RIMBORSI SPESE RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI/COLLABORATORI

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1 Spett.le DITTA/ SOCIETÀ CIRCOLARE n. CF 29/2009 Come comunicato con la circolare CC 02/2006, Vi rinnoviamo la segnalazione che nella nuova veste del nostro sito internet sono costantemente rese disponibili tutte le circolari da noi inviate (nell area Circolari ), ed anche le dettagliate informative quotidiane (nella area riservata accessibile utilizzando username e password Tutti i clienti quindi, potranno usufruire autonomamente e tempestivamente delle principali notizie fiscali, contabili e previdenziali, pubblicate quotidianamente dai principali organi di stampa specializzata. RIMBORSI SPESE Molte imprese, nell ordinario svolgimento della propria attività, si trovano spesso nelle condizioni di dover provvedere al rimborso delle spese e/o indennità dovute ai propri dipendenti, lavoratori parasubordinati (collaboratori a progetto e amministratori), professionisti e lavoratori autonomi occasionali nel caso in cui si rechino, per motivi di lavoro, in trasferta. In considerazione della molteplicità di casistiche possibili, con la presente cerchiamo di fare un quadro riassuntivo della situazione. IL CONCETTO DI TRASFERTA Si definisce in trasferta il lavoratore/collaboratore o altro soggetto che presta la propria attività fuori dalla sede ordinaria di lavoro contrattualmente prevista. Per sede di lavoro deve intendersi il luogo indicato dal contratto come sede istituzionale dello svolgimento delle proprie mansioni. RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI/COLLABORATORI La normativa fiscale prevede un trattamento diverso per le indennità e rimborsi spese corrisposte per le trasferte dei lavoratori dipendenti o a questi assimilatati: fuori dal territorio comunale della sede lavorativa; nell ambito del territorio comunale della sede lavorativa. TRASFERTE FUORI DAL TERRITORIO COMUNALE DOVE È UBICATA LA SEDE DI LAVORO Le tipologie di rimborsi spese Il rimborso delle spese può essere effettuato secondo uno dei metodi alternativi previsti dall art. 51 comma 5 del TUIR: Indennità forfetaria: Indipendente dall entità della spesa sostenuta si corrisponde una somma fissa al dipendente/collaboratore. L indennità è esclusa dall imponibile fiscale del dipendente/collaboratore qualora non superi l importo giornaliero pari a Euro 46,48 (elevato a Euro 77,47 per le trasferte effettuate all estero) con esclusione delle spese di viaggio e trasporto adeguatamente documentate, che invece non hanno limite di spesa. Rimborso analitico. Viene comunemente denominato rimborso a piè di lista in quanto prevede il rimborso dietro presentazione di idonea documentazione delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio sostenute in trasferta. Non concorre a formare il reddito imponibile del lavoratore/collaboratore a prescindere dall importo delle stesse, sempre che sia comprovato da idonea documentazione. Pagina 1 di 6

2 Al dipendente possono essere rimborsate in esenzione e senza limite d importo le seguenti spese: - Viaggio e trasporto: rientrano in tale categoria a titolo esemplificativo le spese sostenute per i treni, gli aerei, i taxi, le auto a noleggio o di proprietà del dipendente secondo rimborso chilometrico. Quest ultimo deve essere calcolato avendo riguardo alla percorrenza effettiva delle trasferte, al tipo di automezzo utilizzato dal lavoratore, al costo chilometrico previsto dalle tabelle ACI per l utilizzo del proprio mezzo per ragioni di lavoro. Si può ragionevolmente ritenere che rientrino in tale categoria anche le spese per pedaggi autostradali e per parcheggi, in quanto devono essere considerate accessorie al viaggio. - Vitto e alloggio: rientrano in tale categoria sia le spese di albergo, pensione etc sia quelle di residence e di bed&breakfast, non essendo