Diritti a scuola Avviso n. 7/2012. Informazioni sui controlli di primo livello

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1 Diritti a scuola Avviso n. 7/2012 Informazioni sui controlli di primo livello 1

2 Principale normativa di riferimento Reg. CE 1081/2006, Reg. CE 1083/2006, Reg. CE 1828/2006 DPR 196 del 2008 Accordo MIUR-Regione Puglia del 9/11/2012 Vademecum delle spese ammissibili PO FSE 2007/2013 Circolare 2/2009 del Ministero del Lavoro Circolare Regionale 1/2007 Avviso pubblico Diritti a scuola 7/2012 Atto unilaterale d obbligo 2

3 Funzioni dell Autorità di Gestione L art. 60 del Reg. (CE) n. 1083/2006 identifica l Autorità di Gestione quale responsabile della gestione e attuazione del programma operativo conformemente al principio della sana gestione finanziaria L Autorità di Gestione ha la responsabilità, attraverso i controlli di primo livello di verificare: che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti l'effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione alle operazioni, la conformità di tali spese alle norme comunitarie e nazionali. 3

4 Il supporto dell AT ai controlli di primo livello A fine 2012 l ATI Cogea s.r.l.- BDO S.p.A. è stata assegnataria dei servizi di assistenza tecnica alle attività di programmazione, attuazione, controllo e monitoraggio del PO Puglia FSE Tra queste attività, l AT fornisce supporto alle strutture regionali competenti per il controllo di I livello della spesa relativa alle attività finanziate nell ambito del PO Puglia FSE 2007/

5 Controlli di primo livello AMMINISTRATIVA che la realizzazione dell operazione sia conforme al progetto approvato; il rispetto delle prescrizioni previste dall avviso e dalla convenzione; l esistenza presso il beneficiario della documentazione di spesa in originale; che la documentazione relativa ai progetti cofinanziati sia distinta e separata dagli altri atti di amministrazione generale e facilmente consultabile; il rispetto delle norme di informazione e pubblicità secondo le modalità previste i; che l avanzamento economico del progetto sia in linea con il piano finanziario approvato o con gli scostamenti ammissibili e autorizzati FINANZIARIA che le spese dichiarate dal Beneficiario siano state effettivamente sostenute, nel periodo di ammissibilità previsto dal PO, dall'avviso e dalla convenzione e comprovate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente; che i documenti giustificativi siano contraddistinti da apposita timbratura, con indicazione del cofinanziamento dell'operazione a valere sul PO FSE Puglia 2007/2013; esistenza, presso il Beneficiario, di un sistema di contabilità separata/codificazione contabile adeguata per la gestione delle entrate e delle uscite relative all'operazione cofinanziata conformità e ammissibilità dei giustificativi di spesa e corretta imputazione di questi alle microvoci analitiche di spesa in relazione alle macrocategorie e macrovoci di costo; la sussistenza di eventuali registrazioni multiple associate al medesimo documento di spesa; le spese sostenute dai fornitori terzi rispetto ai partner o in caso di delega in conformità al progetto approvato; pertinenza e imputabilità delle spese, direttamente o indirettamente, all operazione eseguita dal beneficiario. FISICA E TECNICA rispetto delle modalità di esecuzione delle attività; la sussistenza dei requisiti di ammissibilità al corso formativo degli allievi; che la documentazione attestante la pubblicizzazione del corso ai potenziali allievi e le modalità di selezione degli stessi sia conforme con le finalità ed i contenuti del corso formativo previsti dalla normativa di riferimento, comunitaria, nazionale e regionale, dall'avviso pubblico (selezione progetto), dal progetto approvato e dalla convenzione 5

