TERRUSO GIOVANNI Coordinatore Gruppo di lavoro 3 Segreteria Regione Siciliana Presidente 28 maggio 2011 si è svolta l esercitazione del montaggio di un campo GRUPPO DI LAVORO 3 Segreteria 2011
GRUPPO DI LAVORO 3 Segreteria: Coordinatore del gruppo di lavoro: TERRUSO Giovanni, componenti LICCIARDI Manuel, GENTILE Claudio, DE LISI Maickal, CORRERA Antonino, COSENTINO Irma, MISTRETTA Ersilia, DI VITA Giuseppe, MISTRETTA Alessandra, LIUZZO Rosa, BARTOLOTTA Elvira, SALERNO Selene, GALLETTI Floriana, LA PLACA Leonardo, SANTORO Sonia Claudia, MICELI Domenico, LO SCIUTO Selenia, CAMPISI Sandra Mandato di lavoro La formazione è strumento per la crescita del Volontariato La Sicilia, quale area di palestra di Protezione Civile, è giornalmente impegnata ad affrontare le catastrofi che riguardano tutte le strutture di Protezione Civile. Un efficace logistica di intervento ha come effetto la riduzione/mitigazione dei danni sulla popolazione. Gestione di una segreteria in una area di protezione civile in caso di maxiemergenza Il mandato di lavoro affidatoci riguardava la Gestione di una segreteria in una area di protezione civile in caso di maxiemergenza. In data 28 maggio 2011 si è svolta presso lo Stadio delle Palme Vito Schifani l esercitazione di Protezione Civile del 3^ modulo del Corso Regionale di formazione dei Volontari di Protezione Civile Gestione di un area di protezione civile L alloggio provvisorio e i sistemi di erogazione dei servizi di base dopo un disastro sia per i soccorritori che per le vittime; Logistica e capo base procedure di intervento. Il gruppo di lavoro affidatomi per la Segreteria non appena arrivato sul campo sì è subito reso operativo ai compiti assegnati dal responsabile del campo nella 1 fase montando un gazebo dove sono stati installati gli arredi e i materiali cancelleria necessari al lavoro. I volontari addetti alla segreteria, coordinati dal responsabile, hanno iniziato, all arrivo dei volontari, alla loro incorporazione seguendo le procedure del D.R.P.C., facendosi consegnare dai Responsabili delle Associazioni coinvolte le schede riportanti i nomi delle Associazioni e delle singole unità e per avere l esatto numero di volontari e mezzi (ambulanze, fuoristrada, autovetture mezzi per il trasporto disabili e per il trasporto delle tende). Abbiamo predisposto i seguenti modelli per le richieste di: - buoni pasto - buoni carburanti - foglio di marcia - modelli di carico-scarico - identificazione mezzi Nel frattempo le altre unità di Segreteria, coordinati dal Responsabile, attivavano immediatamente il Servizio antincendio, il Posto Medico Avanzato. 2
In contemporanea sono stati attivati tutti gli altri Servizi e cioè: Guardiania, Direzione, Supporto psicosociale, Mensa, Servizi igienici, magazzini, pulizie, igiene e disinfestazione. Sono state consegnate, dal Magazzino le relative tende con i materiali per i montaggi. Durante tutto il periodo abbiamo avuto dei briefing con gli altri responsabili per cercare di velocizzare il montaggio delle tende per l accoglienza delle persone da ospitare. Tali briefing sono stati molto costruttivi in quanto nel minor tempo possibile sono state montate le tende e si sono potute consegnare alle persone bisognose di accoglienza, e si è proceduto, così, alla registrazione di assegnazione delle tende attraverso i fogli consegnati dal responsabile delle tende con l indicazione di ogni singola persona ospitata nella tenda. Dopo avere espletato le funzioni primarie di un emergenza gli operatori di segreteria hanno iniziato a svolgere i compiti loro assegnati, e cioè: - registrazione al computer delle associazioni e delle singole unità; - redazione e archiviazione della corrispondenza in entrata ed uscita; - gestione della contabilità; - collaborazione e costante contatto con l infopoint, attivato in precedenza, per garantire le informazioni alla popolazione; - redazione ed archiviazione dei report giornalieri; - assistenza ai