CODICE ETICO AZIENDALE

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1 CODICE ETICO AZIENDALE D.LGS. 231/2001 Firenze, 31 maggio 2011 E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 1

2 CODICE ETICO AZIENDALE Premessa Il presente Codice Etico evidenzia il costante impegno di integrità morale che da sempre costituisce fondamento essenziale dell operato aziendale della E-Ducation.it S.p.A. Il Codice Etico esprime l insieme dei doveri e delle responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali in genere cui si attiene la E-Ducation.it S.p.A. Destinatari del Codice Etico I principi e le disposizioni del presente Codice Etico si applicano nei confronti di tutti coloro che operano nell' interesse di E-Ducation.it S.p.A. (di seguito destinatari) ed in particolare: ai membri componenti gli organi collegiali; ai docenti; ai dipendenti (a tempo indeterminato o determinato); ai collaboratori a progetto; ai consulenti; ai fornitori di beni e di servizi; I destinatari del presente Codice sono tenuti ad apprendere i contenuti ed a rispettare i precetti del Codice che sarà messo loro a disposizione, secondo quanto di seguito specificato. Il Consiglio di Amministrazione (o un suo delegato) si fa carico dell effettiva attuazione del Codice e della diffusione dello stesso all interno e all esterno della Società. Adozione diffusione aggiornamento Il Codice Etico è stato adottato dalla E-Ducation.it S.p.A. con delibera del Consiglio di Amministrazione ed è aggiornato ogni qualvolta sussistano delle esigenze specifiche di aggiornamento. Gli aggiornamenti sono predisposti dall Organo di Vigilanza e successivamente approvati da Consiglio di Amministrazione. I) PRINCIPI GENERALI La E-Ducation.it S.p.A. in tutti i suoi organi aziendali e nei rapporti con i terzi in genere si ispira e si impegna alle seguenti regole etiche e civili: a) osservanza scrupolosa delle leggi e dei regolamenti che regolano l attività dell Azienda; b) onestà, correttezza ed affidabilità in ogni azione svolta e nei rapporti coi soggetti esterni che entrano in contatto con l Azienda; c) esclusione di ogni ipotesi di conflitto di interesse tra attività lavorativa ed affari personali; d) massima attenzione e personale contributo circa la sicurezza sul lavoro e la salvaguardia dell ambiente. E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 2

3 a) osservanza scrupolosa delle leggi e dei regolamenti che regolano l attività dell Azienda; La E-Ducation.it S.p.A. si impegna a realizzare e fornire servizi di qualità ed a competere sul mercato secondo principi di equa e libera concorrenza e trasparenza, mantenendo rapporti corretti con le istituzioni pubbliche, governative ed amministrative, con la cittadinanza e con le imprese terze. La E- Ducation.it S.p.A. e tutti i destinatari si impegnano ad operare nel rigoroso rispetto della Legge, del Codice Etico e dei regolamenti interni di volta in volta applicabili. b) onestà, correttezza ed affidabilità in ogni azione svolta e nei rapporti coi soggetti esterni che entrano in contatto con l Azienda; Nel comportamento da tenere nei confronti della E-Ducation.it S.p.A., i destinatari devono osservare i principi di seguito elencati: professionalità: ciascuna persona svolge la propria attività lavorativa e le proprie prestazioni con diligenza, efficienza e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti ed il tempo a sua disposizione, ed assumendosi le responsabilità connesse agli adempimenti; lealtà: i destinatari sono tenuti ad essere leali nei confronti della E-Ducation.it S.p.A.; onestà: nell ambito della loro attività lavorativa, i destinatari sono tenuti a conoscere e rispettare con diligenza il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC) e le Leggi vigenti. L onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività della E-Ducation.it S.p.A., per le sue iniziative, e costituisce valore essenziale della gestione organizzativa. I rapporti con i portatori di interessi, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. In nessun caso il perseguimento dell interesse della Società può giustificare una condotta non onesta; legalità: la E-Ducation.it S.p.A. ispira le proprie decisioni ed i propri comportamenti al rispetto di tutte le norme, le leggi, le direttive ed i regolamenti nazionali ed internazionali e di tutte le prassi generalmente riconosciute; correttezza e trasparenza: i destinatari non devono utilizzare a fini personali informazioni, beni ed attrezzature, di cui dispongono nello svolgimento della funzione o dell incarico assegnati. Ciascuna persona non deve accettare, né effettuare, per sé o per altri, pressioni, raccomandazioni o segnalazioni che possano arrecare pregiudizio alla E-Ducation.it S.p.A. o indebiti vantaggi per sé, per la E- Ducation.it S.p.A. o per terzi; riservatezza: i destinatari assicurano la massima riservatezza, relativamente alle notizie ed informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all attività della Società, nel rispetto delle disposizioni di Legge, dei Regolamenti vigenti e delle procedure interne. E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 3

