Consiglio Nazionale delle Ricerche

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1 Istituto di Biofisica DG - Ufficio Contabilità Generale e Bilancio Pisa, 20 ottobre 2010 Dott.ssa Daniela Gregori

2 PREDISPOSIZIONE PDGP Verifica anagrafica moduli Prosecuzione/ Termina/Nuova proposta 2

3 PREDISPOSIZIONE PDGP PDGP Previsione Entrate/Spese Traslazione in SIGLA dei moduli attivi Personale a tempo indeterminato Ripartizione costi del personale Personale a tempo determinato 3

4 PREDISPOSIZIONE PDGP Personale a tempo indeterminato L imputazione deve essere effettuata solo su GAE di natura 1 collegati a moduli scientifici. ECCEZIONI: La matricola termina il rapporto nell anno in corso La matricola termina il rapporto nel corso dell anno oggetto di previsione 4

5 PREDISPOSIZIONE PDGP La matricola termina il rapporto nell anno in corso La matricola termina il rapporto nel corso dell anno oggetto di previsione Tutto il costo dovrà essere scaricato su altra UO Per il periodo di permanenza dovrà essere scaricato su GAE di natura 1 Per la rimanente parte dovrà essere scaricato su altra UO

6 PREDISPOSIZIONE PDGP Personale a tempo determinato La matricola dovrà gravare su GAE di natura 1 se il costo è coperto dal contributo ordinario La matricola dovrà gravare su GAE di natura 2-3 se il costo è coperto da fonti esterne 6

7 PREDISPOSIZIONE PDGP Attenzione l importo che è indicato nella tabella dei costi del personale è omnicomprensivo. In realtà alla UO viene trasferito (spesa accentrata fonti esterne sottocategoria ) l importo decurtato del TFR (costo figurativo). L importo del TFR dovrà essere indicato nella sottocategoria economica (Beni, servizi e prestazioni tecnoscientifici) al fine di inserirlo in fase di gestionale nella voce (Accantonamento per nuove assunzioni di personale a tempo determinato). In corso di gestione dovrà essere trasferito al CdR Personale a tempo determinato La matricola dovrà gravare su GAE di natura 2-3 se il costo è coperto da fonti esterne Per individuare l importo del TFR è necessario andare su Costi del personale richiamare la matricola evidenziare le due righe e sommare gli importi della cella Importo TFR 7

8 La matricola termina il rapporto nell anno in corso Tutto il costo dovrà essere scaricato su altra UO PREDISPOSIZIONE PDGP Personale a tempo determinato il cui costo è coperto dal fondo ordinario Per il periodo di permanenza dovrà essere scaricato su GAE di natura 1 La matricola termina il rapporto nel corso dell anno oggetto di previsione Per la rimanente parte dovrà essere scaricato su altra UO

9 La matricola termina il rapporto nell anno in corso Tutto il costo dovrà essere scaricato su altra UO PREDISPOSIZIONE PDGP Personale a tempo determinato il cui costo è già stato coperto da fonti esterne Per il periodo di permanenza dovrà essere scaricato su GAE di natura 1 La matricola termina il rapporto nel corso dell anno oggetto di previsione Per la rimanente parte dovrà essere scaricato su altra UO

10 PREDISPOSIZIONE PDGP Personale a tempo determinato il cui costo è già stato coperto da fonti esterne o sarà coperto dai residui Il costo dovrà essere scaricato su GAE di natura 1 10

11 PREDISPOSIZIONE PDGP Non sarà possibile effettuare lo scarico dei costi del personale su PDGP se tutte le matricole scaricate verso altra UO non sono state accettate e le matricole non sono state scaricate al 100% per tutti e tre gli anni. Si ricorda che dovrà essere comunque ripartito anche il costo 0. Per l accettazione delle matricole scaricate all UO va effettuata la richiesta tramite l help-desk indicando: matricola, nome e cognome, UO e motivazione dello scarico ad altra UO 11

