Le nuove competenze per l'efficacia dei servizi di segreteria nella P.A. Dott.ssa C. FALLICA Dott.ssa L. SILVESTRO Auditorium Villa Citelli Catania, 18 gennaio 2013 1
Evoluzione della figura del personale addetto alla segreteria 2
Attuali abilità richieste Il Segretario UTILIZZARE: i tradizionali supporti di lavoro (telefono, fax, fotocopiatrice, etc) gli strumenti informatici (word, excel, access, powerpoint, etc.) Internet (posta elettronica, motori di ricerca, banche dati, siti aziendali, pagine web) CONOSCERE : lingua inglese e, eventualmente, seconda lingua straniera 3
Il Segretario Immediate dipendenze del Dirigente Affiancare il Dirigente in modo valido nelle sue diverse attività Gestire in autonomia le aree di lavoro delegate dal dirigente Assumersi responsabilità Essere in grado di esercitare capacità decisionali 4
Il Segretario Il ruolo del personale di segreteria è determinante soprattutto se svolto con SERIETA PROFESSIONALITA SENSO di APPARTENENZA/CONDIVISIONE Fare propri gli obiettivi che l Amministrazione intende raggiungere e condividerne la mission 5
Funzione del segretario Front office con l utenza (studenti, docenti, ecc.); Collegamento tra l utenza e dirigente/direttore del dipartimento. 6
Competenze del personale di segreteria Conoscere le varie strutture in cui si articola l Ateneo (aree dirigenziali, dipartimenti, centri di servizio, centri di ricerca ecc); Conoscere le competenze delle varie strutture; Conoscere le procedure amministrative da attivare di fronte ad una determinata istanza; 7
segue: competenze del personale di segreteria Conoscere le norme che regolano la vita dell amministrazione: Statuto; Regolamenti d Ateneo: regolamento generale e regolamento di amm., contabilità e finanza, regolamento didattico; Regolamenti di interesse generale: regolamento per la disciplina delle missioni, regolamento per le prestazioni a pagamento in conto terzi ed altre prestazioni esterne a pagamento, ecc.) 8
Comportamenti e relazioni Disponibilità alla collaborazione; Flessibilità; Attitudine al problem solving; Interazione tra colleghi. 9
Comportamenti da evitare Di fronte ad una richiesta di avvio di una procedura sconosciuta: Lasciare la pratica inevasa o l istanza senza risposta Rispondere negativamente senza aver vagliato le possibili soluzioni. 10
I dipartimenti prima della legge 240/2010 Strutture di ricerca dotate di autonomia finanziaria, amministrativa e contabile quindi autonomi centri di spesa; Numero minimo docenti per la costituzione : 16; Gli organi: Direttore, Consiglio, Giunta; Segretario amministrativo di dipartimento: componente di diritto del Consiglio al quale partecipa con funzioni di segretario verbalizzante. Il segretario amministrativo collabora con il Direttore del dipartimento ed esercita funzione di coordinamento delle attività amministrativo contabili assumendo la responsabilità, in solido con il Direttore, dei conseguenti atti. 11
I cardini della nuova riorganizzazione 12
I dipartimenti legge 240/2010 Strutture di didattica e di ricerca Numero minimo docenti per la costituzione : 35/40 unità Gli organi: Direttore, Consiglio, Giunta, Commissione paritetica dipartimentale. 13
I dipartimenti dopo l entrata in vigore dello Statuto di Ateneo (Decreto Rettorale n. 4957 del 28 novembre 2011) Strutture di didattica e di ricerca dotate di autonomia finanziaria e gestionale; Numero minimo docenti per la costituzione : 45 unità; Gli organi: Direttore, Consiglio, Giunta, Commissione paritetica dipartimentale; Scompare la figura del segretario amministrativo di dipartimento, non più componente di diritto del consiglio di dipartimento. 14
Statuto d Ateneo art.26 Lo statuto, e precisamente l'art.26 comma 1, dispone che"i poli amministrativo contabili sono strutture decentrate dell ateneo, istituite dal consiglio di amministrazione, su proposta del direttore generale, per la cura delle attività amministrative, contabili, negoziali, di spesa e di servizio a supporto delle strutture didattiche e di ricerca dell ateneo". 15
Poli amministrativo contabili: attuale articolazione delibera del consiglio di amministrazione del 17 02 2012 16
Servizi ARIT Polo Amministrativo Contabile Servizi AFI Servizi APPAM Servizi AGAP Servizi ADI 17
Individuazione competenze della segreteria di direzione Attività segreteria: protocollo, predisposizione note del direttore; Predisposizione atti negoziali; Istruttoria pratiche da sottoporre all approvazione del consiglio di dipartimento; Supporto alla verbalizzazione delle sedute degli organi di dipartimento; Supporto al direttore del dipartimento per le procedure di spesa attraverso la compilazione della nota istruttoria. 18
