PROCEDURA VALUTAZIONE IMMOBILI

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1 PROCEDURA VALUTAZIONE IMMOBILI Rev Data Causale Redazione Verifica Approvazione 0 22/11/2011 Approvazione interna I.A. e C. CDA

2 SOMMARIO PREMESSA... 3 LE MODALITÀ OPERATIVE DA ADOTTARE... 5 I CRITERI DI VALUTAZIONE DEGLI IMMOBILI CONFERIMENTO DELL INCARICO... 7 IL PROCESSO DI VALUTAZIONE

3 Procedura relativa alla valutazione del patrimonio immobiliare dei fondi Premessa Un corretto processo di valutazione dei beni in cui viene investito il patrimonio dei fondi immobiliari costituisce un presupposto essenziale ai fini della tutela degli investitori che ne hanno sottoscritto le quote. In tale ambito, l adeguatezza della valutazione dei beni immobili e dei diritti reali immobiliari, unitamente all attività di due diligence, sono elementi fondamentali, necessari ed indefettibili, del processo decisionale posto in essere dal Gestore, anche in considerazione delle responsabilità del Gestore stesso nei confronti dei sottoscrittori. Per altro verso, la presenza obbligatoria delle stime da parte di Esperti Indipendenti, previste dalla normativa, non fa venir meno la responsabilità finale delle SGR in materia di valutazione del portafoglio immobiliare gestito. Alla luce di quanto sopra, ed in ossequio alle disposizioni recate dalla Comunicazione congiunta Banca d Italia e Consob del 29 luglio 2010 in materia di Processo di valutazione dei beni immobili dei fondi comuni di investimento, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 198 del 25 agosto 2010, scopo della presente procedura è la definizione dei principi e delle regole che sovrintendono il processo di valutazione dei beni immobili ed in particolare: - i criteri di valutazione da utilizzare per la valutazione dei beni immobili e dei diritti reali immobiliari; 3

4 - i criteri per la selezione degli Esperti Indipendenti, le modalità di rinnovo degli incarichi e la commisurazione del compenso; - compiti e responsabilità degli Organi Aziendali e delle Funzioni Aziendali; - i presidi organizzativi necessari per verificare la corretta applicazione dei criteri di valutazione da parte degli Esperti Indipendenti. La presente procedura trova applicazione con riferimento: i. all attività di valutazione dei beni immobili di pertinenza dei Fondi immobiliari gestiti nell ambito del processo di valutazione periodica ( Regolamento sulla Gestione Collettiva del Risparmio adottato con provvedimento della Banca d Italia del 14 aprile 2005 e successive modifiche ed integrazioni, Titolo V, Capitolo IV, par. 2.5, e 4; art. 17 e 18 del Regolamento recante norme per la determinazione dei criteri generali cui devono essere uniformati i fondi comuni di investimento adottato con D.M. 24 maggio 1999 n. 228 e successive modifiche e integrazioni); ii. all ottenimento dei giudizi di congruità in caso di cessione di beni immobili da parte dei Fondi immobiliari (Regolamento sulla Gestione Collettiva del Risparmio, Titolo V, Capitolo IV, par. 4); iii. per l ipotesi di conferimento di beni immobili e di apporto (art. 12 bis, commi 3 e 4 del citato D.M. 24 maggio 1999 n. 228). In ottemperanza alla comunicazione congiunta Banca d Italia Consob del 29 luglio 2010, avente ad oggetto il processo di valutazione dei beni immobili dei 4

5 fondi comuni d investimento, la presentre procedura, che recepisce i suggerimenti espressi dalle associazioni di categoria Assoimmobiliare ed Assogestioni, definisce gli aspetti relativi a: le modalità operative da adottare al fine di assicurare la tracciabilità dei processi di valutazione degli immobili; i criteri valutativi da utilizzare per la valutazione degli immobili, definiti dalla SGR coerentemente con quanto previsto dal Regolamento Banca d Italia del 14 aprile 2005; i criteri per la selezione degli Esperti Indipendenti, le modalità per il rinnovo degli incarichi e per la commisurazione dei compensi; i compiti delle funzioni aziendali, sia operative sia di controllo, nell ambito del processo di valutazione degli immobili; i presidi orgnanizzativi necessari per verificare nel continuo la corretta applicazione, da parte degli Esperti Indipendenti, dei criteri di valutazione dei beni. La presente procedura ha efficacia a far data dall approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione. Le modalità operative da adottare In ossequio a quanto previsto dalla Comunicazione congiunta Banca d Italia Consob 29/7/2010, l intero processo valutativo descritto nella seguente procedura deve essere tracciato in maniera tale da individuare la tempistica e il contenuto dei flussi informativi inerenti alle attività di valutazione degli 5

