REGOLAMENTO E-PROCUREMENT DI ENAV S.P.A. Procedure di gara telematiche e affidamenti 1
Sommario REGOLAMENTO E-PROCUREMENT DI ENAV S.P.A.... 1 Titolo 1 - DISPOSIZIONI GENERALI... 3 Art. 1.1 - Oggetto... 3 Art. 1.2 - Ambito di applicazione... 3 Art. 1.3 - Disposizioni di carattere generale... 3 Art. 1.4 - Definizioni... 3 Art. 1.5 - Dotazioni informatiche... 4 Art. 1.6 - Comunicazioni tra le Parti... 6 Art. 1.7 - Processo di registrazione e Codici di accesso... 6 Art. 1.8 - Regole comuni a ENAV e Fornitori... 6 Art. 1.9 - Fornitore e Legale Rappresentante o Procuratore... 6 Art. 1.10 - Dichiarazioni rilasciate in sede di Registrazione e Abilitazione, aggiornamento e modifica.. 7 Art. 1.11 - Operatore delegato... 7 Art. 1.12 - Soggetti raggruppati in forma temporanea... 7 Art. 1.13 - Soggetti raggruppati in forma stabile... 8 Titolo 2 - MODALITÀ DI FUNZIONAMENTO... 8 Art. 2.1 - Modifica dati... 8 Art. 2.2 - Accessibilità, manutenzione, e malfunzionamenti... 9 Art. 2.3 - Contenuto ed efficacia delle registrazioni... 9 Art. 2.4 - Responsabilità per danni... 9 Art. 2.5 - Osservanza della legge in generale e Responsabilità amministrativa delle società ex Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n.231... 10 Art. 2.6 - Legge Applicabile e Foro competente... 10 Art. 2.7 - Diritto di modificare unilateralmente il Regolamento... 10 2
Titolo 1 - DISPOSIZIONI GENERALI Art. 1.1 - Oggetto Il presente regolamento disciplina l'accesso e l'utilizzo della piattaforma e-procurement utilizzata da ENAV S.p.A. (nel proseguo, per semplicità d'identificazione, denominata ENAV) per la gestione delle procedure di gare telematiche e affidamenti. Art. 1.2 - Ambito di applicazione Al fine di rendere più efficienti e trasparenti i propri processi di approvvigionamento di lavori, forniture e servizi, ENAV mette a disposizione dei propri Fornitori modalità e strumenti innovativi di acquisto. Il presente documento si applica: a tutte le procedure di gara e affidamenti svolti da ENAV sulla Piattaforma di e-procurement. L attività espletata da ENAV è improntata a criteri di trasparenza, efficacia, economicità e viene svolta nel rispetto dei principi di eguaglianza e non discriminazione. Tutti i contenuti e, in generale, i servizi relativi al Piattaforma di e-procurement e i relativi strumenti di acquisto sono pienamente conosciuti ed accettati dagli Utenti. Art. 1.3 - Disposizioni di carattere generale Ai Fornitori che hanno presentato la propria autocandidatura alla Piattaforma o che sono interpellati a partecipare alle procedure di selezione indette da parte di ENAV, non spetta alcun compenso per qualsiasi spesa e/o onere comunque sostenuti per la redazione e la presentazione online dell'offerta né per il collegamento alla piattaforma telematica di ENAV durante tutto il periodo di tempo stabilito per lo svolgimento della procedura on line. La documentazione eventualmente presentata a ENAV ai fini della partecipazione alla gara e della conferma della validità della migliore offerta pervenuta, compresa quella tecnica se richiesta, non verrà restituita. Ai fini del presente documento si intende per: Art. 1.4 - Definizioni Abilitazione: il risultato della procedura che consente l accesso e la partecipazione alla Piattaforma di e-procurement; Account: l insieme di dati user id e password -, associati a ciascuna persona fisica al momento della Registrazione sulla Piattaforma di e-procurement, che vengono utilizzati ai fini dell Identificazione Informatica per l accesso e l utilizzo della Piattaforma e quale strumento di Firma Elettronica; Codice dei Contratti Pubblici: il decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, recante «Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE» e s.m.i.. Codici di accesso: il Nome Utente e la Password collettivamente considerati. 3
