Università degli Studi di Milano Bicocca. Biblioteca di Ateneo

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1 Verbale della riunione del Consiglio della Biblioteca del 24 settembre 2012 In data 24 settembre 2012 alle ore presso la Sala Riunioni della Biblioteca si è riunito il Consiglio di Biblioteca come da art. 10 del Regolamento della Biblioteca. Presiede il presidente del Consiglio di Biblioteca, prof. Dario Narducci. Segretario il Direttore della dott. Maurizio di Girolamo. Sono presenti: dott.ssa Nadia Solaro (scienze statistiche), prof.ssa Giovanna Lucchini (scienze biologiche biotecnologiche e ambientali), prof. Dario Narducci (scienze chimiche), prof.ssa Mirella Enriotti (scienze fisiche), dott. Luigi Fontana (scienze matematiche), prof. Haim Burstin (scienze della formazione), prof. Tiziana Vettor (scienze giuridiche), dott. Rosario Musumeci (scienze mediche) dott. Simone Tosi, in sostituzione del prof. Gianmarco Navarini (scienze sociologiche), dott. Giovanni Vezzoli, in sostituzione della prof. Daniela Basso (scienze geologiche) prof.ssa Lucia Pomello (scienze informatiche); dott.ssa Stefania Fraschetta, dott.ssa Francesca Verga, (rappresentanti del personale), dott. Maurizio di Girolamo (Direttore della Biblioteca), dott.ssa Roberta Bassetti, dott.ssa Luisanna Saccenti, dott.ssa Giovanna Geppert, dott.ssa Annalisa Bardelli (su invito del Direttore e senza diritto di voto). Assenti giustificati: prof. Luca Stanca (scienze economiche), dott.ssa Maria Bagassi (scienze psicologiche); prof. Gianmarco Navarini (scienze sociologiche), dott.ssa Carmela Napoletano (rappresentante del personale), prof. Daniela Basso (scienze geologiche), sig. Niccolò Morè (rappresentante degli studenti), sig. Paul Andrei Puiu (rappresentante degli studenti). Ordine del giorno 1 - Comunicazioni 2 - Situazione bilancio 2012 e previsione Delibera sulla gestione degli avanzi 4 - Ruolo del Consiglio di Biblioteca secondo il nuovo Statuto 5 - Varie ed eventuali 1. Comunicazioni Il Direttore comunica che nelle scorse settimane sono iniziati i lavori per il rifacimento della copertura dell Ed. U24. Per consentire tali lavori, l Area RIS ha richiesto di liberare gli spazi abitabili dell edificio utilizzati per il trattamento dei volumi del Fondo Montedison, pertanto già dal mese di luglio è stata sospesa l attività di disinscatolamento del materiale del Fondo e durante il periodo estivo il personale della Biblioteca ha provveduto a inscatolare i volumi collocati sugli scaffali. Libri e riviste sono stati immagazzinati con il materiale selezionato; inoltre, è stato accantonato un gruppo di scatoloni contenenti materiale d archivio. 1

