Guida alla compilazione delle domande inserite nel Catalogo SEZIONE A

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1 AVVISO 2/2018 Avviso per la costituzione del catalogo regionale dell offerta formativa e per la realizzazione di percorsi formativi di qualificazione mirati al rafforzamento dell occupabilità in Sicilia GUIDA ALL USO DEL SISTEMA INFORMATICO PER LA COMPILAZIONE DELLE DOMANDE INSERITE NEL CATALOGO SEZIONE A Pagina 1 di 24

2 Sommario Sommario...2 Accesso al sistema Accesso al sistema Recupero della password Modifica della password di accesso...4 Domande di inserimento al Catalogo completate e gestione partecipanti Candidature destinatari Sezione A Preiscrizione destinatari Sezione A Inserisci rinuncia...11 RISERVA DELLE RISORSE Iscrizione...14 COMPLETAMENTO DATI DEL PROGETTO ESECUTIVO Dettaglio Allievi Personale docente Progettazione didattica Cronoprogramma Calendario Convenzioni Conferma della progettazione esecutiva...23 Pagina 2 di 24

3 Accesso al sistema Per raggiungere il sistema di presentazione delle Istanze di finanziamento e di completamento dei dati dei percorsi inseriti a catalogo Avviso 2/2018 per la richiesta di riserva delle risorse e progettazione esecutiva, si dovrà inserire nella barra degli indirizzi di un qualunque browser con accesso ad Internet l indirizzo indicato nell Avviso. 1. Accesso al sistema Verrà visualizzata la pagina di accesso al sistema. Nella parte centrale della schermata è presente una sezione che riporta alcuni suggerimenti e la possibilità di poter visualizzare il fac-simile degli allegati, anche da parte di soggetti non registrati. Tramite apposito modulo, si potrà accedere al sistema inserendo le credenziali di accesso negli appositi campi Username (la mail di registrazione) e Password e cliccando sul relativo pulsante Accedi. I dati di accesso sono gli stessi utilizzati in fase di inserimento delle domande. 2. Recupero della password E possibile recuperare la propria password, cliccando sul link in basso alla pagina Difficoltà di accesso al sistema? Recupera la password. Pagina 3 di 24

4 Nella schermata di recupero password è necessario inserire l indirizzo di posta elettronica con cui è stata effettuata la registrazione e premere il pulsante Richiedi una nuova password. Il sistema invierà una all indirizzo indicato con le istruzioni per il cambio della password. 3. Modifica della password di accesso Una volta inserite le credenziali di accesso al sistema, si potrà effettuare la modifica della password attraverso apposito pulsante riportato nel menù a tendina, presente accanto al nome dell Ente posto in alto a destra della pagina. Cliccando sul pulsante di modifica della password, sarà possibile scegliere una nuova password e confermarla. Per salvare la password modificata, cliccare sul pulsante Salva. Nella scelta della password si suggerisce una password composta da almeno 8 caratteri alfanumerici, di cui una lettera maiuscola e un carattere speciale. Pagina 4 di 24

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6 Domande di inserimento al Catalogo completate e gestione partecipanti Accedendo al sistema si visualizza l elenco delle edizioni inserite nel catalogo. Per ogni edizione si visualizza il codice di riferimento corso-edizione, la categoria di destinatari, le date di apertura e chiusura del bando di selezione e l eventuale proroga, il profilo del percorso, il numero di candidati, il numero di prescritti, il numero di iscritti e il numero di ritirati. Per ogni percorso della sezione A è possibile accedere alla sezione Candidature, è possibile richiedere una proroga del bando di selezione (la proroga può essere richiesta solamente se il bando è già scaduto), richiedere la riserva delle risorse (al raggiungimento del numero di prescritti minimo indicati nell avviso), compilare la progettazione esecutiva (è necessario che almeno un partecipante sia preiscritto al percorso per attivare la sezione), verificare e confermare la progettazione esecutiva (al completamento delle sezioni riguardanti la progettazione esecutiva). Per effettuare la proroga del bando di selezione, nel caso in cui lo stesso sia già chiuso, bisogna cliccare sul pulsante richiedi proroga che si attiverà dopo la chiusura del bando. Automaticamente verrà valorizzata la data proroga al e il bando verrà prorogato. La sezione Candidature risulterà accessibile quando almeno un destinatario ha effettuato la richiesta di candidatura per il percorso. 4. Candidature destinatari Sezione A Per visualizzare l elenco dei candidati al percorso formativo della sezione A del catalogo bisogna cliccare sul pulsante Candidature. Il pulsante sarà attivo quando almeno un destinatario si è candidato al percorso, altrimenti il pulsante non risulterà attivo (colore rosso). Il pulsante diventerà a quel punto di colore blu e si potrà accedere alla sezione. La sezione riporta in alto i dati generali dell edizione e di seguito l elenco dei candidati: Riferimento domanda; Titolo/denominazione del percorso; Allievi minimi/ allievi massimi previsti Numero giornate; Requisiti; Livello minimo di scolarità; Pagina 6 di 24

