Guida alla compilazione della procura

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1 Guida alla compilazione della procura

2 Introduzione La guida alla compilazione della procura si pone l obiettivo di anticipare e risolvere alcuni dei quesiti che vengono frequentemente posti dagli assicurati, nel momento in cui gli viene inviato il documento per agire legalmente in un paese estero. In particolare verranno valutate le diversità tra i paesi nei quali sono richiesti maggiori adempimenti rispetto a quelli nei quali la legislazione rende tale adempimento meno oneroso. AVVERTENZA LEGALE ED ESONERO DA RESPONSABILITA Questa guida si pone l obiettivo di evidenziare le caratteristiche generali degli ordinamenti giuridici vigenti nei diversi Stati, in un ottica di tutela preventiva del credito con l avvertenza, comunque, che essa contiene delle mere indicazioni di riferimento che vanno sempre verificate caso per caso prima di intraprendere la relativa azione legale, anche perché non si garantisce la loro completezza accuratezza ed aggiornamento e si declina ogni responsabilità per eventuali errori ed omissioni. Di conseguenza, tali indicazioni non devono essere interpretate come raccomandazioni per lo svolgimento delle relative attività ed azioni legali. Per tutti i motivi rappresentati Euler Hermes S.A. (N.V.) Rappresentanza generale per l'italia, i suoi partners, agenti, dipendenti declinano ogni tipo responsabilità nei confronti di chiunque prenda qualsiasi decisione o intraprenda azioni sulla base delle informazioni contenute nella presente guida. Guida alla compilazione della procura 1

3 Linee guida 1) La procura va compilata ed inviata nella lingua del paese dove si agisce legalmente. Laddove viene inviata l annessa traduzione in italiano è soltanto per agevolare la compilazione della procura in lingua straniera. 2) La procura va inviata presso lo studio legale del paese dove si agisce legalmente e non presso la nostra sede. 3) E` necessario inviare la documentazione richiesta nel minor tempo possibile e darcene sempre pronta conferma all indirizzo di posta elettronica recuperoestero@eulerhermes.com, avendo cura di citare il nostro numero di riferimento (mandato EHSS). 4) L estratto conto va sempre inviato senza computare i conteggi di liquidazione poiché si agisce per l intero importo in sofferenza. Indice Distinzione tra notaio, apostille e ambasciata... p. 3 Paesi... p. 5 Francia... p. 5 Germania... p. 5 Spagna... p. 5 Portogallo... p. 6 Austria... p. 6 Irlanda... p. 6 Svizzera... p. 8 Polonia... p. 8 Croazia... p. 8 Inghilterra... p. 9 Romania... p. 9 Stati Uniti... p. 9 Bulgaria... p. 10 Turchia... p. 10 Slovenia... p. 10 Ungheria... p. 11 Olanda... p. 11 Grecia... p. 11 Belgio... p. 11 Danimarca... p. 11 Norvegia... p. 11 Australia... p. 11 Guida alla compilazione della procura 2

4 Distinzione tra Notaio, Apostille e Ambasciata AUTENTICAZIONE NOTARILE DI FIRMA DELLA PROCURA L autentica notarile di firma consiste nell attestazione, da parte del notaio, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza e che la persona che sottoscrive l atto sia effettivamente il legale rappresentante pro tempore (o chi ha il potere di firma) della società che agisce in giudizio. L autentica di firma non conferisce alcun carattere di autenticità alla sostanza dell atto. Nell autentica notarile, il funzionario può comunque controllare che il contenuto dell atto sia conforme alla legge ed al buon costume. Per cui qualora si rifiuti di apporre il sigillo notarile, la firma può essere apposta sul documento in italiano che andrà successivamente fatto tradurre presso il competente ufficio autentiche internazionali, sito presso il Tribunale. APOSTILLE E una certificazione che convalida, con pieno valore giuridico, sul piano internazionale, l autenticità dell atto pubblico, nel caso di specie della procura. Essa sostituisce la legalizzazione presso l ambasciata in tutti i paesi sottoscrittori della convenzione dell Aja del L apostille dunque è una annotazione che sostituisce la legalizzazione presso l ambasciata o il consolato che deve essere fatta sul documento originale. A chi rivolgersi: per gli atti giudiziari e notarili Procura della Repubblica presso il Tribunale competente rispetto alla sede del notaio che ha autenticato la firma. Il cancelliere rilascia immediatamente l apostille, senza bisogno di marche da bollo, in pratica appone il timbro sul documento. CONSOLATO O AMBASCIATA Per tutti i paesi al di fuori della lista in calce, ossia che non hanno aderito la convenzione dell Aja, il documento andrà legalizzato presso il consolato o ambasciata: Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan, Bahamas, Barbados, Bielorussia, Belgio, Belize, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brunei-Darussalam, Bulgaria, Capo Verde, Cina (Hong Kong), Cina (Macao), Cipro, Colombia, Costa Rica, Croazia, Corea del Sud, Guida alla compilazione della procura 3

