VADEMECUM PER L ORGANIZZAZIONE DI EVENTI Questo vademecum si rivolge a tutti coloro - singoli cittadini, gruppi, associazioni, enti, ecc. - che intendono organizzare un evento sul territorio comunale, per orientarsi negli adempimenti burocratici (iter amministrativi, autorizzazioni, ecc.) e negli aspetti pratici. COSA DEVO FARE? 1. RICHIESTA L organizzatore dell evento (privato cittadino o legale rappresentante di una associazione/ente/ecc.) deve presentare le richieste di autorizzazione, concessione o permessi necessari alla realizzazione dello specifico evento, rivolgendosi ai vari uffici comunali competenti, di seguito elencati, che sono a disposizione per fornire supporto e informazioni per una corretta compilazione della modulistica. Patrocinio L organizzatore può richiedere il patrocinio del Comune di Malnate presentando la domanda almeno 30 giorni prima dalla data della manifestazione, utilizzando l apposito modulo scaricabile al seguente link: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/uffici/28-area-servizi-generali/135-ufficio-cultura. Il patrocinio rappresenta una forma importante di riconoscimento mediante il quale l Amministrazione comunale esprime la sua simbolica adesione ad un iniziativa ritenuta meritevole di apprezzamento per le sue finalità per la città ed il suo territorio. Il riconoscimento del patrocinio, concesso dalla Giunta comunale, comporta l obbligo di apporre lo stemma del Comune su tutto il materiale di comunicazione e promozione, affiancato dalla dicitura con il patrocinio del Comune di Malnate. La concessione del patrocinio non esonera l organizzatore dal richiedere le autorizzazioni ed i permessi necessari allo svolgimento della manifestazione. Il regolamento per la concessione del patrocinio è consultabile al seguente link: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/parla-con-noi-urp/indice-regolamenti - Patrocini Per qualsiasi tipo di evento, occorre darne comunicazione a: 1. Questura Ai sensi dell art. 17 della Costituzione e dell art. 18 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), gli organizzatori di pubbliche manifestazioni devono darne avviso al Questore almeno tre giorni prima dell'evento. Il Questore può impedire le manifestazioni soltanto per comprovati motivi di sicurezza o di incolumità pubblica. L obbligo di avviso vale per le manifestazioni che si svolgono in luogo pubblico, vale a dire su piazze e su strade pubbliche.
La comunicazione deve essere inviata alla Questura di Varese utilizzando il modulo presente al seguente link: https://www.poliziadistato.it/statics/04/richiesta_pubblica_manifestazione.pdf (per queste comunicazioni vige il silenzio-assenso). Le modalità di svolgimento delle manifestazioni non potranno essere variate rispetto a quanto dichiarato, fatta salva nuova comunicazione al Questore e sempre nel rispetto dei termini di legge (3 giorni). 2. Portale AREU 118 In ottemperanza alla DGR 2453 del 7/10/2014, al fine di garantire un alto livello qualitativo dell'organizzazione del Servizio di Emergenza Territoriale, in occasione di eventi è necessario effettuare una comunicazione al portale AREU 118 (https://games.areu.lombardia.it). La comunicazione e la relativa mail di accettazione devono essere allegate alla SCIA o alla domanda di autorizzazione. Gli organizzatori, utilizzando la Tabella di cui all allegato A1 della DGR, devono quantificare il livello di rischio relativo all evento, in relazione al quale cambiano i tempi per la presentazione della comunicazione ad AREU 118 (vd. https://www.areu.lombardia.it/web/home/eventi-e-manifestazioni): Molto basso / Basso <18 Obbligo di comunicazione almeno 15gg prima Moderato / Elevato 18-36 Obbligo di comunicazione almeno 30gg prima, trasmissione del Piano e recepimento prescrizioni Molto Elevato 37-55 Obbligo di comunicazione almeno 45gg prima, validazione Piano e recepimento prescrizioni Aspetti di SAFETY: condizioni di sicurezza per eventi con stazionamento di pubblico Gli organizzatori di manifestazioni pubbliche che prevedono lo stazionamento di pubblico dovranno, fatte salve le competenze degli organismi previsti dalla normativa di settore (Commissioni comunali e provinciali di vigilanza, Vigili del Fuoco, organismi di protezione civile), accertarsi dei seguenti aspetti: 1. capienza dell area di svolgimento dell evento ai fini della valutazione dell affollamento massimo sostenibile: per iniziative programmate in aree pubbliche di libero accesso, monitorare gli accessi con sistemi di rilevazione numerica progressiva ai varchi di accesso; 2. percorsi separati di accesso e di deflusso del pubblico; 3. suddivisione in settori dell area di affollamento con previsione di corridoi centrali e perimetrali per consentire eventuali interventi di soccorso; 4. impiego di un adeguato numero di operatori, opportunamente formati, con compiti di regolamentazione dei flussi e assistenza del pubblico; 5. spazi di soccorso riservati anche alla sosta e manovra dei mezzi di assistenza. 2. RICHIESTA OCCUPAZIONE SUOLO PUBBLICO per eventi il cui svolgimento interessa un area pubblica (piazza o strada) all aperto: a chi e come presentare la richiesta: di persona al Comando di Polizia Locale o all ufficio protocollo, o tramite posta PEC all indirizzo comune.malnate@legalmail.it; costi:. 16,00 marca da bollo (esenti Enti Pubblici, Associazioni di volontariato, Onlus) + tassa per l occupazione di spazi ed aree pubbliche (TOSAP) commisurata alle dimensioni, alla durata e all ubicazione dell occupazione. Tutte le informazioni relative alla TOSAP sono disponibili al seguente link: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/parla-con-noiurp/modulistica/category/120-tosap-tassa-occupazione-spazi-ed-aree-pubbliche;