Contratti: i contratti di appalto di lavori, forniture e servizi. ENAV S.p.A. (di seguito ENAV) con sede legale in via Salaria, 716 00138 Roma che nell'ambito del presente Regolamento svolge il ruolo di Stazione Appaltante. Firma Digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su una piattaforma di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici, ai sensi dell art. 1, lett. s) del D.lgs. 7 maggio 2005 n. 82; Firma Elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica, ai sensi dell art. 1, lett. q) del D.lgs. 7 maggio 2005 n. 82; Gestore della Piattaforma: i-faber S.p.A.; Identificazione Informatica: la validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne consentono l individuazione nei sistemi informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell'accesso, ai sensi dell art. 1, comma 1, lett. u-ter) del D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i.; Legale Rappresentante o Procuratore del Fornitore: il soggetto dotato dei necessari poteri per richiedere la Registrazione alla Piattaforma di e-procurement e utilizzare gli Strumenti di Acquisto messi a disposizione da parte di ENAV. Nome utente (User ID): stringa alfanumerica identificativa del Fornitore per l accesso alla Piattaforma di e-procurement. Parti: ENAV e i Fornitori. Password: stringa alfanumerica riservata che, abbinata al Nome utente (UserID), consente al Fornitore di accedere al Piattaforma di e-procurement. Piattaforma e-procurement: Piattaforma telematica raggiungibile all indirizzo internet https://www.pleiade.it/enav. Posta Elettronica Certificata (PEC): piattaforma di comunicazione in grado di attestare l invio e l avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi, ai sensi dell art. 1, lett. v-bis) del D.Lgs. 7 maggio 2005 n. 82; Registrazione: il risultato della procedura che consente l attribuzione dell Account a ciascuna persona fisica che intende operare nella Piattaforma di e-procurement; Regole: il presente documento definisce i termini e le condizioni che disciplinano l accesso e l utilizzo della Piattaforma di e-procurement; Art. 1.5 - Dotazioni informatiche Per l'accesso alla piattaforma di e-procurement, la registrazione e la successiva partecipazione alle procedure di gare telematiche è necessario il possesso della seguente dotazione tecnica minima: Personal computer con la seguente configurazione hardware minima: 4
Processore tipo Intel Pentium o AMD freq. circa 300MHz o superiore (consigliato processore minimo da 1GHz); Memoria RAM 512 MB o superiore (consigliato minimo 1GB); Scheda grafica e memoria on-board; Monitor di risoluzione 800x600 pixel o superiori (consigliato minimo 1024x768 pixel); Accesso a internet (ADSL consigliata); Tutti gli strumenti necessari al corretto funzionamento di una normale postazione (es.tastiere, mouse, video, stampante etc. ). Browser Internet: Software: Microsoft Internet Explorer 8.0 o superiore; Mozilla Firefox 2 o superiore; Google Chrome 9 o superiore; Mozilla 1.7 / SeaMonkey e derivati da Gecko o superiore; Netscape Navigator 6 o superiore; Safari 4 o superiore; Opera 10 o superiore. Inoltre sul personal computer devono essere presenti i seguenti prodotti software normalmente utilizzati per l'elaborazione e la lettura dei documenti (elenco indicativo): Microsoft Word (in alternativa OpenOffice); Microsoft Excel (in alternativa OpenOffice); Acrobat Reader o altro lettore documenti in formato PDF; Antivirus aggiornato quotidianamente. Le Parti concordano, fin dall accettazione del presente documento, che gli oneri connessi alle dotazioni hardware e software necessarie, nonché tutte le dotazioni che si rendessero necessarie a seguito di evoluzioni del sistema, si intendono a carico di ciascuna Parte in relazione agli adempimenti di propria competenza. 5
