INTRODUZIONE DELLA COGE NELLE UNIVERSITA. Promemoria gestione contabile COGE contratti attivi: attività c/terzi e contributi
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- Fabrizio Spano
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1 ESEMPLIFICAZIONE RILEVAZIONI CONTABILI Prestazioni di servizi Riprendendo i dati dell esempio proposto nell incontro del 07/09/2012 in merito alle prestazioni di servizi rilevanti agli effetti commerciali e pertanto soggette a fatturazione avremo: Caso 1) Prestazioni Servizi c/to terzi: il 10/09/2012 l Ateneo firma un contratto attivo per prestazioni conto terzi con Danieli Spa di oltre Iva, prevedendo che alla stipula del contratto venga versato un acconto pari al 20% ( oltre Iva e un secondo acconto di oltre Iva al 30/04/2013. La prestazione deve essere ultimata entro il 30/10/2013 e le erogazioni costituiscono anticipi e non SAL;, saldo da fatturare al termine: IVA; si tratta di una prestazione di servizi di durata annuale anche se a cavallo di due annualità. Rilevazioni ESERCIZIO 2012 Al momento della sottoscrizione del contratto si procede con la variazione di budget (lato costi) per a cui corrisponde la gestione delle risorse necessaire ed ai costi previsti per la realizzazione della prestazione (non è necessaria in merito alcuna rilevazione COGE). Al 10/09/2012 (anno N): emissione della fattura per l acconto iniziale che viene contemporaneamente incassato CREDITI VERSO CLIENTI ,00 RICAVI PER ACCONTI* (CE) IVA A DEBITO 4.200,00 CREDITI VERSO CLIENTI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 * L utilizzo temporaneo di questo conto transitorio è finalizzato a consentire la rilevazione sul progetto della quota che viene progressivamente fatturata (anche in acconto). Il ricavo transitorio verrà stornato interamente mediante apposita scrittura a fine anno in contemporanea con la determinazione dell effettivo ricavo di competenza e del risconto passivo. In corso d anno registrazione per natura dei costi sostenuti per (acquisto di una prestazione di servizi presso terzi) immediatamente pagata con liquidazione e contemporaneo pagamento dell Iva a debito all erario COSTO PER SERVIZI (CE) ,00 IVA A CREDITO 2.310,00 DEBITO VS FORNITORI ,00 DEBITO VS FORNITORI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 IVA A CREDITO 2.310,00 1
2 IVA A DEBITO 4.200,00 ISTITUTO CASSIERE 1.890,00 31/12/2012 (anno N): Sterilizzazione del totale dei costi (al netto Iva), sia in riferimento ai costi per risorse acquisiste esternamente ( ), sia in riferimento al costo interno (ad esempio compensi maturati nell esercizio di competenza a favore del personale ancora da erogare secondo le regole di Ateneo), registrando un ricavo correlato al valore dei costi sostenuti sulla commessa realizzata COSTI PERSONALE C/TERZI (CE) ,00 DEBITI V/PERSONALE C/TERZI ,00 MAGAZZINO OPERE IN CORSO RIMANENZE FINALI OPERE IN 31/12/2012: Chiusura del ricavo TRANSITORIO per rilevare il debito per acconti RICAVI PER ACCONTI* (CE) 31/12/12: Situazione economica e patrimoniale dopo le scritture di cui sopra Conto economico COSTO PER SERVIZI (CE) ,00 COSTI PERSONALE C/TERZI (CE) ,00 RIMANENZE FINALI OPERE IN Totale costi Totale ricavi Utile d esercizio Perdita d esercizio 0,00 Stato patrimoniale DEBITI V/PERSONALE C/TERZI ,00 MAGAZZINO OPERE IN CORSO ISTITUTO CASSIERE 9,000,00 Totale attivo Totale passivo ,00 Perdita d esercizio Utile d esercizio 0,00 2
