GUIDA PRATICA ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA PER PRESENTARE RICHIESTE DI FINANZIAMENTO E LA GESTIONE DELLE INIZIATIVE - GRUPPI STUDENTESCHI -

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1 GUIDA PRATICA ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA PER PRESENTARE RICHIESTE DI FINANZIAMENTO E LA GESTIONE DELLE INIZIATIVE - GRUPPI STUDENTESCHI - Ogni studente regolarmente iscritto all Università di Pavia può costituire un Gruppo studentesco per realizzare una singola iniziativa nel corso del medesimo anno di riferimento. La creazione di un Gruppo è quindi concomitante alla presentazione della richiesta di finanziamento per l iniziativa. Un Gruppo studentesco può essere composto da: i) almeno 40 studenti sostenitori iscritti per l anno accademico di riferimento all Università degli Studi di Pavia presso la sede di Pavia, ii) almeno 15 studenti sostenitori se iscritti presso le sedi di Cremona o Mantova, iii) almeno 10 studenti iscritti a corsi di dottorato se gruppi di soli dottorandi. I Gruppi hanno durata annuale e gli studenti sostenitori decadono il 31 dicembre dell anno solare di riferimento del bando. Studenti soci di un Associazione studentesca non possono essere al contempo sostenitori di alcun Gruppo e viceversa. Studenti sostenitori di un Gruppo studentesco non possono essere sostenitori, durante il medesimo anno, di un altro Gruppo studentesco. Lo studente che accede in procedura per creare un Gruppo e chiedere al contempo il finanziamento dell iniziativa diventa il RESPONSABILE sia del Gruppo che dell iniziativa. L accesso alla procedura è consentito solo agli studenti regolarmente iscritti all Università di Pavia. Lo studente che intende essere Responsabile del Gruppo deve valutare attentamente di non laurearsi entro l anno o comunque del completamento dell intera procedura relativa all iniziativa presentata: se uno studente responsabile si laurea o comunque decade dallo status di studente, non può più accedere alla procedura. Inoltre, la procedura potrebbe bloccare la regolare prosecuzione dell iniziativa anche se già approvata. Si raccomanda in questi casi di inviare tempestivamente una mail ad acersat@unipv.it comunicando il nominativo del nuovo responsabile. 1

2 ATTENZIONE! Se la procedura informatizzata dà dei problemi, provare a svuotare la cache o utilizzare un altro browser. Se i problemi sussistono, contattare acersat@unipv.it. È preferibile NON fare copia/incolla da un file word o altri tipi di file ai campi della procedura ma compilate direttamente i campi! Ricordate che questi possono contenere un numero di caratteri limitato e inserendo un numero di caratteri maggiore il sistema segnala errore e non permette il salvataggio! Anche gli spazi tra una parola e l'altra sono considerati nel conteggio dei caratteri. Alcuni caratteri speciali non sono codificati in procedura. Si consiglia pertanto di attenersi a quelli di uso comune. Si possono utilizzare ad es. le lettere accentate, apici, punti interrogativi o esclamativi. Se si cerca di accedere alla procedura Acersat dalla rete di un Collegio universitario, è possibile che non funzioni perché di solito queste strutture bloccano alcune "porte" per la navigazione su web. Riprovare da una rete privata o da quella dell'università di Pavia (es. aule informatizzate d'ateneo). Se il problema persiste, contattare acersat@unipv.it Collegarsi alla pagina web della e fare LOGIN con le proprie credenziali d Ateneo Nel menù sulla sinistra fare click su RICHIEDI LA CREAZIONE DI UN GRUPPO 2

3 Compilare tutti i campi con le informazioni richieste relative al gruppo e all iniziativa da presentare e inserire il Codice Fiscale del SUPPLENTE del gruppo 3

4 Fare click su SFOGLIA e inserire la PRESENTAZIONE DETTAGLIATA dell'iniziativa proposta che ne illustri i contenuti, le caratteristiche, le modalità di realizzazione, luogo e periodo in cui essa è prevista il PIANO FINANZIARIO con dettaglio delle singole voci di spesa previste e relativi importi, assicurandosi che siano conformi a quanto indicato nel Bando (Criteri per l ammissibilità delle richieste di finanziamento) ed eventuali contributi richiesti/già ottenuti da altri enti o privati Fare click su INVIA RICHIESTA per completare la procedura Se tutte le operazioni sono state effettuate correttamente, appare una scritta verde richiesta correttamente inserita. ATTENZIONE! Se invece appare lo schermo bianco, la procedura potrebbe non essere andata a buon fine. Riprovare a creare il gruppo, in caso di ulteriori problemi contattare acersat@unipv.it 4