4 c) esclusione di ogni ipotesi di conflitto di interesse tra attività lavorativa ed affari personali; Tutti i destinatari perseguono, nello svolgimento dell attività lavorativa, gli obbiettivi e gli interessi generali della E-Ducation.it S.p.A. e devono assicurare che ogni decisione assunta nell ambito delle proprie attività sia presa nell interesse della Società. Tutti i destinatari dovranno astenersi dal trarre vantaggio dalla propria relazione con la E-Ducation.it S.p.A. al fine di favorire se stessi o terzi a danno o a svantaggio della Società e sono tenuti ad evitare ogni attività o situazione di interesse personale che costituisca o possa costituire, anche solo potenzialmente, un conflitto fra gli interessi propri e quelli della E-Ducation.it S.p.A. ed, in ogni caso, dovranno conformarsi alle specifiche policies adottate dalla E-Ducation.it S.p.A. in materia. Nell ipotesi in cui siano individuate situazioni di conflitto di interesse, anche potenziale, sia interne che esterne all attività della E-Ducation.it S.p.A., ciascun soggetto coinvolto è tenuto ad astenersi dal porre in essere la condotta in conflitto dandone tempestiva comunicazione all Organismo di Vigilanza, al quale compete la valutazione circa la sussistenza, caso per caso, di eventuale incompatibilità o situazioni di pregiudizio. Esemplificazioni di potenziale conflitto di interesse: - ottenere una partecipazione o effettuare un investimento in una azienda che concluda importanti affari con la E-Ducation.it S.p.A.; - concludere affari per conto della E-Ducation.it S.p.A. con il coniuge, parenti ed affini entro il IV grado; - accettare da aziende o da privati che conducono affari con la E-Ducation.it S.p.A. pagamenti, omaggi o favori che eccedano le formali cortesie di irrilevante controvalore monetario; - utilizzare le risorse della E-Ducation.it S.p.A. per un attività estranea alla quale amministratori, dirigenti e dipendenti o amici o parenti degli stessi siano interessati e comunque avulsa all attività della Società; - dedicare la propria attività ad impegni diversi dai propri compiti in Azienda durante le ore di lavoro. d) massima attenzione e personale contributo circa la sicurezza sul lavoro e la salvaguardia dell ambiente. La E-Ducation.it S.p.A.si prefigge di realizzare in modo ottimale la tutela dell ambiente, igiene e sicurezza. Di tale responsabilità sono investiti indistintamente amministratori, dirigenti e tutti i dipendenti. La E-Ducation.it S.p.A. si impegna per creare un ambiente di lavoro sano e sicuro, per non danneggiare in alcun modo l ambiente e tutelare l igiene e la sicurezza sul lavoro. E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 4

