipendente può liberamente fare uso di mezzi di trasporto pubblici (autobus, tram, metro, ecc.) per gli spostamenti che si renderanno necessari nel luogo della missione. Può essere autorizzato l'uso di mezzi di trasporto marittimi laddove necessari per il raggiungimento del luogo di missione. L utilizzo del taxi è previsto esclusivamente per spostamenti in caso di: tragitti urbani ed extraurbani non adeguatamente serviti dagli altri mezzi pubblici; partenze o rientri in orari "scomodi", orari inconciliabili, ecc. In ogni caso, il percorso deve essere riferito all'incarico di servizio (es. sede ufficio/aeroporto e viceversa), pertanto, seppure effettuati nella località di trasferta, restano esclusi gli spostamenti per la consumazione pasti o in orari fuori servizio. Le ricevute del taxi devono riportare, ai fini della validità contabile, l indicazione del percorso effettuato.

11 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 11 di PRENOTAZIONE HOTEL La prenotazione dell hotel va effettuata, di norma, tramite l Agenzia Viaggi fornitrice e sempre con l obiettivo di garantire le migliori condizioni di soggiorno nel rispetto dei parametri di economicità fissati dall azienda. Verrà prescelta, generalmente, la categoria 3 stelle nella formula B/B, salvo valutazioni di altra categoria per particolari tipologie di missione e/o aree geografiche. Nell ambito delle categorie nazionali ed internazionali si prevede l utilizzo di camere singole di tipo standard. Con riferimento alle ipotesi di camere doppie uso singola, tale possibilità è ritenuta praticabile esclusivamente nei casi di totale indisponibilità di camere singole in tutti gli hotel convenzionati della categoria e soltanto qualora il prezzo convenuto sia pari al prezzo standard. In occasione di viaggi che coinvolgono più persone, è auspicabile un preavviso di almeno 15 giorni al fine di consentire la prenotazione tempestiva e l ottenimento di tariffe più vantaggiose. L Agenzia Viaggi fornitrice dovrà comunicare il tempo limite per la disdetta della camera senza pagamento di penale. Il personale dovrà segnalare le variazioni di viaggio entro i limiti comunicati al Direttore o, nel caso in cui ciò non sia possibile, direttamente all Agenzia Viaggi fornitrice.

12 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 12 di RIMBORSI Tutti i rimborsi operati a favore del personale avverranno nell ambito delle regole e dei limiti della presente procedura e sempre che le relative spese siano pertinenti, documentate in originale, conformi con le regolamentazioni fiscali vigenti ed autorizzate nei casi in cui ciò sia previsto. Il personale dovrà, pertanto, porre particolare cura nel procurarsi ed allegare quanto indicato dalle norme di seguito riportate essendo sua responsabilità ottenere le condizioni di rimborsabilità delle spese sostenute. Tutte le spese direttamente sostenute e rimborsabili in base alle presente policy dovranno essere riportate sulla nota spese ; i giustificativi in originale dovranno essere allegati alla nota spese e con essa inoltrati all ufficio Amministrazione. Casi particolari non contemplati dalla presente policy saranno esaminati per il rimborso caso per caso e dovranno comunque essere autorizzati dal Direttore. 9.1 VIAGGIO È previsto il rimborso delle spese di viaggio - compresi i pedaggi autostradali - nei limiti e con le modalità previste, dietro esibizione dei biglietti/ricevute in originale. Al fine del predetto rimborso sono presi in considerazione i biglietti riferiti all'itinerario sede di lavoro/località di missione e viceversa, nonché i biglietti urbani emessi nella località di missione per spostamenti connessi al servizio. L'uso del mezzo proprio viene rimborsato utilizzando gli importi previsti dalle Tabelle ACI. Il personale dovrà indicare il tipo di automobile utilizzata secondo le informazioni richieste nel modulo nota spese nonché il relativo importo rimborsabile riportato nelle Tabelle ACI di riferimento. Il rimborso di pedaggi autostradali e di parcheggi è consentito solo se strettamente correlato alla missione preventivamente autorizzata e debitamente documentato con appositi scontrini autostradali o ricevute/scontrini, anche non fiscali, emessi dal parcometro. 9.2 VITTO Le spese di vitto sono rimborsabili a fronte di regolare documentazione fiscale (fattura/ricevuta) e con i seguenti limiti giornalieri: - Pranzo Italia 30 euro - Cena Italia 40 euro - Pranzo Estero 60 euro - Cena estero 70 euro