7 Numero candidature, numero preiscrizioni, numero iscrizioni, numero ritirati, numero disabili. Per ogni candidato viene visualizzato il nome e cognome, codice fiscale, lo stato della candidatura. Nell ultima colonna si visualizzano i pulsanti delle azioni disponibili per il candidato (inizialmente solo Completa la preiscrizione ). 5. Preiscrizione destinatari Sezione A Cliccando sul pulsante Completa la preiscrizione è possibile completare le informazioni del candidato e procedere con la sua preiscrizione. Si apre una nuova schermata dove vengono riportati i dati già inseriti in fase di candidatura al percorso formativo. I dati vanno completati ed eventualmente modificati. Al termine si procederà cliccando sul pulsante Salva. I dati necessari per la preiscrizione del candidato sono: Dati anagrafici (nome, cognome, sesso, provincia di nascita, comune di nascita, data di nascita, codice fiscale, cittadinanza, eventuale seconda cittadinanza, telefono, cellulare, e- mail/pec. In caso di stato estero scegliere estero dal menu provincia, altro stato dal menu comune ed inserire lo stato nel campo altro comune di nascita ); Dati di residenza (provincia, comune, indirizzo, numero civico, cap. In caso di stato estero scegliere estero dal menu provincia, altro stato dal menu comune ed inserire lo stato nel campo altro comune di residenza ); Pagina 7 di 24

8 Dati del domicilio (provincia, comune, indirizzo, numero civico, cap. In caso di stato estero scegliere estero dal menu provincia, altro stato dal menu comune ed inserire lo stato nel campo altro comune di domicilio ); Dati personali (iscrizione al centro per l impiego specificando città e data di iscrizione, dati relativi al titolo di studio); Condizione familiare; Condizione occupazionale; Condizione di vulnerabilità. Pagina 8 di 24

9 Inseriti tutti i dati si procede cliccando sul pulsante salva. Il sistema riporta all elenco dei candidati. Si visualizzano adesso i pulsanti necessari per le successive fasi: Modifica preiscrizione; Allegati; Stampa Allegato 2; Verifica preiscrizione. Inseriti i dati della preiscrizione si potrà quindi procedere con la stampa dell allegato 2 cliccando sul corrispondente pulsante Stampa Allegato 2. L allegato 2 va caricato nella sezione Allegati, dove vanno inseriti gli altri allegati richiesti: Documento d identità; Allegato 2; Eventuale permesso di soggiorno. Per allegare i documenti bisogna cliccare su Allegati ed inserire il file nell apposita sezione a seconda della sua tipologia. Pagina 9 di 24

10 Si aprirà una nuova schermata che informa che i dati sono stati salvati con successo. Completata la fase di caricamento degli allegati nel cassetto documenti si può procedere con la verifica della preiscrizione. Per ogni partecipante sarà possibile modificare i dati della preiscrizione fino alla sua verifica. Cliccando sul pulsante Verifica preiscrizione si aprirà una nuova schermata contenente il risultato della verifica. Se tutti i dati e gli allegati sono stati inseriti correttamente si potrà procedere con la conferma altrimenti il processo di verifica indicherà quali dai risultano incompleti. Pagina 10 di 24

11 Per confermare la preiscrizione si clicca sul pulsante Conferma, si inserisce il testo CONFERMA nell apposita casella e si clicca nuovamente sul pulsante Conferma. Lo stato del partecipante passa pertanto da candidato a preiscritto. 6. Inserisci rinuncia Se il partecipante decide di rinunciare alla sua partecipazione al percorso, sia in fase di preiscrizione che di iscrizione, basterà cliccare sul pulsante Inserisci Rinuncia e registrare la sua rinuncia. Pagina 11 di 24

12 Cliccando su si il partecipante verrà contrassegnato come ritirato e non sarà conteggiato ai fini dell eventuale riserva delle risorse. RISERVA DELLE RISORSE Al raggiungimento del numero di prescritti minimo previsti dall avviso per la sezione A, al netto dei ritirati, sarà possibile procedere con la richiesta della riserva delle risorse per l edizione e verrà pertanto automaticamente attivato il relativo pulsante. Nell elenco delle edizioni si clicca sul pulsante Richiesta di riserva delle risorse. Si aprirà una nuova schermata con i dettagli dell edizione e il valore della riserva che è possibile richiedere: Titolo/denominazione del percorso; Area professionale/ sotto-area professionale; Ore totali; Numero giornate; Numero allievi prescritti; Numero massimo allievi; Tetto massimo concedibile; Importo UCS; Indennità allievi; Maggiorazione disabili massima; Importo complessivo richiesto in riserva; Importo complessivo riservato al momento attuale (per le altre edizioni inserite nel Catalogo). Per procedere con la richiesta della riserva si clicca sul pulsante Procedi a richiedere la riserva delle risorse. Pagina 12 di 24

13 Dopo aver cliccato sul pulsante si visualizzerà un messaggio di conferma. È possibile procedere alla richiesta di riserva delle risorse se non è ancora stato raggiunto il limite massimo concedibile come da art. 9.3 dell avviso. L invio di tale richiesta non costituisce riserva delle risorse. L efficacia di tale riserva verrà comunicata con una successiva notifica inviata al soggetto a valle delle opportune verifiche dell Amministrazione e comunque in caso di disponibilità residua di risorse per lo specifico percorso. Tale riserva ha comunque carattere provvisorio, dovendo l Amministrazione procedere all assegnazione definitiva delle risorse sulla base di quanto definito al punto 6 dell art. 9.3 dell avviso attraverso l eventuale rettifica a seguito della conferma degli allievi iscritti e dell invio della progettazione esecutiva. Pagina 13 di 24

14 7. Iscrizione L iscrizione del partecipante si completa cliccando sul pulsante Aggiungi iscrizione nella sezione dell elenco dei partecipanti. L iscrizione del partecipante potrà essere effettuata solamente dopo la chiusura del bando di selezione. Si apre una nuova schermata dove inserire le informazioni relative al possesso dei requisiti di accesso al percorso, l esito dell eventuale selezione, la data della selezione e la data di iscrizione alle selezioni. Inseriti tali dati si può procedere cliccando sul pulsante salva. Pagina 14 di 24

15 A questo punto sarà possibile stampare l allegato 3 e caricarlo nel gestore documentale della pagina. Si procede cliccando nuovamente su Salva (saltando questo passaggio il file non verrà salvato a sistema). A questo punto il partecipante risulterà iscritto al percorso. Pagina 15 di 24

16 COMPLETAMENTO DATI DEL PROGETTO ESECUTIVO Quando almeno 1 partecipante risulta prescritto al percorso si potrà procedere con la compilazione delle sezioni che compongono il progetto esecutivo dell edizione. Nell elenco delle edizioni si clicca sul pulsante Progettazione esecutiva. Si aprirà una nuova schermata dove completare le seguenti sezioni: Dettaglio; Allievi; Personale docente; Progettazione didattica; Cronoprogramma; Calendario; Convenzioni. 8. Dettaglio Cliccando su Dettaglio si potrà procedere con l inserimento della data di avvio prevista e variare se necessario la sede di erogazione del corso inserendo i dati nei capi sede variazione. Pagina 16 di 24

17 Per salvare le informazioni inserite è necessario cliccare sul pulsante Salva. 9. Allievi Il menu Allievi consente di completare le informazioni riguardanti gli allievi e di caricare i relativi documenti. Cliccando sul pulsante Allievi si apre una nuova schermata con l elenco dei partecipanti già iscritti al percorso. Cliccando sul pulsante modifica è possibile modificare i dati relativi all iscrizione dell allievo. Cliccando sul pulsante elimina, viene eliminata l iscrizione del partecipante al percorso e pertanto il partecipante ritorna nello stato prescritto. Pagina 17 di 24

18 Nella stessa pagina, sotto l elenco dei partecipanti è possibile inserire documenti relativi alla selezione degli allievi. Per inserire un nuovo documento si clicca su sfoglia si sceglie il file in formato PDF da allegare e si clicca sul pulsante carica. Si dovrà procedere cliccando sempre sul pulsante salva altrimenti il file non verrà salvato a sistema. 10. Personale docente Cliccando su menu corrispondente si apre la sezione riguardante i docenti del percorso. Per inserire un nuovo docente è necessario cliccare sul pulsante Crea. Si aprirà una nuova schermata dove inserire i dati del docente: Nome; Cognome; Codice fiscale; Data di nascita; Modalità di selezione; Tipologia contratto applicata; Tipologia fascia; Materia; Pagina 18 di 24

