DETERMINAZIONE DEL DIRIGENTE

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1 Copia CITTÀ DI ALTAMURA Provincia di Bari 1 SETTORE: AA. GG. E PERSONALE SERVIZIO PERSONALE N. 135 del registro delle determinazioni del 20/02/2015 DETERMINAZIONE DEL DIRIGENTE Oggetto: INFORMATIZZAZIONE UFFICIO PERSONALE. AGGIORNAMENTO ED IMPLEMENTAZIONE DEL SOFTWARE UFFICIO PERSONALE - HALLEY. L.Nicolett

2 Determina n. 135 del 20/02/2015 Proposta n. 140 del 04/02/2015 PREMESSO CHE IL DIRIGENTE - Da diversi anni presso il Comune di Altamura è in uso il software Halley per la gestione delle presenze e degli stipendi, per il tramite della Ditta Florens Software S.a.s. di Giovanni Bifora & C., concessionaria esclusiva della Halley Informatica di Matelica; - Con Determina dirigenziale n. 466 del 08/05/2013 si procedeva ad approvare la proposta della FLORENS Software di Bari per l affidamento dei Servizi di fornitura e Manutenzione dei programmi Halley in uso al Servizio Personale (Gestione Stipendi, Gestione Presenze e Portale del Dipendente) per la durata di anni tre a decorrere dal 01/01/2013 e fino al 31/12/2015; - Il Servizio Personale - Ufficio Stipendi svolge funzione regolamentare di elaborazione degli stipendi e dei riepiloghi mensili (tabulati con elenco dei mandati e riversali per facilitare il caricamento su un altro software di contabilità, liste per banche (allegati di pagamento), cartolarizzazione crediti INPDAP, stampe per versamenti fiscali, gestione Mod. UNIEMens (Inps), controllo file telematico UNIEMens, gestione e stampa F24 F24EP, controllo file telematico F24, controllo file telematico F24 ENTI PUBBLICI, gestione dati tesoreria Inpdap, gestione Fondi Previdenza Complementare, controllo preavvisi telematici Mod. 770 Semplificato e Ordinario, controllo estratto conto contributivo INPDAP, invii telematici, stampa cassetto fiscale); - L Ufficio gestisce anche una notevole mole di istanze e pratiche; infatti si occupa, oltre alle variazioni di carattere anagrafico, di inquadramento e retributivo del personale dipendente, delle cessazioni e delle assunzioni, delle competenze accessorie comprese eventuali determine di liquidazione delle stesse, nonché di accensioni da parte dei dipendenti di cessioni, prestiti o riscatti e relativi istituti creditori con conseguenti modalità di pagamento. - occorre implementare la dotazione informatica Halley in uso attraverso l utilizzo delle ulteriori dotazioni software disponibili e dedicati alla gestione informatizzata della dotazione organica e del fascicolo elettronico del personale al fine di ottimizzare processi e procedure legate alla gestione giuridica del Personale. In particolare: a) la procedura Gestione Giuridica rappresenta una valida e razionale soluzione alle problematiche connesse alla gestione del fascicolo del personale. La gestione è stata strutturata per potersi integrare con il software Gestione dei Trattamenti Pensionistici dell INPDAP ; b) la procedura Fascicolo dipendente permette la registrazione di tutti i principali eventi che interessano la carriera di un dipendente (assunzioni, passaggi di livello, rinnovi contrattuali, aspettative, cessazioni, procedimenti disciplinari ecc.). L insieme degli eventi inseriti per ogni dipendente costituisce il fascicolo personale di ognuno. Esso può essere consultato in qualsiasi momento, compresi tutti gli allegati che possono essere associati ad ogni evento, senza dover ricorrere al cartaceo. Il file da allegare può essere selezionato, oppure scansionato al momento o importato dalla procedura. Nel fascicolo è possibile archiviare, oltre alle informazioni classiche sulla carriera, anche: Titoli di studio, Corsi e aggiornamenti, Attività extra-ufficio, Capacità e competenze. Tutto codificato per avere una vera e propria Banca delle competenze di tutto il personale. In base ai dati presenti nel fascicolo il programma permette di stampare i dati utili alla compilazione del modello 98.2, nonché di stampare il modello PA04; c) la procedura Dotazione Organica permette di ottenere il Diagramma della struttura organizzativa con e senza risorse umane, predisporre il Piano occupazionale e relativi costi, formulare i Contratti di assunzione e file XML per comunicazioni obbligatorie; consente inoltre l Analisi e proiezioni dei costi, anche ultra annuali, di qualsiasi livello di struttura, per categorie/profili professionali, ecc.; d) gli applicati descritti sono tutti compatibili con le licenze Halley attive; - l Ufficio Stipendi dal 12/04/2015 perderà l unica unità addetta alla elaborazione degli stipendi per collocamento in quiescenza, e che pertanto si rende necessario un supporto professionale per la gestione degli stipendi da parte della ditta Florens Software, concessionaria esclusiva della Halley Informatica di Matelica, sia per quanto riguarda l elaborazione stessa degli stipendi, sia per quanto riguarda la formazione del personale per la gestione del software Stipendi Halley. RISCONTRATO CHE la fornitura in questione non può che essere affidata alla stessa Halley Informatica attraverso il suo Rivenditore esclusivo Florens Software di Bari (vedi dichiarazione Halley del Pagina 1 di 3