5 Danimarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Federazione Russa, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Germania, Giappone, Gran Bretagna, Grecia, Grenada, Honduras, India, Irlanda, Islanda, Isole Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakhstan, Kirghizistan, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldova, Monaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nuova Zelanda, Niue, Norvegia, Oman, Panama, Paesi Bassi, Perù, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Domenicana, Romania, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome e Principe, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Sud Africa, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland, Tonga, Trinidad e Tobago, Turchia, Ucraine, Ungheria, USA, Vanuatu, Venezuela. Alternativamente ai notaio, l autentica di firma (ad esempio quando il notaio si rifiuta a norma dell'art. 55 dell'ordinamento del Notariato come disciplinato dalla Legge n. 89) può essere effettuata presso l ambasciata. L'autenticazione di firma è la certificazione che la firma che appare alla fine di un documento è stata apposta dalla persona descritta nel documento, di fronte al funzionario addetto. Per ottenere l'autenticazione della firma è necessario presentarsi personalmente nell'ufficio consolare muniti di un documento di riconoscimento valido e del documento da sottoscrivere. Guida alla compilazione della procura 4

6 Paesi FRANCIA In Francia la procura viene inviata in lingua francese. Il documento deve essere debitamente siglato e timbrato dal legale rappresentante pro tempore, non vi sono ulteriori formalismi. La procura viene inviata in loco anche durante la fase stragiudiziale poiché la consorella può affidare il caso all esattore che, per poter agire ed accettare i pagamenti diretti, necessita del suddetto documento. La procura viene fornita di volta in volta dalla consorella con i nomi delle parti che hanno contratto l obbligazione. N.B. in caso di azione legale è importante inviare gli ordini e le bolle di consegna sottoscritte dal buyer. GERMANIA In Germania la procura è obbligatoria esclusivamente per il giudizio ordinario. Il documento deve essere debitamente siglato e timbrato dal legale rappresentante pro tempore, non vi sono ulteriori formalismi. L ingiunzione di pagamento può essere richiesta depositando le fatture in sofferenza, l estratto conto aggiornato e le generalità del legale rappresentante del cliente. L opposizione al decreto ingiuntivo può essere addotta senza alcuna motivazione. La procura è differente in caso di insinuazione allo stato passivo a seguito dell apertura della procedura concorsuale. N.B. alleghiamo traduzione: è importante inviare gli ordini e le bolle di consegna (allegato n. 1). SPAGNA In Spagna la procura è obbligatoria. Il documento deve essere redatto riempiendo gli spazi in bianco con le informazioni richieste, deve poi essere sottoscritto dal Rappresentante Legale, la cui firma dovrà essere autenticata da un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato; successivamente il documento andrà legalizzato presso la procura della Repubblica che dovrà apporre il timbro dell Apostille della Convenzione de L Aia del 1961 (allegato n. 2). I documenti necessari per l azione legale andranno depositati ed inviati al corrispondente necessariamente in originale (fatture, ordini, conferme e documentazione relativa al trasporto sottoscritte dal buyer). Fondamentale è anche l esibizione del Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio o visura camerale da cui si evincano i poteri di firma del rappresentante legale. Guida alla compilazione della procura 5

7 Vi invitiamo a comunicare in via preventiva il nome di un testimone, che dovrebbe essere l amministratore o una persona legittimata a testimoniare ed a conoscenza dei fatti, con i relativi dettagli anagrafici. N.B la procura è sempre diversa poiché cambiano i nomi dei procuratori a seconda del distretto giudiziario. In particolare sono 2 le figure alle quali occorre conferire il potere di rappresentanza in giudizio: - L abogado, che ha compiti di difesa sull intero territorio ed al quale è riservata in esclusiva l attività di consulenza; - Il Procurador, che ha esclusivi compiti di rappresentanza della parte innanzi alle giurisdizioni. PORTOGALLO In Portogallo la procura viene inviata in lingua portoghese di cui disponiamo traduzione allegata, solo per vs opportuna comodità (allegato n. 3). Il documento deve essere redatto riempiendo gli spazi in bianco con le informazioni richieste. Deve poi essere sottoscritto dal Rappresentante Legale, la cui firma dovrà essere autenticata da un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato; successivamente, il documento andrà legalizzato presso la procura della Repubblica che dovrà apporre il timbro dell Apostille della Convenzione dell Aja del 1961; (all. n. 3). N.B. è importante sin da subito indicare i testimoni e se il cliente voglia avvalersi della rogatoria internazionale piuttosto che recarsi in Portogallo, presso le loro Corti, per l escussione dei testi. AUSTRIA In Austria la procura è in lingua inglese, deve essere debitamente siglata e timbrata dal legale rappresentante pro tempore, non vi sono ulteriori formalismi. Il suddetto documento è valido sia per l azione monitoria sia per il giudizio ordinario. I documenti per l azione legale devono essere anch essi siglati e timbrati dal legale rappresentante. IRLANDA In Irlanda, ai fini dell azione legale, deve essere inviata la procura e la Loa (delega innanzi al Tribunale Irlandese (allegato n. 4). - La procura deve essere riempita, come da esempio allegato, inserendo i dati, facendo sottoscrivere il documento dal rappresentante legale e da un altro membro della società a titolo di testimone, con apposizione del timbro. Guida alla compilazione della procura 6