19 Ore di docenza previste; Moduli. Completato l inserimento dei dati si procede cliccando sul pulsante salva. Per inserire gli allegati relativi a ciascun docente si clicca sul pulsante modifica e si procede inserendo gli allegati in fondo alla pagina. Per salvare la pagina si clicca su salva. 11. Progettazione didattica Cliccando su Progettazione didattica si apre una nuova schermata dalla quale è possibile modificare i moduli del percorso formativo, in relazione alle eventuali osservazioni ricevute nella fase di istruttoria dei percorsi. Tali osservazioni sono contenute nella colonna indicazioni. Nella sezione è possibile inserire nuovi moduli cliccando sul pulsante crea nuovo modulo oppure modificare quelli esistenti cliccando sul pulsante modifica del modulo di riferimento. Pagina 19 di 24

20 Per eliminare un modulo precedentemente inserito bisogna indicare 0 (zero) nel campo durata in ore nella sezione di modifica del modulo. 12. Cronoprogramma Nella sezione cronoprogramma, cliccando su aggiungi mese è possibile inserire i mesi del percorso e le relative ore previste. Per ogni mese è possibile poi specificare le ore aula e le ore stage cliccando sul corrispondente pulsante modifica del mese di riferimento. Ai fini della conferma è necessario che l intero percorso formativo sia distribuito nei diversi mesi previsti. Pagina 20 di 24

21 Si apre una nuova schermata dove inserire le ore aula e le ore stage. Una volta inserite si procede cliccando su salva. Il mese inserito può essere eliminato cliccando sul pulsante elimina. 13. Calendario Nella sezione calendario vengono inserite le giornate del percorso formativo, coerentemente alle ore previste per ciascun modulo. Cliccando su aggiungi si apre una nuova schermata dove inserire la data della giornata, l orario, il modulo e la durata in ore. Per salvare i dati inseriti si procede cliccando su Salva. Ai fini della conferma della progettazione esecutiva è necessario inserire almeno due mesi di calendario. Pagina 21 di 24

22 Se non è stata inserita la data di avvio del corso non sarà possibile procedere con l inserimento delle giornate. Inserita una giornata, per facilitare l inserimento delle successive giornate è possibile duplicare la pianificazione per la settimana successiva o per le 4 settimane successive, cliccando sui corrispondenti pulsanti. Ogni giornata inserita è modificabile cliccando sul pulsante modifica o può essere eliminata cliccando sul pulsante elimina. 14. Convenzioni La sezione Convenzioni consente di inserire i dati relativi alle convenzioni per lo stage degli allievi. Pagina 22 di 24

23 Cliccando su Convezioni si apre la sezione dove inserire i relativi dati: Stage svolto in modalità diversa dall ospitalità in impresa; Numero allievi per cui sono presenti dichiarazioni di impegno per lo svolgimento degli stage; Indicare la motivazione (nel caso in cui lo stage sia svolto in modalità diversa dall ospitalità in impresa); Modalità dello stage alternative (nel caso in cui lo stage sia svolto in modalità diversa dall ospitalità in impresa). In fondo alla pagina è possibile inserire i documenti relativi alle convenzioni sottoscritte richieste solo se lo stage è previsto attraverso l ospitalità in impresa. Inseriti i dati si procede cliccando sul pulsante Salva. 15. Conferma della progettazione esecutiva Tornando all elenco delle edizioni è possibile verificare e confermare la chiusura progettazione esecutiva inserita. Pagina 23 di 24

24 Se tutti i dati inseriti sono corretti, l esito della verifica sarà positivo e si potrà confermare la progettazione esecutiva. Nel caso di errori e/o dati mancanti la verifica segnalerà la sezione dove è necessario apportare le modifiche. Per la conferma si clicca pertanto sul pulsante Conferma. Si aprirà una nuova schermata con i dati di riepilogo e la riserva delle risorse richiesta. Dall elenco delle edizioni sarà possibile procedere con la stampa della progettazione esecutiva cliccando sul pulsante Stampa P.E.. Tale progettazione esecutiva va sottoscritta digitalmente ed inviata all amministrazione via PEC per l emissione del provvedimento di concessione, a valle dei necessari controlli operati dall Amministrazione sui documenti caricati a sistema nelle fasi di preiscrizione, iscrizione, progettazione esecutiva e sulle relative informazioni correlate. Pagina 24 di 24