GUIDA PRATICA ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA PER PRESENTARE RICHIESTE DI FINANZIAMENTO E LA GESTIONE DELLE INIZIATIVE - GRUPPI STUDENTESCHI -

Transcript

1 GUIDA PRATICA ALL UTILIZZO DELLA PROCEDURA PER PRESENTARE RICHIESTE DI FINANZIAMENTO E LA GESTIONE DELLE INIZIATIVE - GRUPPI STUDENTESCHI - Ogni studente regolarmente iscritto all Università di Pavia può costituire un Gruppo studentesco per realizzare al massimo una iniziativa a semestre nel corso del medesimo anno di riferimento. La creazione di un Gruppo è concomitante alla presentazione della richiesta di finanziamento per l iniziativa. I Gruppi hanno durata annuale e decadono il 31 dicembre dell anno solare di riferimento del bando. Lo studente che accede in procedura per creare un Gruppo e chiedere al contempo il finanziamento dell iniziativa è il RESPONSABILE sia del Gruppo che dell iniziativa. Se lo studente responsabile si laurea o comunque decade dallo status di studente, non può più accedere alla procedura e la procedura potrebbe bloccare la regolare prosecuzione dell iniziativa anche se già approvata. Si raccomanda in questi casi di inviare tempestivamente una mail ad acersat@unipv.it comunicando il nominativo del nuovo responsabile. ATTENZIONE! Se la procedura informatizzata dà dei problemi, provare a svuotare la cache o utilizzare un altro browser. Se i problemi sussistono, contattare acersat@unipv.it. Ricordate che i campi da compilare nelle maschere della procedura possono contenere un numero di caratteri limitato e inserendo un numero maggiore il sistema segnala errore e non permette il salvataggio! Anche gli spazi tra una parola e l'altra sono considerati nel conteggio dei caratteri. Alcuni caratteri speciali non sono codificati in procedura. Si consiglia pertanto di attenersi a quelli di uso comune. Si possono utilizzare ad es. le lettere accentate, apici, punti interrogativi o esclamativi. Se si cerca di accedere alla procedura Acersat dalla rete di un Collegio universitario, è possibile che non funzioni perché di solito queste strutture bloccano alcune "porte" per la navigazione su web. Riprovare da una rete privata o da quella 1

2 dell'università di Pavia (es. aule informatizzate d'ateneo). Se il problema persiste, contattare SI RACCOMANDA, PRIMA DI ACCEDERE ALLA PROCEDURA ON-LINE PER CARICARE LA PROPOSTA DI INIZIATIVA E LA RICHIESTA DI FINANZIAMENTO, DI LEGGERE ATTENTAMENTE IL BANDO E LE LINEE GUIDA ACERSAT ALLEGATE AL BANDO, CHE CONTENGONO TUTTE LE ISTRUZIONI NECESSARIE PER PROGETTARE E SVOLGERE INIZIATIVE ACERSAT. Scaricare dalla pagina la SCHEDA PRESENTAZIONE INIZIATIVA, contenente anche il piano finanziario, e compilarla in maniera accurata, spiegando in maniera chiara e completa sia i contenuti dell iniziativa sia le modalità di svolgimento della stessa. Assicurarsi che le voci di spesa e i relativi importi siano conformi a quanto indicato nel CAPO II delle Linee guida Acersat Collegarsi alla pagina web della e fare LOGIN con le proprie credenziali d Ateneo (Codice fiscale e pwd) Nel menù sulla sinistra fare click su RICHIEDI LA CREAZIONE DI UN GRUPPO Compilare tutti i campi e inserire il Codice Fiscale del SUPPLENTE dell iniziativa. I campi dovranno contenere solo le informazioni essenziali (riassunto) riportate nella SCHEDA PRESENTAZIONE INIZIATIVA 2

3 Fare click su SFOGLIA e inserire la SCHEDA PRESENTAZIONE INIZIATIVA compilata Fare click su INVIA RICHIESTA per completare la procedura Se tutte le operazioni sono state effettuate correttamente, appare una scritta verde richiesta correttamente inserita. ATTENZIONE! Se, invece, appare lo schermo bianco o messaggi di errore, il caricamento è fallito. Verificare se nel menù compare la voce Stampa richiesta o ricevuta di presentazione delle iniziative. Se non compare, uscire e riaccedere alla procedura e riprovare. Se il problema sussiste, contattare acersat@unipv.it A questo punto, gli studenti che desiderano possono aderire al gruppo appena formato. Ogni studente sostenitore deve collegarsi alla procedura con le proprie credenziali di Ateneo quindi, facendo click su ADERISCI AD UN GRUPPO nel menù sulla sinistra, scegliere il gruppo a cui aderire e cliccare su ADERISCI Nel momento in cui il gruppo raggiunge la quota minima di adesioni, il gruppo è attivo e l iniziativa presentata è valida. Il Responsabile e il Supplente riceveranno 3