5 A questo punto, gli studenti che desiderano possono aderire al gruppo appena formato. Ogni aderente deve collegarsi alla procedura con le proprie credenziali di Ateneo quindi, facendo click su ADERISCI AD UN GRUPPO nel menù sulla sinistra, scegliere il gruppo a cui aderire e cliccare su ADERISCI Nel momento in cui il gruppo raggiunge la quota minima di adesioni, il gruppo è attivo e l iniziativa presentata è valida. Il Responsabile e il Supplente riceveranno una mail con l indicazione del raggiungimento del quorum e del nominativo degli studenti aderenti. Il Responsabile può stampare la richiesta e la ricevuta di presentazione dell iniziativa e conservarle Se il gruppo non raccoglie il numero minimo di aderenti, l iniziativa non è valida e non sarà ammessa alla valutazione della Commissione Permanente Studenti. Le richieste valide sono valutate dalla Commissione Permanente Studenti che può autorizzare il finanziamento completo, o solo parziale o respingere l iniziativa presentata. L esito della valutazione viene comunicato mezzo al Responsabile e al Supplente del gruppo 5

6 Entro 15 giorni dalla comunicazione di assegnazione dei contributi, accedere alla procedura e cliccare su Modulo per l accettazione del contributo del tuo gruppo Cliccare su ACCETTAZIONE CONTRIBUTO Ricordarsi di prenotare le aule/spazi universitari e fare eventuali richieste per poter utilizzare il logo dell Ateneo seguendo i tempi e la modulistica indicata sulla pagina web di Acersat La richiesta per la prenotazione dell aula deve essere inviata almeno 15 giorni prima dell evento, ma si consiglia di prenotarla con il maggiore anticipo possibile, in quanto potrebbero non esserci aule o spazi disponibili per la data fissata. Almeno 15 giorni prima della realizzazione dell iniziativa cliccare su Conferma Iniziativa del tuo Gruppo, inserire nel modulo luogo di svolgimento (es. aula del quattrocento) e data definitivi di svolgimento dell iniziativa, allegare la bozza del materiale pubblicitario che si intende utilizzare (locandine, manifesti, etc.) e premere INVIA CONFERMA. La Commissione Permanente Studenti può contestare l idoneità del materiale entro i successivi 7 giorni. Il silenzio entro questi termini è considerato assenso e l iniziativa può essere svolta. 6

7 Una volta conclusa l iniziativa e comunque entro 1 mese dalla sua realizzazione, presentare la relazione consuntiva cliccando su Invia la relazione consuntiva del tuo Gruppo per poter presentare la relazione consuntiva occorre allegare: la relazione dettagliata sullo svolgimento dell iniziativa il piano finanziario consuntivo, utilizzando lo stesso schema del piano finanziario presentato per la richiesta di finanziamento il materiale pubblicitario definitivo (qualora in fase di conferma iniziativa sia stato inviato il materiale in bozza) La Commissione Permanente Studenti può contestare la conformità della relazione e degli altri documenti rispetto a quelli presentati nella richiesta di finanziamento entro 10 giorni. Il silenzio entro questi termini è considerato assenso e si potrà procedere con la richiesta di rimborso leggere con attenzione le LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE ED IL RIMBORSO DELLE SPESE PER INIZIATIVE CULTURALI E RICREATIVE PROPOSTE DAGLI STUDENTI allegate al bando Cliccare su Richiedi un Rimborso Inserire le coordinate bancarie richieste e premere 7

8 Stampare la richiesta e consegnarla, insieme a tutti i documenti originali (fatture, scontrini, etc.) e ad una lista sintetica dei documenti presentati, al Servizio bilancio e programmazione finanziaria (P.zza Leonardo da Vinci 17 Ufficio gestione uscite, riferimento Sig. Paolo Gussoni, tel paolo.gussoni@unipv.it) Per chiedere ulteriori informazioni o segnalare malfunzionamenti del sistema, contattare l ufficio Attività per gli studenti e diritto allo studio via S. Agostino 1, Pavia Tel e-mai: acersat@unipv.it 8