Azienda Ospedaliera Ordine Mauriziano di Torino. Deliberazione del Direttore Generale

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1 Azienda Ospedaliera Ordine Mauriziano di Torino Deliberazione del Direttore Generale OGGETTO: AGGIORNAMENTO DEL SISTEMA PER LA GESTIONE DOCUMENTALE COMPRENSIVO DEL SERVIZIO DI ASSISTENZA (RDO ), IN ATTUAZIONE ALLA NORMATIVA VIGENTE - VARIAZIONE DEL CONTRATTO IN ESSERE. IL DIRETTORE GENERALE Dott. Silvio FALCO, nominato con D.G.R. n del ; su conforme proposta del Direttore della S.C. Sistemi Informativi, che attesta la legittimità e la regolarità sostanziale e formale di quanto di seguito indicato Richiamati i seguenti provvedimenti: Determinazione n. 145 del della Federazione 3, con cui fu aggiudicata, alla Società Engineering Ingegneria Informatica S.p.A., la fornitura in service di un sistema per la gestione documentale comprensivo del servizio di assistenza e manutenzione (RDO n ); Deliberazione n. 647 del dell'a.o. Mauriziano, con cui si recepì la Determina di cui sopra, impegnando la spesa totale di euro ,00 (esclusa IVA) per 36 mesi ( ); Deliberazione n. 395 del dell'a.o. Mauriziano, con cui, sulla base dei collaudi effettuati, fu approvata una nuova ripartizione della spesa e fissata la scadenza del contratto al Richiamate, altresì, le seguenti disposizioni normative: Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71 ; Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli art. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1 del Codice dell'amministrazione Digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 2005, che traccia le regole per la conservazione a norma, andando ad abrogare la Deliberazione CNIPA 11/2004 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi 1

2 degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, che prevede che le pubbliche amministrazioni, durante un periodo di transizione massimo di 18 mesi, adeguino i loro sistemi di gestione informatica dei documenti per passare, nel 2016, a produrre esclusivamente documenti digitali validi per tutti gli usi previsti dalla legge, come già stabilisce il Codice dell'amministrazione digitale (Cad, decreto legislativo n.82/2005), al quale il decreto dà attuazione; Decreto Legislativo 26 agosto 2016, n. 179 Modifiche ed integrazioni al Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell'articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche. Dato atto che tutte le P.A. devono tempestivamente adeguare i propri processi di produzione, trasmissione e conservazione dei documenti, sostituendo la documentazione cartacea con il documento informatico. Considerato che, per poter dare attuazione alle succitate disposizioni di legge, occorre prevedere quanto segue: - memorizzazione del documento su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza; - sottoscrizione del documento con firma digitale, ovvero con firma elettronica qualificata; - trasferimento del documento a soggetti terzi con posta elettronica certificata e ricevuta completa; - versamento del documento ad un sistema di conservazione. Dato atto che, al fine di proseguire il processo di dematerializzazione della documentazione già avviato dall'azienda, occorre implementare l oggetto della fornitura in service di cui ai succitati provvedimenti deliberativi nn. 647/2013 e 395/2016, prevedendo: l integrazione del sistema documentale Auriga con i servizi forniti da Infocert, quale conservatore della documentazione amministrativa e sanitaria dell'azienda Ospedaliera; due nuovi iter di gestione digitale dei documenti, relativi alla firma digitale dei documenti da trasmettere in uscita e ai contratti e alle convenzioni. Verificato, in collaborazione con la Struttura Affari Generali e con la Direzione Amministrativa, che l'ambito di applicazione del processo di implementazione è costituito da: 1. deliberazioni e determinazioni inviate in pubblicazione (solo dispositivo e allegati parte integrante). Allo stato attuale, utilizzando il Software Applicativo Auriga, tutti gli atti (deliberazioni del Direttore Generale e Determinazioni Dirigenziali) sono firmati digitalmente P7M (CadeS) (circa documenti/anno+ allegati); 2. registri delle determinazioni e delle deliberazioni da inviare in conservazione con periodicità semestrale; 3. registro di protocollo generale. La produzione e archiviazione del registro giornaliero di protocollo verrà effettuata in automatico da Auriga al termine della giornata (subito dopo la mezzanotte); 4. protocolli in uscita con almeno un allegato firmato digitalmente. Allo stato attuale, la corrispondenza in Uscita (tipo U) consta di circa 5.800/documenti/anno + allegati; 5. tutte le PEC ricevute e protocollate; 2

