PROJECT WORK LA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLA CELIACHIA THOMAS BOCCACCIA AZIENDA USL DI PARMA

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1 PROJECT WORK LA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLA CELIACHIA THOMAS BOCCACCIA AZIENDA USL DI PARMA

2 OBIETTIVO Partendo dall'analisi dell'attuale processo di gestione informatizzata degli utenti affetti da celiachia, il project work vuole proporre un possibile miglioramento della procedura stessa. DURATA DEL PROGETTO 12 mesi circa Questa stima presuppone la sola progettazione e implementazione dell'applicativo, in quanto sono già disponibili buona parte dei dati e dei componenti utili per il suo funzionamento (struttura flussi, fascicolo sanitario elettronico [fse], appfse, applicativi di cassa). CONTESTO DI SVILUPPO La Regione Emilia Romagna e le Aziende sanitarie regionali.

3 ABSTRACT Il project work illustra un'ipotesi di miglioramento del processo di gestione dei dati relativi al morbo della celiachia a livello di flusso informativo e di processo amministrativo. Si andranno dunque ad analizzare: gli aspetti distributivi dei buoni; l'invio del flusso informativo di rendicontazione da parte degli esercenti convenzionati (farmacie, grande distribuzione, esercizi commerciali aderenti); il processo di controllo presso le strutture predisposte alla verifica. CONTESTO E MOTIVAZIONE Il progetto ha come contesto di riferimento tutte le aziende della Regione Emilia Romagna e l'ente Regione. Tra le motivazioni alla base del lavoro proposto, si evidenziano: l'aumento dei cittadini affetti dal morbo della celiachia* e dei negozi convenzionati. problematiche riscontrabili nell'attuale processo di erogazione dei buoni per la celiachia la complessità di controllo flussi di rendicontazione Secondo i dati forniti dal Ministero della Salute, i pazienti ai quali è stata diagnosticata la celiachia sarebbero oltre ; secondo l AIC, l Associazione Italiana Celiachia, bisogna considerare però anche i portatori della malattia, ovvero pazienti affetti da una sintomatologia più lieve, non ancora diagnosticata; in tal caso il numero di pazienti di cui sopra aumenterebbe fino a casi In particolare i dati forniti dal Ministero ci danno la distribuzione per area dei dati sui celiaci: il 48 % è concentrato al Nord, il 22 % al Centro, il 19 % al Sud e l 11 % nelle Isole. La Regione dove risiedono più celiaci risulta la Lombardia, con soggetti, seguita da Lazio con i suoi e Campania con celiaci. *

4 Celiaci I celiaci in Italia al risultano , quasi in più rispetto al 2013 e in più del REGIONE» ABRUZZO ,5 % ,45 % ,4 %» BASILICATA 786 0,5 % 871 0,5 % 983 0,6 %» CALABRIA ,4 % ,9 % ,0 %» CAMPANIA ,6 % ,4 % ,0 %» EMILIA ROMAGNA ,1 % ,9 % ,1 %» FRIULI VENEZIA ,8 % ,7 % ,9 %» LAZIO ,9 % ,1 % ,1 %» LIGURIA ,7 % ,6 % ,6 %» LOMBARDIA ,0 % ,4 % ,7 %» MARCHE ,9 % ,8 % ,8 %» MOLISE 676 0,5 % 779 0,5 % 853 0,5 %» P.A. BOLZANO ,7 % ,7 % ,7 %» P.A. TRENTO ,1 % ,1 % ,1 %» PIEMONTE ,9 % ,7 % ,8 %» PUGLIA ,3 % ,1 % ,1 %» SARDEGNA ,5 % ,8 % ,6 %» SICILIA ,3 % ,7 % ,8 %» TOSCANA ,7 % ,9 % ,2 %» UMBRIA ,4 % ,5 % ,5 %» VALLE D AOSTA 378 0,3 % 404 0,2 % 444 0,3 %» VENETO ,0 % ,1 % ,3 %» TOTALE % % % n. celiaci percentuale n. celiaci percentuale n. celiaci percentuale Costi in Emilia Romagna In Emilia Romagna, sono circa i cittadini celiaci (dati relativi al 31 dicembre 2014) in costante crescita (circa dell 11% all anno), che ricevono in un anno buoni di prelievo per i prodotti dietoterapeutici del valore di 16 milioni di euro, ai quali vanno aggiunti altri euro di spese di spedizione (i buoni vengono inviati per posta ai cittadini o ritirati presso le Ausl) Ogni cittadino celiaco in Emilia Romagna riceve mensilmente un buono di 140 euro per gli uomini e di 99 euro per le donne, divisi rispettivamente in 4 fogli di 35 euro per gli uomini e di 24,75 euro per le donne. Il valore di ogni singolo foglio non è frazionabile, per cui il soggetto celiaco è costretto a spendere la cifra indicata (35 o 24,75 euro) in un unica soluzione.**