4 una mail con l indicazione del raggiungimento del quorum e del nominativo degli studenti aderenti. Il Responsabile deve stampare dalla procedura on-line la richiesta di creazione del Gruppo e la ricevuta di presentazione dell iniziativa. Una copia della richiesta di creazione deve essere firmata dal Responsabile e dal Supplente e consegnata all Ufficio Protocollo e Archivio di Deposito (Servizio Sistemi Archivistici) sito al piano terra del Palazzo del Maino Via Mentana 4 aperto al pubblico con il seguente orario: lunedì, martedì, giovedì e venerdì ore 9:00-12:00, mercoledì ore 9:00-12:00 e 14:00-16:30. ATTENZIONE: la richiesta deve essere presentata all ufficio protocollo entro i termini indicati alla pagina web e nella di avviso inviata agli studenti. La mancata consegna all ufficio protocollo nei termini indicati invaliderà la richiesta di iscrizione all Albo. Qualora il raggiungimento del quorum avvenisse entro il termine indicato ma l ufficio protocollo fosse chiuso al pubblico, la richiesta può essere trasmessa all ufficio Attività per gli Studenti e Diritto allo Studio tramite all indirizzo acersat@unipv.it, allegando la copia firmata e scansionata. Se il gruppo non raccoglie il numero minimo di aderenti, l iniziativa non è valida e non sarà ammessa alla valutazione della Commissione Permanente Studenti. 4

5 Le richieste valide sono valutate dalla Commissione Permanente Studenti che può autorizzare il finanziamento completo, o solo parziale o respingere l iniziativa presentata. L esito della valutazione viene comunicato mezzo al Responsabile e al Supplente del gruppo Entro 15 giorni dalla comunicazione di assegnazione dei contributi, accedere alla procedura e cliccare su Modulo per l accettazione del contributo del tuo gruppo Cliccare su ACCETTAZIONE CONTRIBUTO Ricordarsi di prenotare le aule/spazi universitari e fare eventuali richieste per poter utilizzare il logo dell Ateneo seguendo i tempi e la modulistica indicata sulle Linee guida Acersat. La richiesta per la prenotazione dell aula deve essere inviata almeno 15 giorni prima dell evento, ma si consiglia di prenotarla con il maggiore anticipo possibile, in quanto le aule o gli spazi potrebbero non essere disponibili per la data fissata. Almeno 15 giorni prima della realizzazione dell iniziativa accedere alla procedura e cliccare su Elenco delle tue iniziative per le quali è possibile 5

6 accettare il contributo, inviare la conferma, inviare la Relazione Consuntiva e/o richiedere un rimborso, quindi su Conferma iniziativa. Compilare nel modulo il luogo di svolgimento (es. aula del quattrocento), la data di svolgimento dell iniziativa, il COMUNICATO STAMPA che sarà riportato sul portale e nella newsletter di Ateneo e allegare la bozza del materiale pubblicitario (locandine, manifesti, etc.) e premere INVIA CONFERMA. La Commissione Permanente Studenti può contestare l idoneità del materiale entro i successivi 5 giorni. Il silenzio entro questi termini è considerato assenso e il materiale pubblicitario può essere stampato. Una volta conclusa l iniziativa e comunque non oltre 1 mese dalla sua realizzazione, scaricare e compilare in maniera chiara e dettagliata la SCHEDA RELAZIONE CONSUNTIVA INIZIATIVA, completa del piano finanziario consuntivo, scaricabile dalla pagina Leggere con attenzione il CAPO II delle Linee guida Acersat prima di compilare il piano finanziario Accedere alla procedura e caricare la relazione consuntiva cliccando su Invia la relazione consuntiva del tuo Gruppo 6

7 Cliccando su SFOGLIA, allegare la SCHEDA RELAZIONE CONSUNTIVA INIZIATIVA e il materiale pubblicitario definitivo (qualora in fase di conferma iniziativa sia stato inviato il materiale in bozza) La Commissione Permanente Studenti può contestare la conformità della relazione e degli altri documenti rispetto a quelli presentati nella richiesta di finanziamento entro 14 giorni. Il silenzio entro questi termini è considerato assenso e si potrà procedere quindi con la richiesta di rimborso Accedere alla procedura e cliccare su Richiedi un Rimborso Inserire le coordinate bancarie richieste e premere Stampare la richiesta prodotta dalla procedura e consegnarla, insieme a tutti i documenti originali (fatture, scontrini, etc.) e ad una lista sintetica dei documenti presentati, al Servizio Bilancio e Programmazione Finanziaria (P.zza Leonardo da Vinci 17 Ufficio gestione uscite, riferimento Sig. Lorenza Bagarotti tel (lorenza.bagarotti@unipv.it). ATTENZIONE: L INTERA PROCEDURA RELATIVA ALL INIZIATIVA DEVE CONCLUDERSI ENTRO IL 31 DICEMBRE Per chiedere ulteriori informazioni o segnalare malfunzionamenti del sistema, contattare via Ferrata 5, Pavia Tel