COMUNE DI GRAGNANO Provincia di Napoli

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1 - COMUNE DI GRAGNANO Provincia di Napoli Determinazione n. 28 del Registro Generale delle Determinazioni Repertorio Ragioneria n. 28 del Determinazione n. 6 del Settore AFFARI GENERALI OGGETTO: Servizio di conservazione digitale del registro giornaliero del protocollo informatico di cui al DPCM Liquidazione fattura n alla società Dedagroup s.p.a.. CIG ZE21698B65. Il giorno presso la Residenza Municipale IL RESPONSABILE DEL SETTORE AFFARI GENERALI adotta la seguente determinazione PREMESSO -che con il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico..omissis - ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 sono state aggiornate le regole tecniche riguardanti le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, regole alle quali le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguarsi entro il 12 ottobre p.v.; - ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, sono state aggiornate le regole tecniche riguardanti la conservazione di documenti informatici; - ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, sono state aggiornate le regole tecniche riguardanti la formazione, la copia, la conservazione e la fascicolazione dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici.

2 - Che, quindi, dal 12 ottobre 2015 tutte le pubbliche amministrazioni sono obbligate a formare informaticamente il registro giornaliero di protocollo ed a trasmetterlo entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l immodificabilità del contenuto, così come sancito dal DPCM 3 dicembre 2015 su richiamato, adeguando i propri sistemi di protocollo informatico e di produzione e gestione dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici alle nuove norme e provvedendo, altresì, ad attuare quanto segue: - Nomina del Responsabile della Gestione dei documenti, al quale compete l adeguamento del sistema di protocollo informatico alle nuove regole tecniche; - Predisporre il Piano per la sicurezza informatica ( formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici ); - Predisporre il Manuale di Gestione del Protocollo da sottoporre all approvazione della Giunta Comunale; - Stampare il registro giornaliero del protocollo che, in base all art. 7, comma 5, deve essere trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva, al sistema dei conservazione, garantendone l immodificabilità del contenuto. RICHIAMATE le Determinazioni R.G. n. 150 del 23/02/ 2015 e n del 13/05/2015 con le quali è stato affidato alla Dedagroup s.p.a. con sede in Trento, il servizio di manutenzione ed assistenza del software applicativo in uso da tutti gli Uffici Comunali a far data, rispettivamente, 1 Novembre Aprile 2015 e 1 maggio aprile 2016, acquistando, quindi, le licenze d uso dei software applicativi tuttora in uso dagli uffici comunali. CONSIDERATO che allo stato è necessario dare attuazione, urgentemente, a quanto innanzi descritto per adeguarsi alla normativa di cui al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 sul Protocollo informatico, essendo la Dedagroup SpA l unica software house a fornire all Ente i programmi in uso, nello specifico il software applicativo Folium per il Protocollo. VISTA la Determinazione R.G. n. 860/2015, con cui veniva affidato ai sensi dell art. 125 comma 11 del D. Lgs 163/2006, alla società Dedagroup s.p.a. con sede legale in Trento alla località Palazzine n. 120/f P.IVA , l acquisto di un pacchetto software per tutti gli adempimenti previsti sulle nuove regole imposte dal protocollo informatico, al costo di ,00 oltre IVA, comprendente nello specifico: 1. Aggiornamento del software Folium alla versione 4.13; 2. Attività di formazione sul Protocollo; 3. Consulenza organizzativa on site; 4. Stampantine Zebra TLP2844; 5. Servizio di conservazione per il solo registro di protocollo fino al 31/12/2016. Letto il Decreto del Ministro dell Interno del pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Serie generale n. 254 del , con cui si è proceduto al differimento del termine per l approvazione del Bilancio di previsione per l Esercizio Finanziario 2016 da parte dell Ente comunale, dal al Documento firmato digitalmente art. 15 legge 59/97 e successive 2