5 Obblighi a) attenersi scrupolosamente alle prescrizioni emanate dal Responsabile in materia di salute e sicurezza sul lavoro e mantenere, in ogni circostanza, un comportamento di massima attenzione per la sicurezza propria e di chi frequenta i luoghi di lavoro; b) attenersi scrupolosamente alle prescrizioni di legge ed alle direttive aziendali in materia di tutela dell ambiente e dell igiene, mantenendo sempre un comportamento corretto e vigilante. II) REGOLE DI CONDOTTA Le regole contenute nella presente sezione hanno lo scopo di indicare ai destinatari gli atteggiamenti ed i comportamenti da osservare nello svolgimento delle varie attività aziendali in conformità ai valori cui si ispira il presente Codice. a) Controlli amministrativi e documentazione La E-Ducation.it S.p.A. ha il dovere di registrare e conservare nei suoi archivi le informazioni di carattere amministrativo e finanziario nel rispetto delle vigenti leggi in materia. Il Codice Etico illustra i criteri ai cui l Azienda si attiene per garantire il pieno assolvimento delle responsabilità derivanti dalla legislazione in materia. I criteri di registrazione e reporting devono essere coerenti fra loro al fine di fornire una base omogenea per la valutazione, la gestione e la comunicazione delle operazioni eseguite dall Azienda. Obblighi 1) attenersi nello svolgere i compiti affidati a quanto previsto dalla legge, dal Codice Etico, dalle procedure contabili, di reporting e di controllo stabilite dall Amministrazione e dall Internal Auditing; 2) non dare o promettere a terzi o farsi dare e/o promettere vantaggi di qualsiasi genere; 3) essere precisi, tempestivi ed esaurienti nel redigere e nel conservare i documenti. Compilare i medesimi indicandovi tutti i dati e/o le notizie comunque influenti nell adozione delle decisioni della E-Ducation.it S.p.A. 4) prima di firmare un documento, accertarsi che le informazioni in esso contenute siano veritiere, corrette, complete e conformi a quanto stabilito dalla normativa in materia; 5) prima di impegnare la E-Ducation.it S.p.A. in una qualsiasi operazione commerciale o di riferire informazioni di carattere amministrativo e finanziario, assicurarsi di ottenere tutte le autorizzazioni necessarie e di documentarle opportunamente; 6) tenere al sicuro tutti i documenti, ivi comprese le informazioni ed i dati che si dispongono sul supporto informatico, nel rispetto delle regole aziendali in materia di tutela della riservatezza nel trattamento dei dati personali (l. 675/96); E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 5

6 7) agevolare gli organi di controllo societari e qualunque altro soggetto autorizzato ad accedere alla documentazione e fornire loro informazioni precise ed esaurienti; 8) adottare con tempestività tutte le misure correttive necessarie; Obblighi specifici per amministratori, dirigenti e responsabili In conformità di quanto sin ora perseguito e stabilito, predisporre sistemi contabili, di reporting, controllo finanziario ed informazione in grado di assicurare: a) adeguata protezione dei beni della E-Ducation.it S.p.A. e assegnazione delle relative responsabilità, controllo periodico dell efficacia delle procedure istituite per garantire la salvaguardia dei beni nonché tempestivi interventi volti a colmare ogni lacuna eventualmente rilevata. b) che le operazioni compiute dalla Società siano autorizzate, conservandone la relativa documentazione ed effettuati tutti gli atti consequenziali previsti; c) che vengano documentati e riferiti opportunamente tutti quei fatti che comportino l acquisizione o l alienazione di beni oppure l insorgere di obbligazioni o il loro adempimento; d) che i bilanci e le rispettive relazioni redatti per la Società riflettano correttamente la situazione finanziaria, i risultati delle operazioni compiute e forniscano ulteriori informazioni di carattere amministrativo e finanziario, conformemente a principi contabili generalmente accettati e ad ogni altra disposizione applicabile; e) che le erogazioni di fondi pubblici ottenute dalla E-Ducation.it S.p.A. da parte dello Stato o da altri Enti Pubblici siano richieste sussistendone i requisiti prescritti dalle relative normative e, ove concesse, siano effettivamente destinate alle finalità per cui le erogazioni stesse sono state concesse. b) Etica di comportamento negli affari La E-Ducation.it S.p.A. richiede ad amministratori, dirigenti e dipendenti di seguire sempre una rigorosa etica comportamentale con i Clienti, Fornitori e nel rappresentare la Società di fronte alla Pubblica Amministrazione. La presente norma stabilisce i principi etici da seguire anche in relazione a pagamenti e spese di rappresentanza. In particolare i rapporti con i dipendenti pubblici devono essere conformi ai principi ed alle previsioni dettati dal DPCM 28/11/2000 (codice di comportamento dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni). La E-Ducation.it S.p.A. non autorizza, attua o tollera comportamenti contrari a tale norma. Obblighi: 1) dichiarare chiaramente i propri limiti decisionali all inizio di ogni negoziazione; 2) divieto assoluto di: E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 6