8 - La LOA andrà invece compilata su carta intestata in ogni parte, apponendo timbro e firma del legale rappresentante. I documenti da inviare, in copia conforme, sono i seguenti : 1) Estratto conto (redatto su carta intestata); 2) Fatture in sofferenza; 3) Condizioni generali di vendita (specificare se tale documento non sia in Vs possesso - documento più importante). Guida alla compilazione della procura 7

9 SVIZZERA In Svizzera la procura, inviata in lingua francese, è obbligatoria esclusivamente per il giudizio ordinario. Il documento deve essere debitamente siglato e timbrato dal legale rappresentante pro tempore, non vi sono formalismi. L ingiunzione di pagamento può essere richiesta depositando le fatture in sofferenza e l estratto conto aggiornato. L opposizione al decreto ingiuntivo può essere addotta senza alcuna motivazione. POLONIA In Polonia, ai fini dell azione legale, occorrono due documenti entrambi su carta intestata: il contratto di rappresentanza con l avvocato e la procura in entrambe le versioni, inglese e polacca. Nel contract andrà specificato: 1) Data - ragione sociale - sede legale - numero di registrazione alla C.C.I.A.A. - nome del Vs legale rappresentante in stampatello - firma del Vs legale rappresentante e timbro della società «POWER OF ATTORNEY» e «PELNOMOCNICTWO»* 1. Data e luogo 2. Generalità e qualifica del legale rappresentante, firma e timbro della società N.B. : i documenti in originale obbligatori per avviare l azione legale sono le fatture in sofferenza, l estratto conto aggiornato, estratto del registro del commercio o visura camerale da cui si evincano i poteri di firma del rappresentante legale. * Procura in lingua polacca CROAZIA In Croazia la procura deve essere inviata in lingua croata di cui Vi alleghiamo traduzione, per Vs opportuna conoscenza (allegato n. 5), da far sottoscrivere al Legale Rappresentante della società. Inoltre è necessario inviare, in originale o in copia conforme, tre esemplari dei seguenti documenti, ognuno dei quali dovrà essere timbrato e firmato con inchiostro blu dal rappresentante legale: fatture in sofferenza, estratto conto aggiornato, ordini effettuati dal cliente, CMR o altri documenti da cui risulti che la merce è stata fornita e ricevuta dal debitore, contratto stipulato tra le parti, corrispondenza intercorsa tra le parti. Guida alla compilazione della procura 8

10 INGHILTERRA In Inghilterra il documento da inviare è l ALF (Approval Form of Litigation), vedi allegato n.4 Irlanda. L ALF va copiata su carta intestata e compilata in ogni parte, (indirizzo della sede legale - importo senza calcolare gli interessi ed i costi aggiuntivi il nome del rappresentante legale, la posizione ricoperta dello stesso e la sua firma - la data), apponendo timbro e firma del legale rappresentante. I documenti da inviare, in copia conforme, sono i seguenti : - estratto conto (redatto su carta intestata); - fatture in sofferenza; - condizioni generali di vendita (specificare se tale documento non sia in Vs possesso- documento più importante). ROMANIA In Romania la procura deve essere inviata in lingua romena in duplice copia di cui Vi alleghiamo traduzione (per Vs opportuna conoscenza, allegato n. 6) da far sottoscrivere al Legale Rappresentante la cui firma andrà autentica dal notaio della società. Inoltre è necessario inviare, in originale o in copia conforme (la copia conforme necessita della dicitura ACCORDING TO THE ORIGINAL ), tre esemplari dei seguenti documenti: contratto siglato dalle parti estratto conto aggiornato avvisi di pagamento fatture in sofferenza. N.B. alleghiamo traduzione. STATI UNITI Negli Stati Uniti D America la procura (di cui inviamo una traduzione a mero titolo esemplificativo poiché possono variare da Stato a Stato, allegato n. 7) deve essere compilata riempiendo gli spazi bianchi. Deve poi essere sottoscritta dal Rappresentante Legale, la cui firma dovrà essere autenticata da un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato. La documentazione da inviare in copia conforme è la seguente: fatture, ordini, documentazione relativa al trasporto, contratto tra le parti, condizioni generali di vendita nelle quali è importante specificare chi assume il rischio dell eventuale smarrimento della merce, GARANZIE PERSONALI. N.B. È necessaria la presenza di un testimone da inviare in loco. Guida alla compilazione della procura 9