Per consentire un migliore utilizzo delle funzionalità del sistema telematico gli operatori devono dotarsi di un certificato di firma digitale in corso di validità rilasciato da un organismo incluso nell elenco pubblico dei certificatori tenuto da AGID, e di quanto necessario per il suo corretto utilizzo. Art. 1.6 - Comunicazioni tra le Parti Tutte le comunicazioni tra le Parti avverranno esclusivamente mediante le funzionalità della Piattaforma di e-procurement. È onere del Fornitore consultare costantemente la Piattaforma di e- Procurement e mantenere i dati forniti al momento della registrazione costantemente aggiornati. Art. 1.7 - Processo di registrazione e Codici di accesso Per accedere alla Piattaforma di e-procurement seguire le indicazioni pubblicate nell apposita area informativa all indirizzo https://www.pleiade.it/enav allo scopo di registrarsi ed ottenere i Codici di Accesso necessari per l abilitazione. Il Fornitore si obbliga al mantenimento della segretezza e della riservatezza dei Codici di accesso e conseguentemente è responsabile per tutti gli usi dei medesimi. Inoltre il Fornitore assume esclusiva responsabilità per ogni sua attività svolta sulla Piattaforma e s'impegna a manlevare e tenere indenne ENAV da qualsiasi rivendicazione o pretesa relativa o derivante dall uso o dall abuso degli strumenti messi a disposizione sulla Piattaforma di e-procurement. Il Fornitore registrato dichiara di essere consapevole che la conoscenza dei Codici di Accesso da parte di terzi consente a questi ultimi di accedere al Piattaforma e di compiere atti giuridicamente rilevanti direttamente imputabili al Fornitore stesso. Art. 1.8 - Regole comuni a ENAV e Fornitori I Fornitori dichiarano di utilizzare in completa autonomia la Piattaforma di e-procurement e si impegnano ad utilizzarli esclusivamente per le finalità, in conformità, nei limiti ed alle condizioni prescritte dalla normativa vigente e dal presente Regolamento nel rispetto della normativa applicabile. ENAV si riserva il diritto di modificare a propria discrezione e in qualunque momento il presente Regolamento, comunicando ai Fornitori l avvenuta modifica mediante apposita comunicazione sulla Piattaforma di e-procurement. In ogni caso rimane a carico degli Utenti della Piattaforma di e-procurement la responsabilità del controllo dei termini e delle condizioni di utilizzo dello stesso. Il Fornitore s'impegna a non arrecare danni o molestie alla rete o a terzi, a non immettere sulla Piattaforma materiale illecito, quale, ad esempio, materiale con contenuto diffamatorio, offensivo o in violazione della legge sulla proprietà intellettuale ed industriale. Art. 1.9 - Fornitore e Legale Rappresentante o Procuratore Il Fornitore si registra e opera sulla Piattaforma di e-procurement attraverso un proprio Legale Rappresentante o Procuratore dotato dei necessari poteri che, per mezzo dell Account a questo rilasciato al momento della Registrazione, agisce esclusivamente in nome e per conto del 6
Fornitore medesimo. Ogni atto compiuto tramite l Account rilasciato al Fornitore sarà quindi imputato direttamente ed esclusivamente al Fornitore stesso, con conseguente obbligo di darne attuazione. Art. 1.10 - Dichiarazioni rilasciate in sede di Registrazione e Abilitazione, aggiornamento e modifica Il Fornitore e ciascun soggetto che agisce in suo nome e conto richiedendo l Abilitazione ed operando sulla Piattaforma di e-procurement garantisce l'esattezza, la veridicità, la completezza, l accuratezza e l aggiornamento dei dati personali e delle informazioni inserite nella domanda di Registrazione e di Abilitazione, nonché di tutte le informazioni ed i dati che forniranno a ENAV. Fermo quanto previsto al precedente paragrafo, ENAV potrà effettuare i controlli e le verifiche previste ex lege in ordine alla sussistenza dei requisiti dichiarati in capo ai fornitori. Il mancato aggiornamento dei dati e delle informazioni suddette da parte di Fornitori comporta, a