AVVISO 2/2018 Avviso per la costituzione del catalogo regionale dell offerta formativa e per la realizzazione di percorsi formativi di qualificazione mirati al rafforzamento dell occupabilità in Sicilia GUIDA ALL USO DEL SISTEMA INFORMATICO PER LA COMPILAZIONE DELLE DOMANDE INSERITE NEL CATALOGO SEZIONE B Versione 1.2 aggiornata al 10/06/2018 Pagina 1 di 24
Sommario Sommario...2 Accesso al sistema...3 1. Accesso al sistema...3 2. Recupero della password...3 3. Modifica della password di accesso...4 Edizioni inserite nel Catalogo formativo...6 Gestione edizioni a catalogo...6 4. Preiscrizione destinatari Sezione B...7 5. Inserisci rinuncia...10 RISERVA DELLE RISORSE...11 6. Iscrizione...13 COMPLETAMENTO DATI DEL PROGETTO ESECUTIVO...16 7. Dettaglio...16 8. Allievi...17 9. Personale docente...18 10. Progettazione didattica...19 11. Cronoprogramma...20 12. Calendario...21 13. Convenzioni...22 14. Conferma della progettazione esecutiva...23 Pagina 2 di 24
Accesso al sistema Per raggiungere il sistema di presentazione delle Istanze di finanziamento e di completamento dei dati dei percorsi inseriti a catalogo Avviso 2/2018 per la richiesta di riserva delle risorse e progettazione esecutiva, si dovrà inserire nella barra degli indirizzi di un qualunque browser con accesso ad Internet l indirizzo indicato nell Avviso. 1. Accesso al sistema Verrà visualizzata la pagina di accesso al sistema. Nella parte centrale della schermata è presente una sezione che riporta alcuni suggerimenti e la possibilità di poter visualizzare il fac-simile degli allegati, anche da parte di soggetti non registrati. Tramite apposito modulo, si potrà accedere al sistema inserendo le credenziali di accesso negli appositi campi Username (la mail di registrazione) e Password e cliccando sul relativo pulsante Accedi. I dati di accesso sono gli stessi utilizzati in fase di inserimento delle domande. 2. Recupero della password E possibile recuperare la propria password, cliccando sul link in basso alla pagina Difficoltà di accesso al sistema? Recupera la password. Pagina 3 di 24
Nella schermata di recupero password è necessario inserire l indirizzo di posta elettronica con cui è stata effettuata la registrazione e premere il pulsante Richiedi una nuova password. Il sistema invierà una e-mail all indirizzo indicato con le istruzioni per il cambio della password. 3. Modifica della password di accesso Una volta inserite le credenziali di accesso al sistema, si potrà effettuare la modifica della password attraverso apposito pulsante riportato nel menù a tendina, presente accanto al nome dell Ente posto in alto a destra della pagina. Cliccando sul pulsante di modifica della password, sarà possibile scegliere una nuova password e confermarla. Per salvare la password modificata, cliccare sul pulsante Salva. Nella scelta della password si suggerisce una password composta da almeno 8 caratteri alfanumerici, di cui una lettera maiuscola e un carattere speciale. Pagina 4 di 24
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Edizioni inserite nel Catalogo formativo Accedendo al sistema l utente visualizza la sezione Preiscrizioni sezione A. Per visualizzare i percorsi della Sezione B bisogna cliccare sul pulsante Gestioni edizioni a Catalogo. Gestione edizioni a catalogo Accedendo alla sezione Gestione edizioni a catalogo si visualizzano tutti i percorsi dell utente inseriti nel Catalogo regionale dell offerta formativa. Per ogni edizione si visualizza il codice di riferimento corso-edizione, la categoria di destinatari, le date di apertura e chiusura del bando di selezione e l eventuale proroga, il profilo del percorso, il numero di prescritti, il numero di iscritti e il numero di ritirati. Per ogni percorso della sezione B è possibile accedere alla sezione Preiscrizioni, è possibile richiedere una proroga del bando di selezione (la proroga può essere richiesta solamente se il bando è già scaduto), compilare la progettazione esecutiva, verificare e confermare la progettazione esecutiva (al completamento delle sezioni riguardanti la progettazione esecutiva). Per effettuare la proroga del bando di selezione, nel caso in cui lo stesso sia già chiuso, bisogna cliccare sul pulsante richiedi proroga che si attiverà dopo la chiusura del bando. Automaticamente verrà valorizzata la data proroga al e il bando verrà prorogato. Attenzione: la progettazione esecutiva risulterà accessibile solamente dopo aver ricevuto la conferma di attribuzione della riserva delle risorse. Pagina 6 di 24
4. Preiscrizione destinatari Sezione B Per ogni percorso della sezione B è possibile accedere alla sezione Preiscrizioni ed inserire i partecipanti (se il bando di selezione è aperto). Cliccando sul pulsante Preiscrizioni si apre una schermata ed è possibile inserire i partecipanti al percorso. Per ogni partecipante viene visualizzato il nome e cognome, codice fiscale, lo stato della candidatura. Nell ultima colonna si visualizzano i pulsanti delle azioni disponibili per il partecipante. Per inserire un nuovo preiscritto è necessario cliccare sul pulsante Crea. Si aprirà una schermata dove inserire i dati necessari per la preiscrizione: Dati anagrafici (nome, cognome, sesso, provincia di nascita, comune di nascita, data di nascita, codice fiscale, cittadinanza, eventuale seconda cittadinanza, telefono, cellulare, e- mail/pec. In caso di stato estero scegliere estero dal menu provincia); Dati di residenza (provincia, comune, indirizzo, numero civico, cap. In caso di stato estero scegliere estero dal menu provincia); Dati del domicilio, se diversi da residenza (provincia, comune, indirizzo, numero civico, cap. In caso di stato estero scegliere estero dal menu provincia); Dati personali (iscrizione al centro per l impiego specificando città e data di iscrizione, dati relativi al titolo di studio); Pagina 7 di 24
Condizione familiare; Condizione occupazionale; Condizione di vulnerabilità. Inseriti tutti i dati si procede cliccando sul pulsante salva. Il sistema riporta all elenco dei possibili partecipanti e per il partecipante per cui sono stati completati i dati si visualizzano i pulsanti necessari per le successive fasi: Modifica preiscrizione; Allegati; Stampa Allegato 2; Verifica preiscrizione. Pagina 8 di 24
Inseriti i dati della preiscrizione si potrà quindi procedere con la stampa dell allegato 2 cliccando sul corrispondente pulsante Allegato 2. Attenzione: il file verrà scaricato automaticamente sul proprio pc quindi attendere senza cliccare ripetutamente sul pulsante. L allegato 2 va caricato nella sezione Carica documenti, dove vanno inseriti anche gli altri allegati richiesti: Documento d identità; Allegato 2; Eventuale permesso di soggiorno. Attenzione: in caso di assenza dei documenti di identità, in presenza di certificazione dell Autorità Giudiziaria competente l ente può procedere con il caricamento del documento sostitutivo. Per allegare i documenti bisogna cliccare su Carica allegati ed inserire il file nell apposita sezione a seconda della sua tipologia. Si visualizzerà un messaggio che informa che i dati sono stati salvati con successo. Completata la fase di caricamento degli allegati nel cassetto documenti si può procedere con la verifica della preiscrizione. Per ogni partecipante sarà possibile modificare i dati della preiscrizione fino alla sua verifica. Cliccando sul pulsante Verifica preiscrizione si aprirà una schermata contenente il risultato della verifica. Se tutti i dati e gli allegati sono stati inseriti correttamente si potrà procedere con la conferma altrimenti il processo di verifica indicherà quali dati risultano incompleti. Pagina 9 di 24
Per confermare la preiscrizione si clicca sul pulsante Conferma, si inserisce il testo CONFERMA nell apposita casella e si clicca nuovamente sul pulsante Conferma. Il partecipante risulterà a quel punto prescritto. 5. Inserisci rinuncia Se il partecipante già prescritto o iscritto decide di rinunciare alla sua partecipazione al percorso, basterà cliccare sul pulsante Inserisci Rinuncia e registrare la sua rinuncia. Pagina 10 di 24
Cliccando su si il partecipante verrà contrassegnato come ritirato e non sarà conteggiato ai fini dell eventuale riserva delle risorse. RISERVA DELLE RISORSE Al raggiungimento del numero di prescritti minimo previsti dall avviso per la sezione B, al netto dei ritirati, sarà possibile procedere con la richiesta della riserva delle risorse per l edizione. Nel menu in alto è presente il pulsante Richieste di riserva delle risorse. Si accede ad una pagina con l elenco di tutti i percorsi dell utente inseriti nel Catalogo. Per ciascun percorso è indicata la sezione, i codici corso-edizione, le date di apertura e chiusura (e l eventuale proroga) del bando di selezione, il profilo, il numero di prescritti e il numero di ritirati. Non è possibile procedere con la richiesta di riserva fino a quando non sia stato raggiunto il numero minimo di prescritti. Pagina 11 di 24