3 VISTO. lo statuto dell Ente; il vigente regolamento di contabilità; l art. 4 del vigente regolamento per l affidamento dei beni e servizi in economia; l art. 125, comma 11, del D. Lgs 12/04/2006 n. 163 e smi per le acquisizioni in economia tramite affidamento diretto nel limite di ; il D. Lgs. n. 267 del 18/08/2000 Testo Unico delle leggi sull ordinamento degli enti locali ed in particolare: l art. 107, che assegna ai dirigenti la competenza in materia di gestione, ivi compresa l assunzione di impegni di spesa; l art. 151, co. 4, sull esecutività delle determinazioni che comportano impegni di spesa; gli artt. 183 e 191 sugli impegni di spesa e relative modalità di assunzione; la normativa relativa alla regolamentazione degli acquisti in rete e tutti gli atti acquisiti ed in particolare l offerta pubblicata su ME.PA (Consip) con la descrizione dei servizi offerti. D E T E R M I N A 1) Di liquidare alla società Dedagroup s.p.a. con sede legale alla località Palazzine n. 120/f - CAP Gardolo Trento (TN) P.IVA , la fattura n , per un imponibile pari ad. 880,00 più I.V.A. al 22% pari ad. 193,60 per un totale di ,60 in conseguenza dell affidamento del pacchetto software sulle nuove regole imposte del protocollo informatico. 2) Di stabilire quindi il pagamento della somma complessiva di ,60 mediante emissione del mandato di pagamento intestato alla società Dedagroup s.p.a. con sede legale alla località Palazzine n. 120/f - CAP Gardolo Trento (TN) P.IVA , tramite bonifico bancario presso la UniCredit Banca d Impresa spa codice Iban: IT41G , citando come causale la fattura n ) Di precisare che la presente spesa di ,60 è stata così impegnata al seguente nuovo capitolo di spesa: Capitolo ; impegno di spesa n. 560 RR. PP. 2014; C.P. F. U Codice siope ) Di ribadire che al capitolo impegno di spesa n. 560 RR. PP. 2014, rimane una disponibilità residua di ,00 da utilizzare per successive e analoghe liquidazioni. Gragnano, PARERE: ESITO FAVOREVOLE CELOTTO ANGELA EVENUALI NOTE: Il Responsabile Settore AFFARI GENERALI ( CELOTTO ANGELA) Documento firmato digitalmente art. 15 legge 59/97 e successive 3

4 COMUNE DI GRAGNANO Provincia di Napoli RELAZIONE ISTRUTTORIA OGGETTO: Servizio di conservazione digitale del registro giornaliero del protocollo informatico di cui al DPCM Liquidazione fattura n alla società Dedagroup s.p.a.. CIG ZE21698B65. Premesso che - con il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico..omissis - ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 sono state aggiornate le regole tecniche riguardanti le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, regole alle quali le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguarsi entro il 12 ottobre p.v.; - ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44- bis e 71, comma 1, sono state aggiornate le regole tecniche riguardanti la conservazione di documenti informatici; - ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, sono state aggiornate le regole tecniche riguardanti la formazione, la copia, la conservazione e la fascicolazione dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici. Pertanto, dal 12 ottobre 2015, tutte le pubbliche amministrazioni sono obbligate a: formare informaticamente il registro giornaliero di protocollo ed a trasmetterlo entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l immodificabilità del contenuto; adeguare i propri sistemi di protocollo informatico e di produzione e gestione dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici alle nuove norme e provvedere, altresì a quanto segue: Nomina del Responsabile della Gestione dei documenti, al quale compete l adeguamento del sistema di protocollo informatico alle nuove regole tecniche; Predisporre il Piano per la sicurezza informatica (formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici ); Predisporre il Manuale di Gestione del Protocollo da sottoporre all approvazione della Giunta Comunale; Stampare il registro giornaliero del protocollo che, in base all art.7, comma 5, deve essere trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva, al sistema dei conservazione, garantendone l immodificabilità del contenuto. Valutato che con le Determinazioni R.G. n.150 del 23/02/ 2015 e n.411 del 13/05/2015, era stato già affidato alla Dedagroup s.p.a. con sede in Trento, il servizio di Documento firmato digitalmente art. 15 legge 59/97 e successive 4

