SERVIZIO DI NOLEGGIO AUTO A LUNGO TERMINE SENZA CONDUCENTE REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DELLE AUTO ASSEGNATE

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1 SERVIZIO DI NOLEGGIO AUTO A LUNGO TERMINE SENZA CONDUCENTE REGOLAMENTO PER L UTILIZZO DELLE AUTO ASSEGNATE Approvato con Atto G.P. n. 149 del 5 marzo 2009 Modificato ed integrato con Atto G.P. n. 465 del 6 settembre 2012

2 Art.1 - Principi Generali Il presente Regolamento riguarda il Servizio di noleggio auto a lungo termine senza conducente a far tempo dal 2009 e i successivi anni 6 e può essere modificato qualora intervengano necessità di riorganizzazione. Il Regolamento tiene conto degli indirizzi di cui alla Legge Finanziaria per l anno 2008 (L.244 del ) in materia di misure di razionalizzazione di utilizzo e di costi concernenti i beni mobili ed immobili, comprendendo anche la razionalizzazione delle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previe verifiche di fattibilità, a riorganizzazione dei mezzi di trasporto in dotazione. Fa inoltre seguito alla conclusione del procedimento di cui all atto di Giunta n. 608 del 26 Giugno La Ditta fornitrice del servizio è altresì proprietaria dei mezzi di cui trattasi. Art.1 bis Suddivisione e assegnazione dei veicoli I veicoli sono classificati ed assegnati come segue: a) Autovettura di servizio in uso esclusivo E assegnata al Presidente; b) Autovetture di servizio in uso non esclusivo Sono assegnate a: - Vice Presidente; - Assessori; - Presidente del Consiglio; - Dirigente del Servizio Ambiente, Parchi, Sicurezza e Protezione Civile (o suo delegato) per le emergenze di protezione civile; - Comandante Polizia Provinciale (o suo delegato) per le emergenze di protezione civile e per le attività di polizia giudiziaria urgenti e improrogabili; - Lavoratori adibiti alla manutenzione del patrimonio nel territorio provinciale durante i turni di reperibilità e per le emergenze di protezione civile; - Personale assegnato al servizio di protezione civile durante i turni di reperibilità e per le emergenze di protezione civile; c) Autovetture di servizio operativo Sono autovetture a disposizione degli uffici per lo svolgimento delle funzioni operative e per l effettuazione delle missioni per esigenze di servizio. Art. 2 Modalità d uso delle vetture L autovettura di servizio in uso esclusivo è assegnata al Presidente, in qualità di titolare della protezione civile, con funzione strumentale all esercizio della reperibilità per l intero arco della giornata e per l intervento immediato in caso di emergenza. L utilizzo delle autovetture ad uso non esclusivo ed operative deve privilegiare l utilizzo condiviso delle autovetture stesse, a fronte di esigenze inderogabili di servizio, programmate periodicamente dalle strutture, ovvero, qualora non programmabili, segnalate tempestivamente al fine di conseguire la razionalizzazione dell uso delle autovetture, per percorsi in tutto o in parte coincidenti e per il perseguimento ottimale degli obiettivi delle strutture amministrative.

3 L utilizzo delle autovetture ad uso non esclusivo è concesso per le sole esigenze di servizio evidenziate nel precedente art. 1 bis, ivi compresi gli spostamenti verso e dal luogo di lavoro. Al termine dell utilizzo, le autovetture in uso non esclusivo devono essere, di norma, riconsegnate ai centri o servizi di raccolta. Le autovetture operative, al termine dell utilizzo, devono essere riconsegnate ai centri di raccolta. E vietato l utilizzo dei veicoli in forme diverse da quelle sopra descritte. Art.3 - Responsabilità Gli Amministratori, previa autorizzazione all utilizzo da parte del Presidente della Provincia, sono tenuti a rispettare le norme comportamentali previste dalle leggi, dal presente regolamento e dagli altri documenti regolatori del rapporto con la ditta fornitrice del servizio. Il Dirigente assegnatario dei mezzi è altresì responsabile di tutti i mezzi attribuiti al servizio di competenza ed è tenuto a far rispettare le norme comportamentali previste dalle leggi e dal presente regolamento ai collaboratori fruitori dei mezzi. Ogni Dirigente individua i fruitori dei mezzi nell ambito dei dipendenti del servizio di competenza e segnala i nominativi all Ufficio Provveditorato. Sarà cura del dirigente comunicare al medesimo ufficio eventuali riassegnazioni dei mezzi. Per quanto riguarda le responsabilità a carico del conducente si fa riferimento al punto 11 del manuale operativo. Art.4 - Prenotazioni di auto ad utilizzo plurisettoriale Le auto in uso non - esclusivo vengono richieste dagli organi politici utilizzando il sistema della prenotazione presso l Ufficio Provveditorato o presso gli Uffici che hanno in dotazione auto non utilizzate a tempo pieno. Le auto in uso - non esclusivo assegnate agli organi burocratici di cui al precedente art. 1 bis vengono dai medesimi utilizzate o assegnate secondo i criteri previsti dal presente regolamento. Le auto di servizio operative vengono richieste utilizzando il sistema della prenotazione presso l Ufficio Provveditorato o presso gli Uffici che hanno in dotazione auto non utilizzate a tempo pieno. Art. 5 - Manuale operativo, Libretto uso e manutenzione e Libretto di Marcia Ogni automezzo è dotato di un Manuale operativo, di un Libretto Uso e Manutenzione e di un Libretto di Marcia. Nel manuale operativo sono riportate le modalità di gestione delle auto in merito a: o Consegna o Documentazione o Uso e controlli o Manutenzione e riparazione o Pulitura e lavaggi o Sostituzione autoveicolo o Perdita documenti o Procedura in caso di incidente e di soccorso o Elenco convenzioni

