6. La reportistica progetti

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1 Napoli 17/7 6. La reportistica progetti L. Danielli P. Bonora

2 6. La reportistica progetti La gestione della coordinata progetto L anagrafica La gestione del budget La gestione operativa e la rendicontazione Le relazioni col contesto contabile

3 Il progetto da Co.Fi a Co.An.? COFI: La domanda più ricorrente del Resp. Scientifico era: Dove abbiamo dei fondi per comprare questa attrezzatura? La pratica di Contabilità finanziaria ha negli anni fatto corrispondere il progetto con il concetto di contenitore di fondi riservati alla spesa cui attingere secondo le indicazioni dei Resp. Scientifici COAN: La domanda più ricorrente del Resp. Scientifico sarà: Devo dotarmi di questa attrezzatura per il progetto xx.xx.xx, c è ancora budget? La pratica di Co.An. implica che il progetto sia visto come l insieme di attività, costi, tempi e risorse per ottenere uno o più risultati. La spesa (costo) di progetto dovrà essere quindi pianificata in funzione del raggiungimento degli obiettivi

4 Le caratteristiche ed i requisiti Ciclo di vita Trasversalità Progetto Relazioni con l esterno Flessibilità Articolazione Complessità previsione

5 Le esigenze principali Processi amministrativi e gestionali Flessibilità nella previsione Controllo autorizzatorio Analiticità e completezza della rilevazione contabile Trasversalità rispetto alla struttura organizzativa Controllo di gestione Processi di rendicontazione Articolazione del budget Schemi di finanziamento (% cofin) Rappresentazione della rilevazione contabile ai fini della rendicontazione

6 La funzionalità di base Una anagrafica dei progetti Modelli di rendicontazione aperti L integrazione con l area contabile Una gestione delle risorse umane Un sistema di rendicontazione

7 L anagrafica: la configurazione Gestione della tassonomia dei progetti (classi, macrotipi e tipi) Definizioni dei modelli di prospetto costi/ricavi e relazione con voci del piano dei conti Co.An. Definizioni del modello delle attività di progetto (tipologie di attività) Definizioni della tipologie di finanziatore e relativa anagrafica Formazione degli schemi di finanziamento

8 L anagrafica: la gestione Creazione e gestione del progetto Gestione delle informazioni essenziali del progetto (codici, tipo, date) Definizione delle unità organizzative coinvolte e rispettivi ruoli Introduzione del budget di progetto ed articolazione su base annuale o per esercizio contabile Definizione di work packages ed attività di progetto (task) Definizione dei finanziatori Associazione delle risorse umane per progetto, WP e/o task (definizione del budget effort risorse umane)

9 Classificazione Progetti: il modello Finanziatori Tipi finanziatore Progetto Stato progetto Tipo progetto Macro tipo progetto Classificazione progetto

10 Prospetto dei costi: il modello Schema di finanziamento Modello del Prospetto Costi Macrovoci di Costo Tipo progetto Tipo di Attività (opzionale) Voci di Costo Progetto Prospetto dei Costi Esercizio ripartito per Anno

11 Prospetto delle Attività: il modello Schema di finanziamento Modello del Prospetto Attività Macrotipo di Attività Tipo progetto Tipo di Attività Progetto Work Package Task (opzionale)

12 La gestione del Progetto: le relazioni Risorse umane (Docenti, ricercatori, etc.) Unità organizzative (Dipartimenti, centri, etc.) Progetto Finanziatori

13 Il ciclo del progetto (1/2) L interazione tra il ciclo gestionale dei progetti ed i cicli contabili richiede una stretta integrazione tra il sistema di Gestione Progetti e l ambito contabile sia in fase previsionale che di consuntivazione. Ambito gestione progetti Creazione del progetto Ambito contabile Co.An. Passivo Cicli gestionali Attivo Definizione del budget Budget contabile Verifica disponibilità Reportistica e Controllo di Gestione Rendicontazione Imputazione costi Imputazione ricavi

14 Il ciclo del progetto (2/2) Gestione progetti Voci di costo Budget pluriennio Vincolo sintetico Voce CoAn di preventivo Voce CoAn del contabilizzato Contabilità Budget esercizio Importo a preventivo Analisi disponibile residuo e scostamenti Vincolo voce progetto Importo a consuntivo Importo rendicontato RICLASSIFICAZIONE

15 Il budget di progetto (1/4) Autorizzazione Importo a preventivo Importo a preventivo Budget esercizio 20xx Budget esercizio 20xx Voce CoAn di preventivo Budget pluriennale Budget pluriennale Voci costi d esercizio Voci costi pluriennali Voce CoAn di preventivo Ambito progetti Ambito Contabilità

16 Il budget di progetto (2/4) 1. Importo del progetto (valore complessivo del progetto e limite superiore del budget ripartito per voce progetto) 2. Budget costi/ricavi per voce progetto, sul pluriennio (vita intera del progetto) e relativa ripartizione per esercizio contabile/periodo di progetto 3. Budget ripartito per tipologia di attività rendicontabili o meno

17 Il budget di progetto (3/4) Budget di progetto Per voce progetto Pluriennale/per esercizio Vincolante/informativo Analitico Budget contabile Per voce Co.An. (di previsione) Per esercizio Vincolante Sintetico 1. Quale dovrebbe essere la sequenza di verifica della disponibilità: 1. verifica della disponibilità rispetto al budget sintetico contabile autorizzatorio [normativo] -> adempimento 2. verifica della disponibilità su voce progetto associata alla voce CoAn. di imputazione [opzionale] -> finalità gestionale

