GESTIONE DELLE SPEDIZIONI POSTAZONE PER IL CLIENTE

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1 GESTIONE DELLE SPEDIZIONI POSTAZONE PER IL CLIENTE INDICE 1 GESTIONE DELLE SPEDIZIONI POSTAZONE Prenotazione campagna Analisi fattibilità e conferma prenotazione Creazione Ordine Distribuzione degli invii Monitoraggio e reportistica IMPOSTAZIONE DELLE SPEDIZIONI CAMPAGNE POSTAZONE Modalità di impostazione Macro Bacino... 6

2 1 GESTIONE DELLE SPEDIZIONI POSTAZONE Il flusso di seguito riportato rappresenta le fasi principali del processo di Gestione delle spedizioni PostaZONE per il Cliente 1.1 Prenotazione campagna Accordo per il servizio PostaZONE sottoscritto Prenotazione delle campagna PostaZONE per Cliente 1.1 Richiesta e scelta del prodotto PostaZONE 1.2 Valutazione esigenze del Cliente 1.3 Pianificazione e prenotazione campagna Il Cliente espone al proprio Referente Commerciale le proprie esigenze temporali e distributive. Il Referente Commerciale analizza la richiesta e procede alla identificazione del prodotto da proporre al Cliente, all interno della gamma PostaZONE, in funzione delle esigenze manifestate. Il Cliente, qualora non ancora registrato, provvede a registrarsi a Poste.it. Per poter effettuare una spedizione/campagna PostaZONE, la stessa deve essere sempre pianificata/prenotata tramite la piattaforma online Prenotazione spedizioni (di seguito anche PS Online ), in cui occorre inserire le caratteristiche della campagna e la data di postalizzazione desiderata. Lo strumento di pianificazione campagna consente di: - disegnare le aree di distribuzione (poligoni) scelte dal cliente su cartografia - caricare file esterni, secondo lo specifico formato 1 indicato da Poste Italiane, con i seguenti possibili livelli di dettaglio relativi alle ZONE di distribuzione: - PostaZONE Contact (anche in modalità Local e Info) Comuni/CAP e/o porzioni di CAP 2 - PostaZONE Smart (anche in modalità Info), PostaZONE Premium Cassetta Personale, PostaZONE Premium Recapito Programmato CAP Comune Strada e/o tratti di strada Lo strumento di pianificazione campagna, in funzione della lista caricata o della zona di distribuzione disegnata su cartografia, restituisce le quantità di punti di consegna (nel caso di file esterni solo per gli indirizzi riconosciuti), aggregate per CAP. La richiesta di prenotazione della campagna deve avvenire almeno con 3 giorni feriali (ivi compreso il sabato) di anticipo rispetto alla data di postalizzazione richiesta (20 se trattasi 1 Informazioni di dettaglio reperibili presso il commerciale di riferimento 2 Ove disponibili