2 La prof.ssa Enriotti chiede se si conosce la natura dei lavori; la dott.ssa Geppert risponde che si tratta del rifacimento del tetto. Il Direttore comunica che a partire dal mese di settembre è stato messo a disposizione presso la Sede Centrale il fondo Voci Senza Scorta, costituito da un centinaio di volumi sul tema della lotta alla mafia acquistati dall omonima associazione studentesca con un finanziamento ottenuto partecipando all apposito bando dell Ateneo con un progetto in collaborazione con la Biblioteca. 2. Situazione bilancio 2012 e previsione 2013 Il Direttore illustra la situazione della spesa aggiornata a settembre e la previsione di fabbisogno Globalmente si prevede una spesa 2012 pari a ,00, con un aumento rispettivamente del 9,28% rispetto al consuntivo 2011, del 4,47% rispetto allo stanziamento dell Amministrazione (pari alla previsione di spesa formulata a fine 2011) e del 0,94% rispetto allo stanziamento assestato Tale aumento è determinato in massima parte dall aumento della voce relativa ai rinnovi degli abbonamenti (+10,77%) che, in linea con quanto esposto nel precedente CdB, comprende un aumento dei prezzi di listino superiore al 5% stimato in fase di previsione, che si tramuta in una spesa limitata al 2012 per integrare gli abbonamenti dell anno corrente e in un aumento proporzionale per i rinnovi 2013, cui si devono aggiungere le condizioni di cambio sfavorevole del 2012 e la stima della prevedibile maggiore commissione della nuova procedura di gara in essere. A questo proposito il Direttore riassume la situazione relativa alla gara in aggregato con altri otto atenei, con capofila il Politecnico di Milano, andata deserta sia nella fase di procedura aperta sia in quella successiva di procedura negoziata, molto probabilmente a causa delle dimensioni dell aggregato stesso e del tetto di commissione posto sulla base d asta (+2%) che non sembrano sostenibili da parte degli attuali fornitori presenti sul mercato italiano. Proprio in questi giorni dovrà essere presa la decisione su come procedere, sulla base delle informazioni che l Ente capofila fornirà a seguito di verifiche interne. Non si esclude la possibilità di una procedura in economia per consentire il rinnovo di un anno, nelle more di bandire una nuova gara per il triennio Tuttavia, grazie alle maggiori entrate del 2012 (ribaltamento fondi 2011 e 3. quote) e al posticipo di alcune spese al 2013 (es. titoli ex AGU acquisiti da Wiley il cui contratto è in fase di negoziazione a livello nazionale) il disavanzo previsto a fine 2012 si riduce a ,00 e potrà essere quasi completamente assorbito grazie al finanziamento di terza quota disposto dal Dipartimento di Psicologia espressamente a questo scopo. Il Direttore pone l attenzione sul fatto che sarà possibile raggiungere tale risultato a livello complessivo di biblioteca grazie alla possibilità da parte della Direzione di effettuare autonomamente delle variazioni di budget fra le diverse aree all interno del capitolo generale definito a livello contabile per la gestione di tutti gli acquisti di materiale bibliografico. 2

3 A questo proposito illustra come il disavanzo delle aree avrebbe raggiunto delle dimensioni maggiori se la biblioteca non avesse potuto disporre dei fondi etichettati come opere generali per operare tali variazioni, necessarie fra le altre cose a coprire la maggior spesa per gli abbonamenti in corso a seguito degli aumenti sopra menzionati. Tale flessibilità ha consentito di operare in condizioni di urgenza e in una situazione prevedibilmente simile negli anni a venire, ha la necessità di essere confermata da una decisione del CdB, secondo quanto verrà proposto al successivo punto all OdG. Per quanto riguarda la previsione di stima del fabbisogno 2013, il Direttore ricorda i criteri seguiti per arrivare a un importo complessivo: La spesa per monografie è stata calcolata sulla base della spesa storica da parte di ciascuna area La stima per periodici ha tenuto conto dei forti aumenti di prezzo riscontrati nel 2012 sui periodici analizzati area per area, cui è stata aggiunta in via prudenziale la stima di + 5% per la commissione della nuova gara La stima per le risorse elettroniche si è basata come di consueto sulla spesa storica, tenendo conto della presenza di vincoli (price cap) determinati dai contratti pluriennali, e dall andamento medio degli aumenti di listino rilevati negli ultimi anni per ciascuna risorsa. A questo proposito il Direttore ricorda che a fine 2012 sono in scadenza tre grossi contratti (Wiley, Elsevier, Lippincott), il cui rinnovo è in fase di negoziazione a livello nazionale da parte della CRUI. Nel fabbisogno sopracitato è stato previsto un incremento medio sull attuale quota di rinnovo di circa l 8%, tuttavia non è al momento prevedibile l esito di tale negoziazione che potrebbe anche comportare la ridefinizione a livello nazionale della quota relativa al ns. Ateneo qualora i criteri di definizione di tale fasce venissero modificati e non fosse più prevalente quello legato alla spesa storica (base spend). Sulla base di quanto detto sopra, la stima di fabbisogno 2013 ammonta a ,00 superiore rispettivamente del 4,07% rispetto alla spesa 2012 e del 8,72% rispetto allo stanziamento dell Amministrazione del 2012, ma in linea con quanto previsto a fine 2011 in fase di stima di previsione triennale (+ 8% annuo). Il Direttore ricorda che analogamente a quanto fatto lo scorso anno, a inizio settembre ha inviato una comunicazione al dirigente dell area Risorse finanziarie, dott. Sinicropi, in cui esponeva la situazione aggiornata a settembre, al fine di verificare la disponibilità dell Amministrazione a soddisfare interamente la richiesta della biblioteca. Qualora così non fosse sarebbe necessario convocare un CdB di urgenza una volta conosciuta l entità del reale stanziamento, al fine di ridefinire la distribuzione delle spese (per voci e per aree). La prof.ssa Lucchini chiede qual è il rischio obiettivo di non riuscire a stipulare gli abbonamenti. Il Direttore risponde che verranno stipulati sicuramente, ma probabilmente in ritardo rispetto alla consuetudine, tenuto conto dei tempi tecnici delle procedure di affidamento. 3