13 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 13 di 16 Le spese per vitto effettuate in Italia superiori ad Euro 10,00 devono sempre essere giustificate da fattura intestata all Azienda Speciale con l indicazione del nominativo del personale che sostiene la spesa. Le spese inferiori ad Euro 10,00 devono essere giustificate almeno da ricevuta fiscale riportante gli estremi di cui al periodo precedente. Non è rimborsabile la spesa desumibile da ricevute fiscali rilasciate cumulativamente per più persone. Non sono rimborsabili i pasti consumati in località diverse da quella della missione, ad eccezione di quelli consumati lungo l'itinerario, nei casi di trasferte in cui il viaggio viene effettuato con il mezzo proprio o a noleggio, ovvero con il mezzo ferroviario. Il rimborso del pasto serale non è previsto in caso di missione terminata entro le ore 21, ALTRE SPESE RIMBORSABILI È possibile chiedere il rimborso delle spese di lavanderia e lavasecco per le missioni di durata superiore ai 4 giorni. Si può chiedere il rimborso per questo genere di spese, solo se opportunamente documentate e fino ad un massimo di 25 euro a settimana. Pranzi e cene di rappresentanza sono consentiti previa autorizzazione del Direttore. Tali spese sono rimborsabili a fronte di regolare documentazione fiscale (fattura/ricevuta) previa dettagliata indicazione nel modulo nota spese dell attività di rappresentanza svolta. Eventuali spese telefoniche effettuate da apparecchi diversi dal telefono aziendale in dotazione verranno rimborsate solo se documentate e collegate alla missione. Si rammenta che le spese vanno sempre affrontate con criteri di ragionevolezza ed economicità. 9.4 SPESE NON RIMBORSABILI Non saranno rimborsate e, pertanto, non saranno riconosciute le spese: - Non idoneamente documentate da giustificativi, o da giustificativi non in originale; - Prive di autorizzazione, dove previsto; - In contrasto con le norme della presente policy; - Le mance, a meno di quelle previste obbligatorie (es., viaggi negli USA pari al 10% dell importo totale);

14 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 14 di 16 - Ricevute di taxi, ad eccezione di quanto previsto al punto 7.6 della presente policy; - Riferite a servizi alberghieri quali frigobar, minibar, colazione in camera, video, pay tv, ecc.; - Relative a spese personali quali comfort o intrattenimento; - Sanzioni amministrative

15 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 15 di NOTA SPESE Il personale è tenuto a compilare, mensilmente, una nota spese, secondo il format allegato alla presente policy, con la richiesta di rimborso delle spese sostenute. La nota spese deve essere corredata di tutti i giustificativi in originale (si consiglia al personale di farne una copia fotostatica) e consegnata alla Direzione per l approvazione entro il giorno 5 del mese successivo a quello di riferimento.

16 TRAVEL & EXPENSES POLICY Pag. 16 di 16 ALLEGATO - Modulo Nota Spese FOGLIO RIEPILOGATIVO PRESENZE E SPESE VIAGGIO/SOGGIORNO Nome e Cognome: Mese / Anno Divisione Carburante Giorno Note Chilometri Rimb.chilom. Scheda Taxi, Aereo, Treno, percorsi (E 0, /Km) carburanti Nave Parcheggio, Autostrada Postali, Cancelleria Spese viaggio e soggiorno Telefono, Fax Albergo Ristoranti Bar Rappresent. Varie Totale 1 0,00 0,00 2 0,00 0,00 3 0,00 0,00 4 0,00 0,00 5 0,00 0,00 6 0,00 0,00 7 0,00 0,00 8 0,00 0,00 9 0,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0,00 Totali 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Note: Modello Automobile (marca, tipo, cilindrata): Totale (Euro): 0,00 Il Dipendente (data e firma) Anticipi ricevuti: In data: