SCHEDA DI MONITORAGGIO ORGANO DI VALUTAZIONE STRATEGICA CATEGORIA DOMANDA RISPOSTA 1.1 OBIETTIVI STRATEGICI Gli obiettivi sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell amministrazione? Sì, tutti ESEMPIO: Gli obiettivi definiti nel piano della performance 2013-2015 sono in linea con la missione istituzionale ed i bisogni degli stakeholder, in armonia con un preciso contesto esterno e con i documenti di programmazione dell'ente (Relazione previsionale e programmatica, Bilancio preventivo, budget direzionale..).nel fissare gli obiettivi la Camera di Commercio di Varese ha individuato, in primo luogo, le più rilevanti aree strategiche di intervento, in secondo luogo ha definito le modalità di attuazione di tali obiettivi unitamente agli indicatori per misurarne l'effettiva realizzazione. 1.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder esterni nel processo di definizione degli obiettivi, indicatori e target sono tali da assicurarne la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività? C è stato anche un coinvolgimento degli stakeholder interni? Gli stakeholders sono destinatari delle politiche camerali: sono gli interlocutori della Camera di Commercio che ne influenzano l'azione e ne sono a loro volta influenzati. La Camera di Commercio di Varese ha predisposto una matrice attività-stakeholder individuando, per ciascuna attività camerale, quali sono i soggetti che traggono benefici dall'attività stessa. Il coinvolgimento degli stakeholders da parte della Camera di Commercio di Varese avviene principalmente attraverso l'utilizzo di canali tradizionali quali: l'organizzazione di riunioni periodiche con amministratori, associazioni di categoria ed altri Enti (anche attraverso la sottoscrizione di protocolli d'intesa), la realizzazione di indagini di customer, la somministrazione di questionari alle imprese sul gradimento delle iniziative realizzate, rubriche periodiche su radio e tv locali. La Camera di Commercio coinvolge anche gli stakeholder interni, in particolare dirigenti e responsabili di servizio. ESEMPIO: Il Piano della performance è un documento partecipato, risultato dei gruppi di lavoro coinvolti su specifiche aree tematiche, dei tavoli di collaborazione attivati con altri Enti (ad esempio attraverso i Protocolli d'intesa), di riunioni interne (es. comitato di direzione ed incontri post-giunta con i dirigenti e le posizioni organizzative..) 1.3 Nel 2012 non si rilevano variazioni degli obiettivi rispetto a quelli individuati nel Piano della performance 2012-2014. Con la predisposizione del Piano 2013-2015 invece, alcuni obiettivi sono stati revisionati a seguito di alcuni interventi normativi (es. spending review in materia di contenimento delle spese di acquisto di beni e servizi, A cosa sono dovute eventuali variazioni degli obiettivi rispetto all anno precedenteobbligo per le imprese individuali di attivazione della Pec entro il 30 giugno 2013, Sentenza non indicate nel Piano? n. 272/2012 che ha sancito il venir meno dell'obbligatorietà del tentativo di mediazione...) Si fa riferimento a quanto riportato nella cella precedente Pagina 1
Esistono significative differenze nelle modalità di definizione degli obiettivi tra le diverse strutture di primo livello dell amministrazione? No 1.4 ESEMPIO: Non si rilevano differenze di formulazione degli obiettivi poiché le attività sono coordinate dal Segretario Generale, il quale fornisce indirizzi di metodo, supportato dai dirigenti, dal servizio programmazione e dell'organo di valutazione strategica. La Camera di Commercio di Varese ha identificato per ogni ambito di misurazione e valutazione della performance delle schede che ne riassumono le principali caratteristiche e definiscono gli indicatori sulla base dei quali avvengono la misurazione e valutazione dell'effettivo raggiungimento dell'obiettivo. Le schede cambiano a seconda dell'ambito cui si riferiscono (impatti, programmi, attività e servizi, stati di salute e confronti). 