12 PREDISPOSIZIONE PDGP FONTI ESTERNE Previsione di entrata Previsione di spesa Devono essere inserite solo le entrate con un elevato grado di attendibilità imputando per ogni esercizio solo la quota relativa Verificare l esatta corrispondenza tra l oggetto dell entrata il contraente e il capitolo scelto Prestare la massima attenzione nell indicare la corretta categoria economica per l esatta imputazione delle voci del piano nel gestionale 12

13 PREDISPOSIZIONE PDGP La maschera Piano Riparto Spese Accentrate viene automaticamente aggiornata dalla procedura, una volta avviato l inserimento dei dati (sia nel folder Previsioni di Impegno che in quello Costi Generali e Figurativi ), indicando l importo già ripartito sui moduli di commessa e la differenza ancora da ripartire. A tal proposito, si evidenzia che: a) se la colonna Importo assegnato riporta un valore > 0, alla conclusione degli inserimenti, la colonna Importo da ripartire dovrà contenere solo valori pari a zero; b) se la colonna Importo assegnato riporta un valore = 0, nessun dettaglio relativo a spese/costi a gestione accentrata può essere creato nella funzione Contrattazione Spese. 13

14 PREDISPOSIZIONE PDGP CHIUSURA del PDGP Scarico costi del Personale su PDGP Quadratura entrate /spese fonti esterne Ripartizione spese accentrate Ripartizione contributo ordinario Cambio stato modulo Cambio stato PDGP 14

15 PREDISPOSIZIONE PDGP COMPILAZIONE DEL GESTIONALE In questa fase per ogni dettaglio modulo/sottocategoria economica dovranno essere individuati il CdR il GAE e la voce del piano. Per tutti i dettagli tranne Trattamento economico a tempo indeterminato e Trattamento economico a tempo determinato l importo previsto dovrà essere uguale a quello ripartito (parte entrate) o gestionale (parte spese) Gestionale entrate La scelta del GAE è guidata dal capitolo indicato nella fase precedente GAE natura 1 per spese accentrate/decentrate fonti interne GAE natura 2-3 per spese accentrate/decentrate fonti esterne Gestionale spese La scelta della voce del Piano è guidata dalla categoria economica indicata nella fase precedente 15

16 Gestione Spese Prima di procedere alla registrazione di un impegno Verificare la disponibilità sia in c/residui che in c/competenza per ogni combinazione GAE/Voce del Piano al fine di esaurire prima la disponibilità sui residui Dopo la liquidazione IVA, nel caso di IVA a debito ricordarsi di cambiare l imputazione finanziaria dell impegno generato in automatico dal sistema dal GAE C al GAE pertinente In caso di impegno in c/competenza su GAE di natura 2-3 verificare che sia stato registrato il corrispondente accertamento 16

17 Gestione Spese Dopo aver registrato il documento amministrativo Verificare che la data della scadenza dell impegno sia compatibile con la data in cui sarà effettuato il pagamento al fine di consentire l emissione del mandato di accreditamento da parte dell Ufficio Bilancio 17

18 Gestione Spese Documenti amministrativi Anticipo di missione deve essere legato alla relativa missione o effettuato il rimborso entro e non oltre il 28/02 dell anno successivo a quello in cui è stato pagato La fattura intra UE/ extra UE/ San Marino (con senza IVA) non deve mai essere pagata tramite fondo economale Il compenso non deve mai essere pagato tramite fondo economale o utilizzando il modello 1210 Tutte le spese pagate tramite fondo economale devono essere precedentemente registrate in SIGLA (usa fondo economale) e subito dopo il pagamento su Spese fondo economale Nel caso di pagamento tramite il modello 1210 inserire sempre, prima della trasmissione in banca, i relativi documenti amministrativi e dare il comando crea lettera pagamento estero 18