7 a) offerta e/o accettazione di pagamenti, beni o servizi non correttamente documentati; b) utilizzare collaboratori il cui comportamento non risponda ai requisiti individuati nel Codice Etico; c) sostenere spese di rappresentanza non chiaramente correlabili ad interessi aziendali o eccessive rispetto agli scopi; c) Comportamento nei rapporti con i clienti La E-Ducation.it S.p.A. si impegna ad avere un comportamento tale da evitare ogni arbitraria discriminazione tra i propri clienti. La contrattazione con ogni cliente deve avvenire nel rispetto del principio normativo della buona fede contrattuale e della corretta esecuzione delle obbligazioni reciproche; le eventuali modifiche alle condizioni generali di contratto come pure le eventuali variazioni economiche e tecniche dell oggetto del contratto stesso dipendenti da qualsiasi causa dovranno essere immediatamente comunicate. Sono in ogni caso da evitare pratiche elusive o scorrette. Le comunicazioni con i clienti, compresi i messaggi pubblicitari ed il contenuto del sito internet aziendale, devono essere: chiari semplici e formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori conformi alle normative vigenti evitando pratiche elusive o scorrette complete e tali da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente non ingannevoli quanto al contenuto ed allo strumento della comunicazione Lo stile di comportamento della Società e dei suoi collaboratori nei confronti della clientela deve essere improntato alla disponibilità, al rispetto ed alla cortesia nell ottica di un rapporto collaborativi e di elevata professionalità. La Società si impegna a garantire adeguati standard di qualità dei prodotti e servizi forniti ed a monitorare periodicamente la qualità percepita. La Società si impegna a dare riscontro ai suggerimenti ed ai reclami da parte dei clienti mediante sistemi di comunicazione idonei e tempestivi. La Società si impegna a non abusare delle proprie posizioni creditorie verso la clientela per trarne vantaggio o qualsiasi altra utilità. Nel recupero del credito la Società deve agire secondo criteri oggettivi e documentabili impegnandosi, nella massima misura consentita dagli interessi aziendali, a favorire la risoluzione amichevole di eventuali controversie. E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 7

8 d) Comportamento nei rapporti coi fornitori Nei rapporti coi fornitori la E-Ducation.it S.p.A.si ispira a principi di legalità, lealtà ed efficienza: a) osservare le leggi ed i regolamenti amministrativi in vigore in materia di rapporti con i fornitori; b) non precludere a nessuna azienda che ne abbia i requisiti la possibilità di competere per aggiudicarsi una parte delle forniture alla E-Ducation.it S.p.A. c) valutare le offerte dei fornitori in base a: superiorità tecnica; qualità; affidabilità; servizio; prezzo; altri fattori rilevanti e documentati; d) sollecitare la collaborazione dei fornitori nell assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze della E-Ducation.it S.p.A. in termini di qualità, costo e tempi di consegna, nel rispetto delle regole stabilite dalla legge e dagli accordi; e) rispettare gli accordi di licenza e le norme sulla proprietà industriale, ivi incluse quelle applicabili al software; f) mantenere un dialogo costante ed aperto con i fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali; g) non prendere parte a titolo personale diretto e/o indiretto a concorsi, competizioni o iniziative promozionali indette da fornitori; h) rifiutare ogni offerta di denaro o di altri omaggi direttamente e/o indirettamente rivolti al dipendente, amministratore, dirigente quale compenso diretto e/o indiretto per l ottenimento di una fornitura; i) in caso di offerta di omaggi che superino il puro valore simbolico di cortesia, informare immediatamente i diretti superiori; j) non divulgare informazioni che, per decisione della Società o in base ad accordi con il fornitore, debbano mantenersi riservate. e) Comportamento con la Pubblica Amministrazione La E-Ducation.it S.p.A. intende condurre rapporti con la Pubblica Amministrazione con la massima trasparenza ed eticità di comportamento: tali rapporti, che devono avvenire nel rispetto della Normativa Vigente, sono informati ai principi generali di correttezza e di lealtà, in modo da non compromettere l integrità di entrambe le parti. E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 8