1.5 Se l amministrazione ha redatto la Nota Integrativa o il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, a cosa sono dovute eventuali differenze rispetto al Piano della performance? L'implementazione della gestione della Performance camerale è avvenuta in una logica di integrazione ed in un'ottica di continuità con le metodologie già in uso. Più in generale è evidente la coerenza tra i documenti relativi al ciclo della performance ed i documenti di e programmazione adottati dall'amministrazione. 2.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? Sì, tutti ESEMPIO: Gli indicatori individuati per la misurazione del grado di raggiungimento degli obiettivi sono specifici, misurabili e reali. Trattandosi di obiettivi hanno valenza pluriennale e sono il risultato congiunto di molteplici iniziative. Sulla base di tali considerazioni l'ovs ritiene che gli indicatori individuati siano adeguati per gli obiettivi di riferimento. Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? Sì, tutti Pagina 2
2.2 ESEMPIO: La rilevazione delle misure (dato elementare che compone il KPI), ed il calcolo dei relativi indicatori, è alimentata dalle banche dati del sistema camerale. Infocamere, società consortile delle Camere di Commercio fornisce gli applicativi per l'erogazione dei servizi. Tali applicativi sono collegati al Sistema di Gestione del ciclo della performance. Esempi di banche dati collegate con il Sistema di Gestione del Ciclo della Performance sono: Priamo (servizio web che offre reportistica varia inerente i protocolli Registro imprese e Albo artigiani e permette di monitorare il processo di lavorazione delle pratiche); Oracle Applications (sistema modulare di contabilità dai quali vengono estratti dati di natura economico-finanziaria); Eurk (per la gestione del servizio metrico); Simba (per la gestione dei dati relativi alle domande di marchi e brevetti), ecc. Come anticipato, oltre agli applicativi informatici del sistema camerale, la Camera di Commercio di Varese utilizza fonti quali l'osservatorio on-line sull'economia della provincia di Varese (sito realizzato dalla Cdc di Varese), l'istat, ecc. La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? Sì, per almeno il 50% degli indicatori 2.3 (se sì) specificare gli applicativi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: La Camera di Commercio di Varese nel corso del 2012 ha implementato il Sistema di Gestione del Ciclo della performance avvalendosi dell'utilizzo di diversi strumenti. In particolare l'ente ha implementato l'utilizzo di un Software, sviluppato da Infocamere, per la gestione del ciclo della performance. Il sistema si compone di un modulo per la strategica, un modulo per la rilevazione delle misure ed il calcolo degli indicatori ed un modulo di performance management per la elaborazione di dashboard ai vari livelli di analisi (Ente, programma strategico, operativo,...). (se sì) specificare gli applicativi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: Oltre all'applicativo informatico l'ente utilizza fogli di lavoro in Excell per la rielaborazione di report periodici destinati agli amministratori, alla dirigenza e ad uso interno. Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? Sì, per almeno il 10% degli indicatori 2.4 (se sì) specificare le più importanti fonti esterne Istat (se sì) specificare le più importanti fonti esterne Excelsior degli obiettivi I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? Sì, tutti degli obiettivi 3.1 ESEMPIO: I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici e attualizzati in considerazione dell'impatto sui risultati generati da fattori esterni : evoluzione quadro normativo (es. in materia di mediazione, decertificazione, ecc.), dell'analisi congiunturale, delle variazioni nell'organizzazione, ecc. Per ogni obiettivo strategico è riportato il target per il triennio successivo ed il risultato rilevato nell'anno n-1. degli obiettivi I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? Sì, meno del 50% Pagina 3