fissate limitazioni sul tipo di struttura ricettiva. Si ritiene che possano essere ricompresse tra le spese di vitto e alloggio anche le spese sostenute dal dipendente per acquistare generi alimentari preparati e pronti per il consumo (es. acquisto di pasti nelle gastronomie e rosticcerie) e le piccole consumazioni quali colazioni e frigobar. E prevista inoltre la possibilità di rimborsare, altre spese, anche non documentabili, diverse da quelle sopra specificate, purché funzionali alla trasferta. Si tratta ad esempio di spese per lavanderia, telefono, servizi casseforti, depositi bagagli, ecc.; tali spese sono escluse da tassazione per un importo giornaliero di Euro 15,49 (elevato a Euro 25,82 nel caso di trasferte all estero). Rimborso misto: Opera nel caso in cui il committente eroghi l indennità forfetaria di trasferta in aggiunta al rimborso analitico. In tale ipotesi le franchigie giornaliere di Euro 46,48 e 77,47 sono ridotte di 1/3 nell ipotesi di rimborso delle spese di vitto o alloggio nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente e di 2/3 in caso di rimborso sia delle spese di vitto e alloggio o di vitto e alloggio fornito gratuitamente. L Amministrazione Finanziaria a tal proposito ha avuto modo di precisare che la scelta di uno dei metodi sopra esposti va fatta con riferimento all intera trasferta, non essendo consentito nell ambito della stessa, adottare criteri diversi. Le spese di viaggio e di trasporto Occorre inoltre ricordare che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto (se idoneamente documentati) restano esclusi dalla imposizione a prescindere dalla modalità di reintegro degli oneri di trasferta adattata dal committente (analitico, forfetario o misto). Nel caso di utilizzo da parte del lavoratore/collaboratore del proprio veicolo, per l effettuazione della trasferta, il rimborso delle spese di viaggio deve avvenire sotto forma di indennità chilometrica. A tal proposito le tariffe ACI tengono conto per ciascun tipo di autoveicolo, di tutti i costi relativi all utilizzo dello stesso (ammortamento del costo, spese di assicurazione, spese di carburanti e lubrificanti e spese di manutenzione). TRASFERTE NEL COMUNE DOVE È UBICATA LA SEDE DI LAVORO Le indennità e i rimborsi delle spese sostenute dal dipendente per le trasferte effettuate nell ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro sono imponibili in capo al dipendente stesso con la sola eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto provate per mezzo di documenti rilasciati dal vettore (es. biglietti dei mezzi pubblici, ricevute taxi, ma non il rimborso chilometrico). Si segnala che l Amministrazione Finanziaria ha precisato, anche se non è previsto dalla norma, che l esenzione delle spese di trasporto spetta alla ulteriore condizione che dalla documentazione dell impresa risulti il giorno in cui il dipendente ha svolto la propria attività fuori sede. DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE DI TRASFERTA E sufficiente che la trasferta e le relative spese risultino dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro. Pagina 2 di 6

3 Per ottenere il rimborso il dipendente deve presentare una richiesta di rimborso (nota spese, di cui si allega un fac-simile in calce) nella quale dovranno essere annotati i dati relativi alla trasferta, la lista analitica delle spese di viaggio e trasporto nonché le altre spese che devono essere riportate analiticamente. In caso di rimborso forfetario le uniche spese da inserire nella richiesta sono quelle di viaggio e trasporto. Le spese di viaggio e trasporto con mezzi pubblici possono essere documentate con i relativi biglietti rilasciati dal vettore, anche se anonimi. Nel caso di rimborso spese analitico e relativamente a tutte le altre spese sostenute dal dipendente (comprese quelle di vitto e alloggio) possono ritenersi validamente