4 o o o Responsabilità del conducente Riconsegna autoveicolo Servizi esclusi Nel libretto sull uso sono esposte le adeguate istruzioni finalizzate ai controlli periodici alle quali occorre rigorosamente attenersi. Nel libretto di marcia devono essere annotati gli itinerari, le causali, i percorsi Kilometrici, i fruitori. Le informazioni sono indispensabili anche ai fini dell implementazione del sistema di controllo gestionale del servizio. Art. 6 - Modalità di rifornimento e utilizzo CARD I mezzi alimentati a metano devono essere utilizzati prevalentemente a metano e solo in casi eccezionali possono essere utilizzati a benzina. I rifornimenti, per i mezzi che circolano in città, dovranno essere effettuati al distributore individuato, utilizzando la CARD consegnata all utilizzatore del mezzo. Per quelli circolanti sul territorio provinciale i rifornimenti dovranno essere effettuati, previa compilazione del libretto carburante ( anch esso a bordo del mezzo), avendo cura di consegnarne una copia al gestore del distributore erogante. Per la benzina i rifornimenti dovranno essere effettuati presso i distributori convenzionati, utilizzando la CARD abbinata alla targa del mezzo. L eventuale smarrimento della carta, (sia CARD metano che CARD benzina ) deve essere comunicato tempestivamente all ufficio Provveditorato e acquisti.. Art. 7 - Manutenzioni e conservazioni I fruitori dei mezzi devono attenersi ai comportamenti di buona conservazione dei beni nel periodo di fruizione e devono collaborare nelle attività connesse richiamate all art.5, nel manuale operativo e nelle istruzioni a bordo. In particolare devono: o Sottoporre l auto ai controlli periodici (tagliando) o ordinare manutenzioni e riparazioni solo presso le officine autorizzate dalla Ditta proprietaria ed elencate nel manuale operativo a bordo del mezzo o eventuali eccezioni devono essere preventivamente autorizzate dalla ditta proprietaria o le auto sono dotate di loghi e scritte individuate dall ente e non devono essere rimossi o in caso di smarrimento di chiavi, il costo del duplicato sarà a carico della persona che le ha smarrite o i documenti di bordo vanno conservati ed in caso di smarrimento va presentata denuncia alle autorità competenti o il lavaggio periodico dell automezzo deve essere ordinato a cura del fruitore Sono a carico del Fornitore i controlli periodici, la manutenzione ordinaria e la manutenzione straordinaria degli autoveicoli, oltre due lavaggi all anno. Tutti i costi derivanti da tali interventi si intendono remunerati in modo forfettario dal canone di noleggio. L Amministrazione non è responsabile di eventuali infrazioni derivanti da mancate revisioni quando queste non siano state per tempo comunicate dal Fornitore. Allo stesso modo la Provincia

5 di Parma è responsabile delle conseguenze derivanti da mancate revisioni, qualora non avesse messo a disposizione il veicolo da sottoporre a revisione. Sono a carico dell Amministrazione: o il rabbocco olio e liquidi al di fuori della rete dei centri di servizio del Fornitore; o la riparazione di forature pneumatici al di fuori della rete dei centri di servizio del Fornitore; o additivi particolari non richiesti dal costruttore; o il carburante; o lavaggi esterni ed interni. Al momento della riconsegna alla ditta proprietaria, i mezzi dovranno essere integri di tutto quanto a bordo dell auto al momento della consegna (estintore, catene, doppie chiavi ecc.) v.pag.3 p.2 manuale operativo Art. 8 Contravvenzioni e incidenti Le eventuali contravvenzioni sono a carico di chi ha effettuato l infrazione. In caso di incidente occorre fare riferimento al punto 9 del manuale operativo. Art. 9 Utilizzo delle auto al di fuori dell orario di servizio Di norma, alla fine della giornata di lavoro, le auto devono sostare nell apposita area situata nella sede di Viale Martiri, n. 15. Nei casi in cui si renda indispensabile che la sosta e il ricovero notturno siano in altro luogo, occorre che le modalità siano preventivamente autorizzate dal Dirigente del servizio. L ufficio Provveditorato dovrà essere informato delle autorizzazioni di cui sopra, anche in relazione alle particolari esigenze di reperibilità attestate dal Servizio interessato. Art. 10 Utilizzo delle auto per fini istituzionali I mezzi in dotazione agli Amministratori vengono utilizzati per fini istituzionali e, previa autorizzazione del Presidente o suo delegato, possono essere fruiti anche in orari serali, notturni e festivi, in relazione alla medesima attività. Art.11 Controllo gestionale Gli Uffici Provveditorato e Controllo di gestione sono responsabili dei monitoraggi e del controllo dei costi, al fine di implementare le informazioni e il loro caricamento nel sistema informatizzato fornito dalla Ditta. Sarà loro cura segnalare alla Direzione Generale eventuali scostamenti o anomalie rispetto alla pianificazione economica elaborata in sede progettuale. Art.12 Liquidazione delle spese Tutte le spese afferenti il Servizio Auto, escluso il carburante, sono a carico della Ditta proprietaria. L Ufficio provveditorato provvede a liquidare il canone di noleggio nell ambito delle disponibilità finanziarie e del centro di costo attribuiti in sede di Piano esecutivo di Gestione annuale. Il costo del carburante viene regolarizzato agli adeguati capitoli di spesa, in base ai rifornimenti effettuati tramite la CARD.

6 Art.13 Norma finale Per tutto quanto non specificato si rimanda ai documenti allegati al contratto stipulato con la Ditta fornitrice del Servizio, in particolare al capitolato in quanto esaustivo di tutti gli aspetti organizzativi, al manuale operativo e al manuale d uso.