L informativa sulla privacy per il lavoratore dipendente (completo di fac-simile del modello di informativa e dichiarazione di consenso) di Luigi Risolo Pubblicato il 10 settembre 2010 La nascita del rapporto di lavoro dipendente avviene tramite la redazione e sottoscrizione della lettera di assunzione o dell assunzione in prova ( ai sensi dell art. 2096 del Codice Civile ); dopo tale fase si dovrebbe procedere all assolvimento della procedura di assunzione per via telematica presso gli enti competenti; il condizionale utilizzato è d obbligo in quanto tale iter deve essere preceduto dalla redazione, lettura e sottoscrizione ad opera del lavoratore dipendente dell informativa sulla privacy ai sensi dell art. 13 del Decreto Legislativo n. 196/2003, denominato Codice in materia di protezione dei dati personali. L informativa sulla privacy per il lavoratore dipendente è un obbligo di legge e pertanto è la giusta premessa per una corretta gestione del rapporto di lavoro dipendente. L informativa è indispensabile non solo per la fase dell assunzione ma per tutto il periodo di gestione del rapporto lavorativo sotto il profilo previdenziale, assicurativo, fiscale, sanitario ed amministrativo in genere; ed al documento dell informativa occorre, comunque, adempiere a prescindere se la gestione complessiva del rapporto lavorativo avviene all interno dell azienda o presso un professionista esterno. 1
Il Consenso informato dei dipendenti In ossequio a quanto sancito dal Decreto legislativo n. 196/2003, il datore di lavoro ha l obbligo di tutelare la privacy del lavoratore dipendente e di consentire una corretta gestione dei suoi dati personali ed eventualmente sensibili attraverso: un informativa che consenta al dipendente di conoscere quali sono i suoi dati che l azienda dovrà detenere e gestire e soprattutto per quali finalità. In definitiva il datore di lavoro deve adoperarsi affinché il lavoratore fornisca un consenso adeguatamente consapevole e, pertanto, l unico strumento idoneo è la consegna della lettera di informativa sulla privacy redatta in modo completo ed esaustivo. La lettera di informazione e consenso per i dipendenti deve presentare alcune caratteristiche riconducibili al: consenso informato: è necessario specificare che i dati richiesti al lavoratore, e se necessario dei componenti del nucleo familiare, sono utili per i trattamenti di tipo fiscale, contributivo e previdenziale, sanitario ed amministrativo; 2
consenso scritto: nel rapporto di lavoro si possono trattare dati personali ma anche sensibili e giudiziari e la vigente normativa richiede un espresso assenso da parte del lavoratore dipendente. In generale per ciò che attiene i dati sensibili e giudiziari va rilevato che il loro utilizzo presuppone quasi sempre il consenso scritto del dipendente fatti salvi i casi in cui la normativa sulla privacy ammetta il loro trattamento senza l autorizzazione dell interessato, ovvero quando è necessario per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria per la gestione del rapporto di lavoro, anche in materia di igiene e sicurezza del lavoro e della popolazione e di previdenza e assistenza, nei limiti previsti dall autorizzazione e ferme restando le disposizioni del Codice di deontologia e di buona condotta di cui all articolo 111 ( art. 26 c. 4, lett. d) del Decreto Legislativo 196/2003 ). Normativa L informativa circa il trattamento dei dati personali (ed anche sensibili e giudiziari) si fonda su due articoli del Decreto sulla privacy. L articolo 7 si basa sui diritti dell interessato (nella fattispecie concreta il lavoratore dipendente) rivolti a conoscere quali dati vengono trattati e gestiti dal datore di lavoro, ad avere la possibilità di procedere a modifiche, aggiornamenti e rimozioni degli stessi nonché ad opporsi verso le autorità competenti circa un uso non conforme alle finalità per cui erano stati forniti. Nello specifico l art. 7 (D. Lgs. 196/2003 ), intitolato del Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti, così sancisce: 3
1. L interessato ha diritto di ottenere la conferma dell esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. 2. L interessato ha diritto di ottenere l indicazione: a) dell origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell articolo 5, comma 2; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. 3. L interessato ha diritto di ottenere: a) l aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l integrazione dei dati; 4