19 Gestione Spese Controlli da effettuare periodicamente Stampa dello scadenziario impegni e verificare in caso di presenza di impegni non ancora pagati, relativi agli anni precedenti, la ragione della sussistenza degli stessi. Stampa della situazione analitica per GAE in c/residui al fine di verificare la presenza di disponibilità ancora da assumere relativa agli anni precedenti Presenza di anticipi di missione non legati e/o rimborsati Verificare che tutti i mandati trasmessi in banca siano stati riscontrati Stampa fondo economale per verificare la quadratura della disponibilità del fondo Stampa Situazione Pagamenti all'estero per verificare che i modelli 1210 siano stati tutti legati al relativo sospeso e successivamente al mandato 19

20 Gestione Spese Controlli da effettuare prima della chiusura dell anno Gli impegni in competenza e sui residui impropri in stato provvisorio dovranno essere resi definitivi o eliminati in quanto non consentono il ribaltamento all esercizio successivo Prima di effettuare il chiudi spese (comando non annullabile) del fondo economale verificare tramite la Stampa del fondo economale la quadratura tra quanto risulta dalla colonna residuo fondo e la somma tra le disponibilità liquide e il saldo presente sul c/c Il compenso non pagato entro la data ultima prevista per il pagamento dovrà essere eliminato Le missioni in stato provvisorio dovranno essere rese definitive o eliminate in quanto non saranno ribaltate all esercizio successivo Registrare tutte le fatture pervenute entro l anno 20

21 Gestione Entrate Prima di procedere alla registrazione di un accertamento Verificare la compatibilità tra il codice terzo ed il capitolo di entrata al fine di poter individuare l esatto codice SIOPE al momento dell emissione della reversale a regolamento sospeso 21

22 Gestione Entrate Controlli da effettuare periodicamente Stampa dello scadenziario accertamenti e verificare in caso di presenza di accertamenti non ancora incassati, relativi agli anni precedenti, la ragione della sussistenza degli stessi e procedere alla regolarizzazione degli stessi. Emissione di mandati e reversali di regolarizzazione Richiedere all Ufficio Bilancio l attribuzione del sospeso Stampa sospesi cnr associati a cds per verificare la presenza di sospesi assegnati ancora da chiudere con reversale Stampa sospesi da assegnare per cercare di individuare sospesi di competenza del CdS 22

23 Gestione Entrate Controlli da effettuare prima della chiusura dell anno Stampa della situazione analitica per GAE in c/competenza Entrate al fine di verificare che il totale previsto sia uguale al totale accertato per ogni combinazione GAE/Voce del piano Stampa della situazione analitica per GAE in c/competenza Entrate e Stampa entrate in c/residui per verificare che tutti gli accertamenti siano liquidati Se il totale accertato è inferiore al totale previsto procedere a una variazione per minori entrate /spese Se il totale accertato è superiore al totale previsto procedere a una variazione per maggiori entrate /spese 23

24 Ripartizione costi del personale gestionali (mensili) La situazione anagrafica dei dipendenti riportata nel previsionale dell anno n+1 è quella relativa alla situazione sul sistema informativo del personale al mese di SETTEMBRE dell anno 1. Poiché nel corso dell anno n+1 possono verificarsi delle modifiche rispetto alla fotografia del previsionale è data la possibilità di effettuare mensilmente la ripartizione dei costi del personale. I costi del personale mensili provengono dal sistema informativo del personale e vengono acquisiti in SIGLA e messi a disposizione per la ripartizione in percentuale sulle GAE. L importo che viene visualizzato è il totale lordo effettivamente pagato ogni mese. 24

25 Distribuzione su GAE dei Costi del personale REPORTISTICA SIGLA Stampe e consultazioni supporto attività Le variazioni in c/competenza effettuate a favore dell area? Preventivi Consultazioni Personale Costi del personale previsione Costi del personale mensili Preventivi Consultazioni Variazioni ovariazioni al PdG Area/Istituto entrate spese o Variazioni al PdG per Istituto/Area entrate spese 25

26 REPORTISTICA SIGLA Stampe e consultazioni supporto attività Volete conoscere le date di scadenze di impegno, quelle ancora da liquidare e da pagare? Documenti contabili Impegni Consultazioni Scadenziario impegni Documenti contabili Impegni Stampe Scadenziario impegni 26