5 NUMERO DI CELIACI SUDDUVISO PER I TRE DISTRETTI DELL'AZIENDA USL DI PARMA E TASSO DI CRESCITA ANNO FIDENZA SUD EST BORGO VAL DI TARO % 59.63% 56.60% L'attuale gestione della celiachia prevede: 1. La stampa interna dei buoni su carta filigranata, che in un prossimo futuro verrà sostituita con l'erogazione e la stampa (a carico dell'utente) tramite il Fascicolo Sanitario Elettronico. PROBLEMATICA: Nel primo caso la carta filigranata ha un costo importante per l'azienda, nel secondo caso c'è la possibilità che l'utente possa stampare lo stesso buono più volte o fotocopiarlo, per poi spenderlo in più esercizi. 2. L'invio dell'erogato a fine mese tramite posta certificata dai vari punti vendita; PROBLEMATICA: le pervenute possono avere dei doppioni o possono contenere errori nel flusso, poiché non sono sempre facilmente riconducibili all'erogante, come, ad esempio, nel caso delle farmacie che demandano la gestione a Federfarma. Questo aspetto, di conseguenza, rende difficile avere un controllo completo sulla procedura. 3. Gli esercenti eroganti sono identificati con un codice. PROBLEMATICA: il codice attualmente assegnato è difficilmente riconducibile a quello utilizzato in fase di rendicontazione.

6 OBIETTIVI Fornire soluzioni pratiche e veloci per migliorare quanto già in essere, senza però stravolgere del tutto l'attuale processo. Ridurre i costi di erogazione del buono mensile Ridurre i tempi di rendicontazione Diminuire il tempo di verifica dei centri di bilancio Ridurre la contraffazione dei buoni Ridurre gli errori provenienti dai flussi informatici Aumentare la velocità di verifica sia a livello aziendale sia regionale DESTINATARI Regione Emilia Romagna Aziende USL della regione Emilia Romagna Farmacie, Grande Distribuzione, Negozi convenzionati Associazione Italiana Celiachia Pazienti celiaci Sistemi informativi della Regione Emilia Romagna Sistemi informativi delle singole Aziende sanitarie locali Erogatori dei prodotti per la celiachia e loro fornitori informatici Centri di distribuzione dei buoni per la celiachia

7 ATTIVITA Riunire un tavolo consultivo con tutte le Aziende sanitarie per discutere i fabbisogni in riferimento a tale tema, gli ambiti applicativi della proposta ipotizzata e i relativi costi, tenendo conto che la spesa non sarà più a carico delle singole Aziende Sanitarie, ma ripartita tra tutte le Aziende Sanitarie regionali. Contattare l associazione celiaci per promuovere l utilizzo smart dell erogazione dei buoni tramite il FSE (Fascicolo Sanitario Elettronico). Procedere allo sviluppo di un portale centralizzato, che tramite web service, metta a disposizione servizi quali la gestione del borsellino elettronico associato all'utenza e la raccolta dei flussi provenienti dagli erogatori convenzionati in tempo reale. Predisporre una delibera regionale rispetto alla quale gli esercenti dovranno dare la propria conferma per continuare ad aderire alla convenzione.