6 Riferimenti temporali per ammissibilità della spesa Tutte le spese saranno riconosciute solo ed esclusivamente dalla data di sottoscrizione dell atto unilaterale. Le attività devono concludersi, inderogabilmente, entro e non oltre il 30/06/2013 salvo per personale ATA, per il quale questa scadenza è prorogata al 31/07/2013 (vedi DD 54 del 29/01/2013). Tutte le spese sostenute devono essere regolarmente documentate e strettamente attinenti, in termini qualitativi e temporali, all attività assegnata. 6

7 Tipologie di spese ammissibili Costo lordo docente Costo lordo collaboratore scolastico Costo lordo assistente amministrativo Costo lordo psicologo-orientatore/ mediatore interculturale Altre spese, comprensive Comitato tecnico 7

8 Altre spese (max 10% costo totale progetti A e B) copertura di spese per coordinamento progetto (max 500 euro per progetto) costi di servizi per gli allievi (es. mensa, trasporti) eventuali ore aggiuntive effettuate dal personale amministrativo dell istituto scolastico per la gestione delle attività progettuali promozione dell iniziativa presso le comunità locali e le famiglie copertura di costi generali del progetto (es. materiale didattico, di consumo, minute spese) eventuale maggiore costo derivante dall accoglimento di progetti che prevedano l assegnazione di 1 assistente amministrativo in luogo di 1 collaboratore scolastico compenso dei componenti del Comitato tecnico, di cui potrà far parte il dirigente scolastico e i docenti interni. 8

9 Spese ammissibili => voci Mirweb - Costo docente/psicologo/mediator e/orientatore - Costo lordo collaboratore scolastico - Costo lordo assistente amministrativo - Altre spese, comprensive Comitato tecnico B.21 - DOCENZA C.2 - SERVIZI AUSILIARI B.42 - COORDINAMENTO E SEGRETERIA TECNICA ORGANIZZATIVA 9

10 Indicazioni generali sul controllo In sede di verifica, è necessaria la presenza del Dirigente scolastico o persona delegata ai sensi della vigente normativa e il coinvolgimento della persona che ha seguito il progetto dal punto di vista amministrativocontabile. Tutta la documentazione deve essere prodotta in originale, i mandati di pagamento devono essere originali e quietanzati La documentazione di natura amministrativa/contabile deve inoltre riportare il timbro di riferimento del POR, indicante il codice di progetto e, per le fatture, l eventuale quota parte da imputare al progetto medesimo. Su tutti i documenti di progetto devono essere riportati i loghi del POR FSE PUGLIA 2007/2013 seguono nelle prossime slide specifiche per ogni punto di controllo 10

11 Le procedure di selezione: selezione degli allievi Verbale del consiglio di classe o nota del Dirigente scolastico sulle modalità di selezione degli allievi, tenendo conto dei criteri specificati nell Avviso, che sono: difficoltà di apprendimento e gap di conoscenze necessarie per seguire con profitto il percorso di studi; difficoltà di inserimento ed integrazione con gli altri allievi; studenti provenienti da famiglie con problematiche socio-economiche studenti con disabilità o con disturbi specifici di apprendimento studenti di origine migrante, appartenenti a minoranze linguistiche o a comunità nomadi Graduatorie specifiche per la selezione degli allievi sulla base della conoscenza da parte dei docenti delle diverse situazioni di svantaggio. 11

12 Le procedure di selezione: selezione di psicologo/orientatore/mediatore (progetti C) Atti principali da presentare in fase di verifica: Avviso di selezione ad evidenza pubblica Pubblicazione dell avviso Nomina della commissione di valutazione Verbali della commissione Atto di approvazione della graduatoria Notifiche esiti della valutazione al vincitore e ai soggetti esclusi Contratto di collaborazione 12

13 Giustificativi a supporto di Risorse umane esterne (voci: docenza e servizi ausiliari) Individuazione da parte dell USR dell avente diritto (per progetti A e B) Documenti relativi alla procedura di selezione (per figure coinvolte nei progetti C) Contratto co.co.co Mandati di pagamento quietanzati Buste paga Versamenti previdenziali e fiscali mediante modello F24 quietanzato Estratto conto corrente Output delle attività svolte 13