prescindere da accertamenti sul dolo o la colpa delle stesse, la piena efficacia delle azioni e delle comunicazioni effettuate dagli Utenti della Piattaforma utilizzando tali dati e informazioni. Ciascun Fornitore potrà richiedere ad ENAV la cancellazione dalla Piattaforma, fermi restando gli obblighi già assunti. Art. 1.11 - Operatore delegato Il Fornitore, attraverso il proprio Legale Rappresentante che ha richiesto l abilitazione, può nominare uno o più Utenti Delegati che assistono il Legale Rappresentante nello svolgimento delle attività all interno del Piattaforma. Il Fornitore che nomina l Utente Delegato si assume ogni responsabilità con riferimento alla scelta, alla nomina ed all attività svolta da quest ultimo, nonché alla riservatezza dell Account a questo attribuito per l accesso alla Piattaforma di e-procurement. Qualsiasi attività compiuta dall Utente Delegato, o comunque attraverso il suo Account, sarà dunque imputata esclusivamente al Fornitore e di esclusiva responsabilità di quest ultimo. L efficacia della nomina cessa con il venire meno dell Abilitazione del Fornitore. L esistenza e l operatività dell Utente Delegato nell ambito della Piattaforma di e-procurement presuppongono necessariamente la validità dell Abilitazione di almeno un Legale Rappresentante del Fornitore al Piattaforma stesso. Art. 1.12 - Soggetti raggruppati in forma temporanea Non sono ammessi a richiedere l'abilitazione alla Piattaforma di e-procurement le seguenti forme di associazioni di imprese: i raggruppamenti temporanei di imprese, i consorzi ordinari di concorrenti di cui all'art. 34, lettera e) del Codice dei Contratti, i G.E.I.E. di cui all'art. 34, lettera f) del Codice dei Contratti e le aggregazioni tra le imprese aderenti ad un contratto di rete di cui all art. 34, lettera e-bis) del Codice dei Contratti. Il ricorso alle surrichiamate forme di associazione d'impresa sarà consentito solo tra imprese abilitate in risposta ad una specifica procedura di affidamento o di gara indetta da ENAV. Nel caso in cui, nell'ambito di una stessa procedura di affidamento o di gara, da parte di uno o più fornitori, sia avanzata richiesta di partecipazione mediante le predette forme di associazione di 7
impresa, la relativa Società mandataria e le singole mandanti, devono far pervenire a ENAV, qualora previsto nel bando di gara, secondo le modalità indicate nel bando stesso o nella lettera di invito, una dichiarazione sottoscritta dai propri Legali Rappresentanti in cui la mandataria viene autorizzata per la specifica procedura di scelta del contraente, in nome e per conto del Raggruppamento, a: presentare offerta; presentare la documentazione; stipulare il contratto in caso di aggiudicazione. Nei suddetti casi, la sola Mandataria svolge la gara sulla Piattaforma, accedendo con i propri Codici di Accesso, indicando in fase di presentazione dell offerta tutti i membri del Raggruppamento. Resta inteso che, ai sensi della disciplina vigente, nel caso di associazioni di imprese non ancora costituite al momento della partecipazione alla procedura, la documentazione presentata in sede di gara dovrà essere sottoscritta da tutte le imprese aderenti alla associazione secondo quanto previsto nel bando o nella lettera di invito. Art. 1.13 - Soggetti raggruppati in forma stabile Nel caso di soggetti raggruppati in forma stabile (consorzi stabili e consorzi fra cooperative ed imprese artigiane ex art. 34, lett. b) e c) del Codice dei Contratti, il Consorzio, può essere invitato direttamente da ENAV a partecipare alle singole procedure di scelta del contraente per conto delle proprie Società consorziate, previa abilitazione sulla Piattaforma. I Soggetti raggruppati in forma stabile dovranno indicare sulla Piattaforma di e-procurement, pena l esclusione dalla procedura stessa, la denominazione di tutti i membri consorziati o