8 RISORSE Prendendo in considerazione, ad esempio, il periodo che va dal 2009 al 2015 nei tre Distretti dell'azienda Usl di Parma che sono riusciti a fornirmi dati storici, si osserva come in 6 anni si sia verificato un incremento in media del 63,56% di assistiti affetti dal morbo della celiachia. Prendendo sempre in esame i tre Distretti nello stesso periodo temporale e sommando i dati si evince che si è passati da una spesa di 4.686,00 a 7.679,00 solo per la spedizione dei buoni per la celiachia. Sulla base dei dati di rendicontazione, si evince che per l'ausl di Parma la spesa complessiva annuale calcolata per il rimborso delle quote passa da ,00 del 2014 a ,00 del La stessa crescita è stata avvertita dai produttori; infatti citando un articolo di Wired del 2 Gennaio 2015: "la crescita del settore, che sarebbe stata pari al 5,9% tra il 2004 e il 2007, non è nulla in confronto a quella registrata da Nielsen tra il 2007 e il 2011, dove si è manifestata una scalata pari a 57 punti percentuale". Basandoci su quanto scritto sopra e confrontato con quanto riportato dall'aic (Associazione Italiana Celiachia) il tasso di crescita delle diagnosi è di circa il 9% annuo. Sulla base di tale analisi, è evidente che la procedura di gestione per la distribuzione e la rendicontazione dei buoni dovrebbe essere rivista in termini di efficienza ed efficacia.

9 METODOLOGIA Ogni utente deve avere un codice a barre che identifichi univocamente il proprio borsellino elettronico: stampabile su carta dal sito del fascicolo sanitario elettronico; visualizzabile dall applicazione del fascicolo sanitario; stampabile su carta dai centri ora predisposti al rilascio dei buoni. Il codice a barre servirà a identificare la validità di un borsellino elettronico agganciato all'assistito; in nessun modo esso dovrà riportare i dati anagrafici. Il borsellino elettronico sarà azzerato e ricaricato mensilmente basandosi sulle regole già ora applicate per la produzione dei buoni: scadenza tessera sanitaria età sesso dell'assistito Il borsellino elettronico è utilizzabile in qualsiasi punto vendita convenzionato e dovrà tenere conto della disponibilità residua del mese corrente. L'attuale gestione dei celiaci prevede che l'utente abbia 4 buoni mensili con un credito spendibile in un'unica soluzione e presso un solo esercente. La mia propostametodologica prevede: - un importo unico e spendibile progressivamente su vari esercenti. Per far ciò,occorre attivare un sistema centrale tramite web service, che possa identificare il borsellino elettronico tramite il codice a barre. L'utente potrà verificare l'importo residuo tramite il sito o l'app del fascicolo sanitario prima di recarsi in un punto vendita; - al punto vendita prima di conteggiare i prodotti per la celiachia, sarà necessario,tramite il codice a barre associato all'assistito, visualizzare la disponibilità economica presente, e in base all'importo disponibile,il cliente/utente deciderà quanto credito scalare (un po' come avviene con i buoni pasto aziendali o tessere prepagate), il cassiere del punto vendita automaticamente manderà al