3 di PostaZONE Premium Recapito Programmato). La risposta sull esito della prenotazione viene fornita max entro 1 giorno lavorativo (dal lunedì al venerdì) dall inserimento della prenotazione (5 se trattasi di PostaZONE Premium Recapito Programmato). 1.2 Analisi fattibilità e conferma prenotazione Prenotazione delle campagna PostaZONE per Cliente Data di Postalizzazione definitiva 1.4 Ricezione richiesta 1.5 Prenotazione con sufficiente anticipo? 1.6 Conferma data richiesta 1.7 Verifica possibilità conferma senza anticipo sufficiente 1.8 Risponde ai parametri PS Online? 1.9 Verifica criticità 1.10 Conferma data iniziale? 1.11 Identificazione soluzione alternativa 1.12 Il Cliente accetta la nuova data di Le Strutture Centrali 3 preposte ricevono la richiesta di prenotazione e ne verificano la fattibilità entro 1 giorno lavorativo (dal lunedì al venerdì - 5 se trattasi di PostaZONE Premium Recapito Programmato). Le Strutture Centrali preposte verificano se la prenotazione effettuata su PS Online risponda alle tempistiche di prenotazione definite per i singoli servizi PostaZONE Se la richiesta di prenotazione viene inserita su PS on line con sufficiente anticipo 4, si intende confermata in assenza di differenti comunicazioni da parte di Poste entro 1 giorno lavorativo (dal lunedì al venerdì) dalla richiesta del Cliente (5 se trattasi di PostaZONE Premium Recapito Programmato). Nel caso in cui la prenotazione della campagna non venga inserita con sufficiente anticipo, le Strutture Centrali verificano la fattibilità della richiesta (utilizzando i driver di PS Online). Le Strutture Centrali preposte verificano se la prenotazione rientri nei parametri di PS Online. Nel caso la prenotazione non sia effettuata con sufficiente anticipo le Strutture Centrali preposte verificano le criticità e provano ad identificare una soluzione alternativa. Le Strutture Centrali preposte verificano se è possibile confermare la data originariamente richiesta dal Cliente tramite eventuali interventi ad hoc. Le Strutture Centrali preposte, appurata l impossibilità di confermare la data originariamente richiesta dal Cliente, identificano una soluzione alternativa da proporre al Cliente entro 1 giorno lavorativo (dal lunedì al venerdì - 5 se trattasi di PostaZONE Premium Recapito Programmato). Il Cliente verifica se la nuova soluzione fornita sia compatibile con le proprie esigenze. Nel caso in cui il Cliente non comunichi il proprio rifiuto, la ripianificazione della campagna si 3 Le Unità Organizzative di Poste Italiane coinvolte nell erogazione dei servizi della gamma PostaZONE 4 Poste sarà tenuta a confermare, in ogni caso, la data di postalizzazione indicata, senza possibilità di annullarla e/o ripianificarla, a condizione che la prenotazione sia stata effettuata secondo i termini di seguito indicati: PostaZONE Contact (anche in modalità Info e Local) nonché PostaZONE Premium Recapito Programmato 20 giorni feriali (ivi compreso il sabato) antecedenti alla data di postalizzazione; PostaZONE Smart (anche in modalità Info) 15 giorni feriali (ivi compreso il sabato) antecedenti alla data di postalizzazione; PostaZONE Premium Cassetta Personale 10 giorni feriali (ivi compreso il sabato) antecedenti alla data di postalizzazione.

4 pianificazione? 1.13 Annullamento campagna 1.14 Conferma data iniziale (Risoluzione Criticità) considera accettata. Se il Cliente non accetta la soluzione alternativa può annullare la campagna con almeno 2 giorni lavorativi (dal lunedì al venerdì) di anticipo rispetto alla data di postalizzazione prevista. Le Strutture Centrali preposte forniscono parere positivo sulla conferma della data originariamente richiesta dal Cliente. Le Strutture Commerciali competenti comunicano la conferma della data entro 1 giorno lavorativo (dal lunedì al venerdì). 1.3 Creazione Ordine Data di Postalizzazione definitiva Postalizzazione e Distribuzione 1.15 Consolidamento e invio file etichette 1.16 Ricezione file e predisposizione campagna Successivamente alla conferma della prenotazione nella data richiesta o concordata in data alternativa con il Cliente, viene inviata una mail contenente l indicazione dell orario e del luogo in cui presentare la spedizione e il file delle etichette per l allestimento della campagna. Il Cliente, coerentemente con la mail contenente il file etichette, luogo e data di postalizzazione, allestisce la spedizione e la consegna al Centro di Accettazione previsto secondo i termini stabiliti. 1.4 Distribuzione degli invii Consegna del materiale presso il Centro di Impostazione stabilito Completamento distribuzione degli invii Una volta consegnata la spedizione prenotata dal Cliente presso il Centro di Impostazione concordato, nelle tempistiche indicate dalle Strutture Centrali competenti, Poste provvede alla distribuzione degli invii presso le famiglie e/o operatori economici nelle zone richieste dal Cliente, secondo le tempistiche definite nelle specifiche tecniche di ogni prodotto della Gamma. 1.5 Monitoraggio e reportistica