volontari per la documentazione loro necessaria; - assistenza alla popolazione ospitata nel campo per rilascio di certificazione a loro necessaria; - registrazione, aggiornamento e tenuta di tutta la documentazione sia informatica che cartacea riguardante tutte le attività svolte. - Collaborazione al censimento; - Redazione e archiviazione di report specifici giornalieri a COM, CCS e in generale ai Centri di coordinamento superiore; Assistenza volontari per: o Rilascio degli attestati di presenza; o Distacco dal posto di lavoro; o Rimborsi spese ordinarie e straordinarie; o Disposizioni del DPC; o Disposizioni dell Ufficio Volontariato D.R.P.C. Regione Siciliana; o Denunce di incidenti ai mezzi e procedure per ottenere il risarcimento; o Denunce infortuni o malattie; o Legislazione in materia di volontariato di P.C.; o Disposizioni dell Ufficio Volontariato D.R.P.C. Regione Siciliana; o Denunce di incidenti ai mezzi e procedure per ottenere il risarcimento; o Denunce infortuni o malattie; o Legislazione in materia di volontariato di P.C.; o Redazione di documentazione per i residenti del campo (certificati di residenza degli sfollati, registrazione degli abbandoni temporanei degli sfollati, etc.); 3
o Aggiornamento della pianta della tendopoli, stato di occupazione delle tende e loro numerazione; o Registrazione degli abbandoni temporanei degli sfollati, etc.); o Tenuta e archiviazione dei regolamenti, verbali, denunce, ordinanze, procedure, ecc.; o Archiviazione di fatture e documenti di trasporto inerenti acquisti effettuati; o Tenuta del registro delle forniture elettriche, gas e H 2 O; o Tenuta dell archivio foto. Il modulo segreteria (la configurazione in tenda risulta ottimale solo per il pronto intervento o per brevi emergenze), organizzato per la gestione delle risorse umane e strumentali, deve prevedere almeno la seguente attrezzatura: 1 impianto voce che copra l area Tavoli con panche e sedie 1 quadro elettrico con una scorta di cavi elettrici, prolunghe, prese, ecc. 1 punto luce con lampada di emergenza 2 stampanti multifunzione A3 / fotocopiatrice / fax 3 computer con software dedicati 2 telefoni cellulari con carica batteria cartucce per stampanti e toner classificatori per archivio materiale di consumo e cancelleria impianto di accesso ad internet satellitare copertura wireless dell area (o almeno una chiavetta di accesso ad internet per il computer Nell Allegato 1.1 sono riportate alcuni moduli standard costante utilizzo in segreteria: accredito uomini e mezzi assegnazione tende all esterno Check-list: tende, torri faro e gruppi elettrogeno ecc attestati volontari censimento giornaliero censimento popolazione certificato di residenza corrispondenza esonero pedaggio 4
materiale interno tende materiale e attrezzature acquisite prelievo carburante registrazione automezzi richiesta buoni carburante riconsegna materiali viaggi Dalla compilazione dei vari modelli si evince che hanno partecipato all esercitazione n 110 volontari, che la maggior parte erano logisticamente non autonomi tranne 20 volontari che hanno rispettato la dotazione i dispositivi di protezione individuali (DPI) per gli operatori dell'emergenza e sulle procedure operative standard in caso di emergenza. Le figure attivate per il montaggio e la gestione sono: Il Responsabile volontariato Responsabile magazzino 5
Responsabile vettovagliamento Responsabile P.M.A. Con il Capo Campo, Resp. della Direzione delle operazioni di Emergenza e alcuni componenti dell ass. di Volontariato Vip è stato effettuato il sopralluogo per delineare l area del P.M.A. e dell Animazione. Con il Resp. della Pianificazione e il gruppo Logistica sono stati delineati i limiti dell area P.M.A. utilizzando il nastro e, dopo alcune prove, è stata assegnata l area per l Animazione. In collaborazione con la formatrice Psicologa è stato stilato un elenco di materiali utili per l area P.M.A., prevedendo uno spazio riguardante l area