GUIDA PRATICA ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA PER PRESENTARE RICHIESTE DI FINANZIAMENTO E LA GESTIONE DELLE INIZIATIVE - ASSOCIAZIONI STUDENTESCHE -

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1 GUIDA PRATICA ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA PER PRESENTARE RICHIESTE DI FINANZIAMENTO E LA GESTIONE DELLE INIZIATIVE - ASSOCIAZIONI STUDENTESCHE - Tutti gli studenti soci di un associazione (inseriti come tali nella procedura informatica) e regolarmente iscritti all Università di Pavia possono fare richiesta di finanziamento per una o più iniziative nel corso del medesimo anno. Lo studente che accede alla procedura e compila il modulo per richiederne il finanziamento è il RESPONSABILE dell iniziativa. Se uno studente responsabile di iniziativa si laurea o comunque decade dallo status di studente, non può più accedere alla procedura. Inoltre, nel caso di decadenza del responsabile la procedura potrebbe bloccare la regolare prosecuzione dell iniziativa, anche se già approvata. Si raccomanda in questi casi di inviare tempestivamente una mail ad acersat@unipv.it comunicando il nominativo del nuovo responsabile. ATTENZIONE! Se la procedura informatizzata dà dei problemi, provare a svuotare la cache o utilizzare un altro browser. Se i problemi sussistono, contattare acersat@unipv.it. È preferibile NON fare copia/incolla da un file word o altri tipi di file ai campi della procedura ma compilate direttamente i campi! Ricordate che questi possono contenere un numero di caratteri limitato e inserendo un numero di caratteri maggiore il sistema segnala errore e non permette il salvataggio! Anche gli spazi tra una parola e l'altra sono considerati nel conteggio dei caratteri. Alcuni caratteri speciali non sono codificati in procedura. Si consiglia pertanto di attenersi a quelli di uso comune. Si possono utilizzare ad es. le lettere accentate, apici, punti interrogativi o esclamativi. Se si cerca di accedere alla procedura Acersat dalla rete di un Collegio universitario, è possibile che non funzioni perché di solito queste strutture bloccano alcune "porte" per la navigazione su web. Riprovare da una rete privata o da quella dell'università di Pavia (es. aule informatizzate d'ateneo). Se il problema persiste, contattare acersat@unipv.it

2 SI RACCOMANDA, PRIMA DI ACCEDERE ALLA PROCEDURA ON-LINE PER CARICARE LA PROPOSTA DI INIZIATIVA E LA RICHIESTA DI FINANZIAMENTO, DI LEGGERE ATTENTAMENTE IL BANDO E LE LINEE GUIDA ACERSAT ALLEGATE AL BANDO, CHE CONTENGONO TUTTE LE ISTRUZIONI NECESSARIE PER PROGETTARE E SVOLGERE INIZIATIVE ACERSAT. Scaricare dalla pagina la SCHEDA PRESENTAZIONE INIZIATIVA, contenente anche il piano finanziario con dettaglio delle singole voci di spesa, e compilarla in maniera accurata, spiegando in maniera chiara e completa sia i contenuti dell iniziativa sia le modalità di svolgimento della stessa. Assicurarsi che le voci di spesa e i relativi importi siano conformi a quanto indicato nel CAPO II delle Linee guida Acersat Collegarsi alla pagina web della e fare LOGIN con le proprie credenziali d Ateneo (Codice fiscale e pwd) Nel menù sulla sinistra fare click su RICHIEDI IL FINANZIAMENTO PER UNA INIZIATIVA DELLA TUA ASSOCIAZIONE

3 Compilare tutti i campi e inserire il Codice Fiscale del SUPPLENTE dell iniziativa. I campi dovranno contenere solo le informazioni essenziali (riassunto) riportate nella SCHEDA PRESENTAZIONE INIZIATIVA

4 Fare click su SFOGLIA e inserire la SCHEDA PRESENTAZIONE INIZIATIVA compilata Fare click su INVIA RICHIESTA per completare la procedura Se tutte le operazioni sono state effettuate correttamente, appare una scritta verde richiesta correttamente inserita. ATTENZIONE! Se, invece, appare lo schermo bianco, la procedura potrebbe non essere andata a buon fine. Verificare se nel menù compare la voce Stampa richiesta o ricevuta di presentazione delle iniziative. Se non compare, la richiesta è fallita, quindi riprovare. Se il problema sussiste, contattare acersat@unipv.it Stampare la richiesta e la ricevuta di presentazione dell iniziativa e conservarle Le richieste sono valutate dalla Commissione Permanente Studenti che può autorizzare il finanziamento completo, o solo parziale o respingere l iniziativa presentata. L esito della valutazione viene comunicata mezzo al Responsabile e al Supplente dell iniziativa e per conoscenza al Responsabile e al Supplente dell Associazione