riuniti ai quali, in caso di aggiudicazione dell appalto, affideranno l esecuzione delle prestazioni oggetto di affidamento (nota: il comma 13 dell art. 37 è stato abrogato dall art. 12 del d.l. n. 47/2014, cd. decreto piano casa, convertito, con modificazioni, in legge n. 80/2014). Titolo 2 - MODALITÀ DI FUNZIONAMENTO Art. 2.1 - Modifica dati Il Fornitore è tenuto a comunicare tempestivamente ad ENAV, mediante le funzionalità della Piattaforma di e-procurement, le modifiche che siano intervenute relativamente ai dati registrati, nonché ogni mutamento della struttura organizzativa dell'impresa imputabile ad operazioni straordinarie (es. cessioni, fusioni, trasferimenti di rami di azienda, ecc.). In tali circostanze ENAV si riserva di effettuare le opportune verifiche allo scopo di confermare l idoneità eventualmente già attribuita. Il Fornitore è inoltre tenuto ad assicurare il costante e tempestivo aggiornamento delle informazioni di contatto contenute nella Piattaforma di e-procurement, ed in particolare dell indirizzo e-mail e Posta Elettronica Certificata (PEC); nessuna pretesa potrà essere avanzata nei confronti di ENAV per il mancato ricevimento di comunicazioni che sia dovuto a mancato aggiornamento delle informazioni di contratto o alla loro indisponibilità (ad esempio per 8
raggiungimento del limite di capienza della casella e-mail del Fornitore). Art. 2.2 - Accessibilità, manutenzione, e malfunzionamenti Le Parti s'impegnano a dare reciproca informazione su eventuali difficoltà di collegamento (es. riconoscibilità del mittente, incomprensibilità del contenuto del documento, ecc.). Ove possibile, ENAV e/o il Gestore della Piattaforma comunicheranno anticipatamente ai Fornitori gli interventi manutentivi sulla Piattaforma. I Fornitori, in ogni caso, prendono atto ed accettano che l accesso alla Piattaforma potrà in ogni momento essere sospeso o limitato per l effettuazione di interventi tecnici volti a ripristinarne o migliorarne il funzionamento o la sicurezza. Il Fornitore che incontri difficoltà o impossibilità nell utilizzare i servizi oggetto del presente Regolamento dovrà immediatamente comunicarlo al Gestore della Piattaforma o ad ENAV e, per quanto a lui imputabile, attivarsi per risolvere le problematiche. In ogni caso nessuna responsabilità può essere attribuita ad ENAV per la mancata partecipazione o prosecuzione alla procedura di affidamento o di gara. Il Fornitore, per quanto di propria competenza, esonera ENAV da ogni responsabilità relativa a qualsivoglia malfunzionamento o difetto relativo ai servizi di connettività necessari a raggiungere la Piattaforma attraverso la rete pubblica di telecomunicazioni. Art. 2.3 - Contenuto ed efficacia delle registrazioni Costituiscono piena ed esclusiva prova fra tutte le Parti, riguardo al contenuto ed al tempo dei documenti/messaggi scambiati per via elettronica, le registrazioni presenti sul file di log generato dalla Piattaforma, quali, a titolo esemplificativo ma non limitativo, le comunicazioni visualizzate sulla Piattaforma od effettuate tramite messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC). Art. 2.4 - Responsabilità per danni ENAV non assume alcuna responsabilità per i malfunzionamenti o per l impossibilità di usufruire del collegamento o della connessione derivanti da qualsiasi causa. Il Fornitore esonera pertanto ENAV da qualsivoglia responsabilità per conseguenze pregiudizievoli di qualsiasi natura o danni diretti o indiretti che fossero arrecati ad esso o a terzi per l'utilizzo abusivo, improprio e pregiudizievole dei Codici di Accesso, impegnandosi a risarcire ENAV dei danni di qualsiasi natura che dovesse eventualmente subire in conseguenza di tali eventi. Il Fornitore è ritenuto responsabile dei danni derivati ad ENAV da qualsiasi atto, inadempienza e/o omissione. In ogni caso, salve le eventuali disposizioni di legge inderogabili, ENAV non sarà in alcun caso ritenuta responsabile per qualunque genere di danno, diretto o indiretto, per lucro cessante o danno emergente, che dovessero subire i Fornitori, gli Utenti o i terzi, a causa o comunque in connessione con l accesso, l utilizzo, il mancato utilizzo, il funzionamento, il malfunzionamento (come ad esempio le difficoltà tecniche inerenti il caricamento sulla Piattaforma di documenti 9
