3. CAMPO DI APPLICAZIONE E RESPONSABILITA

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1 Regolamento aziendale ai fini dell applicazione delle Linee guida per l Area delle Immobilizzazioni, nell ambito del Percorso attuativo della Certificabilità (PAC), approvate con Decreto Ras n. 4 del OGGETTO Il presente documento disciplina tutte le attività aziendali connesse all inventario fisico delle immobilizzazioni, alla rilevazione del fabbisogno aziendale e conseguente predisposizione del Programma degli investimenti, all individuazione e gestione amministrativo - contabile dei cespiti sulla base delle fonti di finanziamento, alla capitalizzazione delle manutenzioni straordinarie incrementative, alla riconciliazione tra il libro cespiti e contabilità generale e all identificazione dei cespiti destinati alla vendita, in ottemperanza al Decreto RAS n. 4 del SCOPO Lo scopo di questa procedura è quello di identificare un percorso di rilevazione, registrazione ed archiviazione dei valori relativi alle poste contabili afferenti l area delle Immobilizzazioni al fine di rendere tracciabile e documentabile il processo di determinazione dei dati contabili, nel rispetto dei principi civilistici della chiarezza e veridicità del bilancio. 3. CAMPO DI APPLICAZIONE E RESPONSABILITA La presente procedura trova applicazione con riferimento alle poste contabili dell area delle Immobilizzazioni e, più precisamente, all inventario fisico delle immobilizzazioni, rilevazione del fabbisogno aziendale e predisposizione del Programma degli investimenti; alla individuazione dei cespiti sulla base delle fonti di finanziamento; alla capitalizzazione delle manutenzioni; alla riconciliazione tra il libro cespiti e contabilità generale; alla identificazione dei cespiti destinati alla vendita. Nel presente regolamento sono specificati i ruoli e le responsabilità derivanti dall applicazione della presente procedura, ognuno per la parte di propria competenza. Per quanto non indicato espressamente nel presente regolamento si applicano le disposizioni contenute nel Decreto dell Assessore Regionale alla Sanità n 4 del DOCUMENTI DI RIFERIMENTO La procedura di gestione delle Immobilizzazioni e del Patrimonio Netto della Azienda Ospedaliero Universitaria di Cagliari, è redatta nel rispetto delle linee guida sancite dalla Regione Autonoma della Sardegna con l adozione del Decreto dell Assessore Regionale alla Sanità n 4 del , di cui alla Deliberazione del Commissario Straordinario n. 341 del MODALITA' OPERATIVE Il processo di gestione e rilevazione dell' Area Immobilizzazioni è indicato nell allegato B) Immobilizzazioni, del citato Decreto dell Assessore Regionale alla Sanità n 4 del , che prevede specifiche procedure come meglio di seguito indicate : 1

2 - allegato b1) inventario fisico delle immobilizzazioni; - allegatob2) rilevazione del fabbisogno aziendale e predisposizione del Programma degli investimenti; - allegato b3) individuazione dei cespiti sulla base delle fonti di finanziamento; - allegato b4) capitalizzazione delle manutenzioni; - allegato b5) riconciliazione tra il libro cespiti e contabilità generale; - allegato b6) identificazione dei cespiti destinati alla vendita. Allegato b1) Inventario fisico delle immobilizzazioni - la Direzione Generale adotta il Regolamento interno per l esecuzione dell inventario fisico delle immobilizzazioni, su proposta del Servizio Provveditorato ed economato e del Servizio Tecnico e Ingegneria clinica, per quanto di competenza di ciascuno di essi; - provvede quindi alla Deliberazione di approvazione dell inventario, su proposta dei Servizi suindicati. SERVIZIO TECNICO /PROVVEDITORATO - Il Servizio Tecnico e il Provveditorato devono provvedere all attività di ricognizione fisica straordinaria di tutto il patrimonio aziendale entro il primo semestre del 2016 (che procederà sulla base di un prestabilito cronoprogramma); - Tale inventario fisico dovrà successivamente essere garantito con periodicità quinquennale; - Al termine dell attività di ricognizione dovrà essere predisposta la delibera di approvazione dell inventario; - Al fine di avviare tale attività di ricognizione al Servizio Tecnico e/o Provveditorato spetta di provvedere alla consegna di specifiche schede di inventariazione ai consegnatari o sub consegnatari, come previsti dall allegato b1) al D.A. n. 4 del ( Responsabili delle U.O. aziendali). 2