3.2 degli obiettivi degli obiettivi ESEMPIO: I target associati agli obiettivi sono definiti anche in considerazione di valori di benchmark prodotti da altre realtà assimilabili. La Camera di Commercio di Varese opera un confronto con le altre Camere di Commercio selezionando un elenco di indicatori ritenuti significativi ed individuando un cluster che sia omogeneo in termini di dimensionamento del'ente, posizionamento geografico e socio-economico. Nel Piano della performance è presente una scheda obiettivo puntualmente dedicata alla rappresentazione dei risultati del confronto con altre Camere di Commercio. Il confronto effettuato assume rilievo rispetto a tre ambiti di misurazione: gli impatti, le attività/servizi e lo stato di salute dell'ente. 4.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? 4.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? OBIETTIVI OPERATIVI A partire dagli obiettivi si procede ad una allocazione delle risorse per macroambito. Successivamente, si procede ad una allocazione puntuale definita sulla base degli obiettivi e dei piani di azione. Gli obiettivi sono assegnati alle aree dirigenziali, a cascata ai servizi, alle U.O. ed ai dipendenti. Le risorse umane da assegnare agli obiettivi sono quindi definite partendo dai macro-ambiti di intervento. 5.1 Gli obiettivi contribuiscono al reale conseguimento del relativo obiettivo strategico? Sì, tutti ESEMPIO: L'Ente identifica le attività ed i servizi chiave che contraddistinguono la propria azione rispetto agli utenti ed ai portatori di interesse. Per facilitare la lettura degli obiettivi definiti e per far comprendere le relazioni che sussitono con gli impatti ed i programmi, le attività ed i servizi sono articolati per gruppi che afferiscono alle diverese aree strategiche proposte. Sulla base degli obiettivi individuati l'ovs ritiene che gli stessi sono coerenti e contribuiscono al reale perseguimento degli obiettivi. 5.2 Gli obiettivi, indicatori e target sono il frutto di un processo di negoziazione con il personale dirigente e non dirigente? La performance individuale rappresenta un livello complementare a quello di valutazione della performance organizzativa, alimentando il sistema di valutazione delle risorse umane. Gli obiettivi assegnati al personale sono il frutto di un processo di negoziazione che coinvolge, con un processo a cascading, dapprima i dirgenti, successivamente le posizioni organizzative ed il resto del personale. Dopo l'assegnazione degli obiettivi si effettua un monitoraggio intermedio per la verifica e l'approfondimento con il personale interessato di eventuali cause ostative alla completa realizzazione dell'obiettivo. Pagina 4
6.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? Sì, tutti ESEMPIO: Gli indicatori individuati per la misurazione del grado di raggiungimento degli obiettivi sono specifici, misurabili e reali. Trattandosi di obiettivi hanno valenza annuale e sono il risultato congiunto di molteplici azioni. Sulla base di tali considerazioni l'ovs ritiene che gli indicatori individuati sono adeguati per gli obiettivi di riferimento. Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? Sì, tutti 6.2 ESEMPIO: Gli indicatori associati agli obiettivi sono alimentati da diverse fonti, in prevalenza interne, che l'ovs ritiene affidabili. Esempi di banche dati collegate con il Sistema di Gestione del Ciclo della Performance sono: Priamo (servizio web che offre reportistica varia inerente i protocolli Registro imprese e Albo artigiani e permette di monitorare il processo di lavorazione delle pratiche); Oracle Applications (sistema modulare di contabilità dai quali vengono estratti dati di natura economico-finanziaria); Eurk (per la gestione del servizio metrico); Simba (per la gestione dei dati relativi alle domande di marchi e brevetti), ecc. Come anticipato, oltre agli applicativi informatici del sistema camerale, la Camera di Commercio di Varese utilizza fonti quali l'osservatorio on-line sull'economia della provincia di Varese (sito realizzato dalla Cdc di Varese), l'istat, ecc. La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? Sì, per almeno il 50% degli indicatori (se sì) specificare gli applicativi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: Software per la strategica sviluppato da Infocamere 6.3 (se sì) specificare gli applicativi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: Oltre all'applicativo informatico l'ente utilizza fogli di lavoro in Excell per la rielaborazione di report periodici destinati agli amministratori, alla dirigenza e ad uso interno. ESEMPIO: La Camera di Commercio di Varese nel corso del 2012 ha implementato il Sistema di Gestione del Ciclo della performance avvalendosi dell'utilizzo di diversi strumenti tra i quali il Software sviluppato da Infocamere per la gestione del ciclo della performance. Il sistema si compone di un modulo per la strategica, un modulo per la rilevazione delle misure ed il calcolo degli indicatori ed un modulo di performance management per la elaborazione di dashboard ai vari livelli di analisi (Ente, programma strategico, operativo,...). Pagina 5
Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? No 6.4 (se sì) specificare le più importanti fonti esterne Nel caso degli obiettivi gli indicatori sono determinati da misure alimentate in prevalenza da fonti interne (output prodotti, full time equivalent dedicate alle attività, risorse finanziarie assegnate ) degli obiettivi I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? Sì, tutti degli obiettivi degli obiettivi 7.1 I target associati agli obiettivi sono definiti anche sulla base di valori storici. In particolare si effettua un'analisi sui risultati conseguiti e sulle risorse economiche allocate per la realizzazione di ciascuno dei programmi. Tali informazioni sono fondamentali nella definizione e nell'aggiornamento della programmazione per assicurare continuità e aumentare l'efficacia dell'azione. Oltre ai valori storici l'ente effettua un'analisi sulla propria struttura organizzativa, sul contesto nel quale opera, sui principali trend evolutivi che possono impattare sulle proprie attività e sul raggiungimento degli obiettivi. I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? Sì, meno del 50% degli obiettivi degli obiettivi 7.2 ESEMPIO: I target associati agli obiettivi sono definiti anche in considerazione di valori di benchmark prodotti da altre realtà assimilabili. La Camera di Commercio di Varese opera un confronto con le altre Camere di Commercio selezionando un elenco di indicatori ritenuti significativi ed individuando un cluster che sia omogeneo in termini di dimensionamento del'ente, di posizionamento geografico e socio-economico. Nel Piano della performance è presente una scheda obiettivo puntualmente dedicata alla rappresentazione del risultato dei confronti con altre Camere di Commercio. Il confronto effettuato assume rilievo rispetto a tre ambiti di misurazione: gli impatti, le attività/servizi e lo stato di salute dell'ente. 8.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? Nell'ambito delle risorse finanziarie assegnate alle macro-progettualità vengono declinate in maniera puntuale le disponibilità finanziarie da assegnare ai piani ed ai piani di azione delle attività. 8.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Gli obiettivi sono assegnati alle aree dirigenziali, a cascata ai servizi, alle U.O. ed ai dipendenti. Le risorse umane da assegnare agli obiettivi sono quindi definite nell'ambito delle macro aree di attività, sulla base dei piani e in considerazione dell'eventuale trasversalità delle progettualità. Pagina 6
Standard di qualità dei servizi a domanda individuale Standard di qualità dei servizi a domanda individuale Standard di qualità dei servizi a domanda individuale Standard di qualità dei servizi a domanda individuale Standard di qualità dei servizi a domanda individuale 10.2 In che misura i servizi per i quali sono definiti gli standard sono rappresentativi dell attività dell amministrazione? Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder chiave nel processo di definizione e aggiornamento degli standard di qualità sono state tali da assicurare l adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati? QUALITA' DEI SERVIZI 10.1 ESEMPIO: Si rileva un'alta rappresentatività dei servizi per i quali sono stati individuati standard di qualità dell'attività dell'ente camerale. Gli standard di qualità individuati si riferiscono prevalentemente ai servizi erogati alle imprese ed agli stakeholder esterni all'ente. Alta Si ritiene che le modalità di coinvolgimento degli stakeholder attivati abbiano assicurato l'adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati. ESEMPIO: La modalità di coinvolgimento prevalente è la realizzazione permanente delle indagini di customer sui servizi erogati, la gestione dei reclami, il sistema di gestione qualità dell'ente Promozione delle pari opportunità Promozione delle pari opportunità Promozione delle pari opportunità Obiettivi individuali dei dirigenti 11.1 PARI OPPORTUNITA' Sono stati pianificati interventi di promozione delle pari opportunità non già presenti tra gli obiettivi? VALUTAZIONE INDIVIDUALE Sono assegnati obiettivi specifici individuali ai dirigenti oltre a quelli organizzativi presenti nel Piano e a quelli relativi alle competenze professionali e manageriali dimostrate? No Sì, a tutti 12.1 ESEMPIO: Oltre agli obiettivi individuati nel piano, ai dirigenti ed ai dipendenti sono assegnati obiettivi specifici. Nella scheda di valutazione dei dirigenti, oltre agli obiettivi di competenza inseriti nel piano della performance, sono previsti obiettivi specifici relativi all'individuazione di progetti innovativi a carattere speciale proposti dal dirigente stesso. Obiettivi individuali dei dirigenti Obiettivi individuali dei dirigenti Gli obiettivi individuali sono stati il frutto di un processo di negoziazione tra il valutato e il valutatore? La procedura di assegnazione degli obiettivi al personale dirigente e non dirigente è frutto di un processo di negoziazione. Obiettivi individuali dei dirigenti Obiettivi individuali dei dirigenti 12.2 ESEMPIO: Il sistema di valutazione dell'ente prevede lo svolgimento di almeno due colloqui annuali individuali da realizzare in occasione dell'assegnazione degli obiettivi e della valutazione della performance. Nel corso dell'anno possono svolgersi colloqui intermedi con il personale interessato qualora si rilevassero scostamenti significativi rispetto agli obiettivi assegnati. PROCESSO DI PIANIFICAZIONE Coinvolgimento dei vari soggetti Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione dell organo di indirizzo politico? Alto Pagina 7
Coinvolgimento dei vari soggetti 13.1 ESEMPIO: Il coinvolgimento dell'organo di indirizzo politico avviene sia in occasione delle riunioni periodiche degli organi camerali, sia in occasione di tavoli tecnici per la realizzazione ed il monitoraggio delle progettualità. Coinvolgimento dei vari soggetti Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione della dirigenza? Alto Coinvolgimento dei vari soggetti 13.2 ESEMPIO: Il coinvolgimento della dirigenza avviene attraverso la partecipazione diretta al processo di definizione e attuazione del ciclo di gestione della performance, alla redazione del Piano della performance ed alla realizzazione delle attività programmate. Coinvolgimento dei vari soggetti Quale è stata la tipologia di interazione tra l'oiv e l amministrazione? (possibile più di una risposta) Accompagnamento Quale è stata la tipologia di interazione tra l'oiv e l amministrazione? (possibile più di una risposta) Controllo 14.1 Specificare eventuale altra tipologia di interazione Supporto ESEMPIO: L'OVS supporta l'ente camerale nel processo di avvio, attuazione, monitoraggio e controllo delle attività connesse alla gestione del Ciclo della Performance 14.2 Qual è stato il contributo dell OIV al miglioramento del processo di redazione del Piano? Da diversi anni, anche prima dell'entrata in vigore del D.lgs 150/2009, il nucleo di valutazione ora organo di valutazione strategica, svolge un ruolo attivo per il miglioramento continuo del processo di gestione del ciclo della performance e per la predisposizione dei documenti di programmazione dell'ente. Il processo di miglioramento continuo riguarda anche l'adozione del Piano della performance. programmazione economico- ESEMPIO: Il servizio programmazione dell'ente partecipa alle riunioni ed incontri periodici con l'ovs, i dirigenti e con i referenti delle varie attività. Questi momenti di confronto hanno portato ad un sensibile miglioramento di alcuni importanti ambiti del ciclo di gestione della performance quali: maggior coerenza dello sviluppo della filiera strategica, livello di qualità degli indicatori di misurazione dei risultati, implementazione di un sistema informatico dedicato alla gestione delle attività di, monitoraggio e controllo. I sistemi informatici sono adeguati a favorire l'integrazione tra i processi? 