5 Completamento distribuzione degli invii File di reporting ricevuto dal Cliente Poste si impegna a monitorare la corretta ed effettiva distribuzione degli invii di ogni singola campagna ed a produrre la reportistica relativa all attività distributiva. Il Report di chiusura campagna (PostaZONE Contact 5 ) di avanzamento e chiusura campagna (PostaZONE Smart 6, PostaZONE Premium Cassetta Personale e PostaZONE Premium Recapito Programmato) vengono pubblicati sulla pagina internet del cliente il giorno lavorativo successivo la fine dell attività distributiva: 1.17 Creazione Report Il sistema PS Online fornisce per ciascuna spedizione i dati relativi alla distribuzione, secondo le tempistiche e il livello di dettaglio previsti per ciascun prodotto. Il Cliente accede al portale Poste.it con il proprio id utente e visualizza il file di reporting secondo le modalità specifiche previste per ciascun prodotto; in particolare - PostaZONE Contact 7 : invio in automatico di un report di fine campagna per ogni campagna pianificata. Il documento viene inviato il giorno lavorativo successivo la fine dell attività distributiva prevista dagli SLA di servizio con l informazione relativa ai dati identificativi della campagna e la percentuale di invii recapitati sul totale Ricezione file di reporting - PostaZONE Smart 8 e PostaZONE Premium Cassetta Personale e Recapito Programmato: invio in automatico di un report di avanzamento e di fine campagna per ogni campagna pianificata. La reportistica di avanzamento viene pubblicata in automatico nel corso dell attività distributiva con l informazione relativa con i dati identificativi della campagna, il prospetto di sintesi con l avanzamento degli invii recapitati e il dettaglio distributivo delle strade completate la reportistica di fine campagna viene pubblicata in automatico il giorno lavorativo successivo la fine dell attività distributiva prevista dagli SLA di servizio con l informazione relativa ai dati identificativi della campagna, il prospetto di sintesi con l avanzamento degli invii recapitati e il dettaglio distributivo delle strade completate. Nel caso non fosse esaurita la distribuzione della campagna nelle tempistiche previste, verrà pubblicato un ulteriore report il giorno lavorativo successivo l'avvenuto completamento della distribuzione 5 Anche in modalità Info e Local se la spedizione è di minimo pz 6 Anche in modalità Info se la spedizione è di minimo pz 7 Anche in modalità Info e Local se la spedizione è di minimo pz 8 Anche in modalità Info se la spedizione è di minimo pz

6 2. IMPOSTAZIONE DELLE SPEDIZIONI CAMPAGNE POSTAZONE 2.1 Modalità di impostazione Tutte le spedizioni e/o campagne di PostaZONE devono essere obbligatoriamente prenotate dal Cliente su PS Online e devono essere effettuate nel rispetto della modalità di prelavorazione e confezionamento descritte nell All. 1 Modalità di allestimento delle campagne PostaZONE. Le impostazioni delle spedizioni della gamma PostaZONE devono essere effettuate presso i Centri di Impostazione riportati sul sito Per usufruire del monitoraggio delle spedizioni e ricevere il file di reporting di fine campagna (PostaZONE Contact 9 ) o di avanzamento campagna (PostaZONE Smart 10 e PostaZONE Premium Cassetta Personale e PostaZONE Premium Recapito Programmato) è necessario che queste siano postalizzate presso uno dei Centri Les riportati sul sito Macro Bacino La distribuzione degli invii PostaZONE è prevista all interno degli stessi Macro Bacini a cui appartengono i Centri di Accettazione presso i quali si presentano le spedizioni. Il Cliente può impostare la propria spedizione in qualsiasi Centro di Accettazione all interno del Macro Bacino in cui intende distribuire gli invii PostaZONE. Nel caso il Cliente richieda una distribuzione degli invii in un area appartenente a un Macro Bacino differente rispetto a quello del Centro di Accettazione presso il quale si intende presentare la propria spedizione, può richiedere il servizio a pagamento Trasporto Extra Macro Bacino (Cfr. Allegato Tabella prezzi per Trasporto extra Macro Bacino ). Grazie a questo servizio Poste si impegna al trasferimento del materiale PostaZONE dal Macro Bacino di Accettazione al Macro Bacino di Destinazione tramite predisposizione di uno o più appositi mezzi di trasporto. Sul sito è possibile trovare l elenco aggiornato con la ripartizione dei 3 Macro-Bacini (Nord, Centro e Sud) e dei relativi bacini e province a loro afferenti abilitati all accettazione e alla distribuzione della gamma PostaZONE. 9 Anche in modalità Info e Local se la spedizione è di minimo pz 10 Anche in modalità Info se la spedizione è di minimo pz