Lavorare in team attraverso

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1 FORUM PA 2017 Roma, 25 maggio 2017 La qualità nelle università passa anche dai manager didattici Lavorare in team attraverso 1 modelli condivisi La start-up di Medicina e Chirurgia dell Università di Parma Michele Bertani (michele.bertani@unipr.it)

2 2 Premessa generale (1 di 2) Nell ambito della riorganizzazione dipartimentale dell Università di Parma, è stato attivato, a partire dal 1 gennaio 2017, il nuovo Dipartimento di Medicina e Chirurgia. Il Consiglio di Amministrazione, nella seduta del 29 settembre 2016, ha approvato le Linee Generali di Organizzazione dell Ateneo, che sono entrate in vigore, in applicazione sperimentale, a partire dal 1 gennaio 2017; conformemente alle suddette Linee Generali, si è previsto che i dipartimenti siano strutture organizzative preposte al presidio delle attività istituzionali di didattica, ricerca e terza missione dell Ateneo che si costituiscono nei macro ambiti amministrativo e tecnico.

3 3 Premessa generale (2 di 2) In tale contesto, l ambito amministrativo dipartimentale viene presidiato da un Unità Organizzativa che coordina e gestisce le attività della segreteria amministrativa e, in generale, tutte le attività e funzioni amministrative che si svolgono presso il Dipartimento. Il Funzionigramma di Ateneo ha avviato un sistema organizzativo integrato nel quale operano ruoli con competenze trasversali e collegate dedicati a supportare i processi che si riferiscono ai corsi di studio e in particolare: nell Area Dirigenziale Didattica e Servizi agli studenti una nuova U.O. Progettazione Didattica e Assicurazione della Qualità; presso i Dipartimenti i nuovi ruoli, che operano in raccordo funzionale con l Area Dirigenziale Didattica e Servizi agli Studenti, dei Coordinatori/Responsabili dei Servizi per la qualità della didattica e dei Manager per la qualità della didattica - M.Q.D.

4 4 Le ragioni di una scelta (1 di 2) Dipartimento di Medicina e Chirurgia: 220 unità di personale docente e oltre 100 unità di personale tecnico-amministrativo; n. 17 corsi di studio; n. 40 scuole di specializzazione; n. 4 dottorati di ricerca; n. 30 master universitari; n. 3 corsi di perfezionamento. La complessità organizzativa riferibile al Dipartimento di Medicina e Chirurgia, l elevato numero di studenti che insistono sui corsi di studio afferenti al Dipartimento, l eterogenea attività che coinvolge le strutture dipartimentali e la necessità di revisionare alcuni corsi di studio, a livello di ordinamento didattico per l anno accademico 2017/18, hanno indotto all opportunità di costituire una Start-up.

5 5 Le ragioni di una scelta (2 di 2) L Ateneo ha inteso supportare, dal punto di vista amministrativo, il riassetto dell offerta formativa del Dipartimento di Medicina e Chirurgia. Il convincimento che la formazione di un gruppo di lavoro specifico composto da persone in grado di interagire in modo coordinato potesse contribuire a risolvere problemi non risolvibili singolarmente. La consapevolezza, quindi, che un gruppo sia qualcosa di più o, per meglio dire, qualcosa di diverso dalla somma dei suoi membri. L esigenza di supportare il processo di accreditamento, autovalutazione e valutazione dei corsi di laurea e di laurea magistrale, consolidando il sistema vigente in modo coerente alle indicazioni dell agenzia nazionale (ANVUR) e alle linee guida europee.

6 6 L atto di nomina del Gruppo di Lavoro (1 di 2) DRD n. 304 del 14 febbraio 2017: si decreta la costituzione «di un Gruppo di Lavoro con funzioni di start-up che opererà per 6 mesi, costituito dal seguente personale tecnicoamministrativo della U.O. Progettazione Didattica e Assicurazione della Qualità dell Area Dirigenziale Didattica e Servizi agli Studenti e del Dipartimento di Medicina e Chirurgia:»

7 7 L atto di nomina del Gruppo di Lavoro (2 di 2) Compiti e funzioni: «garantire e assicurare l immediata funzionalità del sistema di supporto tecnico-amministrativo alla didattica ed ai corsi di studio del Dipartimento di Medicina e Chirurgia, attraverso un presidio stabile organizzato in termini di start-up,, allo scopo di un proficuo avvio organizzativo delle attività di supporto didattico relative al nuovo Dipartimento. L attività prima citata, che coinvolgerà, in particolare, personale amministrativo della nuova Unità Organizzativa Progettazione Didattica e Assicurazione della Qualità dell Area Dirigenziale Didattica e Servizi agli Studenti, riguarderà l organizzazione e la funzionalità della didattica dei corsi di studio, anche in relazione agli ordinamenti didattici e all offerta formativa dei corsi studio, il supporto amministrativo concernente la loro organizzazione e funzionamento, nonché il coordinamento delle attivita inerenti la qualita dei corsi di studio».

8 8 Presupposti fondamentali L attività oggetto della start-up non è da intendersi in senso esclusivo. L attività di supporto riferita alle esigenze di carattere didattico del Dipartimento di Medicina e Chirurgia non dispensa l Unità Organizzativa dal proseguire nel sostenere e supportare i restanti Dipartimenti. La necessità di costituire un gruppo di lavoro basato sugli aspetti (le 3 «i») dell interazione (dimensione del fare insieme), dell interdipendenza (negoziazione di metodi di lavoro, obiettivi, ruoli), e dell integrazione (dimensione del confronto e della condivisione).

9 9 I primi problemi riscontrati Alla nascita il gruppo non era del tutto pronto per affrontare il compito affidato. Si sono poste tre questioni principali: o a) Inclusione: come entrare nel gruppo in modo da essere accettato dagli altri? o b) Controllo: come stabilire chi decide e come si distribuiscono le responsabilità? o c) Affettività: come rafforzare i legami di stima e di rispetto tra i membri?

