Daniela Nardini - Anna Lucia Palma Ufficio Ricerca - Università di Firenze

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1 Daniela Nardini - Anna Lucia Palma Ufficio Ricerca - Università di Firenze

2 Tematiche affrontate Normativa, gruppo di ricerca Voci di spesa Rendicontazione del progetto Attività di auditing

3 Progetti PRIN nei Dipartimenti attuali - 1 Dipartimento fino al 31/12/2012 N. progetti finanziati PRIN 2009 Anatomia, Istologia e Medicina Legale 1 N. progetti finanziati PRIN Architettura - Disegno, Storia, Progetto 2 Area Critica Medico Chirurgica 1 2 Biologia Evoluzionistica "Leo Pardi" 2 2 Biotecnologie Agrarie 1 Chimica "Ugo Schiff" 7 9 Diritto Comparato e Penale 1 Diritto Privato e Processuale 1 Diritto Pubblico "Andrea Orsi Battaglini 1 3 Economia, Ingegneria, Scienze e Tecnologie Agrarie e Forestali 1 2 Elettronica e Telecomunicazioni 1 Energetica "Sergio Stecco" 4 2 Farmacologia Preclinica e Clinica "M. Aiazzi" 1 2 Filosofia 2 2 Fisica e Astronomia 4 5 Fisiopatologia Clinica 6 1 Ingegneria Civile e Ambientale 1 1 Italianistica 1 1 Matematica "Ulisse Dini" 2 3

4 Progetti PRIN nei Dipartimenti attuali 2 Dipartimento fino al 31/12/2012 N. progetti finanziati PRIN N. progetti finanziati PRIN Medicina Interna 5 2 Patologia e Oncologia Sperimentali 1 Psicologia 1 Sanità Pubblica 1 Scienza della Politica e Sociologia 2 3 Scienze Aziendali 1 Scienze Biochimiche 3 Scienze della Terra 4 4 Scienze dell'antichità, Medioevo e Rinascimento e Linguistica 3 5 Scienze delle Produzioni Vegetali, del Suolo e dell'ambiente Agroforestale 2 4 Scienze Economiche 1 Scienze Farmaceutiche 2 1 Scienze Fisiologiche 1 Scienze Neurologiche e Psichiatriche 2 1 Sistemi e Informatica 3 3 Statistica "Giuseppe Parenti" 1 1 Storia delle Arti e dello Spettacolo 2 1 Studi sullo Stato 1 Tecnologie dell'architettura e Design "Pierluigi Spadolini" 1 Urbanistica e Pianificazione del Territorio 1 TOTALE PROGETTI 73 65

5 Progetti PRIN nei nuovi Dipartimenti - 1 Dipartimento dal 01/01/2013 N. progetti finanziati PRIN 2009 N. progetti finanziati PRIN N. progetti da gestire Architettura (DiDA) Biologia Chimica "Ugo Schiff" Chirurgia e Medicina Traslazionale (DCMT) 1 1 Fisica e Astronomia Gestione dei Sistemi Agrari, Alimentari e Forestali (GESAAF) Ingegneria Civile ed Ambientale (DICEA) Ingegneria dell'informazione Ingegneria Industriale Lettere e Filosofia Matematica e Informatica "Ulisse Dini" Medicina Sperimentale Clinica Neuroscienze, dell'area del Farmaco e della Salute del Bambino (NEUROFARBA) 5 4 9

6 Progetti PRIN nei nuovi Dipartimenti - 2 Dipartimento dal 01/01/2013 Scienze Biochimiche, Sperimentali e Cliniche N. progetti finanziati PRIN 2009 N. progetti finanziati PRIN N. progetti da gestire Scienze della Salute (DSS) Scienze della Terra Scienze delle Produzioni Agroalimentari e dell'ambiente (DISPAA) Scienze Giuridiche Scienze per l'economia e l'impresa 2 2 Scienze Politiche e Sociali Statistica, Informatica, Applicazioni "G. Parenti" Storia, Archeologia, Geografia, Arte e Spettacolo (SAGAS) TOTALE PROGETTI Non hanno finanziamenti PRIN 2009 e il Dipartimento di Lingue, letterature e studi interculturali e il Dipartimento di Scienze della Formazione e Psicologia

7 Normativa di riferimento Decreto MIUR 19/03/2010 n. 51 Bando PRIN 2009 Decreto MIUR 27/12/2011 n. 1152/ric Bando PRIN (Successivamente modificato dal D.M. 2/ric. del 12/01/2012) Legge 20/02/2010 n.240 GELMINI - Art. 18, comma 5, come modificato dal D.L. 09/12/2012 n. 5, convertito nella legge 04/04/2012 n. 35 Note illustrative per la redazione dei progetti PRIN 2009 e PRIN Nota procedurale del MIUR del 21/06/2012

8 Il personale di ricerca alla luce delle novità introdotte dalla legge 240 e ss.mm.ii. - 1 Art.18 comma 5 come modificato dal D.L. 9 febbraio 2012 n. 5, convertito nella legge 4 aprile 2012 n. 35 La partecipazione ai gruppi e ai progetti di ricerca, qualunque ne sia l'ente finanziatore, e lo svolgimento delle attività di ricerca sono riservati esclusivamente: a) ai professori e ai ricercatori universitari, anche a tempo determinato; b) ai titolari degli assegni di ricerca di cui all'articolo 22; c) agli studenti di dottorato di ricerca, nonché a studenti di corsi di laurea magistrale nell'ambito di specifiche attività formative; d) ai professori a contratto per attività di insegnamento a titolo gratuito o oneroso di cui all art. 23 della Legge n. 240/2010; e) al personale tecnico-amministrativo in servizio presso le università e a soggetti esterni purché in possesso di specifiche competenze nel campo della ricerca; f) ai dipendenti di altre amministrazioni pubbliche, di enti pubblici o privati, di imprese, ovvero a titolari di borse di studio o di ricerca banditi sulla base di specifiche convenzioni e senza oneri finanziari per l'università ad eccezione dei costi diretti relativi allo svolgimento dell'attività di ricerca e degli eventuali costi assicurativi.

9 Il personale di ricerca alla luce delle novità introdotte dalla legge 240 e ss.mm.ii. - 2 Con la modifica all art.18 comma 5 la partecipazione ai progetti è consentita anche a: titolari di borse di studio o di ricerca bandite sulla base di specifiche convenzioni e senza oneri finanziari per l'università soggetti esterni personale tecnico amministrativo universitario anche a tempo determinato

10 Il personale di ricerca alla luce delle novità introdotte dalla legge 240 e ss.mm.ii. - 3 Professori e ricercatori universitari anche a tempo determinato Professori a contratto per attività di insegnamento a titolo gratuito o oneroso di cui all art. 23 della Legge n. 240/2010

11 Il personale di ricerca alla luce delle novità introdotte dalla legge 240 e ss.mm.ii. - 4 Assegnisti di ricerca Studenti di dottorato di ricerca Studenti di corsi di laurea magistrale nell'ambito di specifiche attività formative

12 Il personale di ricerca alla luce delle novità introdotte dalla legge 240 e ss.mm.ii. - 5 Soggetti esterni purché in possesso di specifiche competenze nel campo della ricerca ovvero titolari di contratti di collaborazione coordinata e continuativa (co.co.co. e co.co.pro.) Dipendenti di altre amministrazioni pubbliche, di enti pubblici o privati, di imprese, sulla base di specifiche convenzioni e senza oneri finanziari per l'università ad eccezione dei costi diretti relativi allo svolgimento dell'attività di ricerca e degli eventuali costi assicurativi. Si precisa che nelle convenzioni tra gli enti sopra menzionate non è necessario l esplicito riferimento al progetto PRIN ma è sufficiente che sia previsto che i due Enti collaborino per le attività di ricerca.

13 Il personale di ricerca alla luce delle novità introdotte dalla legge 240 e ss.mm.ii. - 6 Non è possibile procedere all inserimento nelle unità di ricerca di personale rientrante in categorie non previste espressamente dall art. 18, comma 5 della Legge n. 240/2010 e ss.mm.ii. Quindi: No specializzandi No soggetti esterni privi di rapporto giuridico con l università No cultori della materia, pensionati, etc.

14 Il personale di ricerca alla luce delle novità introdotte dalla legge 240 e ss.mm.ii. - 7 Ed i liberi professionisti? l oggetto del contratto deve essere costituito da una prestazione d opera intellettuale strumentale alla realizzazione della ricerca; la prestazione deve essere svolta fuori dei locali dell Ateneo con mezzi propri (attrezzature ecc.); il compenso deve risultare onnicomprensivo di tutte le eventuali spese che il prestatore deve sostenere (non sono possibili rimborsi di missione). Detto personale non fa parte del gruppo di ricerca

15 Personale partecipante al progetto L inserimento di personale partecipante al progetto è finalizzato esclusivamente alla rendicontazione dei costi relativi a stipendi e assegni (anche ai fini di un eventuale cofinanziamento) quindi non si deve procedere all inserimento di professori e ricercatori universitari stranieri e studenti di corsi di laurea magistrali. Il mancato inserimento di tale personale non pregiudica in alcun modo la partecipazione di tali soggetti al progetto di ricerca, in particolare ai fini dell inserimento dei loro nominativi in eventuali pubblicazioni. Non è possibile procedere all inserimento nelle unità di ricerca di personale rientrante in categorie non previste espressamente dall art. 18, comma 5 della Legge n. 240/2010 e ss.mm.ii. (specializzandi, soggetti esterni privi di rapporto giuridico con l università, cultori della materia, pensionati, etc.).