3 22/01/2015), in quanto ricorrono le condizioni di cui all art. 57 punto n.2 lett. B) del D. Lgs.n.163/06 e s.m.i., per ragioni attinenti alla tutela di diritti esclusivi; DATO ATTO, in ordine alla obbligatorietà per gli Enti locali di far ricorso, ai fini dell acquisizione di beni e servizi c.d. sotto soglia, al mercato elettronico previsto e disciplinato all art. 328 d.p.r. 327/2010, che l infungibilità della prestazione oggetto del presente affidamento (ex art. 57, punto 2, lett. B) è inidonea ad essere oggetto di procedure comparative elettroniche (Deliberazione n. 64/2014/PAR - Corte dei Conti Sezione Regionale di Controllo per la Liguria - Adunanza del 10 novembre 2014); VISTE le offerte trasmessa dalla ditta Florens Software di Bari, cosi dettagliatamente specificata: 1. Estensione di Dotazione Organica 0,00; 1. Gestione Giuridica (licenza d uso) 0,00; 2. Installazione e formazione, fino alla piena operatività della Dotazione Organica e della Gestione Giuridica (una tantum) 4.000,00; 3. Manutenzione Software e Sistemistica Luglio Dicembre 2015 (una tantum) 3.500,00; 4. Formazione del personale addetto alla gestione degli Stipendi Halley 1.800,00; 5. Supporto professionale per la gestione degli stipendi (al mese) 1.000,00; CONSIDERATO CHE la fornitura in questione assicurerà: 1. Fornitura del Software Gestione Giuridica e Dotazione Organica Halley; 1. Installazione e Formazione, fino alla piena operatività delle implementazioni richieste; 2. La Formazione della procedura Gestione Giuridica che si organizzerà nelle seguenti fasi: Fase 1 Spiegazioni per codici e tabelle utilizzate per il giuridico. Parametrizzazione - collegamento voci cedolino con voci retributive. Spiegazioni ed inserimento dati fascicolo e dati pregressi. Fase 2 Controllo dati inseriti (fascicolo), spiegazioni per registrazione annuale retribuzioni, per stampa certificato di servizio, per stampa tabulato mod , PA04, spiegazioni per funzioni di documentazione sanitaria. 3. La Formazione della Procedura Dotazione Organica si organizzerà nelle seguenti fasi: Fase 1 Inserimento iniziale dei dati mettendo in grado l operatore di lavorare con la procedura almeno per quanto riguarda l inserimento della struttura iniziale e relative stampe di controllo. Fase 2 Addestramento alla procedura: gestione della struttura organizzativa, gestione del piano occupazionale, gestione del personale fuori dotazione organica. 4. Manutenzione Software e Sistemistica Luglio Dicembre 2015 (una tantum). 5. Piano di addestramento della procedura per la gestione degli Stipendi Formazione dei dipendenti dell Ufficio Personale da parte di personale qualificato all utilizzo della procedura per la gestione degli stipendi. 6. Supporto professionale di personale della ditta Florens Software S.a.s. all Ufficio Stipendi (4 gg. al mese). La ditta presterà, tramite il proprio personale qualificato, un supporto professionale per 4 giorni al mese, per garantire tutti gli adempimenti mensili necessari allo sviluppo degli stipendi: RITENUTO dover approvare i preventivi di che trattasi; VISTO l art.107 del T.U.E.L. approvato con D. Lgs. N.267/00; VISTO l art.94 dello Statuto Comunale; VISTO l art.17 del D. Lgs. N.165/01; VISTI gli artt del Regolamento di Contabilità; ACQUISITO il CIG (Codice Identificativo Gara) assegnato Z4A per tutto quanto esposto in narrativa e per i provvedimenti consequenziali da parte degli Uffici competenti; DETERMINA 1. DI APPROVARE il preventivo offerto dalla Ditta Florens Software di Bari per l acquisto Pagina 2 di 3