4 Il Presidente chiede se ci può essere un rischio di discontinuità del posseduto: il Direttore risponde che potrebbero esserci dei ritardi nelle attivazioni delle versioni online, che tuttavia spera vengano compensati dai periodi di grazia (prolungamento abbonamenti dell anno precedente), mentre a seconda della data di sottoscrizione degli abbonamenti cartacei si potrebbe manifestare la necessità di colmare le eventuali lacune dovute alla perdita dei primi fascicoli dell anno, nel corso dell anno medesimo. La prof.ssa Enriotti chiede qual è la posizione dell Università Statale di Milano in materia: il Direttore risponde che è entrata a far parte del nostro stesso aggregato solo quest anno ed è anche essa in attesa di conoscere l evolversi della situazione. Il prof. Fontana chiede se c è bisogno di un fornitore, oltre che per gli abbonamenti cartacei, anche per le riviste elettroniche acquistate al di fuori dei pacchetti. Il Direttore risponde che il ricorso a intermediari è dettato, almeno nel nostro caso, dalla insostenibilità dei costi di gestione degli abbonamenti in autonomia a causa del ridotto personale in servizio in biblioteca. Il Presidente assicura che i membri del Consiglio saranno tenuti in costante aggiornamento sullo sviluppo degli abbonamenti. Il Presidente conclude ricordando che il principio guida deve essere la conservazione dello stesso livello di servizio anche in momenti difficili. 3. Delibera sulla gestione degli avanzi Viene distribuita ed esaminata una bozza di delibera per la gestione degli avanzi, che costituisce allegato di questo verbale. Dopo breve discussione la delibera viene approvata all unanimità. 4. Ruolo del consiglio di Biblioteca secondo il nuovo Statuto Il Direttore informa che il Rettore approverà il nuovo Statuto con atto formale; quando saranno pubblicati i regolamenti attuativi, sarà necessario creare anche un nuovo regolamento del Consiglio di Biblioteca. Il Presidente informa che, anche in vista della scadenza del mandato del CdB nella presente composizione e della impossibilità a procedere ad un rinnovo dello stesso nelle more della approvazione del Regolamento generale di Ateneo, ha sollecitato il Rettorato alla emissione di un decreto di proroga del CdB e che è in attesa di indicazioni da parte del Rettore. Le Aree disciplinari della biblioteca non saranno toccate dal nuovo Statuto, tuttavia il Presidente si informerà sulla corretta procedura per le nomine dei rappresentanti. La prof.ssa Vettor chiede se il Consiglio di Biblioteca può intervenire nella redazione della parte di Regolamento generale di Ateneo concernente il CdB. Il Presidente conferma la possibilità. 5. Varie ed eventuali Non ci sono varie ed eventuali. Non essendoci altri argomenti all OdG, la seduta si conclude alle ore

5 Verbalizzato, letto e approvato seduta stante. IL DIRETTORE (dott. Maurizio di Girolamo) IL PRESIDENTE (Prof. Dario Narducci) Milano, 24 settembre