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. 4. L interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Con il secondo articolo, ovvero il 13, viene attribuito all interessato il diritto ad essere informato circa le modalità e le finalità del trattamento dei propri dati, il luogo dove si svolge la loro gestione, gli estremi identificativi del titolare del trattamento nonché gli eventuali soggetti terzi ai quali potranno essere trasmessi. In particolare l art. 13 (D. Lgs. 196/2003 ) intitolato dell Informativa, sancisce che: 5
1. L interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati personali sono previamente informati oralmente o per iscritto circa: a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati; b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere; d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l ambito di diffusione dei dati medesimi; e) i diritti di cui all articolo 7; f) gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel territorio dello Stato ai sensi dell articolo 5 e del responsabile. Quando il titolare ha designato più responsabili è indicato almeno uno di essi, indicando il sito della rete di comunicazione o le modalità attraverso le quali è conoscibile in modo agevole l elenco aggiornato dei responsabili. Quando è stato designato un responsabile per il riscontro all interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all articolo 7, è indicato tale responsabile. 2. L informativa di cui al comma 1 contiene anche gli elementi previsti da specifiche disposizioni del presente codice e può non comprendere gli elementi già noti alla 6
persona che fornisce i dati o la cui conoscenza può ostacolare in concreto l espletamento, da parte di un soggetto pubblico, di funzioni ispettive o di controllo svolte per finalità di difesa o sicurezza dello Stato oppure di prevenzione, accertamento o repressione di reati. 3. Il Garante può individuare con proprio provvedimento modalità semplificate per l informativa fornita in particolare da servizi telefonici di assistenza e informazione al pubblico. 4. Se i dati personali non sono raccolti presso l interessato, l informativa di cui al comma 1, comprensiva delle categorie di dati trattati, è data al medesimo interessato all atto della registrazione dei dati o, quando è prevista la loro comunicazione, non oltre la prima comunicazione. 5. La disposizione di cui al comma 4 non si applica quando: a) i dati sono trattati in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria; b) i dati sono trattati ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; c) l informativa all interessato comporta un impiego di mezzi che il Garante, prescrivendo eventuali misure appropriate, dichiari manifestamente sproporzionati 7
rispetto al diritto tutelato, ovvero si riveli, a giudizio del Garante, impossibile. Fac-simile Modello di Informativa intestazione azienda... indirizzo.... P. Iva/C.F. 8
Informativa ai sensi dell art. 13 del Decreto Legislativo n. 196/2003 Egr. Signore/Signora, con la presente intendiamo renderle giusta informazione, circa il trattamento dei suoi dati per effetto del rapporto lavorativo instaurato, ai sensi dell art. 13, denominato dell Informativa, del Decreto Legislativo n. 196 del 30 Giugno 2003 ovvero del Codice in materia di protezione dei dati personali. La raccolta dei suoi dati personali ed utili alla gestione del rapporto lavorativo saranno trattati, gestiti ed elaborati nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e tutela dei suoi diritti nonché della sua riservatezza. 1. Finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i dati. I dati da Ella forniti verranno trattati, da codesta azienda, ai fini dell espletamento di tutte le necessarie ed obbligatorie procedure amministrative utili alla corretta gestione del rapporto lavorativo ovvero dalla sua costituzione in poi. 9