3 31/12/12: Scritture di epilogo e chiusura COSTO PER SERVIZI (CE) ,00 COSTI PERSONALE C/TERZI (CE) ,00 RIMANENZE FINALI OPERE IN ,00 DEBITI V/PERSONALE C/TERZI Il risultato della gestione economica dell esercizio è pari a zero. MAGAZZINO OPERE IN CORSO ISTITUTO CASSIERE 9,000,00 Rilevazioni ESERCIZIO /01/2013 (anno n+1): Riapertura dei conti di Stato Patrimoniale DEBITI V/PERSONALE C/TERZI ,00 MAGAZZINO OPERE IN CORSO ISTITUTO CASSIERE 9,000,00 Totale attivo Totale passivo ,00 30/04/2013 (anno N+1): Rilevazione della fattura per il 2 acconto pari a oltre Iva e relativo incasso CREDITI VERSO CLIENTI ,00 RICAVI PER ACCONTI* (CE) ,00 IVA A DEBITO 3.150,00 CREDITI VERSO CLIENTI ,00 ISTITUTO CASSIERE 18,150,00 30/04/2013 (anno N+1): rilevazione di nuovi costi del personale per l attività di ,00) COSTI PERSONALE C/TERZI (CE) ,00 DEBITI V/PERSONALE C/TERZI ,00 3
4 30/10/2013 (anno N+1): termine della prestazione Ipotesi A: la fattura a saldo viene emessa nello stesso giorno (30/10/2013) e tutto si conclude nel 2013 (N+1) anche con il relativo incasso; viene altresì liquidata l Iva e pagata all erario; CREDITI VERSO CLIENTI ,00 RICAVI PRESTAZIONI (CE) ,00 IVA A DEBITO , ,00 RICAVI PER ACCONTI* (CE) ,00 RICAVI PRESTAZIONI (CE) , ,00 CREDITI VERSO CLIENTI ,00 ISTITUTO CASSIERE 78,650,00 IVA A DEBITO ,00 ISTITUTO CASSIERE 16,800,00 31/12/2013: Scritture di integrazione e rettifica MAGAZZINO OPERE IN CORSO 31/12/12: Situazione economica e patrimoniale dopo le scritture di cui sopra Conto economico COSTI PERSONALE C/TERZI (CE) ,00 RICAVI PRESTAZIONI (CE) ,00 Totale costi Totale ricavi Utile d esercizio ,00 Stato patrimoniale DEBITI V/PERSONALE C/TERZI ,00 ISTITUTO CASSIERE 89,000,00 Totale attivo Totale passivo Totale capitale netto utile d esercizio ,00 4
5 31/12/2013: Scritture di epilogo e chiusura COSTI PERSONALE C/TERZI (CE) ,00 RICAVI PRESTAZIONI (CE) , ,00 DEBITI V/PERSONALE C/TERZI Utile dell esercizio ,00 ISTITUTO CASSIERE 89,000,00 Ipotesi B: la fattura viene emessa dopo la chiusura dell esercizio 2013 all atto dell incasso effettivo del corrispettivo (10/01/2014) e tutto si conclude nell esercizio 2014 (n+2) 31/12/2013: Scritture di integrazione e rettifica MAGAZZINO OPERE IN CORSO ,00 (CE) RICAVI PER ACCONTI* (CE) ,00 FATTURE DA EMETTERE ,00 RICAVI PRESTAZIONI (CE) ,00 31/12/2013: Scritture di epilogo e chiusura COSTI PERSONALE C/TERZI (CE) ,00 RICAVI PRESTAZIONI (CE) ,00 FATTURE DA EMETTERE , ,00 DEBITI V/PERSONALE C/TERZI ,00 ISTITUTO CASSIERE 24,000,00 Utile dell esercizio ,00 5
6 Rilevazioni ESERCIZIO /01/2014 (anno n+2): Riapertura dei conti di Stato Patrimoniale FATTURE DA EMETTERE , ,00 DEBITI V/PERSONALE C/TERZI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 UTILI ESERCIZIO PRECEDENTE ,00 Registrazioni 10/01/2014: Emissione della fattura a saldo con incasso contestuale della stessa e liquidazione dell Iva a debito CREDITI VERSO CLIENTI ,00 FATTURE DA EMETTERE ,00 IVA A DEBITO , ,00 CREDITI VERSO CLIENTI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 IVA A DEBITO ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 31/12/2014: Situazione contabile a fine anno DEBITI V/PERSONALE C/TERZI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 UTILI ESERCIZIO PRECEDENTE ,00 Caso 2) Prestazioni Servizi c/to terzi: il 10/09/2012 l Ateneo firma un contratto attivo per prestazioni conto terzi con Danieli Spa di oltre Iva, prevedendo che alla stipula del contratto venga versato un acconto pari al 20% ( oltre Iva), che verrà stornato al termine della prestazione con ultimazione e fatturazione; successivamente è previsto un SAL intermedio da fatturare entro il 30/04/2013 e l ultimazione della prestazione entro il 10/01/2014. La prestazione deve essere ultimata entro il 10/01/2014 con il SAL finale e le erogazioni costituiscono anticipi salvo quelle che costituiscono SAL; saldo da fatturare al termine: importo non determinato in base al valore del SAL intermedio; si tratta di una prestazione di servizi a cavallo di tre annualità (ultrannuale) con un SAL intermedio ed un SAL finale. N.B. rispetto al caso 1) precedente non si prevedono costi del personale per compensi erogati al medesimo. 6
7 Rilevazioni ESERCIZIO 2012 Al momento della sottoscrizione del contratto si procede con la variazione di budget (lato costi) per a cui corrisponde la gestione delle risorse necessarie ed ai costi previsti per la realizzazione della prestazione (non è necessaria in merito alcuna rilevazione COGE). 10/09/2012 (anno N): emissione della fattura per l acconto iniziale con contestuale incasso CREDITI VERSO CLIENTI ,00 RICAVI PER ACCONTI* (CE) IVA A DEBITO 4.200,00 CREDITI VERSO CLIENTI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 * L utilizzo temporaneo di questo conto transitorio è finalizzato a consentire la rilevazione sul progetto della quota che viene progressivamente fatturata (anche in acconto). Il ricavo transitorio verrà stornato interamente mediante apposita scrittura a fine anno in contemporanea con la determinazione dell effettivo ricavo di competenza e del risconto passivo. In corso d anno registrazione per natura dei costi sostenuti per oltre Iva per servizi da fornitori con contestuale pagamento e liquidazione dell Iva a debito COSTO PER SERVIZI (CE) ,00 IVA A CREDITO 2.310,00 DEBITO VS FORNITORI ,00 DEBITO VS FORNITORI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 IVA A DEBITO 4.200,00 IVA A CREDITO 2.310,00 ISTITUTO CASSIERE 1.890,00 31/12/2012 (anno N): Sterilizzazione del totale dei costi (al netto Iva) registrando un ricavo correlato al valore dei costi sostenuti sulla commessa realizzata ,00 MAGAZZINO OPERE IN CORSO RIMANENZE FINALI OPERE IN 31/12/12: Chiusura del ricavo transitorio per rilevare il debito per acconti ,00 7
8 RICAVI PER ACCONTI* (CE) 31/12/2012: Scritture di epilogo e chiusura COSTO PER SERVIZI (CE) ,00 RIMANENZE FINALI OPERE IN ,00 MAGAZZINO OPERE IN CORSO ,00 ISTITUTO CASSIERE 9.000,00 Il risultato della gestione economica dell esercizio è pari a zero. Rilevazioni ESERCIZIO /01/2013 (anno n+1): Riapertura dei conti di Stato Patrimoniale MAGAZZINO OPERE IN CORSO ,00 ISTITUTO CASSIERE 9.000,00 30/04/2013 (anno N+1): Rilevazione della fattura per il SAL intermedio l importo determinato sulla base del computo realizzato dal responsabile della ricerca e risultante dal relativo report è pari a ; a fronte di tale attività il costo effettivamente sostenuto e correlato per le risorse acquistate è pari a Viene provveduto alla riscossione immediata CREDITI VERSO CLIENTI ,00 RICAVI PRESTAZIONI (CE) ,00 IVA A DEBITO 3.150,00 CREDITI VERSO CLIENTI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 IVA A DEBITO 3.150,00 ISTITUTO CASSIERE 3.150,00 31/12/13: Scritture di integrazione e rettifica MAGAZZINO OPERE IN CORSO ,00 8
9 MAGAZZINO OPERE IN CORSO RIMANENZE FINALI OPERE IN , , ,00 31/12/2013: Scritture di epilogo e chiusura RICAVI PRESTAZIONI (CE) , ,00 RIMANENZE FINALI OPERE IN 6.000,00 MAGAZZINO OPERE IN CORSO 6.000,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 Utile dell esercizio ,00 Rilevazioni ESERCIZIO /01/2014 (anno n+2): Riapertura dei conti di Stato Patrimoniale MAGAZZINO OPERE IN CORSO 6.000,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 UTILI ESERCIZIO PRECEDENTE ,00 Registrazioni 10/01/2014: Emissione della fattura a saldo (SAL finale) con contestuale riscossione e pagamento dell Iva a debito CREDITI VERSO CLIENTI ,00 RICAVI PRESTAZIONI (CE) ,00 IVA A DEBITO ,00 CREDITI VERSO CLIENTI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 IVA A DEBITO ,00 9
10 31/12/2014: Scritture di integrazione e rettifica ISTITUTO CASSIERE ,00 MAGAZZINO OPERE IN CORSO 6.000, ,00 31/12/2014: Scritture di epilogo e chiusura RICAVI PRESTAZIONI (CE) , ,00 UTILI ESERCIZIO PRECEDENTE ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 Utile dell esercizio ,00 Contributi su attività di ricerca finanziata (non corrispettiva) Invece nell ipotesi di contributi erogati su progetti per attività non corrispettiva (istituzionale) di vario genere quali finanziamenti ministeriali, regionali, programmi CE avremo: Caso 3) Finanziamento su progetto non corrispettivo il 10/09/2012 l Ateneo sottoscrive un contratto attivo per ottenere un finanziamento su contratto di ricerca istituzionale del valore complessivo di % overheads (totale teorico ), prevedendo che alla stipula del contratto venga versato un acconto pari al 20% ( overheads = ), a valere sulla rendicontazione; il periodo di attività del progetto a cui corrisponde il finanziamento è previsto fino al termine del 10/01/2014 ed è previsto un primo step di rendicontazione il 30/04/2013. N.B. In rendicontazione prevediamo siano eleggibili, oltre ai costi diretti addizionali, anche i costi di personale interno, nonché il riconoscimento di overheads pari al 60% dei costi diretti complessivi. Rilevazioni ESERCIZIO 2012 Al momento della sottoscrizione del contratto si procede con la variazione di budget (lato ricavi e costi) per a cui corrisponde la gestione delle risorse necessarie ed ai costi previsti per la realizzazione delle attività di ricerca (non è necessaria in merito alcuna rilevazione COGE). Si evidenzia che in corrispondenza di ciascuno step dovrà essere variato ed alimentato il budget del progetto in correlazione ai costi di progetto sostenuti che alimentano gli overheads. 10/09/2012 (anno N): rilevazione dell assegnazione del finanziamento, dell acconto iniziale con relativo incasso della parte spettante 10
11 CREDITI VERSO FINANZIATORI ,00 RICAVI FINANZIAMENTI PROGETTI* ,00 (CE) ISTITUTO CASSIERE ,00 CREDITI VERSO FINANZIATORI ,00 *L utilizzo temporaneo di questo conto transitorio è finalizzato a consentire la rilevazione sul progetto della quota che risulterà di competenza. Il ricavo non maturato verrà chiuso mediante scrittura di contabilità generale a fine anno sui risconti passivi. In corso d anno registrazione per natura dei costi sostenuti per (iva compresa) per acquisto di servizi presso fornitori con contestuale pagamento. COSTO PER SERVIZI (CE) ,00 DEBITO VS FORNITORI ,00 DEBITO VS FORNITORI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 31/12/12 (anno N): Sterilizzazione del totale dei ricavi non maturati registrando un risconto passivo correlato alla quota eccedente tenuto conto del fatto che vengono ammessi a rendicontazione oltre ai costi per acquisti di servizi, di costo del personale (determinati su base ore/costo orario). Nella determinazione del ricavo di competenza si deve tenere conto anche degli overheads maturati sui costi diretti pari a (60% di ) RICAVI FINANZIAMENTI ,00 PROGETTI (CE) RISCONTI PASSIVI ,00 31/12/2012: Scritture di epilogo e chiusura COSTO PER SERVIZI (CE) ,00 RICAVI FINANZIAMENTI ,00 PROGETTI (CE) RISCONTI PASSIVI ,00 CREDITI VERSO FINANZIATORI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 Il risultato della gestione economica dell esercizio è pari a ,00 11
12 Rilevazioni ESERCIZIO /01/2013 (anno n+1): Riapertura dei conti di Stato Patrimoniale RISCONTI PASSIVI , ,00 CREDITI VERSO FINANZIATORI ISTITUTO CASSIERE ,00 UTILE ESERCIZIO PRECEDENTE ,00 30/04/2013 (anno N+1): Rilevazione della rendicontazione per lo Step intermedio tenuto conto di ulteriori costi sostenuti per (iva compresa) per acquisto di servizi presso fornitori fra Gennaio e Aprile 2013 regolarmente pagati. COSTO PER SERVIZI (CE) 5.000,00 DEBITO VS FORNITORI 5.000,00 DEBITO VS FORNITORI 5.000,00 ISTITUTO CASSIERE 5.000,00 RISCONTI PASSIVI 5.000,00 RICAVI FINANZIAMENTI PROGETTI (CE) 5.000,00 31/12/2013: Scritture di integrazione e rettifica nella determinazione del ricavo di competenza si deve tenere conto anche degli overheads maturati sui costi diretti pari a (60% di 5.000) desumibili dallo step intermedio RICAVI FINANZIAMENTI PROGETTI 3.000,00 (CE) RISCONTI PASSIVI 3.000,00 31/12/2013: Scritture di epilogo e chiusura COSTO PER SERVIZI (CE) 5.000,00 RICAVI FINANZIAMENTI 8.000,00 PROGETTI (CE) RISCONTI PASSIVI 8.000,00 CREDITI VERSO FINANZIATORI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 UTILE ESERCIZIO PRECEDENTE ,00 12
13 Il risultato della gestione economica dell esercizio è pari a 3.000,00 Rilevazioni ESERCIZIO /01/2014 (anno n+2): Riapertura dei conti di Stato Patrimoniale RISCONTI PASSIVI 8.000, ,00 CREDITI VERSO FINANZIATORI ISTITUTO CASSIERE ,00 UTILI ESERCIZIO PRECEDENTE ,00 Registrazioni 10/01/2014: Rendicontazione step finale progetto considerando ulteriori costi diretti di (compreso Iva) per acquisti di servizi fornitori (contestualmente pagati) e spese di personale ad inizio 2014 COSTO PER SERVIZI (CE) 6.000,00 DEBITO VS FORNITORI 6.000,00 DEBITO VS FORNITORI 6.000,00 ISTITUTO CASSIERE 6.000,00 RISCONTI PASSIVI 6.000,00 RICAVI FINANZIAMENTI PROGETTI (CE) 6.000,00 31/12/2014: Scritture di integrazione e rettifica nella determinazione del ricavo di competenza si deve tenere conto anche degli overheads maturati sui costi diretti pari a (60% di ) desumibili dallo step finale, ma nei limiti del valore del finanziamento per costi diretti di ; quindi overheads massimo nel progetto anche se costi diretti complessivi superiori a ; l importo del finanziamento viene incassato a saldo. RICAVI FINANZIAMENTI PROGETTI 2.000,00 (CE) RISCONTI PASSIVI 2.000,00 CREDITI VERSO FINANZIATORI ,00 ISTITUTO CASSIERE ,00 13
14 31/12/2014: Scritture di epilogo e chiusura COSTO PER SERVIZI (CE) 6.000,00 RICAVI FINANZIAMENTI 8.000,00 PROGETTI (CE) ISTITUTO CASSIERE ,00 UTILI ESERCIZI PRECEDENTE ,00 Il risultato della gestione economica dell esercizio è pari a 2.000,00 14
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