3 Allegato b2) Rilevazione del fabbisogno aziendale e predisposizione del Programma degli investimenti DIRETTORI DI STRUTTURA E DI DIPARTIMENTO - Ai Direttori di struttura e/o di Dipartimento è affidata la rilevazione dello stato di obsolescenza dei cespiti e la predisposizione di apposita relazione di valutazione della loro eventuale sostituzione e/o della necessità di specifici interventi di manutenzione straordinaria; - Ad essi è inoltre affidato l obbligo di verifica della presenza, al proprio interno, di possibili soluzioni alternative all investimento (es. utilizzo congiunto di apparecchiature sanitarie e/o altri beni mobili già presenti nel Presidio); - Definiscono inoltre il livello di priorità da assegnare a ciascuna richiesta, indicandolo nella Scheda tecnica del fabbisogno da consegnare ai previsti servizi tecnico - amministrativi competenti; SERVIZIO TECNICO/PROVVEDITORATO - Il Servizio Tecnico e il Provveditorato devono provvedere all attività di rilevazione e monitoraggio delle esigenze/richieste da parte dei responsabili delle U.O. e dei Dipartimenti dei nuovi investimenti e quindi alla raccolta di specifiche Schede tecniche del fabbisogno per ambito di competenza; - Acquisiscono da parte dei Responsabili delle U.O. e/o dei Direttori di Dipartimento la rilevazione dello stato di obsolescenza dei cespiti e la relazione di valutazione della loro sostituzione e/o della necessità di interventi di manutenzione straordinaria; - È affidata al solo Servizio Tecnico la verifica della presenza dei requisiti di straordinarietà di eventuali interventi di manutenzione; - Entrambi i Servizi devono predisporre un report sintetico periodico (di solito annuale), sulle rilevazioni del fabbisogno che verrà portato all attenzione della Direzione per stabilire il grado di priorità degli investimenti richiesti; - Predispongono, inoltre, la proposta di deliberazione del programma annuale e triennale degli investimenti da adottare entro il 15 novembre di ciascun anno. - Sulla base delle richieste e dei report elaborati sulle rilevazioni del fabbisogno degli investimenti, presentati dai Servizi incaricati (Tecnico e Provveditorato) la Direzione definisce il Programma annuale e triennale degli investimenti; - Delibera l approvazione del programma sanitario annuale e triennale con allegato il programma degli investimenti e il bilancio annuale e triennale di previsione (entro il 15 novembre); 3

4 - Trasmette alla Ras il Report di rilevazioni del fabbisogno con indicazione del grado di priorità degli investimenti; SERVIZIO BILANCIO E PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO - Il Servizio Bilancio e il Servizio di Programmazione e controllo predispongono il Bilancio annuale e triennale di previsione, anche sulla base del programma annuale degli investimenti adottato dalla Direzione come sopra descritto; - A seguito dell adozione del suddetto Piano annuale, provvedono al caricamento del budget (bilancio di previsione) nel sistema autorizzativo di spesa SISAR; - Provvedono, quindi, all inserimento delle macro autorizzazioni di spesa in capo a ciascun Servizio ordinante, anche con riferimento agli investimenti previsti nella deliberazione di adozione del Piano, che trovano copertura nei fondi di parte corrente del FSR ( entro il 31 dicembre). Allegato b3) individuazione dei cespiti sulla base delle fonti di finanziamento in c/capitale e c/esercizio vincolati. SERVIZIO BILANCIO - Il Servizio Bilancio al momento della trasmissione da parte della RAS del documento legittimante l assegnazione definitiva del finanziamento in conto capitale e/o in conto esercizio vincolati, provvede a predisporre la Delibera di recepimento del finanziamento da sottoporre alla Direzione per la sua adozione; - Provvede quindi a contabilizzare l importo assegnato ed il correlativo credito verso la RAS e/o altro Ente pubblico o privato, richiamando la citata deliberazione di recepimento; - Provvede ad inserire nella procedura SISAR tra le chiavi contabili Fonti di finanziamento e Progetti, i dettagli del finanziamento suddetto, collegando le stesse alla Macro autorizzazione di spesa accesa allo stesso finanziamento; - Deve comunicare formalmente ai Servizi Tecnico e Provveditorato, i dettagli della Macro autorizzazione di cui sopra al fine di consentirne l utilizzo per l apertura di specifiche sub autorizzazioni collegate ai singoli provvedimenti di aggiudicazione di gara; - Spetta al Servizio Bilancio, inoltre, la contabilizzazione delle fatture di acquisto del cespite secondo le indicazioni del Servizio Tecnico Logistico e/o Provveditorato, definite in procedura sin dalla fase dell ordine a fornitore, nonché il pagamento delle stesse indicando nell ordinativo il riferimento al finanziamento specificando in esso se si tratta di pagamento in conto capitale ; 4