15.1 finanziaria Esiste una sequenza temporale dei processi tale da consentirne l integrazione? Sì 15.2 Nella gestione dei processi dell'ente si utilizzano diversi applicativi ma integrati tra di loro e con scambio automatico di informazioni ESEMPIO: Il sistema di contabilità scambia informazioni con il sistema di strategica. Altri applicativi relativi all'erogazione di servizi (brevetti, registro imprese, protesti ) scambiano informazioni automatiche con l'applicativo dedicato alla strategica. Pagina 8
15.2 15.3 16.1 ESEMPIO: La sequenza temporale dei processi è dettagliatamente contenuta nel sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa e richiamata nel Piano della performance. Il coordinamento tra i vari soggetti/uffici coinvolti nei due processi è stato adeguatamente attuato? E stato effettivamente implementato l eventuale modello di misurazione previsto nel sistema di misurazione e valutazione della performance? Sì, sempre ESEMPIO: Il processo di redazione del Piano della performance si inserisce in modo coerente ed integrato nel più ampio processo di programmazione economico-finanziaria dell'ente. La redazione del Piano della performance prende avvio con la redazione della Relazione previsionale e programmatica e prosegue integrandosi con i documenti di bilancio adotatti dall'organo di indirizzo politico-amministrativo. ESEMPIO: Il modello previsto nel Sistema di misurazione e valutazione della performance, basato sulla metodologia BSC è stato integrato con altre metodologie di controllo delal performance quali il Project management. Nel corso del 2011 la Camera di Commercio di Varese ha inoltre sviluppato con il supporto metodologico di SDA Bocconi, nell'ambito di un laboratorio di sperimentazione coordinato da Unioncamere, un modello di gestione di ciclo della performance che, a seguito dei risultati positivi registrati e della conclusione del primo anno di sperimentazione, nel 2013 sarà integrato nel Sistema di misurazione e valutazione della performance dell'ente. Sì 16.2 Quali modalità di informazione, formazione e comunicazione sono state adottate o sono previste per garantire la massima diffusione e comprensione del Piano all interno ed all esterno dell Amministrazione? Incontri periodici con i dirigenti ed i referenti sullo stato avanzamento delle attività rispetto al Piano ( stakeholder interni). Pubblicazione sul sito del Piano e del monitoraggio intermedio, utilizzo canali di comunicazione istituzionali mirati (stakeholder esterni) ALLEGATO 2: INFORMAZIONI DI SINTESI SUGLI OBIETTIVI STRATEGICI E OPERATIVI PRESENTI NEL PIANO DELLA PERFORMANCE N_Obiettivi 1 N. obiettivi tot. 26 N_Obiettivi 2 N. obiettivi con indicatori 26 N_Obiettivi 3 N. indicatori tot 26 N_Obiettivi 4 N. indicatori privi di formula di calcolo 0 N_Obiettivi 5 N. indicatori privi di target annuale 0 N_Obiettivi 6 N. obiettivi con risorse economico-finanziarie assegnate 26 N_Obiettivi 7 N. obiettivi con risorse umane assegnate 26 N_Obiettivi 8 N. obiettivi assegnati alle sedi territoriali N_Obiettivi 1 N. obiettivi tot. 93 N_Obiettivi 2 N. obiettivi con indicatori 93 N_Obiettivi 3 N. indicatori tot 93 N_Obiettivi 4 N. indicatori privi di formula di calcolo 0 Pagina 9
N_Obiettivi 5 N. indicatori privi di target annuale 0 N_Obiettivi 6 N. obiettivi con risorse economico-finanziarie assegnate 93 N_Obiettivi 7 N. obiettivi con risorse umane assegnate 93 N_Obiettivi 8 N. obiettivi assegnati alle sedi territoriali Firma dell'oiv Dott. Luigi Jemoli (firmato Jemoli) Pagina 10