18 Il budget di progetto (4/4) BUDGET GESTIONE PROGETTI Macro Voce Costo Voce Costo Pluriennio 2014 Acquisto apparecchiature Acquisto apparecchiature , ,00 Personale Assegni di ricerca , ,03 Personale Personale interno 5.000,00 970,00 Personale Missioni 8.000,00 159,86 Altri costi Acquisto materiali , ,11 TOTALE COSTI , ,00 BUDGET CONTABILE 2014 Tipo Voce COAN Tipo Voce COAN Budget autorizzato Costi di Esercizio Costi operativi dei progetti ,00 Costi Pluriennali Costi investimenti dei progetti 1.000,00 TOTALE COSTI ,00

19 La gestione operativa La riclassificazione delle scritture contabili avviene in base alla associazione della relativa voce del piano dei conti con la voce del prospetto dei costi del progetto in cui il budget si articola. Tipologia di progetto Piano dei conti analitico Documento gestionale Modello prospetto dei costi/ricavi Voci di costo Voce CoAn 1 Voce CoAn 2 Voce CoAn Scrittura contabile Costo riclassificato RICLASSIFICAZIONE Costo Progetto

20 La gestione operativa e la rendicontazione: trova le differenze! SINTESI CONTABILE COSTI Budget per voce progetto Budget autorizzato Impegnato Scritture Anticipate Contabilizzato Scritture Normali Budget Utilizzato Pagato Budget Residuo , , , , , , ,58 SINTESI COSTI DEL PROGETTO Voce Progetto Budget per voce progetto Impegnato Scritture Anticipate Contabilizzato Scritture Normali Budget utilizzato Pagato Budget Residuo Acquisto apparecchiature 1.230, ,00 230, ,00 230,00 0,00 Assegni di ricerca Personale interno 970,00 0,00 0,00 0,00 0,00 970,00 Missioni 159,86 0,00 0,00 0,00 0,00 159,86 Acquisto materiali 5.551,11 0, , , ,11 0, , , , , , , ,58

21 Budget per Voce Progetto Budget per Voce Progetto 1. Viene valorizzato nella Gestione Progetti 2. E articolato in Plurienniale e di Esercizio 3. Non sempre il budget per Esercizio del Progetto coincide esattamente con quanto stanziato in Contabilità (budget autorizzatorio) 4. Non obbligatorio per registrare costi sul Progetto

22 Budget Autorizzato Budget Autorizzato 1. È il budget stanziato in Co.An 2. Di Esercizio 3. Autorizzatorio 4. Non sempre coincide esattamente con il budget per Esercizio del Progetto 5. È obbligatorio per registrare costi sul Progetto 6. È la somma di quanto stanziato ad inizio esercizio e di tutte le variazioni effettuate

23 Impegnato: Scritture Anticipate Impegnato Scritture Anticipate 1. È un tipo di scrittura Co.An 2. Ammontare degli impegni ancora aperti (ad es. ordini non chiusi da una fattura) 3. Diminuisce il disponibile di Progetto 4. È una delle componenti del Budget Utilizzato 5. Può essere riportato da un esercizio al successivo

24 Contabilizzato: Scritture Normali Contabilizzato Scritture Normali 1. È un tipo di scrittura Co.An 2. Ammontare delle scritture normali 3. Diminuisce il disponibile di progetto 4. È una delle componenti del Budget Utilizzato 5. In stretta connessione con la Co.Ge. 6. Spesso precede direttamente i pagamenti e gli incassi

25 Pagato Pagato 1. È una misura non di Co.An 2. Non è nativamente legata alla coordinata Progetto 3. Viene derivata dalle relazioni tra la Co.An e la Co.Ge dei documenti antecedenti i pagamenti 4. Per i ricavi si calcola l Incassato

26 Budget Residuo: due versioni 1. Contabilità È il Disponibile in Co.An (quanto ancora disponibile del budget autorizzato per l esercizio) Budget Autorizzato (Impegni + Contabilizzato) È vincolante 2. Gestione Progetti È un dato di carattere gestionale Rappresenta il disponibile delle voci di finanziamento del progetto Risponde alla classica domanda del docente: Quanto e dove posso ancora spendere? (ora possiamo rispondere a questa domanda!) Può essere anche vincolante (controlli opzionali)

27 Il ciclo passivo (un esempio) Co.An: Registrazioni sulla coordinata Progetto Ordine di Acquisto Dettagli Co.AN. Impegnato Scrittura Anticipata Dettagli Co.An. Chiusura Scr. Anticipata Contabilizzato Scrittura Normale Fattura di Acquisto Relazione tra i dettagli Dettagli Co.Ge. Ordinativo Pagamento Dettagli Co.Ge. Co.Ge.: derivazione del Pagato sulla coordinata Progetto

28 In sintesi Progetto come dimensione contabile particolare Estensione delle tipologie di controllo autorizzatorio Trasversalità rispetto alla Struttura Organizzativa Rappresentazione pluriennale dei movimenti contabili Gestione del Budget per voce di progetti Rendicontazione pluriennale dei costi Integrazione con la gestione delle Risorse Umane Reportistica flessibile

29 Grazie per l attenzione! Per approfondimenti: Paolo Bonora [email protected] Lorenzo Danielli [email protected]