27 REPORTISTICA SIGLA Stampe e consultazioni supporto attività Volete conoscere per ogni GAE gli impegni: assunti/liquidati/pagati in c/competenza, in c/residui? Documenti contabili Consultazioni GAE Impegni GAE Documenti contabili Impegni Stampe Stampe impegni per GAE 27

28 REPORTISTICA SIGLA Stampe e consultazioni supporto attività Dovete assumere un impegno verificate la disponibilità voce del piano/gae sia in c/residui che in c/competenza Documenti contabili Consultazioni GAE GAE Competenza/GAE Residui Spese Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenza Stampa uscite in c/residui 28

29 REPORTISTICA SIGLA Stampe e consultazioni supporto attività Dovete effettuare una variazione verificate la disponibilità voce del piano/gae sia in c/residui che in c/competenza Documenti contabili Consultazioni GAE GAE Competenza/GAE Residui Spese Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenza Stampa uscite in c/residui 29

30 REPORTISTICA SIGLA Stampe e consultazioni supporto attività Volete conoscere per ogni GAE le Variazioni effettuate, gli impegni assunti e i mandati pagati? Volete conoscere la composizione dei vostri residui Documenti contabili Consultazioni GAE GAE Competenza/GAE Residui Spese Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa uscite in c/residui Stampa dettaglio impegni in c/residui 30

31 Volete conoscere le date di scadenze dell accertamento, quelle ancora da liquidare e da incassare? REPORTISTICA SIGLA Stampe e consultazioni supporto attività Volete conoscere per ogni GAE le Variazioni effettuate, gli accertamenti assunti e le reversali incassate? Documenti contabili Accertamenti Stampe Scadenziario accertamenti Documenti contabili Consultazioni GAE GAE Competenza/GAE Residui Entrate 31

32 REPORTISTICA SIGLA Stampe e consultazioni supporto attività Dovete parificare le entrate? Consuntivi Piano di gestione in gestione Situazione analitica per GAE Stampa entrate/spese in c/competenza 32

33 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE DOVE TROVARLI IN SIGLA Dipartimento Materiali e Dispositvi 33

34 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE TIPOLOGIE DI VARIAZIONE IN C/COMPETENZA Storno di entrata all interno dello stesso Istituto/SAC/Area Storno di entrata tra diversi Istituti/SAC Storno di spesa all interno dello stesso Istituto/SAC/Area Storno di spesa tra diversi Istituti/SAC Variazioni per maggiori entrate/spese all interno dello stesso Istituto(Area)/SAC Variazioni per maggiori entrate/spese tra diversi Istituti/SAC Variazioni per minori entrate/spese all interno dello stesso Istituto(Area)/SAC Variazioni per minori entrate/spese tra diversi Istituti/SAC 34

35 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONE PER MAGGIORI ENTRATE/SPESE E possibile effettuare tale tipologia di variazione solo dopo aver registrato, almeno, l accertamento dell entrata il cui numero di registrazione dovrà essere indicato nel campo riferimenti. Altro presupposto è che la previsione di entrata sulla combinazione voce del piano/gae sia inferiore rispetto al totale accertato (parificazione importi previsto/accertato vedere stampa Analitica per GAE in c/competenza) Nel caso in cui la maggiore entrata sia riferita a un rimborso è necessario che l entrata sia anche stata incassata. L unica eccezione è l attivazione della funzione Rimborso (nell anno n+1) per un anticipo di missione erogato nell anno n (da effettuarsi entro il 28/02), in tal caso sarà sufficiente indicare nel campo riferimenti il numero del sospeso di entrata. 35

36 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONE PER MAGGIORI ENTRATE/SPESE Se la maggiore o nuova entrata contempla l emissione di una fattura attiva ricordarsi di valorizzare, in parte spesa, il capitolo (Imposta sul valore aggiunto) per avere la possibilità di modificare l imputazione finanziaria dell impegno, originato dal sistema, in seguito alla liquidazione dell IVA relativa al mese di emissione della fattura. Se con la nuova o maggiore entrata si intende effettuare la copertura del costo di una o più unità di personale a tempo determinato si può valorizzare contestualmente, in parte spesa, il capitolo in modo da trasferire immediatamente la disponibilità al CdR