14 Giustificativi a supporto di Comitato tecnico (voce: coordinamento e segr. tecnica) (per Dirigente) Autorizzazione dell USR a partecipare al Comitato tecnico (per docenti interni) Lettere di nomina datate e firmate dal Dirigente scolastico con indicazione ore e relativo compenso Verbali di incontri del Comitato tecnico con indicazione presenze e firme, corrispondenti alle ore rendicontate e riconducibili alle seguenti attività: coordinamento e raccordo con i docenti interni ed esterni del medesimo gruppo-classe; promozione della partecipazione agli interventi ed incontri sia con i ragazzi sia con le famiglie; monitoraggio sulle modalità di esecuzione del progetto; incontri interdisciplinari con i docenti interni ed esterni; raccordo con la Regione Puglia, l U.S.R. e i soggetti tecnici individuati per la gestione dell intervento. 14

15 Giustificativi a supporto di Altre spese (voce: coordinamento e segr. tecnica) spese per coordinamento progetto (max 500 euro per progetto) => Autorizzazione dell USR; timesheet e relazioni relativi alle attività svolte eventuali ore aggiuntive effettuate dal personale amministrativo dell istituto scolastico per la gestione delle attività progettuali => timesheet, relazioni, disposizioni di servizio, metodo di calcolo del costo orario per l imputazione delle ore lavorate al progetto; promozione dell iniziativa presso le comunità locali e le famiglie => fatture di spesa, mandati di pagamento, estratto conto, eventuale materiale pubblicitario (targhe, depliant, gadget, etc.); copertura di costi generali del progetto (es. materiale didattico, di consumo, minute spese) => ordine di acquisto, fatture di spesa, mandati di pagamento, estratto conto, registro di carico e scarico merci 15

16 Controllo dei registri Per tutte le figure coinvolte deve essere presente il registro delle attività (docenti, collaboratori, assistenti, psicologi, mediatori, orientatori) compilato in coerenza con quanto riportato nel formulario di presentazione. Ad es. per i registri docenti deve essere presente l argomento trattato, l indicazione del modulo e (se presente) dell unità didattica di riferimento. Tutti i registri devono essere vidimati e firmati a cura del Dirigente Scolastico. Progetti A e B: Il totale delle ore presenti sui registri di docenti, collaboratore, assistente non deve essere inferiore al 92% delle ore previste dall avviso (644 ore) pena revoca del finanziamento 16

17 Controllo dei registri La mancata realizzazione dell intero monte ore previsto entro il termine del 30/06/2013 (o 31/07/2013, per personale ATA) o una diversa articolazione del monte ore comporta la rideterminazione del finanziamento per ogni ora non realizzata, proporzionalmente al costo della figura interessata (docente, assistente, collaboratore, psicologo, orientatore, mediatore). Il parametro di rideterminazione è in funzione del relativo costo reale. 17

18 Errori frequenti (avviso 5/2011) Errata imputazione a MIR delle spese rendicontate Assenza di documenti e titoli di spesa in originale o di mandati di pagamento quietanzati Splafonamento voci Utilizzo loghi non riferiti al PO FSE 2007/2013 Mancata riconciliazione delle spese di oneri contributivi e fiscali Verbali comitato tecnico non dettagliati 18

19 Raccomandazioni Rispettare i termini della certificazione trimestrale a MIRWEB e presentare la rendicontazione finale dei progetti il prima possibile (termine ultimo: 30/09/2013) Rispettare i limiti temporali di ammissibilità della spesa Utilizzare sempre il logo PO Puglia FSE 2007/2013 Specificare sempre il criterio di imputazione delle fatture in quota parte in caso di più progetti Compilare i registri in maniera dettagliata, riportando il riferimento alle attività svolte, alle unità didattiche e al modulo 19

20 Grazie per l attenzione A.T.I. Cogea srl BDO S.p.A. Alessandro Fischetti Giulia Piredda 20