10 sistema centrale un messaggio per scalare tale importo aggiornando il borsellino elettronico. Il registratore di cassa fornirà uno scontrino con segnato l importo speso e i prodotti senza glutine. A fine mese l esercente invierà gli scontrini agli uffici liquidazione del bilancio per il rimborso. A fine giornata il sistema di cassa dovrà inviare al sistema centrale i tracciati prodotti. Tale invio potrà essere effettuato o tramite web services o tramite un apposito portale nel quale potranno essere caricati i tracciati (previa autenticazione utente e inserimento di un minimum data set di dati identificativi dell esercizi). I flussi rimarranno invariati tranne che per il codice che identifica il punto vendita, quest ultimo infatti dovrebbe riportare la partita iva che renderebbe il controllo da parte degli uffici di bilancio più semplice.nel caso in cui non ci sia linea per la verifica del codice a barre l'utente non potrà usufruire momentaneamente del borsellino elettronico e i dati verranno registrati in back office dall esercente mediante apposito portale nel quale inserire manualmente il codice del borsellino e l importo da scalare. Nel caso di piccoli esercenti che non abbiano le risorse per adeguare i propri sistemi di cassa alla nuova gestione, sarà predisposto un apposito portale (lo stesso utilizzato per la rendicontazione in backoffice in caso di assenza temporanea di linea) che consentirà di simulare il nuovo processo di utilizzo e rendicontazione della quota mensile. - Dal punto di vista delle aziende sanitarie, esse controlleranno quanto è stato erogato, validando i prodotti e controllando eventuali errori in tempo reale o comunque con una rendicontazione giornaliera. Il lavoro svolto aziendalmente sarà messo a disposizione della Regione che potrà monitorare il flusso di lavoro avendo accesso in tempo reale alle statistiche create ad hoc per questa procedura.saranno disponibili dati come la crescita dei negozi aderenti, la crescita della diagnosi del morbo della celiachia, la spesa dei singoli esercenti, ecc. Il rimborso richiesto dal punto vendita tramite scontrini sarà verificato in tempo reale dai centri di controllo che potranno validare o meno la spesa documentata.

11 RISULTATI Abbattimento della spesa per la stampa e l'invio dei buoni La spesa di manutenzione del software sarà ripartita dalle varie aziende sanitarie regionali Una maggiore adesione al fascicolo sanitario da parte del cittadino (stampa su carta del tesserino con il codice a barre, verifica del credito residuo e della spesa effettuata, bilancio familiare). CRITICITA' E PUNTI DI FORZA Le criticità che emergono sono: capillarità dei destinatari (negozianti, impiegati AUSL) del progetto, con particolare riferimento ai piccoli esercizi commerciali e farmacie territoriali. Infrastruttura di rete territoriale capillare fino ai singoli esercizi Dotazione hardware soprattutto relativamente ai piccoli esercizi Modifica dei sistemi di cassa della GDO I punti di forza da annoverare sono: Il celiaco avrà il vantaggio di poter spendere il proprio credito in modo più agile e veloce L'associazione AIC visto il punto sopra potrebbe supportare significativamente la diffusione del FSE. La spesa di manutenzione del software sarà centralizzata e non più aziendale. Si può prevedere una drastica diminuzione dei duplicati di buoni o di errori di rendicontazione attraverso il controllo in tempo reale I dati saranno omogenei a livello regionale La rendicontazione sarà più agile (i punti vendita verranno identificati tramite partita iva)

12 Si può prevedere un risparmio in termini di tempo sia da parte del personale AUSL che del personale degli esercizi commerciali dedicato oggi alle attività di registrazione, tracciabilità, rendicontazione e controllo. BIBLIOGRAFIA Determina N avente per oggetto: Specifiche tecniche per l'applicazione del 'percorso per l'erogazione a carico del ssr dei prodotti privi di glutine a favore dei cittadini celiaci, nella r.e.r.' approvato con d.g.r. n. 439 del D.G.R. N. 439 DEL 31/3/2008 avente per oggetto: Percorso per l'erogazione a carico del ssr dei prodotti privi di glutine a favore dei cittadini celiaci nella Regione Emilia-Romagna Association of European Coeliac Societies: Associazione Italiana Celiachia: e&p=dalministero&id=2426 Relazione annuale celiachia Pubblicata il 28 Gennaio 2016, si riferisce all anno ** Fonte: