a cura di Salvatore Nania e Giovanni Pirrotta Unità Operativa Conservazione dei Documenti Informatici Università degli Studi di Messina Istruzioni INCOPIA
I N C O P I A Istruzioni per la Normalizzazione del Corrispondente e dell Oggetto nel Protocollo Informatico d Ateneo
ISTRUZIONI OPERATIVE Istruzioni a cui attenersi nella descrizione del corrispondente e dell oggetto, elementi obbligatori e immodificabili della registrazione protocollare, al fine di realizzare l obiettivo della loro necessaria normalizzazione
I PROTAGONISTI IL CORRISPONDENTE L OGGETTO
IL CORRISPONDENTE Mittente per il documento in arrivo Destinatario per il documento in partenza e per il documento trasmesso agli uffici afferenti alla stessa amministrazione
L OGGETTO Sintesi analitica del contenuto del documento
L OGGETTO ESAUSTIVO IMMODIFICABILE
I.1 Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare
I.1 Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare, utilizzando discrezionalmente il trattino, obbligatoriamente preceduto e seguito da uno spazio, per separare parti al loro interno
I.1 Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare Dipartimento Attività Culturali e Turismo di Roma Capitale Roma Capitale - Dipartimento Attività Culturali e Turismo
I.1 Il corrispondente e l oggetto devono essere descritti dal generale al particolare Titolo di studio Rossi Giovanni - richiesta conferma Richiesta conferma titolo di studio Rossi Giovanni
I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato
I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato Nella descrizione del corrispondente e dell oggetto devono essere evitate le parole interamente in maiuscolo, fatta eccezione per le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi previsti in tale formato
I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato 28 luglio 2015
I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato Nella descrizione del corrispondente e dell oggetto devono o possono, a seconda dei casi, essere utilizzate alcune parole con la lettera iniziale maiuscola
I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato LA LETTERA INIZIALE MAIUSCOLA DEVE ESSERE UTILIZZATA all inizio del testo dopo il punto, tranne nei casi in cui il punto sia utilizzato per puntare abbreviazioni, sigle o acronimi per i nomi di persona per i nomi di enti, organi e cariche per i nomi di luogo per i nomi di via, piazza o altra area di circolazione
I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato LA LETTERA INIZIALE MAIUSCOLA PUO ESSERE UTILIZZATA per evidenziare le parole ritenute imprescindibili nella descrizione del corrispondente e dell oggetto
I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato Bianchi Antonio Associazione Italiana Celiachia Università degli Studi di Palermo Principato di Monaco Via XX Settembre Tribunale di Milano - Sezione Lavoro
I.2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate in modo equilibrato Nomina del medico competente
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi devono essere riportati da soli se sono facilmente riconducibili alla struttura o al modulo a cui si riferiscono e/o se sono previsti nell apposito elenco devono essere riportati tra parentesi tonde di seguito alla denominazione completa e per esteso della struttura o del modulo se non sono facilmente riconducibili ad essi ne previsti nell'elenco
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Ministero dell Economia e delle Finanze (MEF) MEF
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Dichiarazione Sostitutiva Unica (DSU) DSU
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi vanno puntati o meno e riportati in lettere maiuscole o minuscole a seconda del formato previsto nell elenco o, qualora non siano stati previsti nell elenco, nel formato utilizzato nel documento
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi M.I.U.R. miur MIUR
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Legge 240/2010 L. 240/2010
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi Anno Accademico 2015/2016 A.A. 2015/2016 a.a. 2015/2016
I.3 Le abbreviazioni, le sigle e gli acronimi si utilizzano in forme diverse a seconda dei casi UniCredit S.p.A. UniCredit s.p.a. UniCredit spa
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi NELL INDICAZIONE DEGLI AGGETTIVI NUMERALI ORDINALI DEVONO ESSERE, DI NORMA, UTILIZZATI I NUMERI ARABI seguiti dalla "o" in esponente, se espressi al maschile seguiti dall'accento circonflesso (in formato italiano), se espressi al femminile
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi di 1 grado
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi (31 ciclo)
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi 1ˆ sessione 2015
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Liquidazione mensilità 2ˆ rata
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi I NUMERI ROMANI, NON SEGUITI DA ALCUN CARATTERE IN ESPONENTE, DEVONO ESSERE UTILIZZATI SOLTANTO quando fanno parte della denominazione di una struttura quando fanno parte della denominazione di una via, di una piazza o di altra area di circolazione per numerare tomi, parti e capitoli di un libro per distinguere papi, sovrani e secoli
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Associazione 20 Settembre Associazione XX Settembre
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Via 24 Maggio Via XXIV Maggio
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Capitolo primo Capitolo 1 Capitolo I
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Benedetto sedicesimo Benedetto 16 Benedetto XVI
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Luigi XIV Luigi XIV
I.4 Gli aggettivi numerali ordinali si indicano utilizzando, di norma, i numeri arabi Secolo ventunesimo Secolo XXI
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Nell uso del copia e incolla è necessario evitare di riportare le parole Mittente, Oggetto, Fwd etc., utilizzate nel documento
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Mittente: Università degli Studi di Catania Università degli Studi di Catania
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Oggetto: Trasmissione attestazione ISEE Fwd: Trasmissione attestazione ISEE Trasmissione attestazione ISEE
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Nell uso del copia e incolla è necessario evitare di riportare le preposizioni iniziali utilizzate nel campo destinatario del documento
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione All Assessorato alle Politiche Sociali del Comune di Messina Comune di Messina - Assessorato alle Politiche Sociali
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Nell uso del copia e incolla è necessario evitare la mera trascrizione dell oggetto presente nel documento
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Trasferimento Rossi Antonio Trasferimento Rossi Antonio, con effetto immediato, dal Dipartimento Risorse Umane al Dipartimento Servizi Finanziari
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Nell uso del copia e incolla è necessario evitare la mera trascrizione dell oggetto del primo documento nella risposta e nei documenti successivi
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Comunicazione dell adozione, per il periodo dal 20 luglio 2015 al 6 settembre 2015, per esigenze di servizio, dell orario di lavoro ordinario per la Dott.ssa e il Dott.
I.5 Il copia e incolla deve essere utilizzato con attenzione Richiesta autorizzazione svolgimento attività assistenziale Verdi Luca Richiesta autorizzazione svolgimento attività assistenziale Verdi Luca - risposta Concessione autorizzazione svolgimento attività assistenziale Verdi Luca
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati necessari per la sua identificazione univoca, desumibili, in caso di dubbi, anche dagli eventuali allegati al documento principale o dalle conoscenze certe del protocollista
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I DATI NECESSARI PER L'IDENTIFICAZIONE DEL CORRISPONDENTE SONO COSTITUITI DAI SEGUENTI ELEMENTI elementi obbligatori (il cognome ed il nome per la persona fisica e la denominazione per la persona giuridica) qualificatori, quali il codice fiscale e l'indirizzo, se conosciuti
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Rossi Giovanni Comune di Messina
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I nomi di persona devono essere riportati in forma completa ed estesa inserendo in ordine anagrafico, qualora il corrispondente abbia piu cognomi e/o piu nomi, i cognomi nel campo cognome, il primo nome nel campo nome e gli altri nomi nel campo secondo nome
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi E necessario riportare il nome completo e non la sola iniziale puntata, assolutamente insufficiente ad identificare univocamente il corrispondente
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Bianchi E. Giovanna Bianchi Elena G. Bianchi Giovanna Elena Bianchi Elena Giovanna
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi B. Rossi Luca Bianchi R. Luca Rossi Bianchi Luca Bianchi Rossi Luca
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I nomi di struttura devono essere riportati in forma abbreviata inserendo soltanto le abbreviazioni, le sigle o gli acronimi per le strutture per le quali sono previsti nell apposito elenco, alle quali sono facilmente riconducibili o per le quali non e possibile in alcun modo sciogliere le abbreviazioni, le sigle o gli acronimi
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Istituto Nazionale della Previdenza Sociale Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS) INPS
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I nomi di struttura devono essere riportati in forma estesa inserendo i nomi completi delle strutture (comprensivi di eventuali virgolette espressamente previste nella denominazione ufficiale), seguiti tra parentesi tonde da eventuali abbreviazioni, sigle o acronimi, non previsti nell elenco e/o non facilmente riconducibili alle strutture
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Università degli Studi di Roma La Sapienza Università degli Studi di Roma La Sapienza
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi IVG di Messina Istituto Vendite Giudiziarie (IVG) di Messina
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi I nomi delle eventuali articolazioni e sottoarticolazioni interne alle strutture devono essere riportati di seguito ai nomi delle strutture (trascritti in forma abbreviata o estesa a seconda dei casi) e separati da un trattino, obbligatoriamente preceduto e seguito da uno spazio
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi INPS Messina Direzione Provinciale INPS di Messina INPS - Direzione Provinciale di Messina
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Associazione Nazionale Magistrati (ANM) Messina Sezione Distrettuale Messina Associazione Nazionale Magistrati (ANM) Associazione Nazionale Magistrati (ANM) - Sezione Distrettuale di Messina
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Dipartimento di Giurisprudenza dell Università di Catania Università di Catania - Dipartimento di Giurisprudenza
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi Consiglio di Dipartimento di Giurisprudenza dell Università di Catania Università di Catania - Dipartimento di Giurisprudenza - Consiglio
I.6 Il corrispondente deve essere descritto inserendo i dati identificativi AOU Policlinico G. Martino - Direzione Generale - Area Staff
I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento
I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento L oggetto deve rappresentare il contenuto del documento consentendo a chi legge di coglierne lo spirito senza dover ricorrere alla lettura del documento
I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento L oggetto deve essere analiticamente sintetico consentendo la chiara ed immediata comprensione degli elementi principali del documento tralasciando gli elementi secondari del documento
I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento L OGGETTO DEVE, PERTANTO, ESSERE coerente essenziale esaustivo
I.7 L oggetto deve essere rappresentativo del contenuto del documento D.R. di annullamento dell esame D.R. annullamento esame Sociologia generale (superato il 24 febbraio 2016 con voti 30/30) Bianchi Antonio (iscritto con matricola n. 123456 al corso di laurea triennale in Scienze del servizio sociale) D.R. annullamento esame Bianchi Antonio (matricola n. 123456)
I.8 L oggetto deve essere descritto utilizzando la forma verbale sostantivata
I.8 L oggetto deve essere descritto utilizzando la forma verbale sostantivata L oggetto deve essere descritto utilizzando il verbo, finalizzato ad esprimere l azione, in forma sostantivata e non in forma diretta
I.8 L oggetto deve essere descritto utilizzando la forma verbale sostantivata Chiede il riconoscimento della carriera accademica pregressa Richiesta riconoscimento carriera accademica pregressa
I.9 L oggetto deve essere descritto rispettando i principi di uniformità e univocità
I.9 L oggetto deve essere descritto rispettando i principi di uniformità e univocità L oggetto deve essere descritto rispettando i principi di uniformità e univocità in modo tale da semplificare la ricerca e garantire il recupero dell informazione (information retrieval) da parte di qualsiasi protocollista
I.9 L oggetto deve essere descritto rispettando i principi di uniformità e univocità Domanda di partecipazione alla procedura selettiva interna per il passaggio alla posizione economica immediatamente superiore Domanda di partecipazione selezione PEO 2016 - Area Amministrativa e Categoria C
I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere
I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere Le date devono essere indicate riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere
I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere Convocazione Senato Accademico per il 10/06/2016 Convocazione Senato Accademico per il 10 giugno 2016
I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere Il primo giorno del mese deve essere indicato utilizzando il numero 1 seguito dalla o in esponente
I.10 Le date si indicano per esteso riportando il giorno e l'anno in numeri arabi ed il mese in lettere Convocazione Nucleo di Valutazione per l 1 giugno 2016 Convocazione Nucleo di Valutazione per il primo giugno 2016 Convocazione Nucleo di Valutazione per il 1 giugno 2016
I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti
I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti normativi muti
I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti Richiesta ex art. 30 D.Lgs. 165/2001 Richiesta di trasferimento per mobilità compensativa, ai sensi dell art. 30 del D.Lgs. 165/2001
I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti documentali muti
I.11 L oggetto deve essere descritto evitando i riferimenti muti Riscontro nota prot. n. 1234 del 28 gennaio 2016 Concessione del nulla osta al trasferimento per mobilità compensativa, ai sensi dell art. 30 del D.Lgs. 165/2001 (riscontro nota prot. n. 1234 del 28 gennaio 2016)
I.12 L oggetto deve essere descritto evitando il punto a fine frase
I.12 L oggetto deve essere descritto evitando il punto a fine frase L oggetto deve essere descritto evitando il punto a fine frase, tranne nei casi in cui la frase si concluda con abbreviazioni, sigle o acronimi puntati
I.12 L oggetto deve essere descritto evitando il punto a fine frase Richiesta materiale di consumo
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a cura di Salvatore Nania e Giovanni Pirrotta Unità Operativa Conservazione dei Documenti Informatici Università degli Studi di Messina Grazie per l attenzione