Raggiunto il numero minimo si potrà cliccare sul pulsante (di colore giallo) per procedere con la riserva. Cliccando sul pulsante si aprirà una schermata con i dettagli dell edizione e il valore della riserva che è possibile richiedere: Titolo/denominazione del percorso; Area professionale/ sotto-area professionale; Ore totali; Numero giornate; Numero allievi prescritti; Numero massimo allievi; Tetto massimo concedibile; Importo UCS; Indennità allievi; Maggiorazione disabili massima; Importo complessivo richiesto in riserva; Importo complessivo riservato al momento attuale (per le altre edizioni inserite nel Catalogo). Per procedere con la richiesta della riserva si clicca sul pulsante Procedi a richiedere la riserva delle risorse. Pagina 12 di 24
Dopo aver cliccato sul pulsante si visualizzerà un messaggio di conferma. È possibile procedere alla richiesta di riserva delle risorse se non è ancora stato raggiunto il limite massimo concedibile come da art. 9.3 dell avviso. L invio di tale richiesta non costituisce riserva delle risorse. L efficacia di tale riserva verrà comunicata con una successiva notifica inviata al soggetto a valle delle opportune verifiche dell Amministrazione e comunque in caso di disponibilità residua di risorse per lo specifico percorso. Tale riserva ha comunque carattere provvisorio, dovendo l Amministrazione procedere all assegnazione definitiva delle risorse sulla base di quanto definito al punto 6 dell art. 9.3 dell avviso attraverso l eventuale rettifica a seguito della conferma degli allievi iscritti e dell invio della progettazione esecutiva. 6. Iscrizione L iscrizione del partecipante si completa cliccando sul pulsante Aggiungi iscrizione nella sezione dell elenco dei partecipanti. Pagina 13 di 24
Si apre una schermata dove inserire le informazioni relative al possesso dei requisiti di accesso al percorso, l esito dell eventuale selezione, la data della selezione e la data di iscrizione alle selezioni. Inseriti tali dati si può procedere cliccando sul pulsante salva. A questo punto sarà possibile stampare l allegato 3 e caricarlo nel gestore documentale della pagina. Attenzione: il file verrà scaricato automaticamente sul proprio pc quindi attendere senza cliccare ripetutamente sul pulsante. Si procede cliccando nuovamente su Salva. Si può procedere a questo punto con la verifica dell iscrizione. Per ogni partecipante sarà possibile modificare i dati dell iscrizione fino alla sua verifica. Pagina 14 di 24
Attenzione: in caso il partecipante non possieda i requisiti o non sia stato confermato il suo inserimento nelle selezioni (anche in assenza di prove di selezione necessarie) non sarà possibile procedere all iscrizione del soggetto. Cliccando sul pulsante Verifica iscrizione si aprirà una schermata contenente il risultato della verifica. Se tutti i dati e gli allegati sono stati inseriti correttamente si potrà procedere con la conferma altrimenti il processo di verifica non andrà a buon fine. Per confermare l iscrizione si clicca sul pulsante Conferma, si inserisce il testo CONFERMA nell apposita casella e si clicca nuovamente sul pulsante Conferma. Il partecipante risulterà a quel punto iscritto al percorso. Pagina 15 di 24
COMPLETAMENTO DATI DEL PROGETTO ESECUTIVO Dopo aver ricevuto la conferma della prenotazione delle risorse si potrà procedere con la compilazione delle sezioni che compongono il progetto esecutivo dell edizione. Nella sezione Gestioni edizioni a catalogo si clicca sul pulsante Progettazione esecutiva. Si aprirà una schermata dove completare le seguenti sezioni: Dettaglio; Allievi; Personale docente; Progettazione didattica; Cronoprogramma; Calendario; Convenzioni. 7. Dettaglio Cliccando su Dettaglio si potrà procedere con l inserimento della data di avvio prevista e variare se necessario la sede di erogazione del corso inserendo i dati nei capi sede variazione. Pagina 16 di 24
Per salvare le informazioni inserite è necessario cliccare sul pulsante Salva. 8. Allievi Il menu Allievi consente di completare le informazioni riguardanti gli allievi e di caricare i relativi documenti. Cliccando sul pulsante Allievi si apre una schermata con l elenco dei partecipanti già iscritti al percorso. Cliccando sul pulsante modifica è possibile modificare i dati relativi all iscrizione dell allievo. Cliccando sul pulsante elimina, viene eliminata l iscrizione del partecipante al percorso e pertanto il partecipante ritorna nello stato prescritto. Pagina 17 di 24
Nella stessa pagina, sotto l elenco dei partecipanti è possibile inserire documenti relativi alla selezione degli allievi. Per inserire un nuovo documento si clicca su sfoglia si sceglie il file in formato PDF da allegare e si clicca sul pulsante carica. Si dovrà procedere cliccando sempre sul pulsante salva altrimenti il file non verrà salvato a sistema. 9. Personale docente Cliccando su menu corrispondente si apre la sezione riguardante i docenti del percorso. Per inserire un nuovo docente è necessario cliccare sul pulsante Crea. Si aprirà una schermata dove inserire i dati del docente: Nome; Cognome; Codice fiscale; Data di nascita; Modalità di selezione; Tipologia contratto applicata; Tipologia fascia; Materia; Pagina 18 di 24