Il trattamento dei dati potrà avvenire mediante procedure e strumenti manuali, informatici e telematici ai fini dell espletamento degli obblighi connessi agli adempimenti sanitari, previdenziali, assicurativi, fiscali e di elaborazione delle retribuzioni. I dati saranno sempre trattati nel massimo rispetto del principio della riservatezza anche nel caso di gestione degli stessi da parte di terzi soggetti espressamente incaricati da codesta azienda. I dati raccolti saranno trattati e conservati per il periodo che va dall inizio del procedimento di gestione amministrativa fino al suo termine. Tuttavia, si fa presente che nell ambito dell assolvimento delle procedure nonché degli obblighi connessi alla gestione del rapporto lavorativo, in senso lato, il trattamento potrebbe avere ad oggetto anche i suoi dati sensibili, cioè quei dati che concernono, ad esempio, il suo stato di salute o giudiziario. 2. Natura obbligatoria del conferimento dei dati ed implicazioni circa l eventuale mancato assenso al trattamento. Il conferimento dei dati personali è obbligatorio ai fini della gestione del rapporto lavorativo, nell ambito delle procedure richiamate nel punto 1. 10
Il mancato assenso al trattamento dei dati personali e la conseguente mancata autorizzazione da parte del lavoratore è da intendersi come rilevante ostacolo alla gestione del rapporto di lavoro e quindi, anche alla regolare prosecuzione dello stesso. 3. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati personali. I suoi dati personali, e se presenti, anche, quelli sensibili, saranno trattati e conservati all interno dell ufficio risorse umane di codesta azienda/ ( oppure ) all interno dello Studio Professionale, sito in ( ), indirizzo, e saranno accessibili solo ed esclusivamente ai soggetti autorizzati in virtù dell espletamento degli obblighi di legge connessi alla gestione del rapporto di lavoro nonché agli Enti preposti per le attività di loro competenza. I suoi dati personali e quelli sensibili potranno essere comunicati a terzi per le finalità di gestione amministrativa, contabile, informatica e di archiviazione strettamente connessi all esercizio dell attività di gestione delle risorse umane e nell assolvimento degli obblighi previdenziali, assicurativi, fiscali, sanitari e lavoristici. 4. I diritti dell interessato. 11
Ai sensi dell art. 7, intitolato del Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti, del Decreto Legislativo n. 196/2003, la S.V. ha diritto di ottenere la conferma dell esistenza o meno di dati personali che la riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile; nello specifico, ha diritto di ottenere l indicazione: dell origine dei dati personali; delle finalità e modalità del trattamento; della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici; degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato; dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere 12
comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati. Inoltre, l interessato ha diritto di ottenere: a) l aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. La S.V. può opporsi al trattamento dei dati personali e sensibili, in tutto o in parte, per motivi legittimi ovvero per trattamenti difformi da quelli pertinenti lo scopo della raccolta. 13
5. Identificazione del Titolare del trattamento dei dati. Il Titolare del trattamento dei dati è., indirizzo, cod. fisc/ P. Iva, della persona del. Ad egli la S.V. si potrà rivolgere per tutte i diritti contemplati nell art. 7 del D. LGs. n. 196/2003. DICHIARAZIONE DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E SENSIBILI Spett.le. ( intestazione del datore di lavoro ).. indirizzo cap comune prov. 14
Io sottoscritto/a, nato/a a ( prov. ) il / /, Cod. Fisc. dichiaro di aver preso visione dell informativa di cui all art. 13 del Decreto Legislativo n. 196/2003 concedendo il pieno consenso: al trattamento dei dati personali e sensibili che mi riguardano al fine della gestione del rapporto lavorativo nonché all espletamento degli obblighi di legge ( previdenziali, assicurativi, fiscali, etc ); alla comunicazione dei miei dati personali a terzi soggetti al fine di assicurare la regolare gestione del rapporto lavorativo sotto il profilo amministrativo, contabile, informatico, fiscale, previdenziale, assicurativo, sanitario e dell archiviazione. Il sottoscritto, subordina il proprio consenso al trattamento regolare dei propri dati personali e sensibili, che verrà eseguito da parte di codesta spettabile azienda, riservandosi ogni azione di tutela dei propri interessi nel caso dell inosservanza della 15
normativa sulla privacy. Luogo e data Firma Allegato: copia del documento di riconoscimento, in corso di validità, del firmatario del consenso. 16
9 settembre 2010 Luigi Risolo 17