3 6. ricevute relative alla trasmissioni PEC effettuate da Auriga: a tal riguardo si precisa che, adeguandosi alle prescrizioni di legge, le ricevute di consegna richieste da Auriga dovranno essere complete e non più sintetiche, in modo da contenere al loro interno la mail originale trasmessa; 7. documenti registrati nel/i registri di contratti e convenzioni (repertori ad hoc che saranno attivati in Auriga); 8. registri dei repertori di contratti e convenzioni. Dato atto che con nota prot. AOUM1811 del (agli atti) è stata richiesta alla Società Engineering un'offerta economico-tecnica per l' aggiornamento del software Auriga; Dato atto che è pervenuta, protocollo n OFF1127-PEv1 del (agli atti), la proposta tecnica che comprende: la soluzione tecnica di integrazione del software Auriga con il sistema di conservazione Infocert; la definizione delle regole (configurazione) di invio in conservazione (modalità e tempistica); la descrizione del sistema di monitoraggio del colloquio tra Auriga e il sistema di conservazione, che prevede: la realizzazione di un cruscotto di monitoraggio, una nuova web GUI all interno di AURIGA, per verificare tutte le situazioni potenzialmente critiche nel colloquio tra Auriga e il sistema di conservazione. Il cruscotto permetterà di avere una visione completa dei documenti e delle PEC inviati in conservazione e del risultato dell invio, sia esso positivo o negativo; l'invio in conservazione del registro giornaliero di protocollo; l'attivazione di nuove funzioni di supporto alla gestione digitale dei documenti, ovvero funzioni di predisposizione, condivisione, sottoscrizione digitale e protocollazione in uscita di documenti anche diversi da delibere, determine, contratti e convenzioni e funzioni di predisposizione, perfezionamento e registrazione a repertorio di contratti e convenzioni; la lavorazione dei documenti da firmare digitalmente e trasmettere in uscita; la registrazione di contratti e convenzioni. Verranno attivate in Auriga funzioni ad hoc per gestire il ciclo di lavorazione di contratti e convenzioni, ovvero le funzioni per caricare contratti e convenzioni in forma di bozza da perfezionare (senza quindi registrarli ancora a repertorio) descrivendoli con tutti i metadati specifici richiesti per una corretta conservazione (es. i contraenti); registrare le bozze di contratti e convenzioni, una volta perfezionati e sottoscritti da tutte le parti, ai registri repertori specifici (uno per i contratti e uno per le convenzioni); produrre in automatico e inviare in conservazione i registri di contratti e convenzioni Preso atto che i moduli oggetto dell'offerta si configurano come add on del sistema documentale Auriga attualmente in uso presso l'a.o. Mauriziano e che pertanto il relativo servizio di Assistenza e Manutenzione costituisce un aggiunta a quanto fino ad oggi fornito e soggetto quindi a un canone di manutenzione annuo alla scadenza del periodo di garanzia. Vista la proposta economica formulata dalla Società Engineering Ingegneria Informatica S.p.A., protocollo n OFF1127-PEv1 del (agli atti), che viene di seguito riepilogata : Prodotti /servizi 3 Importo