37 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONE PER MAGGIORI ENTRATE/SPESE Se la maggiore o nuova entrata prevede un erogazione a favore di più cdr è possibile attribuire direttamente in parte spese le disponibilità spettanti a ciascun cdr utilizzando la tipologia di variazione Variazione per Maggiore Entrate/Spese tra diversi Istituti/Sac. 37

38 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONI A FAVORE Stato giuridico e trattamento economico del personale Occorre distinguere variazione agli stanziamenti di competenza variazione agli stanziamenti residui 38

39 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONI A FAVORE Stato giuridico e trattamento economico del personale variazione agli stanziamenti di competenza La tipologia di variazione da scegliere è Storno di spesa all interno dello stesso istituto/sac Per tale tipo di variazione è previsto al momento della scelta della voce del piano o un automatismo che consente, all approvazione della variazione, il trasferimento direttamente al CdR Si ricorda che deve essere preventivamente registrato il relativo accertamento e indicare il numero nei riferimenti. Si richiama l attenzione sulla necessità di inserire delle descrizioni accurate e complete (Matricola, Nome e Cognome, periodo di copertura) al fine di rendere agevoli all ufficio Stato giuridico e trattamento economico del personale gli opportuni controlli. 39

40 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONI A FAVORE Stato giuridico e trattamento economico del personale variazione agli stanziamenti residui La tipologia di variazione da scegliere è Storno tra CdS diversi. Non vi è alcun automatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia il proprio cdr (con importo negativo pari alla somma da trasferire) che quello del cdr Stato giuridico e trattamento economico del personale. Sarà cura dell apposito ufficio del Servizio Ragioneria provvedere a ripartire la quota di spesa assegnata sulla pertinente voce del piano/gae. Successivamente si potrà procedere ad approvare la variazione agli stanziamenti residui. Si richiama l attenzione sulla necessità di inserire delle descrizioni accurate e complete (Matricola, Nome e Cognome, periodo di copertura) al fine di rendere agevoli all ufficio Stato giuridico e trattamento economico del personale gli opportuni controlli. 40

41 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONI A FAVORE Area di ricerca Occorre distinguere variazione agli stanziamenti di competenza variazione agli stanziamenti residui 41

42 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONI A FAVORE Area di ricerca variazione agli stanziamenti di competenza Occorre distinguere Area di Ricerca di Afferenza Altre Aree 42

43 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONI A FAVORE Area di ricerca variazione agli stanziamenti di competenza Area di Ricerca di Afferenza la tipologia di variazione da scegliere è Storno di spesa all interno dello stesso istituto/sac Per tale tipo di variazione dopo aver indicato nel record AREA il codice corrispondente all area di afferenza, un automatismo consentirà, all approvazione della variazione, il trasferimento direttamente alla stessa. 43

44 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONI A FAVORE Area di ricerca variazione agli stanziamenti di competenza Altre Aree la tipologia di variazione da scegliere è Storno di spesa tra diversi Istituti/Sac. Non vi è alcun automatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia il proprio cdr (con importo negativo pari alla somma da trasferire) che quello di un cdr afferente all area a cui dovranno essere attribuite le risorse da trasferire all area. Sarà cura di quest ultimo attribuire tali risorse all area. 44

45 MODIFICHE AI PIANI DI GESTIONE VARIAZIONI A FAVORE Area di ricerca variazione agli stanziamenti residui La tipologia di variazione da scegliere è Storno tra CdS diversi. Non vi è alcun automatismo, pertanto dovrà essere indicato tra i cdr abilitati a concorrervi sia il proprio cdr (con importo negativo pari all importo da trasferire) che quello del cdr Area. Sarà cura del segretario amministrativo dell area provvedere a ripartire la quota di spesa assegnata sulla pertinente voce del piano/gae. Successivamente si potrà procedere ad approvare la variazione agli stanziamenti residui. 45