DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI, DEI PROCESSI E DELLE RELAZIONI

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1 Consulenza e Formazione DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI, DEI PROCESSI E DELLE RELAZIONI. LA PROPOSTA DI VALORE TECNOLINK PER REALIZZARE IL MODELLO DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE DIGITALE TECNOLINK S.r.l. Sede legale: Via Goffredo Casalis, Torino Sede operativa: Via Vandalino, Torino Tel Fax C.F. e P.IVA CCIAA Reg. Soc. Trib. TO n /98 Cap. Sociale i.v.: ,00

2 IL CONTESTO DI RIFERIMENTO Il nostro Paese sconta un arretratezza che è stata recentemente certificata dal The Global Information Technology Report 2010 World Economic Forum, dove su 133 nazioni, la Pubblica Amministrazione italiana risulta al: 118 posto per priorità assegnata all ICT 110 posto come visione dell importanza dell ICT per il futuro 109 posto per il successo nella promozione ICT 82 posto per i servizi on line 79 posto per recupero di efficienza derivante dall uso dell IT 98 posto per la presenza dell IT negli uffici pubblici. Per una valutazione più complessiva si veda l allegato al presente documento. Nonostante la disponibilità di tecnologie e applicazioni, nonché di un contesto normativo che, seppur in continua evoluzione (come è giusto che sia visto il tema), fornisce un quadro accettabile in cui muoversi, i risultati come abbiamo visto, sono umilianti. Secondo il Ministro per la Funzione Pubblica, il nuovo Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) approvato recentemente in sede di Consiglio dei Ministri, renderà possibile la modernizzazione della pubblica amministrazione con la diffusione di soluzioni tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di produttività: Riduzione di di pagine l anno per effetto dell avvio della dematerializzazione, con l obiettivo al 2012 di ridurre di 3 milioni le pagine Risparmio del 90% dei costi di carta e del relativo impatto ecologico (uso e smaltimento) per circa 6 milioni di euro l anno (solo acquisto senza smaltimento) Riduzione dei tempi fino all 80% per le pratiche amministrative, in particolare di quelle ancora a basso tasso di informatizzazione La posta elettronica certificata (PEC) produrrà un risparmio a regime di 200 milioni di euro per la riduzione della raccomandate della Pubblica Amministrazione ai cittadini, senza contare la riduzione dei tempi e degli spazi di archiviazione La pubblica amministrazione digitale Pag. 2

3 PROBLEMI E ASPETTATIVE Le aspettative sono chiare, ragionevoli e ampiamente condivise dall opinione pubblica, dalle formazioni politiche e sindacali e dai dipendenti stessi delle pubbliche amministrazioni. Ora ogni ente pubblico dovrà porsi la questione di come e cosa fare per transitare davvero verso un amministrazione digitalizzata e sburocratizzata. I problemi sono di natura diversa, complessi e di non semplice soluzione. Attengono a questioni di disponibilità di tecnologie e delle risorse per acquisirle; riguardano la chiarezza, la contraddittorietà e lacunosità della normativa, ma anche le consuetudini e la bassa disponibilità reale al cambiamento da parte dei dipendenti, esecutori e responsabili. COME TECNOLINK PUÒ AIUTARE A RISOLVERE I PROBLEMI E SODDISFARE LE ASPETTATIVE Quando il problema appare complesso e articolato, è importante individuare quello che viene definito il bandolo della matassa. A noi pare che il nocciolo della questione risieda nella capacità del gruppo di direzione dell ente di ridefinire la strategia per la realizzazione dei fini istituzionali proprio a partire dalla dematerializzazione dei documenti, dei processi interni e delle relazioni tra gli uffici, con l utenza e con gli altri Enti Sulla base delle nostre conoscenze ed esperienze consulenziali di Change Management, abbiamo appreso e insegniamo che la condizione necessaria per avviare un radicale processo di cambiamento (come appare quello della pubblica amministrazione digitale) è l esistenza di un gruppo dirigente coeso, consapevole, informato e determinato. Progettazione ed erogazione di un Seminario di Direzione Noi non conosciamo il livello di coesione, di consapevolezza, di informazione e di determinatezza del gruppo di direzione del Vostro Ente, ma insieme ad esso o ai responsabili del settore organizzazione e IT, possiamo determinarlo e progettare il percorso per giungere ad un livello più soddisfacente. La pubblica amministrazione digitale Pag. 3

4 Un percorso di lavoro comune, quindi, che metta in grado il gruppo di direzione nel suo insieme di: Raggiungere una maggiore consapevolezza sulle necessità e l urgenza di passare al modello dell amministrazione pubblica digitale; Favorire una comune e condivisa conoscenza sulle possibilità offerte dalle nuove tecnologie e applicazioni informatiche nel contesto normativo dato, e di come queste possono rivoluzionare - è proprio il caso di usare questo termine - le pratiche operative dell ente con un impatto straordinario sulla riduzione dei costi e sull efficacia (quindi anche sulla soddisfazione degli utenti); Ripensare la strategia complessiva dell Ente, riallineando priorità, obiettivi e risorse per raggiungerli alla luce delle possibilità offerte dalle tecnologie digitali; Progettare il piano di implementazione del l Ente digitale COME ATTIVARE LA RELAZIONE 1. Il direttore Generale o un suo stretto collaboratore richiede un incontro alla Tecnolink per definire con maggior precisione i problemi che si vogliono affrontare e i risultati che si vogliono conseguire; 2. Sulla base dell incontro di cui al punto precedente, Tecnolink elabora una proposta di lavoro corredata da offerta economica che sarà discussa e condivisa con il/i referenti dell Ente; 3. L Ente, se lo riterrà opportuno provvede alla contrattualizzazione della proposta nelle forme stabilite dalla legge. TECNOLINK S.r.l. Sede legale: Via Goffredo Casalis, Torino Sede operativa: Via Vandalino, Torino Tel Fax C.F. e P. IVA CCIAA Reg. Soc. Trib. TO n /98 Cap. Sociale i.v: ,00 La pubblica amministrazione digitale Pag. 4

5 Allegato 1 Global Information Technology Report La pubblica amministrazione digitale Pag. 5

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