9 La E-Ducation.it S.p.A. ispira e adegua la propria condotta, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ai principi di correttezza ed onestà. Su questa base, i soggetti incaricati dalla E- Ducation.it S.p.A. di seguire una qualsiasi trattativa, richiesta o rapporto istituzionale con la Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, non devono, per nessuna ragione, cercare di influenzarne impropriamente le decisioni, né tenere comportamenti illeciti. I soggetti incaricati dalla E-Ducation.it S.p.A. alla gestione dei rapporti con qualsivoglia autorità della Pubblica Amministrazione devono verificare che le informazioni rese con qualunque modalità e a qualunque titolo siano rispondenti al vero, accurate e corrette. I soggetti cui è consentito avere contatti diretti con la Pubblica Amministrazione per conto della E-Ducation.it S.p.A., sono i soli espressamente incaricati dalla E- Ducation.it S.p.A. stessa a tal fine. Nessun altro può intrattenere rapporti di nessun genere con la Pubblica Amministrazione, per attività inerenti l attività della E-Ducation.it S.p.A.. A titolo meramente esemplificativo: a) Non è permesso offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti, sia italiani che di altri paesi, salvo che si tratti di doni o utilità d uso di modico valore. b) E vietato offrire o accettare qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione. c) In caso di una qualsiasi trattativa d affari, o di richiesta o di rapporto con la Pubblica Amministrazione, il personale incaricato non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni, per conto della Pubblica Amministrazione. d) Qualsiasi violazione (effettiva o potenziale) commessa dall ente o da terzi va segnalata tempestivamente alle funzioni interne competenti. Contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dall Unione Europea, dallo Stato o da altro Ente Pubblico, anche se di modico valore e/o importo, devono essere impiegati per le finalità per cui sono stati richiesti e concessi. La E-Ducation.it S.p.A. vieta ai destinatari del Codice Etico l utilizzo dei fondi percepiti dalle Pubbliche Amministrazioni e/o dai fondi interprofessionali per scopi diversi da quelli per cui sono stati erogati. Analogamente, in caso di partecipazione a procedure di evidenza pubblica, i destinatari del presente Codice Etico sono tenuti ad operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale, evitando in particolare di indurre le Pubbliche Amministrazioni ad operare indebitamente in favore della E-Ducation.it S.p.A. E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 9

10 III) PARI OPPORTUNITA La E-Ducation.it S.p.A. si impegna ad offrire pari opportunità e un trattamento equo a tutti i dipendenti della Società, senza discriminazioni di razza, religione, opinioni politiche, attività sindacali, paese d origine, sesso, età, stato di salute fisica e quant altro inerente la persona già previsto e tutelato dalla legge. In tutte le azioni aziendali gli amministratori, i dirigenti ed i dipendenti si impegnano ad attuare l assoluta parità di diritti e a promuovere ogni possibile e consentita iniziativa finalizzata all accesso a pari opportunità per tutti i lavoratori della E-Ducation.it S.p.A. IV) SANZIONI Il presente Codice Etico ha valore di disposizione di servizio e pertanto deve essere osservato da tutti gli amministratori, dirigenti e dipendenti della E-Ducation.it S.p.A. La mancata osservanza delle norme contenute nel presente Codice Etico sarà passibile delle sanzioni previste dalla L. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) e dal contratto collettivo nazionale del lavoro applicato in azienda. E-Ducation.it S.p.A. Codice Etico Pag. 10