16 Inserimento e/o estromissione dal gruppo di ricerca - 1 L inserimento di personale dipendente, personale dipendente da altri Atenei/Enti e personale non dipendente (già acquisito con fondi propri) afferente esclusivamente e direttamente all Università cui afferisce l unità di ricerca che non rivesta il ruolo di responsabile di unità operativa è consentito in qualsiasi momento (fino alla conclusione del progetto) senza necessità di preventiva autorizzazione da parte del MIUR. L inserimento di personale a contratto non dipendente da destinare allo specifico progetto, il cui costo grava (anche in quota parte) sui fondi PRIN è consentito esclusivamente nel caso in cui tale personale abbia un rapporto giuridico con l Ateneo sede dell unità di ricerca, rientrante tra quelli previsti dal citato art. 18, comma 5 della Legge n. 240/2010 e ss.mm.ii.

17 Inserimento e/o estromissione dal gruppo di ricerca - 2 Il ritiro di personale che non rivesta il ruolo di responsabile di unità operativa è consentito in qualsiasi momento (fino alla conclusione del progetto e previo assenso del responsabile di unità) senza necessità di preventiva autorizzazione da parte del MIUR. Per il rispetto del principio di alternanza, tuttavia, il personale strutturato ritiratosi nel corso del primo anno, non può comunque presentare o partecipare ad alcun progetto nel bando successivo. L estromissione di personale inserito all atto della domanda e non compreso tra le categorie di cui all art. 18, comma 5 della Legge n. 240/2010 o non in possesso di alcun rapporto giuridico con l Ateneo/Ente sede dell unità di ricerca è obbligatoria da parte del Responsabile di unità. Per il personale con contratto a termine di qualsiasi tipo, inserito all atto della domanda, il Responsabile di unità dovrà procedere all inserimento della data di scadenza del contratto, ai fini della eventuale estromissione automatica.

18 Sostituzione del Responsabile di Unità La sostituzione prevede la seguente procedura: motivata proposta formulata dallo stesso responsabile ovvero, nell impossibilità a provvedere da parte del responsabile, da parte del coordinatore di progetto acquisizione del parere del coordinatore (non necessario, in caso di proposta formulata dallo stesso coordinatore) assenso del sostituto Il docente in pensione che ha un contratto di insegnamento può mantenere la responsabilità del progetto per la durata del contratto ( art. 18 Legge 240/2010)

19 Sostituzione del Coordinatore La sostituzione del coordinatore sarà concessa solo per gravi e documentati motivi, con la seguente procedura: motivata proposta formulata dallo stesso coordinatore ovvero, nell impossibilità a provvedere da parte del coordinatore a maggioranza, dai responsabili di unità operative qualora vi sia un unica unità operativa o non sia possibile raggiungere una maggioranza, dal Rettore dell ateneo assenso dei responsabili delle altre unità acquisizione dell assenso del coordinatore designato Il docente in pensione che ha un contratto di insegnamento può mantenere la responsabilità del progetto per la durata del contratto ( art. 18 Legge 240/2010)

20 Trasferimento di responsabile unità operativa Il MIUR identifica con un apposito codice CUP (Codice Unico di Progetto) i finanziamenti assegnati ai singoli Atenei. Tale codice, che identifica in maniera inscindibile il binomio finanziamento Ateneo, rende di fatto impossibile il trasferimento delle attività e dei fondi tra Atenei, a seguito di trasferimento di responsabile di unità operativa. Tuttavia, l art. 7, comma 4 della Legge n. 240/2010 stabilisce che la titolarità del progetto e il relativo finanziamento possano essere mantenuti dal docente in caso di cambio sede ove scientificamente possibile e con l accordo del committente di ricerca. Il MIUR, pertanto, si riserva la facoltà di verificare caso per caso le condizioni per il mantenimento della titolarità del progetto nel caso di trasferimento del responsabile di unità, ad eccezione di quei progetti sui cui fondi siano stati attivati contratti, per i quali il MIUR non concederà in nessun caso la portabilità del finanziamento, in quanto non scientificamente possibile. La portabilità del progetto, invece, sarà sempre accordata dal MIUR qualora il trasferimento del responsabile di unità presso altro Ateneo/Ente avvenga tra la data di approvazione del progetto e l assegnazione del CUP.

21 Trasferimento di un componente di unità operativa Nel caso in cui un componente di unità venga trasferito in altro Ateneo dove è presente un unità di ricerca afferente allo stesso progetto PRIN, può chiedere di essere trasferito nell unità dell Ateneo di destinazione. La procedura (che non è obbligatoria) sarà effettuata dal CINECA.

22 Responsabile amministrativo del progetto 1 Il MIUR con la nota del 21 luglio 2011 ai responsabili dei progetti PRIN 2009 finanziati ha precisato, anche quanto segue: Ogni Responsabile di unità è inoltre tenuto a indicare nel modello di rimodulazione dei costi dell'unità di ricerca il nominativo di un Responsabile amministrativo (individuato d'intesa con la propria Amministrazione e nel rispetto dei regolamenti interni) che dovrà supportare l'unità di ricerca nell'adempimento delle procedure relative agli "audit interni centrali" di cui all'art. 7, comma 3 del D.M. n. 51/2010/Ric (Bando PRIN 2009). Al fine di consentire una migliore comprensione della funzione del Responsabile amministrativo (che potrà essere scelto nell'ambito del personale amministrativo del Dipartimento/Istituto o, in alternativa, all'interno di una struttura amministrativa ritenuta idonea dell'università/ente di ricerca) è utile precisare che il Responsabile amministrativo sarà chiamato ad assistere il Responsabile di unità per la parte amministrativocontabile per quanto concerne gli aspetti di ammissibilità delle spese (nel rispetto di quanto stabilito nelle "Istruzioni per la redazione dei progetti PRIN 2009 e per la determinazione e rendicontazione dei costi ammissibili"), all'atto della stesura del rendiconto contabile. Ulteriori indicazioni operative sulle specifiche attività del Responsabile amministrativo saranno fornite mediante apposita circolare che sarà emanata dal MIUR quanto prima e comunque con adeguata tempestività rispetto alle attività di chiusura del rendiconto contabile. Il Direttore Amministrativo, alla luce delle indicazioni fornite dai competenti Uffici del Ministero e come convenuto in sede di Unità di Audit interno, con nota del 28/07/2011 Prot ha disposto che il responsabile amministrativo sia individuato nel Segretario Amministrativo del Dipartimento cui afferisce il docente responsabile del progetto PRIN 2009 finanziato.

23 Responsabile amministrativo del progetto - 2 Per i PRIN il MIUR non ha ancora comunicato la procedura per l inserimento del responsabile amministrativo del progetto. Per la sostituzione del responsabile amministrativo la procedura prevede di allegare l assenso del sostituto.

24 Voci di spesa - 1 Personale Spese generali Attrezzature, strumentazioni e prodotti software Servizi di consulenza e simili Altri costi di esercizio SU TUTTI I DOCUMENTI CONTABILI DEVE ESSERE INSERITO IL CUP

25 Voci di spesa - 2 Dal Bando non è più necessaria la rideterminazione iniziale delle spese. Le voci di spesa possono subire variazioni in aumento o diminuzione in fase di esecuzione dei progetti, fermo restando l obbligo di mantenere gli obiettivi individuati in sede di presentazione del progetto. Non sono previsti rendiconti intermedi, ma solo quelli finali (entro 60 giorni dalla conclusione dei progetti)

26 Voci di spesa - 3 Condizione necessaria per l imputazione di una spesa (qualunque essa sia) al progetto PRIN sarà la collocazione temporale compresa tra la data di approvazione del progetto e la data di scadenza del progetto. PRIN 2009 : durata biennale Decreto di Finanziamento 14/07/2011 Inizio progetto 17/10/2011 Scadenza progetto 17/10/2013 PRIN : durata triennale Decreto di Finanziamento 23/10/2012 Inizio progetto 01/02/2013 Scadenza progetto 01/02/2016

27 Personale dipendente (A.1) - 1 Comprende il personale (con contratto a tempo indeterminato o determinato) dipendente dall ateneo/ente, cui afferisce l unità di ricerca, e che risulti direttamente impegnato nelle attività di ricerca Il costo imputabile al progetto è determinato in base all impegno temporale dedicato al progetto

28 Personale dipendente (A.1) - 2 Per ogni persona impegnata nel progetto è assunto come base il costo effettivo annuo lordo (retribuzione effettiva annua lorda, con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e diarie, maggiorata dei contributi di legge o contrattuali e degli oneri differiti) Il costo mensile lordo si ottiene semplicemente dividendo il costo annuo lordo per il numero dei mesi lavorativi annui. Il costo da imputare al progetto sarà computato moltiplicando il costo mensile lordo per il numero dei mesi persona effettivamente dedicati al progetto

29 Personale dipendente da altri Atenei/Enti (A.2) I costi relativi a tale voce potranno comprendere quelli del personale dell unità di ricerca che risulti dipendente da altra Università o Ente (anche non vigilato dal MIUR), nonché quelli relativi a personale, di qualunque provenienza, che risulti comandato o distaccato presso l Università/Ente cui afferisce l unità di ricerca. Il costo ammissibile sarà determinato secondo le stesse procedure del personale della voce A.1.

30 Cofinanziamento Le voci di spesa A.1 e A.2 contribuiscono a formare il cofinanziamento (30%) di Ateneo.

31 Personale non dipendente (A.3) Questa voce comprende il personale che (esclusivamente e direttamente con l università cui afferisce l unità di ricerca) risulti titolare di: contratto di collaborazione coordinata e continuativa (già acquisito con fondi propri); assegno di ricerca/dottorato di ricerca (già acquisito con fondi propri); professore a contratto (art. 23 legge 240/2010 già acquisito con fondi propri). Nel Bando 2009 è previsto per il suddetto personale l esposizione di un costo che contribuisce al cofinanziamento di Ateneo, nel Bando ciò non è ammissibile.

32 Personale a contratto da destinare al progetto (A.4) Assegni di ricerca, borse di dottorato, contratto di ricercatore a tempo determinato, co.co.co e co.co.pro per attività di ricerca. E possibile effettuare rinnovi di assegni e/o di borse di dottorato e/o ricercatori a tempo determinato purché l argomento del rinnovo sia il medesimo del progetto di ricerca. Sul contratto (ove previsto) deve essere indicato il progetto PRIN su cui grava il costo, in via esclusiva o percentuale. Per i contratti che prevedono il visto preventivo di legittimità da parte della Corte dei Conti, l attività di ricerca nel progetto non può iniziare prima della registrazione del contratto. I costi potranno essere a carico del progetto solo fino alla scadenza temporale del progetto stesso.

33 Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) - 1 In questa voce vengono inserite le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software di nuovo acquisto (non esistenti cioè presso la singola unità di ricerca alla data di approvazione del progetto). I costi esposti dovranno fare riferimento alle quote impiegate per lo svolgimento dell attività oggetto del progetto. Il costo dell attrezzatura può essere messo a carico del progetto dalla data della fattura di acquisto.

34 Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) - 2 Il costo da imputare al progetto (importo di fattura al lordo dell IVA - più imballo, trasporto, installazione ed eventuali dazi doganali) si ricava con l applicazione della seguente formula: C = (M/T) x F M T F = mesi di utilizzo effettivo nell ambito del progetto = tempo di deprezzamento pari a 36 mesi = costo indicato in fattura Nel caso in cui le attrezzature, le strumentazioni ed i prodotti software siano utilizzati contemporaneamente anche in altri progetti, il costo come sopra determinato dovrà essere ulteriormente corretto come segue: Q = C x P dove P rappresenta la percentuale di utilizzo nel progetto di ricerca.

35 Servizi di consulenza e simili (D) - 1 In questa voce debbono essere rendicontate tutte le attività commissionate dall unità di ricerca e svolte da altri soggetti, ricadenti nelle fattispecie seguenti: Consulenze scientifiche e/o collaborazioni scientifiche, rese da persone fisiche o da qualificati soggetti con personalità giuridica privati o pubblici, regolate da apposito atto d'impegno giuridicamente valido. Rimborsi per viaggi e soggiorni dei consulenti scientifici purché preventivamente autorizzate e/o richieste dal responsabile dell unità di ricerca, e ciò anche nel caso in cui la consulenza scientifica venga prestata a titolo gratuito ( visiting professors ). Prestazioni di servizi di tipo non scientifico rese da persone fisiche o da soggetti con personalità giuridica. Acquisizione di brevetti, know-how, diritti di licenza.

36 Servizi di consulenza e simili (D) - 2 Le collaborazioni occasionali sono consulenze. Nel caso si prevedano rimborsi per viaggi o soggiorni di consulenti scientifici (anche in caso di consulenze a titolo gratuito) ciò deve essere sempre indicato nella lettera di incarico, altrimenti non possono essere considerate spese ammissibili. Sotto tale voce non potranno essere rendicontate le spese per viaggi e missioni di persone fisiche dipendenti da organismi di ricerca indicati in progetto come partner del progetto stesso (organismi di ricerca nazionali o stranieri) o affidatari di commesse di ricerca (organismi di ricerca nazionali).

37 Altri costi di esercizio (E) In questa voce debbono essere rendicontate le spese per l acquisto di materie prime, componenti, semilavorati, materiali di consumo specifico (per esempio reagenti), per colture ed allevamento (ad esempio per ricerche di interesse agrario), nonché quelle per le iscrizioni e per il materiale didattico relativo a corsi, congressi, ecc., il cui svolgimento avvenga nel periodo di vigenza del progetto. Possono essere rendicontate in questa voce anche le missioni all estero (sempre che la stessa sia autorizzata dal responsabile di unità e formalizzata secondo i regolamenti interni). Non possono rientrare invece in questa voce, in quanto già compresi nel forfait delle spese generali, i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalità operativa (attrezzi di lavoro; minuteria metallica ed elettrica; articoli per la protezione del personale, come guanti, occhiali, ecc.; CD e simili per computer; carta per stampanti; toner; cancelleria, ecc.), né quelli per l acquisto di mobili e/o arredi.

38 Spese generali (B) - 1 Sono riconosciute in misura forfetaria, pari al 60% dell ammontare dei costi relativi a tutto il personale. Trattandosi di un forfait, non è necessario che in sede di rendicontazione sia predisposta per tale voce apposita documentazione, è sufficiente la verifica della percentuale imputata alle spese generali.

39 Spese generali (B) - 2 Costi, comunque connessi con l attività di ricerca, non collocabili nelle altre voci di spesa. A puro titolo esemplificativo, ma non esaustivo, il forfait del 60% potrà essere utilizzato per coprire i costi relativi alle voci sotto indicate (ma potrà essere altresì utilizzato anche per eventuali ulteriori esigenze come, ad esempio, per far fronte alla differenza tra i costi d acquisto dell attrezzatura e i costi imputati al progetto in base al criterio dell ammortamento): personale indiretto (es. fattorini, magazzinieri, segretarie e simili); funzionalità ambientale (es. vigilanza, pulizia, riscaldamento, energia, illuminazione, acqua, lubrificanti, gas vari ecc.); funzionalità operativa (es. posta, telefono, telex, telegrafo, cancelleria, fotoriproduzioni, abbonamenti, materiali minuti, biblioteca, ecc); assistenza al personale (es. infermeria, mensa, trasporti, previdenze interne, antinfortunistica, coperture assicurative ecc.); funzionalità organizzativa (es. attività direzionale non tecnico-scientifica, contabilità generale, acquisti ecc.); missioni e viaggi sul territorio nazionale; spese per corsi, congressi, mostre, fiere il cui svolgimento sia in data successiva alla data di scadenza del progetto (costi per iscrizione e partecipazione, materiale didattico, ecc.); costi generali inerenti ad immobili ed impianti (ammortamenti, manutenzione ordinaria e straordinaria, assicurazioni, ecc.), nonché alla manutenzione (ordinaria e straordinaria) della strumentazione e delle attrezzature di ricerca; costi sostenuti per informazione e pubblicità, ivi incluse le spese per la pubblicazione e pubblicizzazione di bandi; costo delle pubblicazioni; eventuali oneri per fideiussioni, consulenze ed assistenze legali e/o amministrative, etc.

40 Spese generali (B) - 3 Per tutte le pubblicazioni e gli altri prodotti scientifici realizzati nell'ambito del progetto di ricerca, i componenti del gruppo sono tenuti ad indicare di aver usufruito di un finanziamento PRIN. E' fatto esplicito divieto dell'utilizzo delle risorse PRIN per la corresponsione, anche mediante l'utilizzo delle risorse relative alla voce "spese generali", di premi e/o indennità di qualsiasi tipo al personale dipendente partecipante al progetto; l'eventuale accertamento di situazioni in contrasto con la presente disposizione comporterà il recupero dell'intero contributo precedentemente versato a favore dell'unità di ricerca responsabile della mancata osservanza del divieto.

41 Rendicontazione del progetto - 1 Compiti del Responsabile Amministrativo Il Responsabile Amministrativo (R.A.) assiste il responsabile scientifico per tutto ciò che concerne la parte amministrativo contabile, per un primo screening in merito all ammissibilità delle spese e all osservanza delle procedure regolamentari. Il ruolo del R.A. riveste particolare importanza all atto della chiusura del rendiconto finale.

42 Rendicontazione del progetto - 2 FASE 1 entro 60 giorni dalla conclusione del progetto il responsabile di unità procede alla compilazione del rendiconto con prima chiusura telematica dello stesso (con particolare riferimento agli aspetti di pertinenza delle spese sostenute, mediante dichiarazione che il responsabile scientifico di unità è tenuto a confermare cliccando su un apposito quadratino in calce al rendiconto); successivamente alla chiusura del rendiconto sarà consentito l accesso ai dati inseriti al Dipartimento/Istituto (nella persona del Responsabile amministrativo) e agli Uffici di ricerca, ma non ancora al MIUR.

43 Rendicontazione del progetto - 3 FASE 2 entro i successivi 15 giorni, verifica della correttezza dei dati inseriti da parte del responsabile amministrativo del Dipartimento il quale ha la possibilità di segnalare telematicamente al responsabile di unità (attraverso idonea procedura attivata dal CINECA) eventuali errori e/o imprecisioni riscontrati, al fine di consentirne la modifica; nel caso in cui il responsabile amministrativo non rilevi errori e/o imprecisioni darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR;

44 Rendicontazione del progetto - 4 FASE 3 nel caso di segnalazione di errori e/o imprecisioni, la chiusura del rendiconto viene bloccata fino alle avvenute correzioni da parte del responsabile di unità; si avvia, in sostanza, una procedura di modifica telematica del rendiconto da parte del responsabile di unità, sulla base delle segnalazioni pervenute ed entro il termine di 15 giorni; solo a modifiche avvenute, il responsabile amministrativo darà una conferma di chiusura al consuntivo che verrà chiuso automaticamente e reso disponibile al MIUR; in caso di mancata modifica entro il termine prestabilito, si passa direttamente al punto 4;

45 Rendicontazione del progetto - 5 Fase 4 chiusura automatica del rendiconto alla scadenza del tempo previsto per la modifica dei dati erroneamente indicati, anche in assenza di modifica da parte del responsabile di unità; in tal caso il rendiconto sarà chiuso con l evidenza delle segnalazioni formulate dal responsabile amministrativo, che dovranno essere visibili sia sul sito degli uffici di ricerca sia sul sito riservato del MIUR. La procedura sopra descritta, dovrà essere completata, pertanto, entro giorni dalla conclusione del progetto.

46 Contenuto delle rendicontazioni - 1 Ogni rendicontazione dovrà essere effettuata su apposita modulistica messa a disposizione dal CINECA e consisterà in una dettagliata elencazione delle spese sostenute, distinte per voce di spesa (fatta eccezione per le spese generali, che saranno calcolate automaticamente in ragione del 60% del costo rendicontato per il personale).

47 Contenuto delle rendicontazioni - 2 In calce a ogni rendiconto il responsabile scientifico e il responsabile amministrativo dovranno sottoscrivere telematicamente (cliccando su appositi quadratini ) le seguenti dichiarazioni: 1 Per tutto il personale Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all effettivo impegno sul progetto di tutto il personale dipendente e non dipendente rendicontato o impiegato nel progetto 2 Per il personale non dipendente già acquisito prima della data di approvazione del progetto PRIN (A.3) Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all esclusivo utilizzo di fondi liberi, cioè di fondi propri diversi dai fondi PRIN e da altri f ondi specifici per il finanziamento di progetti 3 Per le altre voci di spesa Dichiarazione del responsabile scientifico relativa all effettivo utilizzo nel progetto e per il progetto delle attrezzature, delle consulenze, dei materiali di consumo rendicontati 4 Per il criterio di cassa Dichiarazione del responsabile amministrativo relativa all avvenuta effettuazione delle spese

48 Contenuto delle rendicontazioni - 3 Per ogni unità di ricerca, sarà resa disponibile una TASCA INFORMATICA, nella quale il responsabile amministrativo dovrà riportare, mediante copia scannerizzata, i seguenti documenti: Personale non dipendente già acquisito prima della data di approvazione del progetto PRIN (A.3) Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4) Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) Servizi di consulenza e simili (D) Altri costi di esercizio (E) Copia scannerizzata del contratto Copia scannerizzata del contratto Copia scannerizzata delle fatture superiori a euro Copia scannerizzata delle fatture superiori a euro Copia scannerizzata dell autorizzazione a missione

49 Audit e controlli interni - 1 I LIVELLO Per la necessaria attestazione di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative, ogni rendicontazione è altresì assoggettata ad appositi audit interni centrali da parte di idonee strutture degli Atenei ovvero ad apposita certificazione rilasciata dal competente Collegio dei Revisori. II LIVELLO Il Ministero procederà a verifiche a campione delle rendicontazioni, richiedendo alle Università interessate le relative documentazioni contabili e riservandosi l adozione dei più opportuni provvedimenti in caso di accertata difformità delle rendicontazioni rispetto alle norme di legge e/o regolamentari. In ogni caso dovrà essere assicurato il criterio dell adeguatezza del campione (non meno del 10% dei progetti finanziati per un importo almeno pari al 10% del finanziamento ministeriale), assicurando al contempo l esistenza di un numero minimo di verifiche per ogni ateneo e per ogni area scientifica.

50 Audit e controlli interni - 2 Il controllo delle rendicontazioni da parte degli audit interni dovrà avvenire entro 6 mesi dalla chiusura del rendiconto. Tutti i progetti sono assoggettati agli audit, mentre per il MIUR è prevista la possibilità del controllo a campione (nel limite minimo del 10%). Nell ambito degli audit, da effettuare a tappeto, è peraltro possibile procedere mediante campionatura delle spese sostenute, tranne che per le voci Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) e Servizi di consulenza e simili (D), per le quali è invece necessario il controllo totale delle fatture.

51 Controlli effettuati dalla struttura interna centrale - 1 Personale dipendente (A.1) (CAMPIONATURA: ALMENO IL 30% DEL COSTO TOTALE) Acquisizione della dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (Ufficio stipendi/ufficio del personale). Personale dipendente da altri Atenei/Enti (A.2) (CAMPIONATURA: ALMENO IL 30% DEL COSTO TOTALE) Autocertificazione del Responsabile di unità in merito all impegno dedicato effettivamente al progetto. Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa (dell altro Ente) da cui risulti (per ogni anno) anche il non supermento del monte ore complessivo. Personale non dipendente (A.3) (CAMPIONATURA: ALMENO IL 30% DEL NUMERO TOTALE E ALMENO IL 50% DEL COSTO TOTALE) Contratto o lettera di incarico per il progetto. Dichiarazione (ove risulti valorizzato un costo) del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa.

52 Controlli effettuati dalla struttura interna centrale - 2 Personale a contratto non dipendente da destinare al progetto (A.4) (CAMPIONATURA ALMENO IL 30% DEL NUMERO TOTALE E ALMENO IL 50% DEL COSTO TOTALE) Bando di concorso Contratto o lettera d incarico per il progetto, con l indicazione dell oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle attività da svolgere, delle eventuali modalità di esecuzione e con l eventuale indicazione della effettiva distribuzione degli impegni su diversi progetti Dichiarazione del costo annuo lordo da parte della competente struttura amministrativa Dichiarazione da parte della competente struttura amministrativa dell avvenuto pagamento Spese generali (B) Non sono necessari controlli Attrezzature, strumentazione e prodotti software (C) (CONTROLLO TOTALE) Fatture Verbali di collaudo/accettazione (laddove previsto) Mandati di pagamento Dichiarazione del responsabile di unità sulla percentuale di utilizzo dell attrezzatura sul progetto Qualora l attrezzatura non sia in loco, contratto di comodato gratuito con l ente ospitante

53 Controlli effettuati dalla struttura interna centrale - 3 Servizi di consulenza e simili (D) (CONTROLLO TOTALE) Contratti/lettera di incarico con l indicazione delle attività da svolgersi e del periodo in cui devono essere svolte Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture/ricevute compensi Mandati di pagamento Altri costi di esercizio (E) (CAMPIONATURA: ALMENO 10% DEI TITOLI DI SPESA PER ALMENO IL 30% DEL COSTO TOTALE) Procedure di selezione (ove previste): documentazioni relative alle eventuali gare effettuate Fatture Mandati di pagamento Per le missioni: Moduli di richiesta di autorizzazione ad effettuare la missione Lettera d incarico o modulo missione, a firma del responsabile di unità, che autorizza la specifica missione e specifichi i motivi scientifici che rendono necessaria la missione nonché la durata della missione stessa. Note spese del personale, contenenti il dettaglio delle spese sostenute presenti e correttamente tenute Biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc Mandati di pagamento

54 Controlli effettuati dalla struttura interna centrale - 4 In ogni caso, al termine della procedura di audit, l Unità di AUDIT, per il tramite degli uffici ricerca, dovrà rilasciare al MIUR le seguenti dichiarazioni, che confluiranno nella tasca informatica del progetto: Dichiarazione scannerizzata degli avvenuti controlli e della veridicità dei rendiconti. Dichiarazione scannerizzata di conformità alle norme di legge e regolamentari e alle disposizioni e procedure amministrative. Dichiarazione scannerizzata in ordine alle eccezioni rilevate in sede di audit, con elencazione delle stesse. Dichiarazione scannerizzata in merito all accettabilità rendiconto, con eventuale motivata proposta di stralci. complessiva del

55 Controlli effettuati dal MIUR A CAMPIONE, SECONDO LE PREVISIONI DEL BANDO. Disponendo del rendiconto (comprensivo della tasca informatica ), e quindi di tutte le copie scannerizzate dei contratti, delle fatture superiori ai 5000 euro e delle dichiarazioni rilasciate dalla competente struttura di audit, il MIUR procederà all effettuazione dei controlli a campione di propria competenza, anche con verifiche in loco. Il calendario delle visite in loco sarà definito tempestivamente (previa definizione del campione da assoggettare a verifica), con un preavviso di almeno 30 giorni, e inviato a tutti gli uffici ricerca, affinché quelli interessati possano predisporre per tempo la documentazione necessaria, costituita da: Originali delle dichiarazioni rilasciate dalla struttura di audit. Dichiarazioni relative al costo annuo lordo. Originali o copie conformi dei contratti relativi al personale di voce A.3 e A.4. Originali o copie conformi delle fatture di importo superiore ai 5000 euro. Originali o copie conformi delle autorizzazioni a missione.

56 Sanzioni L'accertamento da parte del MIUR di violazioni di norme di legge e/o regolamentari sulle singole rendicontazioni, ferme restando le responsabilità civili e penali, comporta: l'automatica esclusione dai successivi bandi PRIN (per un periodo di cinque anni dalla data dell'accertamento) del responsabile di unità L'accertamento da parte del MIUR di frequenti irregolarità negli audit o di ripetute violazioni di norme di legge e/o regolamentari sul complesso delle rendicontazioni prodotte dalla singola università comporta: l'esclusione dell'università dai successivi bandi PRIN per un periodo di cinque anni dalla data dell'accertamento

57 Unità di audit Il Direttore Amministrativo con Decreto n (614) del 29/06/2011 ha costituito dell Unità di audit per la certificazione dei Progetti PRIN 2009 che ha concluso il lavoro preparatorio alla fase di certificazione, in particolare ha definito gli obiettivi e l ambito di attività di audit, steso le linee guida per la rendicontazione dei progetti (anche sulla base delle indicazioni fornite dal MIUR), definito le modalità di svolgimento delle attività di audit e le procedure di controllo sulle spese, elaborato la documentazione necessaria per la certificazione della regolarità delle spese e svolta una attività formativa/informativa rivolta ai responsabili amministrativi inseriti nei PRIN 2009 finanziati, come risulta dai verbali delle riunioni e dai documenti prodotti. Con il nuovo assetto organizzativo dell Ateneo ed in particolare la riorganizzazione dell Area della Ricerca e relazioni Internazionali, i compiti e le competenze dell Unità di Audit dovranno essere ridefinite anche per estendere l attività di controllo e certificazione ai PRIN e FIRB

58 Ricerca Nazionale (DipINT) L Ufficio è Certificato in procedura di qualità UNI EN ISO 9001 dall anno 2008 Certificato Progetti PRIN gestiti dall Ufficio Ricerca Nazionale e Sper.ni Cliniche (DipINT) PRIN 2007 gestiti 39 PRIN 2008 gestiti 35 PRIN 2009 in gestione 22 Monitoraggio Rendiconto Richiesta di servizio

59 UFFICIO RICERCA Tiziana BARTALUCCI Francesca DEL RE Daniela NARDINI Anna Lucia PALMA UFFICIO RICERCA NAZIONALE E SPERIMENTAZIONI CLINICHE Carla ANICHINI Gionata DA PRATO Luciana GLORIA ricerca.nazionale@polobiotec.unifi.it

60 Grazie della vostra attenzione Daniela Nardini - Anna Lucia Palma Ufficio Ricerca - Università di Firenze