6 immobili. Considerata la possibilità che tali flussi informativi di seguito possano essere gestiti con diverse modalità ( , lettere, fax, verbalizzazione di riunioni ecc.) sarà necessario procedere alla protocollazione con il sistema aziendale Archidoc di tale documentazione. I criteri di valutazione degli immobili. La SGR definisce i criteri di valutazione degli immobili, in coerenza con quanto previsto dalla comunicazione Congiunta 29 luglio 2010 ed il Regolamento Banca d Italia del 14 aprile 2005 Titolo V Capitolo IV, avuto riguardo alla tipologia e la natura dei beni da valutare. I criteri individuati dalla SGR saranno quindi comunicati all Esperto indipendente, che valuterà nell ambito della propria autonomia circa l adozione dei medesimi. Il criterio di valutazione prescelto dall Esperto indipendente verrà indicato, ove possibile, all atto del conferimento dell incarico. I metodi di valutazione sono gli strumenti attraverso i quali si giunge alla definizione del valore di un immobile. La metodologia estimativa fornisce i principi e le norme per la valutazione dei beni immobili. I metodi di valutazione applicano procedimenti ripetibili e uniformi, che si basano sulla rilevazione dei dati immobiliari, sull analisi quantitativa e sulla verifica dei risultati. Nella prassi internazionale (International Valuation Standards IVS, Royal Institution Of Chartered Surveyors RICS e European Valuation Standards EVS), a cui si rimanda, i metodi generalmente accettati sono sostanzialmente tre: 6

7 1. Il metodo del confronto di mercato (market approach); 2. Il metodo reddituale (income approach); 3. Il metodo dei costi o della trasformazione (cost approach). ovvero altri metodi desunti dalla evoluzione della tecnica valutativa e validati dalla Funzione di Risk Management. I criteri e la metodologia seguiti dagli Esperti Indipendenti devono essere adeguatamente motivate nella Relazione di Stima. Conferimento dell incarico Criteri di selezione dell Esperto indipendente: La normativa vigente prevede che l Esperto Indipendente (sia esso persona fisica o giuridica) debba essere in possesso di onorabilità e professionalità e indipendenza secondo quanto disposto dal D.M. 24 maggio 1999 n La verifica della sussistenza di tali requisiti, anche tramite modalità di autocertificazione, è condizione necessaria per partecipare alla selezione. È cura della Funzione Fund Management contattare i potenziali Esperti Indipedenti richiedendo una manifestazione d interesse all assunzione dell incarico al fine di produrre una rosa di almeno 3 nominativi. La valutazione preliminare viene effettuata dalla Funzione Fund Management e verrà sottoposta, previo parere del Comitato Tecnico Consultivo, alla delibera da parte del Consiglio di Amministrazione. I criteri su cui focalizzare la scelta sono i seguenti: o la professionalità, (che include competenza, diligenza, esperienza, conoscenza, indipendenza, obiettività e terzietà nel loro operato); 7

8 o la disponibilità di banche dati sui comparable; o le condizioni economiche del mandato; o la capillarità e presenza sul territorio rispetto alla localizzazione dei beni oggetto di valutazione; o le competenze specifiche in settori ben precisi del mercato immobiliare; o il sistema di gestione dei conflitto di interessi; o la solidità economica dell Esperto Indipendente; o l assistenza, sia tecnica che logistica e ulteriori supporti utili ai fini del mandato, ed i tempi di esecuzione; o il brand. La SGR minimizza le situazioni di conflitto di interesse, per cui eventuali candidature che facessero insorgere tali fattispecie, saranno gestite secondo le modalità previste dalla specifica procedura aziendale alla quale si rimanda. La SGR agisce attuando la turnazione degli esperti, a tal fine la durata dell incarico non potrà eccedere i tre anni e sarà rinnovabile una volta soltanto. Il compenso deve essere adeguato alla complessità del lavoro, alla localizzazione dei beni, alle caratteristiche fisiche, e deve essere tale da consentire la qualità, l affidabilità nell esecuzione dell incarico e l indipendenza dell Esperto Indipendente. Il processo di valutazione. Identificazione dei soggetti coinvolti e dei relativi compiti: Gli attori del processo di Valutazione ai fini della presente procedura sono: 8

9 Esperto Indipendente; Risk Manager; Responsabile funzione Fund Management; Fund manager; Responsabile Amministrazione, Finanza e Controllo; Consiglio di Amministrazione; Collegio sindacale; Società di revisione; Attività preliminari Il fund manager concorderà con l Esperto Indipedente la documentazione necessaria per l attività di valutazione, provvedendo ad archiviare tramite il sistema aziendale Archidoc tutto il flusso documentale (mail, fax, lettere, verbali di riunione) intervenuto, tale attività dovrà garantire la tracciabilità del processo attribuendo data certa ad ogni documento scambiato. Dovrà essere quindi definita la tempistica e le modalità di invio della medesima. A seguito di ciò sarà cura del fund manager trasmettere all Esperto Indipedente tutta la documentazione nel rispetto della tempistica e fornire supporto informativo allo stesso fino al momento della delibera di approvazione della Valutazione da parte del Consiglio di Amministrazione della SGR. Valutazione del patrimonio immobiliare. L Esperto Indipedente procederà alla redazione della Relazione di stima del patrimonio immobiliare nei tempi definiti, avendo cura di effettuare 9