5 SERVIZIO TECNICO LOGISTICO/PROVVEDITORATO - Ai Servizi Tecnico e Provveditorato, è affidato il compito della predisposizione del provvedimento di indizione di gara e a seguito dell aggiudicazione, dell inserimento sul sistema autorizzativo della relativa sub autorizzazione secondo la procedura su indicata; - Procedono, quindi, alla realizzazione della gara e alla definizione del provvedimento di aggiudicazione definitiva, richiamando in esso il finanziamento e la relativa Deliberazione di recepimento, nonché la macro autorizzazione precedentemente comunicata dal Servizio Bilancio; - Provvedono, inoltre: - Alla stipulazione del relativo contratto; - All emissione dell ordine in procedura SISAR; - Al movimento di carico con collegamento dell ordine e documento di trasporto, anche attraverso la compilazione della scheda di inventariazione e del relativo collaudo (se previsto), con contestuale rilevazione del bene sul registro cespiti e quindi di predisposizione della relativa scheda cespiti; - Alla stampa di report periodici (almeno annuali) dei cespiti acquistati con specifici finanziamenti in conto capitale e in conto esercizio, distinguendoli da quelli acquistati con finanziamenti di parte corrente. - I Servizi Tecnico e Provveditorato, ognuno per gli investimenti di competenza, devono attivare le procedure finalizzate all erogazione delle tranche di finanziamento secondo i presupposti della normativa vigente con riferimento a ciascuna tipologia di contributo, trasmettendo alla RAS periodicamente, la richiesta di erogazione del finanziamento corredata dei dati necessari ai fini della verifica della corrispondenza tra finanziamento assegnato e cespite acquisito. - Adotta la Deliberazione di recepimento dell assegnazione dl finanziamento e autorizzazione al Servizio Bilancio alla contabilizzazione dello stesso e i Servizi Tecnico e Provveditorato alla predisposizione degli atti di gara di acquisto dei cespiti; - Sottoscrive le richieste di erogazione delle tranche di finanziamento e i documenti finali di rendicontazione alla RAS, predisposte dai succitati servizi competenti; 5

6 individuazione dei cespiti sulla base delle fonti di finanziamento: conferimenti, lasciti, donazioni - I cespiti acquisiti con donazioni e lasciti anche in denaro vincolati ad investimenti, vengono trattati in analogia con quanto previsto per i cespiti acquisiti attraverso contributi in conto capitale e conto esercizio. - L alimentazione del segmento di Chiave contabile Fonti di finanziamento avviene mediante l indicazione donazione in denaro vincolata seguita dagli estremi della delibera di accettazione adottata dal Direttore Generale; - Allegato b4) - capitalizzazione delle manutenzioni straordinarie SERVIZIO TECNICO/BILANCIO - Previste nell ambito del Programma degli investimenti le manutenzioni oggetto della capitalizzazione devono essere individuate dal Servizio Tecnico e dal Servizio Bilancio per la verifica della corretta imputazione a costo d esercizio o a capitalizzazione anche ad incremento su cespiti già esistenti; - Nel caso di manutenzione straordinaria da portare ad incremento dei cespiti il Servizio Tecnico deve indicare, nell ordine, il codice di inventario del cespite cui si riferisce e chiedere al fornitore di riportare nei documenti DDT e fattura la dicitura manutenzione straordinaria ; - Il Servizio Tecnico deve quindi comunicare al Servizio Provveditorato il valore delle manutenzioni, i relativi documenti e il codice di inventario del cespite cui si riferiscono al fine di consentire l aggiornamento della stessa scheda cespite per il calcolo dell ammortamento; - Il Servizio Tecnico per ogni intervento di manutenzione deve indicare l eventuale fonte di finanziamento prevista nell ambito del Programma degli investimenti e comunicarla al Servizio Bilancio; - Il Servizio Bilancio, qualora l intervento di manutenzione straordinaria sia coperto da specifico finanziamento, come già previsto per l acquisizione di cespiti, provvede ad inserire nella procedura SISAR tra le chiavi contabili Fonti di finanziamento e Progetti, i dettagli del finanziamento suddetto, collegando le stesse alla Macro autorizzazione di spesa accesa allo stesso finanziamento; - In sede di chiusura del bilancio, qualora ci siano fatture da ricevere per gli interventi di manutenzione straordinaria, il Servizio Tecnico deve quantificare tali costi e predisporre un prospetto da trasmettere al Servizio Bilancio per la contabilizzazione del costo di competenza. 6

7 SERVIZIO PROVVEDITORATO - Il Servizio Provveditorato, nella tenuta del registro cespiti, ricevute precise indicazioni in termini di codice di inventario dei cespiti oggetto degli interventi, deve provvedere ad attivare la procedura di ammortamento con separata indicazione per ciascuna componente della quota di ammortamento da attribuire distintamente al valore di acquisizione del cespite e al valore di ciascuna manutenzione capitalizzata; - Il Servizio deve inoltre provvedere alla stampa di report periodici (almeno annuali) e relative schede dei cespiti oggetto degli interventi finanziati in conto capitale e in conto esercizio, distinguendoli da quelli effettuati con finanziamenti di parte corrente. - Allegato b5) riconciliazione tra il libro cespiti e contabilità generale SERVIZIO PROVVEDITORATO - Il Servizio trasmette, entro il 31 gennaio, le risultanze del libro cespiti al Servizio Bilancio per la verifica con le scritture di contabilità generale; - Provvede, in collaborazione con il Servizio Bilancio all allineamento dei valori dei cespiti acquisiti nell anno o di quelli sui cui sono intervenute manutenzioni straordinarie incrementative, con i valori risultanti dalla contabilità generale e iscritti tra le immobilizzazioni; - Elabora gli ammortamenti e relative sterilizzazioni, comunicandone il risultato al Servizio Bilancio anche attraverso l elaborazione di report analitici e sintetici del registro cespiti distinti per fonti di finanziamento; - Provvede in collaborazione con il Servizio Bilancio all allineamento delle scritture contabili con le risultanze del libro cespiti complessivo; SERVIZIO BILANCIO - Verifica la corrispondenza delle risultanze del registro cespiti con le risultanze della contabilità generale; - Comunica gli esiti al Servizio Provveditorato e al Servizio Tecnico per quanto di competenza di ciascuno; - Elabora contabilmente gli ammortamenti e le relative sterilizzazioni sulla base delle indicazioni e dei report comunicati dal Servizio Provveditorato e dal Servizio Tecnico, garantendo la relativa quadratura e allineando le scritture contabili con le risultanze del libro cespiti; 7

8 Allegato b6) identificazione dei cespiti destinati alla vendita SERVIZIO TECNICO - Sono affidate al Servizio Tecnico le attività inerenti la procedura di dichiarazione di fuori uso e di dismissione di beni mobili durevoli e quindi inventariabili, per le quali si rimanda al relativo Regolamento approvato da questa AOU di Cagliari con Deliberazione n. 620 del , recante Approvazione disciplina degli adempimenti per la dichiarazione di fuori uso e della Deliberazione n. 658 del 07/07/2008, successivamente modificata dalla deliberazione n. 127 del recante Dismissione beni- Costituzione Commissione fuori uso Rettifica deliberazione n 658 del 07/07/ Il Servizio Tecnico ha, altresì, il compito di aggiornamento della situazione degli immobili appartenenti al patrimonio aziendale e dell eventuale gestione della procedura di alienazione di immobili disponibili e indisponibili, secondo quanto disposto dalla normativa in vigore, richiamata dalle citate Linee Guida Area Immobilizzazioni di cui al D.A n. 4 del ; In caso di alienazione di detti beni immobili deve procedere con le seguenti modalità: - Se il bene rientra nel patrimonio indisponibile, e ne ricorrano i presupposti di legge, il Servizio Tecnico deve provvedere alla predisposizione della richiesta di autorizzazione preventiva da inviare alla RAS, per il passaggio del bene dal patrimonio indisponibile al patrimonio disponibile al fine della successiva eventuale alienazione; - Cura tutte le attività di predisposizione degli adempimenti previsti dalla procedura di alienazione del cespite, predisponendo il relativo atto Deliberativo da adottare. - la Direzione, qualora ne ricorrano i presupposti, invia la richiesta di autorizzazione preventiva alla RAS, per il passaggio del bene oggetto dell alienazione, dal patrimonio indisponibile al patrimonio disponibile; - Ricevuta la determinazione di autorizzazione da parte del Direttore Generale del competente Servizio della Sanità, adotta la delibera di alienazione predisposta dal Servizio Tecnico; 8