sottoscritti dal Fornitore) o il mancato funzionamento della Piattaforma di e-procurement. Art. 2.5 - Osservanza della legge in generale e Responsabilità amministrativa delle società ex Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n.231 ENAV svolge la propria attività in piena conformità a tutte le leggi, autorizzazioni, norme, regolamenti, decisioni e ordinanze riguardanti qualsiasi aspetto attinente alla conduzione della sua attività. Pertanto, l instaurazione e il mantenimento di qualsiasi rapporto contrattuale, incluso il presente, sono subordinati al medesimo principio del rigoroso rispetto delle norme di legge e dei regolamenti in vigore. A tale proposito resta inteso che il Fornitore si obbliga a non adottare comportamenti che potrebbero determinare una violazione delle norme di legge e dei regolamenti in vigore. Con riferimento alle disposizioni di cui al Decreto Legislativo n. 231 dell 8 giugno 2001 in materia di responsabilità amministrativa degli enti, come successivamente modificato e integrato (di seguito il Decreto 231/01 ), il Fornitore dichiara e garantisce che, nell espletamento delle attività previste dal presente Regolamento, coloro che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell impresa o di una sua unità organizzativa, coloro che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dell impresa, nonché i soggetti comunque sottoposti alla direzione o vigilanza di alcuno dei precedenti non terranno alcun comportamento, non porranno in essere alcun atto od omissione e non daranno origine ad alcun fatto da cui possa derivare una responsabilità ai sensi del citato Decreto 231/01. La violazione dei sopra descritti principi di organizzazione e gestione, anche da parte dei subappaltatori indicati dal Fornitore, costituisce grave inadempimento tale da non consentire la prosecuzione dei rapporti contrattuali con ENAV. Resta pertanto inteso che in caso di inadempimento, anche parziale, agli obblighi previsti nel presente articolo, ovvero in caso di rifiuto o ingiustificato ritardo nella trasmissione di documenti, informazioni e dati eventualmente richiesti al Fornitore da ENAV in relazione agli obblighi qui previsti nonché, in genere, in caso di violazione delle dichiarazioni e garanzia di cui sopra, l idoneità sarà negata ovvero, se già conferita, sarà revocata per fatto e colpa del Fornitore con il conseguente obbligo di risarcire e tenere indenne ENAV per le perdite, i danni, le spese, le responsabilità e le azioni che possano derivare dalla violazione e dall inadempimento sopra descritti. Art. 2.6 - Legge Applicabile e Foro competente Il presente regolamento è regolato dalla legge italiana. Per la risoluzione delle controversie derivanti dall applicazione del presente documento o comunque ad esso collegate è competente, in via esclusiva, il Foro di Roma. Art. 2.7 - Diritto di modificare unilateralmente il Regolamento ENAV si riserva il diritto, a suo insindacabile giudizio, di modificare il presente documento. In tal caso la nuova versione sarà pubblicata sulla Piattaforma di e-procurement e contestualmente ne sarà data apposita comunicazione in Piattaforma. L utilizzo della Piattaforma di e-procurement da parte del Fornitore in un momento successivo alla ricezione della comunicazione di variazione del presente documento verrà intesa come totale 10
accettazione da parte del Fornitore della nuova versione del documento stesso. 11