10 almeno un sopralluogo all anno presso ciascuno degli immobili oggetto di stima. Nel caso di portafogli costituiti da una pluralità di immobili aventi destinazione d uso uniforme, ferma restando l effettuazione di una perizia iniziale con sopralluogo presso tutte le unità facenti parte del portafoglio e l effettuazione di sopralluogo completo in caso di modifiche successive rilevanti, potranno essere concordate con l Esperto indipendente modalità di sopralluogo basate su tecniche di campionamento. In tale caso dovranno essere compiutamente descritte nella relazione valutativa le modalità adottate assieme con l elencazione dei cespiti costituenti in campione valutato. Una volta terminata la Relazione di stima, sarà cura dell Esperto Indipendente inviarne copia al fund manager e presentare allo stesso i risultati della valutazione e delle indicazioni ivi contenute. In seguito l Esperto Indipedente procederà all invio della Valutazione (su carta intestata e sottoscritta dalla persona fisica che ha redatto la Relazione e da soggetto munito di appositi poteri) al fund manager. Contenuto minimo della Valutazione La Valutazione dovrà contenere almeno i seguenti dati: Descrizione dell immobile con indicazione delle consistenze; Descrizione del contesto in cui l immobile è inserito; Criterio di valutazione utilizzato; Indicazione dei parametri di calcolo utilizzati; Analisi dei cd. comparables. 10

11 Analisi interna della Valutazione. Una volta ricevuta la Valutazione il fund manager dovrà verificarne puntualmente: a. la completezza e correttezza formale; b. la coerenza temporale dei valori economici e patrimoniali e di tutte le informazioni nella stessa indicate; Fatto ciò, il fund manager presenterà i risultati della Valutazione al proprio Responsabile. Qualora il Responsabile della Funzione di Fund Managemement ravvisi la necessità di ulteriori approfondimenti, sarà sua cura informarne il fund manager che provvederà alle necessarie analisi, coinvolgendo nel caso anche l Esperto Indipendente. Analizzata la Valutazione e gli eventuali approfondimenti, il Responsabile della Funzione di Fund Managemement porterà all attenzione del Risk Manager i risultati della stessa. Qualora il Risk Manager ravvisi la necessità di ulteriori approfondimenti, inviterà il Responsabile della Funzione di Fund Managemement a provvedere alle necessarie analisi. Ottenuto il parere positivo da parte del Risk Manager in merito alla Valutazione, sarà cura del Responsabile della Funzione di Fund Managemement far sì che la stessa venga inviata ai membri del Consiglio di Amminsitrazione almeno cinque giorni prima della data prevista per la delibera in merito alla valutazione stessa. Delibera del Consiglio di Amministrazione ed eventi successivi 11

12 Il CdA valuterà in merito alla necessità o meno di richiedere ulteriori approfondimenti sulla Valutazione. Qualora il CdA ravvisi la necessità di ulteriori approfondimenti, inviterà il Responsabile della Funzione di Fund Managemement a provvedere alle necessarie analisi, coinvolgendo nel caso anche l Esperto Indipendente, il quale ne riferirà nel corso della riunione del CdA. Qualora il CdA non ravvisi la necessità di ulteriori approfondimenti, sarà cura del Responsabile della Funzione di Fund Managemement darne comunicazione al fund manager ed al Responsabile Amministrazione, Finanza e Controllo. Informativa fornita al Collegio Sindacale ed alla Società di Revisione Una volta che la Valutazione sia stata portata all attenzione del CdA e non siano stati da questo richiesti ulteriori approfondimenti, sarà cura del Responsabile della funzione di Asset Managemement darne informazione al Responsabile Amministrativo, il quale a sua volta informerà il Presidente del Collegio Sindacale ed il referente della Società di Revisione che la Valutazione è a loro disposizione presso gli archivi della società. Informativa fornita nel Rendiconto di gestione del fondo Sarà cura del Responsabile Amministrativo far sì che in una apposita sezione del rendiconto di gestione del fondo vengano indicati: gli incarichi assegnati all Esperto Indipendente; 12

13 i presidi organizzativi e procedurali adottati per assicurare il rispetto dei criteri di valutazione dei beni da parte dell Esperto Indipendente. 13