Ore di docenza previste; Moduli. Completato l inserimento dei dati si procede cliccando sul pulsante salva. Per inserire gli allegati relativi a ciascun docente si clicca sul pulsante modifica e si procede inserendo gli allegati in fondo alla pagina. Per salvare la pagina si clicca su salva. 10. Progettazione didattica Cliccando su Progettazione didattica si apre una schermata dalla quale è possibile modificare i moduli del percorso formativo, in relazione alle eventuali osservazioni ricevute nella fase di istruttoria dei percorsi. Tali osservazioni sono contenute nella colonna indicazioni. Nella sezione è possibile inserire nuovi moduli cliccando sul pulsante crea nuovo modulo oppure modificare quelli esistenti cliccando sul pulsante modifica del modulo di riferimento. Pagina 19 di 24
Per eliminare un modulo precedentemente inserito bisogna indicare 0 (zero) nel campo durata in ore nella sezione di modifica del modulo. 11. Cronoprogramma Nella sezione cronoprogramma, cliccando su aggiungi mese è possibile inserire i mesi del percorso e le relative ore previste. Per ogni mese è possibile poi specificare le ore aula e le ore stage cliccando sul corrispondente pulsante modifica del mese di riferimento. Ai fini della conferma è necessario che l intero percorso formativo sia distribuito nei diversi mesi previsti. Pagina 20 di 24
Si apre una schermata dove inserire le ore aula e le ore stage. Una volta inserite si procede cliccando su salva. Il mese inserito può essere eliminato cliccando sul pulsante elimina. 12. Calendario Nella sezione calendario vengono inserite le giornate del percorso formativo, coerentemente alle ore previste per ciascun modulo. Cliccando su aggiungi si apre una schermata dove inserire la data della giornata, l orario, il modulo e la durata in ore. Per salvare i dati inseriti si procede cliccando su Salva. Ai fini della conferma della progettazione esecutiva è necessario inserire almeno due mesi di calendario. Pagina 21 di 24
Se non è stata inserita la data di avvio del corso non sarà possibile procedere con l inserimento delle giornate. Inserita una giornata, per facilitare l inserimento delle successive giornate è possibile duplicare la pianificazione per la settimana successiva o per le 4 settimane successive, cliccando sui corrispondenti pulsanti. Ogni giornata inserita è modificabile cliccando sul pulsante modifica o può essere eliminata cliccando sul pulsante elimina. 13. Convenzioni La sezione Convenzioni consente di inserire i dati relativi alle convenzioni per lo stage degli allievi. Pagina 22 di 24
Cliccando su Convezioni si apre la sezione dove inserire i relativi dati: Stage svolto in modalità diversa dall ospitalità in impresa; Numero allievi per cui sono presenti dichiarazioni di impegno per lo svolgimento degli stage; Indicare la motivazione (nel caso in cui lo stage sia svolto in modalità diversa dall ospitalità in impresa); Modalità dello stage alternative (nel caso in cui lo stage sia svolto in modalità diversa dall ospitalità in impresa). In fondo alla pagina è possibile inserire i documenti relativi alle convenzioni sottoscritte richieste solo se lo stage è previsto attraverso l ospitalità in impresa. Inseriti i dati si procede cliccando sul pulsante Salva. 14. Conferma della progettazione esecutiva Tornando all elenco delle edizioni è possibile verificare e confermare la chiusura progettazione esecutiva inserita. Se tutti i dati inseriti sono corretti, l esito della verifica sarà positivo e si potrà confermare la progettazione esecutiva. Nel caso di errori e/o dati mancanti la verifica segnalerà la sezione dove è necessario apportare le modifiche. Per la conferma si clicca pertanto sul pulsante Conferma. Pagina 23 di 24
Si aprirà una schermata con i dati di riepilogo e la riserva delle risorse prenotata. Dall elenco delle edizioni sarà possibile procedere con la stampa della progettazione esecutiva cliccando sul pulsante Stampa P.E.. Tale progettazione esecutiva va sottoscritta digitalmente ed inviata all amministrazione via PEC per l emissione del provvedimento di concessione, a valle dei necessari controlli operati dall Amministrazione sui documenti caricati a sistema nelle fasi di preiscrizione, iscrizione, progettazione esecutiva e sulle relative informazioni correlate. Pagina 24 di 24