4 dell aggiornamento del Software Gestionale Gestione Giuridica e Dotazione Organica, oltre ad istallazione, avviamento, formazione del personale e manutenzione per l importo complessivo di 7.500,00 oltre IVA; 2. DI APPROVARE il preventivo offerto dalla Ditta Florens Software di Bari per la formazione a personale per la procedura stipendi per l importo complessivo di 1.800,00 oltre IVA; 3. DI APPROVARE il preventivo offerto dalla Ditta Florens Software di Bari per il supporto all Ufficio Stipendi per l importo mensile di 1.000,00 oltre IVA, stabilendo di avvalersi di detto servizio per mesi 4; 4. DI IMPUTARE la spesa complessiva di ,00 oltre IVA, per un totale complessivo di ,00 all Int Cap all oggetto: Prestazioni di Servizi Altri Servizi Generali - Informatizzazione int cap oggetto prestazioni di servizi-ufficio tecnico int cap oggetto prestazioni di servizi-anagrafe - R.P. Bil subimp.2457/4/2012, 2459/3/2012, 2460/4/2012; 5. DI DARE ATTO che il Responsabile dell esecuzione è la dott.ssa Rossella Quinto; 6. DI DARE ATTO che la liquidazione della relativa fattura sarà effettuata ad avvenuta fornitura del software ed a presentazione fattura, munita del visto di attestazione del Dirigente e senza adozione di ulteriore provvedimento, previa presentazione di apposito rendiconto delle ore di formazione e delle ore di supporto prestate; Redatta da L.Nicolett IL DIRIGENTE DEL 1 SETTORE: AA. GG. E PERSONALE Luca Nicoletti Pagina 3 di 3

5 Pareri Comune di ALTAMURA Estremi della Proposta Proposta Nr / 140 Settore Proponente: 1 SETTORE: AA. GG. E PERSONALE Ufficio Proponente: Oggetto: PERSONALE INFORMATIZZAZIONE UFFICIO PERSONALE. AGGIORNAMENTO ED IMPLEMENTAZIONE DEL SOFTWARE UFFICIO PERSONALE - HALLEY. Nr. adozione settore: 20 Nr. adozione generale: 135 Data adozione: 20/02/2015 Visto contabile RAGIONERIA In ordine alla regolarità contabile della presente proposta, ai sensi dell'art. 151, comma 4, TUEL - D.Lgs. n. 267 del , si esprime parere FAVOREVOLE. Sintesi parere: PARERE FAVOREVOLE Data 19/02/2015 Responsabile del Servizio Finanziario

6 Determinazione n. 135 del 20/02/2015 VISTO AI SENSI DELL ART. 151 COMMA 4 DEL D.LGS. 18/8/2000 NR. 267, AI SOLI FINI DELLA COPERTURA DELLA SPESA, CHE RECITA: I PROVVEDIMENTI DEI RESPONSABILI DEI SERVIZI CHE COMPORTANO IMPEGNI DI SPESA SONO TRASMESSI AL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO E SONO ESECUTIVI CON L'APPOSIZIONE DEL VISTO DI REGOLARITÀ CONTABILE ATTESTANTE LA COPERTURA FINANZIARIA. Altamura, lì... IL DIRIGENTE - II SETTORE FINANZIARIO dott. Francesco FAUSTINO Registro Albo Pretorio On Line n. La presente determinazione è affissa all Albo Pretorio On Line consecutivi. di questo Comune per 15 giorni Altamura, lì... f.to IL FUNZIONARIO