5 Entro 15 giorni dalla comunicazione di assegnazione dei contributi, accedere alla procedura e cliccare su Elenco delle tue iniziative per le quali è possibile accettare il contributo, inviare la conferma, inviare la Relazione Consuntiva e/o richiedere un rimborso Cliccare su ACCETTAZIONE CONTRIBUTO in corrispondenza dell iniziativa presentata Ricordarsi di prenotare le aule/spazi universitari e fare eventuali richieste per poter utilizzare il logo dell Ateneo seguendo i tempi e la modulistica indicata sulle Linee guida Acersat. La richiesta per la prenotazione dell aula deve essere inviata almeno 15 giorni prima dell evento, ma si consiglia di prenotarla con il maggiore anticipo possibile, in quanto le aule o gli spazi potrebbero non essere disponibili per la data fissata.

6 Almeno 15 giorni prima della realizzazione dell iniziativa accedere alla procedura e cliccare su Elenco delle tue iniziative per le quali è possibile accettare il contributo, inviare la conferma, inviare la Relazione Consuntiva e/o richiedere un rimborso, quindi su Conferma iniziativa. Inserire nel modulo luogo di svolgimento (es. aula del quattrocento) e la data definitiva di svolgimento dell iniziativa, allegare la bozza del materiale pubblicitario che si intende utilizzare (locandine, manifesti, etc.), inserire il MESSAGGIO PUBBLICITARIO che sarà riportato sul portale e nella newsletter di Ateneo e premere INVIA CONFERMA. La Commissione Permanente Studenti può contestare l idoneità del materiale entro i successivi 7 giorni. Il silenzio entro questi termini è considerato assenso e il materiale pubblicitario può essere stampato. Una volta conclusa l iniziativa e comunque non oltre 1 mese dalla sua realizzazione, scaricare e compilare in maniera chiara e dettagliata la SCHEDA RELAZIONE CONSUNTIVA INIZIATIVA, completa del piano finanziario consuntivo, scaricabile dalla pagina Leggere con attenzione il CAPO II delle Linee guida Acersat prima di compilare il piano finanziario Accedere alla procedura e caricare la relazione consuntiva cliccando su Elenco delle tue iniziative per le quali è possibile accettare il contributo, inviare la

7 conferma, inviare la Relazione Consuntiva e/o richiedere un rimborso e su Conferma Iniziativa e successivamente su RELAZIONE CONSUNTIVA; Cliccando su SFOGLIA, allegare la SCHEDA RELAZIONE CONSUNTIVA INIZIATIVA e il materiale pubblicitario definitivo (qualora in fase di conferma iniziativa sia stato inviato il materiale in bozza) La Commissione Permanente Studenti può contestare la conformità della relazione e degli altri documenti rispetto a quelli presentati nella richiesta di finanziamento entro 14 giorni. Il silenzio entro questi termini è considerato assenso e si potrà procedere quindi con la richiesta di rimborso Accedere alla procedura e cliccare su Elenco delle tue iniziative per le quali è possibile accettare il contributo, inviare la conferma, inviare la Relazione Consuntiva e/o richiedere un rimborso e su Conferma Iniziativa e successivamente su Relazione Consultiva e su RICHIESTA RIMBORSO Inserire le coordinate bancarie richieste e premere Stampare la richiesta prodotta dalla procedura e consegnarla, insieme a tutti i documenti originali (fatture, scontrini, etc.) e ad una lista sintetica dei documenti presentati, al Servizio Bilancio e Programmazione Finanziaria (P.zza Leonardo da Vinci 17 Ufficio gestione uscite, riferimento Sig. Paolo Gussoni, tel paolo.gussoni@unipv.it) Per chiedere ulteriori informazioni o segnalare malfunzionamenti del sistema, contattare l ufficio Attività per gli studenti e diritto allo studio via Ferrata 5, Pavia Tel e-mai: acersat@unipv.it