forniture missioni contratti personale altro assegni ricerca 6919 4194 740 356 96 Note istruttorie totali = 12305 Rilevanza percentuale singola categoria di spesa rispetto al totale delle note istruite nell anno 2012. 19
Ciclo di lavorazione delle note istruttorie Circolare del direttore amministrativo del 21 05 2012 prot. 40453 AGAP Max 5 giorni 20
21
Gestione del fondo per piccole spese economali di polo presupposto spese consentite imputazione spesa l'importo massimo di ciascuna spesa non può essere superiore a 500 minute spese d'ufficio, spese postali, di locomozione, giornali, pubblicazioni periodiche, spese di rappresentanza, missioni, manutenzione di mobili ecc... se la spesa va imputata sul budget di funzionamento, in luogo della n.i., la segreteria di direzione potrà trasmettere al responsabile una richiesta a firma del direttore interessato 22
Spese in urgenza presupposto tipologie modalità tipologie di spesa particolarmente urgenti che prescindono dal tetto di spesa fissato per le piccole spese economali acquisto di reagenti chimici, invio di materiale biologico, stampa di pubblicazioni scientifiche, traduzioni in lingua straniera, iscrizione a convegni... Il docente nella richiesta specifica i motivi dell'urgenza; il direttore, valuta l'urgenza e con apposita nota inviterà l'appam a provvedere al pagamento con il fondo economale; (si attingerà sul budget dipartimento), salva diversa comunicazione del dpt ai servizi contabili di stornare la spesa sui fondi di ricerca 23
Missioni espletate sul territorio nazionale Regolamento per la disciplina delle missioni D.R. 6279 del 11 ottobre 2010 Presupposti Tipologie di spesa ammesse a rimborso Richieste di anticipo Modalità L autorizzazione a compiere la missione deve risultare da apposito provvedimento scritto, prima che abbia inizio la missione stessa Trasporto, vitto e pernottamento, quota di iscrizione Facoltà del personale incaricato di svolgere una missione di chiedere un anticipazione pari al 75% del costo presunto spettante per la missione, indicato nella richiesta di autorizzazione a missione La richiesta di anticipo deve pervenire alla segreteria di direzione insieme alla richiesta di autorizzazione a missione, almeno 10 giorni prima del verificarsi dell evento 24
Missioni espletate all estero Decreto del Ministero Affari Esteri del 23 marzo 2011 pubblicato sulla G.U. n.132 del 11 06 2011 Trattamento di missione con rimborso documentato Ai dipendenti pubblici viene riconosciuto, oltre al rimborso delle spese di viaggio, il rimborso delle spese su presentazione di idonea documentazione Trattamento alternativo di missione L amministrazione, su richiesta dell interessato, autorizza preventivamente, oltre al rimborso delle spese di viaggio, ( ) la corresponsione a titolo di quota di rimborso di una somma determinata avvalendosi delle tabelle allegate a decreto per ogni 24 ore compiute per missione, in alternativa al rimborso documentato. Per missioni superiori a 10 giorni solari, qualora più economico rispetto al soggiorno alberghiero, è ammesso il rimborso delle spese di alloggio in <<residence>>. La quota di rimborso non compete qualora il personale fruisca di alloggio a carico dell amministrazione, di istituzioni comunitarie, di stati esteri. Per la corresponsione degli anticipi si provvederà ad accreditare un importo non superiore alle spese alberghiere preventivate A richiesta èconcesso l anticipo delle spese di viaggio e del 90% della somma, come sopra determinata. 25
Collaborazioni occasionali e continuative Regolamento per il conferimento di incarichi di collaborazione di natura occasionale o coordinata e continuativa D.R. 618 del 7 gennaio 2010 26
segue: contratti intuitu personae Presupposto Fondi Modalità Prestazioni episodiche; Importo inferiore a 2.500; Periodo di durata non superiore a 90 giorni Fondi erogati da istituzioni regionali, nazionali, comunitari dedicati a specifiche attività, fondi finanziati da soggetti privati convenzioni conto terzi, fondi di ricerca Il docente interessato alla stipula di un contratto intuitu personae inoltra una istanza al direttore del dipartimento che contenga le motivazioni che giustificano il ricorso a tale tipologia di contratto, l'oggetto, la durata e il compenso. Il segretario di direzione compilerà la nota istruttoria allegando anche il curriculum del contrattista. La nota istruttoria sarà inoltrata all area per la gestione amministrativa del personale che provvederà a conferire tale incarico. 27
Altro: liquidazione compensi per convenzioni conto terzi Regolamento per le prestazioni a pagamento in conto terzi ed altre prestazioni esterne a pagamento D.R. 11336 del 12 dicembre 2005 28
Assegni di ricerca Regolamento per il conferimento di assegni di ricerca D.R. 1699 del 31/03/2011 29