5 manutenzione ed assistenza del software applicativo in uso da tutti gli Uffici Comunali per i periodi, rispettivamente, 1 Novembre Aprile 2015 e dal 1 maggio aprile 2016, acquistando, quindi, le licenze d uso dei software applicativi e, nello specifico, il software applicativo Folium per la gestione del Protocollo. Ritenuto che era necessario dare attuazione a quanto previsto dal D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 anche al fine di evitare di incorrere in sanzioni penali e civili nel caso di mancata adozione della succitata procedura informatica, considerati anche i precedenti affidamenti già in essere con la società Dedagroup s.p.a. peraltro presente sul catalogo MEPA del sito Acquisti in rete pubblica amministrazione (Consip) con il pacchetto commerciale: nuove regole sul protocollo informatico. Vista la Determinazione R.G. n.860/2015, con cui veniva affidato ai sensi dell art.125 comma 11 del D. Lgs 163/2006, alla società Dedagroup s.p.a. con sede legale in Trento alla località Palazzine n.120/f P.IVA , l acquisto di un pacchetto software per tutti gli adempimenti previsti sulle nuove regole imposte dal protocollo informatico, al costo di ,00 oltre IVA, comprendente nello specifico: 1. Aggiornamento del software Folium alla versione 4.13; 2. Attività di formazione sul Protocollo; 3. Consulenza organizzativa on site; 4. Stampantine Zebra TLP2844; 5. Servizio di conservazione per il solo registro di protocollo fino al 31/12/2016. Per l affidamento in questione si è proceduto anche alla registrazione dello stesso presso il Sistema Informativo Monitoraggio Gare (SIMOG) predisposto dall ANAC al fine di adempiere a quanto prescritto dagli articoli 6 e 7 del D. Lgs. n. 163/2006, per cui è stato acquisito il seguente Smart C.I.G. ZE21698B65. Stabilito che la società Dedagroup s.p.a. ha fatto pervenire la fattura elettronica n relativa all affidamento sopra citato e che la stessa è stata assunta al Protocollo Generale del Comune con il numero del , comunicando altresì le coordinate bancarie su cui far transitare le somme da liquidare, mediante bonifico bancario presso la UniCredit Banca d Impresa spa codice Iban: IT41G , nonché la scissione del pagamento I.V.A. ai sensi del D.P.R. 633/1972 art. 17 ter. A riguardo poi il Documento Unico di Regolarità Contributiva è stato verificato sul sito internet dello Sportello Unico Previdenziale che la richiesta è stata regolarmente inoltrata dal nostro Ente tramite il Protocollo INPS n e risulta essere stato emesso un D.U.R.C. regolare, da cui si evince che gli enti I.N.A.I.L. ed I.N.P.S. hanno certificato la regolarità contributiva. Pertanto accertata la regolarità dell affidamento del servizio di Protocollo informatico da parte della società Dedagroup s.p.a., così come concordato congiuntamente con il Responsabile del Settore Tecnico, tutto ciò premesso si propone: Documento firmato digitalmente art. 15 legge 59/97 e successive 5

6 1. Di liquidare alla società Dedagroup s.p.a. con sede legale alla località Palazzine n. 120/f - CAP Gardolo Trento (TN) P.IVA , la fattura n , per un imponibile pari ad. 880,00 più I.V.A. al 22% pari ad. 193,60 per un totale di ,60 in conseguenza dell affidamento del pacchetto software sulle nuove regole imposte del protocollo informatico. 2. Di stabilire quindi il pagamento della somma complessiva di ,60 mediante emissione del mandato di pagamento intestato alla società Dedagroup s.p.a. con sede legale alla località Palazzine n. 120/f - CAP Gardolo Trento (TN) P.IVA , tramite bonifico bancario presso la UniCredit Banca d Impresa spa codice Iban: IT41G , citando come causale la fattura n Di precisare che la presente spesa di ,60 è stata così impegnata al seguente nuovo capitolo di spesa: Capitolo ; impegno di spesa n. 560 RR. PP Di ribadire che al capitolo impegno di spesa n. 560 RR. PP. 2014, rimane una disponibilità residua di ,00 da utilizzare per successive e analoghe liquidazioni. Gragnano, L Estensore (LIGUORI LUDOVICO) Documento firmato digitalmente art. 15 legge 59/97 e successive 6

7 Determinazione n. 6 del Settore AFFARI GENERALI Visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria della presente determinazione, ai sensi dell art. 151, comma 4, del decreto legislativo , n. 267, pertanto in data odierna diviene esecutiva. DATI DI IMPEGNO e/o LIQUIDAZIONE INTERVENTO CAPITOLO DI IMPEGNO IMPORTO PEG n.560 RR. PP ,60 Di ribadire che al capitolo impegno di spesa n.560 RR. PP. 2014, rimane una disponibilità residua di ,00 da utilizzare per successive e analoghe liquidazioni. PARERE: ESITO FAVOREVOLE DONATANTONIO MARIA EVENUALI NOTE: CAP IMP. 560/2/2014 EURO 1.073,60 C.F. U SIOPE 1329 Gragnano, PARERE CAPOSETTORE FINANZIARIO: ESITO FAVOREVOLE EVENUALI NOTE: Gragnano, IL RESPONSABILE DEL SETTORE FINANZIARIO dott. Antonio Verdoliva ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE Si attesta che copia della presente determinazione viene pubblicata mediante pubblicazione sul sito informatico di questo Comune in data odierna per rimanervi quindici giorni consecutivi cioè al Gragnano, Servizio Segretariato ( Carolina Petrone ) Documento firmato digitalmente art. 15 legge 59/97 e successive 7