medica e un altro riguardante l area psicologica. Tale elenco è stato consegnato alla Segreteria. Il gruppo di animazione si è posizionato nell apposita area e ha svolto le varie attività, inoltre è stato loro richiesto di dare alla segreteria varie indicazioni su programma e materiali. E stata anche indicata l esigenza di un area per attività religiose. Emerge la necessità di procurare tende o altre strutture che riparino i pazienti e/o utenti, operatori e materiali da possibili intemperie, così da offrire servizi sanitari, psico-sociali e religiosi in luoghi accoglienti e confortevoli, nell ottica di ridurre i disagi causati dall emergenza. In questo contesto ci si propone di facilitare le attività degli esperti del settore, promuovere la comunicazione tra gli esperti, la popolazione, la Segreteria e il Capo Campo, e documentare le azioni svolte. Responsabile per il Supporto psicosociale 6
L attività di supporto psicosociale è da intendersi rivolta sia alla popolazione colpita dall evento sia al personale soccorritore presente nella gestione della struttura di emergenza. Rientrano tra le attività proprie della funzione Supporto psico-sociale. La rivelazione e la valutazione dei bisogni psicologici e sociali della popolazione (con riferimento le fasce più deboli anziani, bambini, disabili ecc); Il primo soccorso psicologico e l assistenza psicologica coinvolte; Lo sviluppo ed organizzazione dei presidi per la gestione degli aspetti psicologici connessi ai recupero e alla gestione delle salme; La gestione delle fasce di popolazione più deboli, ospitante in strutture di accoglienza protette danneggiate; Il monitoraggio dello stress e dei livelli di benessere psicologico nei centri di accoglienza; L attivazione di interventi specialistici tempestivi in casi di crisi emotive acute; La cura della comunicazione delle cattive notizie; La sorveglianza della tutela dei diritti dei minori. La raccolta dei dati relativi alle condizioni di benessere e malessere psicologico nei campi, con particolare attenzione alle reazioni da stress, al tutto traumatico e alle dinamiche proprie della convivenza deve far riferimento ad: Aspetti di carattere generale, quali: - Localizzazione e tipologia del campo - Individuazione della responsabilità; - Numero degli ospiti presenti e loro caratteristiche (età, livello di autonomia ecc.); - Qualità dei servizi di base (approvvigionamento idrico; alimentare; disponibilità di servizi igienici); - Aspetti specifici, quali: - Presenze di personale separate dai loro nuclei di ferimento; - Presenze minori etnico-culturali; - Presenze di adulti con competenze specialistiche che possono essere coinvolti risorse; - Presenza di fasce deboli (disabilità in cui è più comune imbattersi, ovvero): disabilità motorie disabilità sensoriali 7
disabilità cognitive Per una corretta programmazione di formazione per i prossimi corsi da fornire ai volontari deve tenere conto di: nuove conoscenze sul tema emergenza e disabilità e favorire lo sviluppo di protocolli condivisi per il soccorso delle persone diversamente abili in caso di calamità!!! 1. Verificare la presenza di procedure e strumenti per il soccorso e l allertamento delle persone con disabilità presenti nei Piani di Emergenza. 2. Realizzare esercitazioni per il soccorso dei disabili. 8
ALLEGATO 1.1 MODULISTICA SEGRETERIA 9
Area formazione Centro Servizi per il Volontariato di Palermo Via Maqueda, 334-90134 Palermo Num. verde 840702999 tel. 091/331970 fax 091/3815499 www.cesvop.org formazione@cesvop.org VALUTATEVI - VALUTANDO CE.S.VO.P. Corso regionale di Formazione per Volontari di Protezione Civile Note: i contenuti del Quaderno Segreteria (Gruppo di lavoro 3 Aree di Protezione Civile) sono stati elaborati dai corsisti partecipanti al Corso di regionale di formazione per volontari di Protezione Civile, nel giugno 2011. con il supporto dei Tutor e formatori del CeSVoP: Palermo, Agrigento, Caltanissetta e Trapani 1 0