11 BULGARIA In Bulgaria la procura è obbligatoria; il documento deve essere redatto riempiendo gli spazi in bianco con le informazioni richieste, deve poi essere sottoscritto dal Rappresentante Legale la cui firma dovrà essere autenticata da un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato; successivamente, il documento andrà legalizzato presso la procura della Repubblica che dovrà apporre il timbro dell Apostille della Convenzione de L Aia del 1961; ( all. n. 2). I documenti necessari per l azione legale andranno depositati ed inviati al corrispondente necessariamente in copia conforme (fatture, ordini, estratto conto e documentazione relativa al trasporto). N.B. Fondamentale è anche l esibizione del Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio o visura camerale da cui si evincano i poteri di firma del rappresentante legale (sempre in copia conforme). TURCHIA In Turchia la procura è obbligatoria; il documento deve essere stampato su carta intestata e redatto riempiendo gli spazi in bianco con le informazioni richieste, deve poi essere sottoscritto dal Rappresentante Legale la cui firma dovrà essere autenticata da un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato; successivamente il documento andrà legalizzato presso la procura della Repubblica che dovrà apporre il timbro dell Apostille della Convenzione de L Aia del 1961 (allegato n. 2). I documenti necessari per l azione legale andranno depositati ed inviati al corrispondente necessariamente in copia conforme (fatture, ordini, estratto conto, conferme e documentazione relativa al trasporto). SLOVENIA In Slovenia la procura deve essere inviata in lingua slovacca in triplice copia, di cui Vi alleghiamo traduzione (per Vs opportuna conoscenza allegato n. 8) da far sottoscrivere al Legale Rappresentante, con annesso timbro della società. Inoltre è necessario inviare, in triplice copia conforme, anche l esibizione del Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio o visura camerale da cui si evincano i poteri di firma del rappresentante legale, la copia conforme dell estratto conto aggiornato da noi fornito in lingua slovena, la copia conforme delle fatture in sofferenza stampate su carta intestata, copia conforme del contratto siglato dalle parti, documenti di trasporto, dichiarazione del calcolo degli interessi. N.B. sotto ogni firma, il legale rappresentante dovrà scrivere il suo nome e cognome in stampatello a lettere maiuscole. Guida alla compilazione della procura 10

12 UNGHERIA In Ungheria la procura deve essere inviata in lingua ungherese di cui Vi alleghiamo traduzione (per Vs opportuna conoscenza, allegato n. 9) da far sottoscrivere al Legale Rappresentante con annesso timbro. La procura, viene inviata in loco anche durante la fase stragiudiziale per la gestione del credito, inviando due originali. Inoltre è necessario inviare, in copia conforme, i seguenti documenti, ognuno dei quali dovrà essere timbrato e firmato dal rappresentante legale: fatture in sofferenza, estratto conto aggiornato, ordini effettuati dal cliente, CMR o altri documenti da cui risulti che la merce è stata fornita e ricevuta dal debitore, Contratto stipulato tra le parti, corrispondenza intercorsa tra le parti, visura camerale o estratto del registro del commercio, calcolo degli interessi. N.B. Il paese e la dicitura Budapest non deve essere modificata. Nel caso in cui l assicurato si opponesse occorre far autenticare la firma del legale rappresentante da un notaio al quale andrà specificato che trattasi di atto privato; successivamente il documento andrà legalizzato presso la procura della Repubblica che dovrà apporre il timbro dell Apostille della Convenzione de L Aia del 1961; ( all. n. 2). OLANDA Non c è bisogno. GRECIA Non c è bisogno solo su ordinanza del Giudice. BELGIO Non c è bisogno. DANIMARCA Non c è bisogno. NORVEGIA Non c è bisogno. AUSTRALIA Non c è bisogno. Guida alla compilazione della procura 11

13 Euler Hermes Euler Hermes S.A. (N.V.) Sede secondaria e Rappresentanza Generale per l'italia Via R. Matarazzo, Roma (Italia) Tel Fax Euler Hermes S.A. (N.V.) Rappresentanza generale per l'italia non risponderà in alcun caso dei danni diretti ed indiretti, compreso qualsiasi danno finanziario o commerciale, perdita di vantaggi, perdita di profitti perdite di qualsiasi natura derivanti dall'uso dei contenuti e delle informazioni contenuti nella presente scheda, ivi comprese qualsiasi azione legale mosse da terzi contro l utente del sito a causa dell uso delle informazioni in esso contenute. Guida alla compilazione della procura 12