4 Connettore Auriga per l'invio dei documenti Full Use (inclusa manutenzione correttiva di 1 anno a partire dalla data di collaudo) Servizi di coordinamento progetto Servizi di personalizzazione Servizi di installazione, configurazione e rilascio soluzione Servizi di formazione del personale utente, di messa in esercizio e collaudo della soluzione , ,00 TOTALE ,00 Canone annuo di manutenzione a decorrere dal periodo di garanzia 4.000,00 Dato atto che a seguito degli incontri e delle verifiche intercorse in contraddittorio tra gli Uffici dell'azienda e la Società Engineering, quest'ultima, con nota prot. AOUM1811 del (prot. Mauriziano12573 del ) (agli atti) ha formulato una nuova proposta contrattuale per il sistema in oggetto. Tale proposta sarà attivabile a far data dal 31 marzo 2018, ovvero a partire dalla scadenza del contratto in essere di Fornitura in service del sistema per la gestione documentale, comprensivo del servizio di assistenza e manutenzione, di cui alla Delibera n. 395 del e presenta le seguenti condizioni: durata contrattuale dal al riscatto del diritto d uso esclusivo delle licenze software di Auriga con decorrenza 01/04/2018 al prezzo una tantum pari a 1 trasformazione della tipologia contrattuale da Fornitura in service a Fornitura di servizi di assistenza, manutenzione e gestione in ASP avvio dei Servizi di Assistenza e Manutenzione, incluso servizio ASP, per ad un canone annuo pari a (incluso CAM della integrazione con Infocert) valido per tutta la durata, ovvero sino al Dato atto che la Società Engineering ha precisato che le condizioni indicate vengono concesse in via esclusiva a seguito delle negoziazioni avvenute tra le parti e come compensazione volontaria in esito alla contestazione dell'azienda Ospedaliera formalizzata con nota prot del 27/11/2015 (agli atti). Considerato che, per quanto riguarda il software, trattasi prevalentemente di software proprietario e che, in virtù del D.Lgs. n. 518 del 29/12/1992 Attuazione della direttiva CEE relativa alla tutela giuridica dei programmi per elaboratore, la Società Engineering Ingegneria Informatica S.p.A. è titolare dei diritti dei propri programmi applicativi è la sola legittimata ad intervenire sulle proprie procedure, di talché, qualsiasi detenzione, duplicazione, importazione, distribuzione e vendita costituisce un abuso perseguito ai sensi dell art. 10 del succitato D.Lgs. Dato atto che l'affidamento dei servizi sopra indicati, rientra nelle acquisizioni effettuate nel rispetto delle disposizioni previste dall'art. 36 (Contratti sotto soglia), comma 2, lettera a) del Decreto Legislativo 18 aprile 2016, n. 50 in attuazione delle direttive 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE e dell'art. 63, che consente alle Amministrazioni aggiudicatrici di affidare la fornitura mediante procedura negoziata, senza la preliminare pubblicazione del bando di gara per la tutela di diritti esclusivi, inclusi i diritti di proprietà intellettuale. Preso atto che il contratto è stato registrato sul sito dell'autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture, C.I.G A 4

5 Dato atto che il costo complessivo per l'implementazione software risulta di ,00 inclusa IVA nell'anno 2016 e trova copertura economica nell ambito del programma di spesa n 73, sottoconto Dato atto che quanto sopra esposto, circa l'aggiornamento del contratto di fornitura in essere e la sua variazione in contratto di Fornitura di servizi di assistenza, manutenzione e gestione in ASP, a far data dal , determinerà per il periodo aprile 2018/ (45 mesi) un costo pari a ,22 inclusa IVA che troverà copertura economica nell ambito del programma di spesa n 73, sottoconto Rilevata la necessità di adottare il presente provvedimento al fine di consentire il regolare svolgimento delle attività istituzionali, sulla base degli indirizzi programmatici dati dalla Direzione Aziendale e in adempimento alle prescrizioni di legge in materia di gestione e conservazione dei documenti digitali. Acquisito il parere favorevole del Direttore Sanitario e del Direttore Amministrativo ai sensi dell art. 3 del D.Lvo 502/92 e successive modifiche ed integrazioni; Dato atto della vigente normativa richiamata e/o riferita al presente provvedimento; d e l i b e r a per quanto in premessa riportato, da intendersi qui integralmente richiamato 1. di approvare l'implementazione del software Auriga, ai sensi della normativa indicata in premessa in ordine alla dematerializzazione e conservazione dei documenti, nonché la variazione rapporto contrattuale in essere, di cui alle deliberazioni nn. 647/2013 e 395/2016, come in premessa specificato e a far data dal ; 2. di autorizzare la S.C. Sistemi Informativi ad emettere l ordinativo alla Società Engineering Ingegneria Informatica S.p.A, Via di Collodi, n 6/C Firenze, Partita IVA , per un importo complessivo di ,00 I.V.A. che trova copertura economica nell ambito del programma di spesa n 73, sottoconto ; 3. di dare atto che la spesa derivante dal presente provvedimento per la Fornitura di servizi di assistenza, manutenzione e gestione in ASP, a far data dal , determinerà per il periodo aprile 2018/ (45 mesi) un costo pari a ,22 inclusa IVA che troverà copertura economica nell ambito del programma di spesa n 73, sottoconto , e sarà così ripartita: Sotto conto Programmi spesa Centro Costo Euro Bilancio , , , ,

6 4. Di trasmettere il presente provvedimento per i controlli di competenza al Collegio Sindacale di questa Azienda ai sensi dell art. 14 della L. n. 10/