documentate anche tramite scontrini fiscali non indicanti il nome dell acquirente, a patto che le stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento della trasferta stessa e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa. Naturalmente è possibile allegare fatture e ricevute fiscali. L intestazione del documento fiscale potrà essere a nome del dipendente, come di solito accade, oppure a nome del datore di lavoro. Per le eventuali altre spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio non è necessario che siano documentate, purché siano analiticamente attestate dal dipendente. SPESE DI TRASFERTA E DEDUCIBILITÁ PER L IMPRESA In primo luogo occorre richiamare il generale principio di inerenza sancito dal comma 5 dell art. 109 del TUIR, per cui le spese sono deducibili se e nella misura in cui si riferiscono ad attività o beni da cui derivano ricavi o altri proventi che concorrono a formare il reddito o che non vi concorrono in quanto esclusi. Da ciò si evince che non è sufficiente che le spese siano astrattamente compatibili con le esigenze di trasferta, ma devono essere anche proporzionali con le reali necessità che il dislocamento comporta. In secondo luogo il comma 3 dell art. 95 del TUIR prevede un limite di decucibilità giornaliero pari ad 180,76 per le trasferte in Italia (elevato a 258,23 per le trasferte all estero) per le spese di vitto e alloggio sostenute fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti o dai collaboratori. L Amministrazione finanziaria (Circ. Min. 188/1998) ha precisato che tali limiti applicabili al rimborso analitico, non possono essere estesi al rimborso misto. A medesime conclusioni si deve giungere avendo riguardo al rimborso forfetario. Pertanto possiamo concludere per il rimborso forfetario e per quello misto non vi sono limitazioni alla deducibilità dei costi. In caso di rimborso chilometrico questo è deducibile nel limite del costo di percorrenza o delle tariffe di noleggio di automezzi con cilindrata non superiore ai 17 cavalli fiscali se a benzina, ovvero ai 20 cavalli fiscali se diesel. RILEVAZIONI CONTABILI ESEMPIO 1 Si ipotizzi il seguente caso: Il Sig. Rossi, dipendente della società Alfa S.R.L. con sede a Verona, va in trasferta a Roma per 3 giorni, utilizzando la propria autovettura. Al ritorno dalla trasferta presenta alla ditta committente una nota spese analitica di complessivi Euro 450,00, con le seguenti tipologie di spese: - Rimborso chilometrico Km a Euro 0,25 al Km, Totale Euro 250,00 - Spese di pernottamento in Hotel 130,00 e Ristorante per Euro 50,00; Rilevazione della nota spese e pagamento in contanti: Diversi a Debiti verso Dipendente 450,00 Rimborso chilometrico 250,00 Rimborsi spese analitico 180,00 Debiti verso Dipendente a Cassa 450,00 Pagina 3 di 6

4 ESEMPIO 2 Si supponga sempre nel medesimo caso che il Sig. Rossi prima della trasferta riceva un anticipo di Euro 200,00 dalla ditta committente: Dipendente Rossi c/anticipo spese a Cassa 200,00 Al momento della presentazione della nota spese del Sig. Rossi, la società Alfa S.R.L. paga la differenza mediante bonifico bancario: Diversi a Diversi Rimborso chilometrico 250,00 Rimborsi spese analitico 180,00 a Dipendente c/anticipo spese 200,00 a Debiti verso Dipendente 250,00 Debiti verso Dipendente a Banca c/c 250,00 PROSPETTO RIASSUNTIVO Vediamo sinteticamente l impatto fiscale dei rimborsi spese e le indennità in capo sia al soggetto percipiente che all impresa, con l aiuto delle tabelle riportate di seguito. Tipologia di rimborso TRASFERTE FUORI COMUNE Trattamento fiscale in capo al lavoratore/collaboratore Trattamento fiscale in capo all impresa Rimborso analitico a piè di lista Non tassato Deducibile fino al limite giornaliero: Euro 180,76 per le trasferte in Italia Euro 258,23 per le trasferte all estero Rimborso forfetario Rimborso misto: indennità di trasferta + vitto o alloggio analitici Rimborso misto: indennità di trasferta + vitto e alloggio analitici Rimborso a piè di lista + altre spese non documentabili Rimborso spese di trasporto e di viaggio Indennità chilometrica per utilizzo auto Esente per importo giornaliero fino: Euro 46,48 per le trasferte in Italia; Euro 77,47 per le trasferte all estero Esente per importo giornaliero fino: Euro 30,99 per le trasferte in Italia; Euro 51,65 per le trasferte all estero Esente per un importo giornaliero fino: Euro 15,49 per le trasferte in Italia; Euro 25,82 per le trasferte all estero Non tassate per importi giornalieri di: Euro 15,49 per le trasferte in Italia; Euro 25,82 per le trasferte all estero Non tassato Non tassata se rispettati i limiti previsti dalle tariffe ACI per ciascuna tipologia di autovettura Interamente deducibile Deducibile in misura non superiore al valore stabilito dalle tariffe ACI relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per auto a benzina o 20 se diesel Pagina 4 di 6

5 Tipologia di rimborso Rimborso analitico a piè di lista / indennità forfetaria/indennità chilometrica TRASFERTE IN AMBITO COMUNALE Trattamento fiscale in capo al lavoratore/collaboratore Tassato Trattamento fiscale in capo all impresa Interamente deducibile Rimborso spese di viaggio con vettore Non tassato Interamente deducibile RIMBORSI SPESE A PROFESSIONISTI CON PARTITA IVA I professionisti con partita iva sono tenuti ad assoggettare a ritenuta fiscale del 20% i rimborsi spese inerenti all attività esercitata (ad es. indennità chilometriche, spese di vitto e alloggio, etc..), con la sola esclusione dei rimborsi relativi a spese anticipate in nome e per conto del cliente, come ad esempio i rimborsi di tasse o altri diritti che fanno carico direttamente sul cliente ma che vengono sostenute anticipatamente dal professionista stesso. Il professionista dovrà indicare in fattura i rimborsi spese di cui sopra assoggettandoli ad Iva se dovuta, a ritenuta d acconto e a contributo previdenziale del 2% o 4%. RIMBORSI SPESE A LAVORATORI AUTONOMI OCCASIONALI Per i lavoratori autonomi occasionali i rimborsi spese di vitto alloggio e indennità chilometriche devono essere assoggettati a ritenuta d acconto del 20%. Ciò in quanto il comma 2 dell art. 71 TUIR prevede che il reddito di tali soggetti è determinato dalla differenza tra l ammontare dei compensi percepiti nel periodo d imposta e le spese sostenute, specificatamente inerenti alla produzione del reddito stesso. Di seguito Vi alleghiamo un fac-simile di nota spese per il rimborso al dipendente/collaboratore. Nel restare a disposizione per qualsiasi chiarimento, cogliamo l occasione per porgere distinti saluti. Perugia, 30 Novembre 2009 Sinergie Studio Associato Pagina 5 di 6

6 ALLEGATO FAC-SIMILE NOTA SPESE DIPENDENTE/COLLABORATORE Nome/Cognome TRASFERTA del a SPESE DI VIAGGIO 1 TRENO AEREO TAXI AUTOBUS /TRAM ALTRO Totale spese di viaggio SPESE PER UTILIZZO AUTOVETTURA 2 Autovettura modello targata ; tariffa chilometrica Aci x Km (percorsi) = SPESE DI VITTO E ALLOGGIO 3 Albergo... fatt./ric./sc.fisc. n... del Ristorante... fatt./ric./sc.fisc. n... del Bar... fatt./ric./sc.fisc. n... del Altro... fatt./ric./sc.fisc. n... del Totale spese di vitto e alloggio... INDENNITA FORFETARIA... ALTRE SPESE NON DOCUMENTATE Altre spese:...del del Totale spese non documentate... TOTALE COMPLESSIVO SPESE... Si allegano alla presente i documenti comprovanti le spese indicate sopra IL DIPENDENTE/COLLABORATORE 1 Sono rimborsate senza limiti purché comprovate da idoneo documento di trasporto anche anonimo. 2 Se l importo rimborsato eccede l importo calcolato mediante l utilizzo delle tariffe ACI, l eccedenza viene tassata in capo al collaboratore. 3 Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al collaboratore purché documentate mediante fattura, ricevuta fiscale. Pagina 6 di 6