10 10 Le fasi affrontate dal Gruppo di lavoro (1 di 2) Fasi: esplorativa transizione azione conclusiva Entrando maggiormente nel dettaglio, è possibile individuare le seguenti ulteriori fasi: 1) Formazione: riferita alla necessità di orientamento dei partecipanti che spesso assumono comportamenti circospetti; 2) Conflitto: legato all emergere di aspetti emozionali e di conflitti;

11 11 Le fasi affrontate dal Gruppo di lavoro (2 di 2) 3) Normativo: caratterizzato dalla costruzione della coesione e dello scambio. 4) Prestazione: sono comparsi veri e propri processi di cooperazione e di perseguimento degli scopi comuni che il gruppo si è proposto. 5) Sospensione: ciascun componente comincerà gradualmente a ritirarsi sia dal coinvolgimento socioemozionale sia dalle attività centrate sul compito. Formazione Conflitto Normativo Prestazione

12 12 Norme, ruoli e atteggiamenti (1 di 4) Norme Le norme hanno assolto a quattro funzioni principali: 1) avanzamento del gruppo; 2) mantenimento del gruppo; 3) costruzione della realtà sociale; 4) definizione dei rapporti con l ambiente sociale.

13 13 Norme, ruoli e atteggiamenti (2 di 4) Ruoli I ruoli hanno permesso alla vita del gruppo di essere più ordinata, risultando funzionali al conseguimento degli scopi del gruppo medesimo. Hanno riguardato i comportamenti ed i modi di essere che ogni componente ha rivestito all interno del gruppo: in relazione alla funzione ricoperta; sulla base delle attese emerse dall interazione tra i membri del gruppo. In quasi tutti i gruppi esistono tre ruoli ricorrenti: il nuovo arrivato; il capro espiatorio; il leader.

14 14 Norme, ruoli e atteggiamenti (3 di 4) Atteggiamenti Divergenti: hanno enfatizzato la diversità, il dissenso e la singolarità o aggressività; o opposizione; o esibizionismo; o superiorità; o dipendenza; o dominazione. Convergenti: hanno promosso la coesione o incoraggiamento; o armonizzazione; o ricerca dell accordo; o facilitazione della comunicazione.

15 15 Norme, ruoli e atteggiamenti (4 di 4) Operativi: utili alla soluzione del compito o la stimolazione del gruppo attraverso la proposta di nuove idee; o l informazione con la richiesta di chiarimenti; o la richiesta di opinioni.

16 16 Strategie relazionali nei Gruppi

17 17 Lo stato dell arte (1 di 2) L attività in fase di svolgimento è finalizzata ad assicurare l immediata funzionalità del sistema di supporto tecnico amministrativo alla didattica ed ai corsi di studio del Dipartimento di Medicina e Chirurgia, attraverso formazione in termini di start-up. L attività è stata avviata a gennaio 2017, con conclusione fissata per il 30 giugno 2017; in tale arco temporale si intende garantire attività di organizzazione, assistenza e gestione di tutti i processi inerenti la didattica e i corsi di studio. Parallelamente è stata avviata un intensa attività di formazione, a cui sovrintende la Dirigenza dell Area Organizzazione e Personale, di concerto con l Area Dirigenziale Didattica e Servizi agli Studenti, vertente sugli applicativi di maggior utilizzo.

18 18 Lo stato dell arte (2 di 2) Tutti i martedì e i giovedì dalle ore 8,00 alle ore 13,00 n. 2 unità di personale tecnico-amministrativo della U.O. Progettazione Didattica e Assicurazione della Qualità (integrate periodicamente, a seconda degli impegni, da un ulteriore unità) sono presenti presso gli uffici del Polo Didattico di Via Volturno. È stata predisposta un apposita sezione dedicata alle attività della Start-up all interno del sito ProForm Unipr, con l indicazione dei nominativi di coloro che hanno contribuito ai singoli lavori.

19 19 Punti di forza (1 di 2) Atteggiamento propositivo e favorevole da parte del personale tecnico-amministrativo del Dipartimento di Medicina e Chirurgia. Accrescimento del senso di appartenenza ad un Dipartimento di fondamentale importanza per l intero Ateneo. Notevole coinvolgimento dei Presidenti dei Consigli di Corso di Studio.

20 20 Punti di forza (2 di 2) Revisione Raccolta Riduzione degli ordinamenti didattici. e trattamento delle informazioni. dell'ambiguità dei ruoli. Miglioramento della comunicazione e dell'accesso alle informazioni.

21 21 Aspetti da migliorare (1 di 2) Coinvolgimento delle unità di personale tecnico-amministrativo che si occupano specificatamente delle Scuole di Specializzazione. Omogeneizzazione del Gruppo di Lavoro. Coinvolgimento dei membri nelle decisioni.

22 22 Aspetti da migliorare (2 di 2) Consapevolezza, da parte delle colleghe più esperte, della valenza che rivestono per la crescita del restante personale. Coordinamento da parte della Responsabile del Servizio per la Qualità della Didattica del Dipartimento di Medicina e Chirurgia. Capacità, da parte dei membri del gruppo, di esprimere la propria opinione (resistere alla pressione al conformismo). Rischio che gli individui si identifichino nel gruppo, isolandosi dal resto dell organizzazione (polarizzazione).

23 23 Best practice L esperienza della Start-Up di Medicina e Chirurgia dell Ateneo di Parma verrà illustrata, a livello nazionale, nell ambito del 2 Coordinamento organizzativo degli MDQ, che si terrà a Parma nei giorni 13 e 14 novembre

24 24 Michele Bertani