modulistica: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/uffici/25-polizia-locale/77-ufficiopolizia-locale-viabilita modulo per istanza occupazione suolo pubblico associazioni ed Enti Onlus; info: Ufficio Polizia Locale - Viabilità 0332 275240 3. PERMESSO PER IL TRANSITO SU AREE PEDONALI per le operazioni di carico/scarico di allestimenti e altro materiale utilizzato per la realizzazione di un evento e RICHIESTE DI MODIFICA ALLA VIABILITA : a chi e come presentare la richiesta: di persona al Comando di Polizia Locale o all ufficio protocollo, o tramite posta PEC all indirizzo comune.malnate@legalmail.it; modulistica: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/uffici/25-polizia-locale/77-ufficiopolizia-locale-viabilita modulistica per richiesta di transito su aree pedonali modulistica per richiesta di istituzione di provvedimenti viabilistici temporanei che comportino modifiche alla viabilità esistente; info: Ufficio Polizia Locale - Viabilità 0332 275240 4. DEROGA IMPATTO ACUSTICO: per eventi per i quali si prevede il superamento delle soglie di immissioni acustiche (in occasione di manifestazioni, concerti e spettacoli a carattere temporaneo, svolti nell interesse collettivo, ai sensi dell art. 6 comma 1 lettera h della Legge 447/95): a chi e come presentare la richiesta: di persona all Ufficio SUAP o all Ufficio Protocollo o tramite posta PEC all indirizzo comune.malnate@legalmail.it; autorizzazione: la deroga può essere richiesta per un massimo di 30 giornate nell arco di un anno solare e con una frequenza massima di 2 volte a settimana; modulistica: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/uffici/21-area-pianificazione-delterritorio/ suap/1090-manifestazioni Richiesta deroga limiti di rumorosità allegati: - descrizione dettagliata dell evento e delle strumentazioni utilizzate; - documento di valutazione di impatto acustico per l attività musicale (se in possesso); - fotocopia della carta di identità del dichiarante; info: Ufficio SUAP 03320275251 5. PALCO E ALLESTIMENTI VARI L organizzatore può richiedere l utilizzo di strutture - sedie, griglie espositive, palco di proprietà o gestite dal Comune per l allestimento della propria iniziativa. come presentare la richiesta: la richiesta può essere presentata utilizzando i moduli di richiesta patrocinio o di richiesta autorizzazione allo svolgimento della manifestazione, che contengono uno spazio apposito, oppure in carta libera, di persona all Ufficio Manutenzioni o all Ufficio Protocollo, oppure tramite PEC all indirizzo comune.malnate@legalmail.it; autorizzazione: la concessione avviene in base alle disponibilità verificate dall Ufficio Manutenzioni, tenendo conto dell eventuale concomitanza con altre iniziative promosse, in via
di programmazione o sostenute dal Comune. Lo spostamento, l allestimento e la riconsegna del materiale sono a carico dell organizzatore. Nel caso si faccia richiesta di utilizzo del palco, la certificazione di corretto montaggio dovrà essere prodotta a cura dell organizzatore. L organizzatore è tenuto a sottoscrivere una scheda di presa in carico del materiale, con la quale si assume piena responsabilità di quanto ricevuto in consegna e si impegna a restituirlo, al termine dell iniziativa, nelle stesse condizioni di acquisizione; info: Ufficio Manutenzioni 0332 275236 6. ALIMENTI E BEVANDE Per poter svolgere attività di vendita e somministrazione di alimenti e bevande a carattere temporaneo (strettamente limitata al tempo di svolgimento della manifestazione) occorre presentare al SUAP del Comune di Malnate la relativa Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA). Per le manifestazioni temporanee a carattere benefico, solidaristico, religioso, sociale o politico non è richiesto all organizzatore il possesso dei requisiti professionali di cui all art. 71 del D.Lgs. 59/2010. tempi: la SCIA ha effetto immediato, ma si consiglia di presentarla almeno una settimana prima della manifestazione; modulo: SCIA mod. A; a chi e come presentare la richiesta: in via telematica accedendo al portale http://www.impresainungiorno.gov.it l utente, opzionando la tipologia di attività di interesse, segue un percorso guidato di compilazione, corredato delle relative informazioni, oppure direttamente all Ufficio SUAP o all Ufficio Protocollo del Comune di Malnate; costi:. 35,05 diritti sanitari da versare sul C/C postale n. 10852218 intestato ad ATS Insubria Sede Territoriale di Varese Competenza Servizio Tesoreria (causale: Presentazione SCIA - 15052010); info: Ufficio SUAP 0332 275251 7. SIAE Per lo svolgimento di eventi di carattere musicale o che comunque prevedono musiche è necessario richiedere il permesso alla S.I.A.E. Per info: SIAE Mandataria di Varese - Via Staurenghi, 24 - tel. 0332 231341 - mail varese@mandatarie.siae.it 8. ALLACCIO ENEL Le spese per la fornitura di energia elettrica e per le certificazioni di conformità degli impianti elettrici (DM 37/2008) sono a carico dell organizzatore. Per informazioni sulla presenza o l installazione temporanea di contatori è necessario rivolgersi direttamente ad ENEL. 9. PROMOZIONE dell evento Per qualsiasi forma di pubblicizzazione dell evento deve essere presentata richiesta di autorizzazione all Ufficio Polizia Locale Prevenzione e Controllo. tempi: almeno 20 gg. Prima della data dell evento
modulo: la modulistica è scaricabile al seguente link: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/uffici/25-polizia-locale/76-ufficio-polizia-localeprevenzione-e-controllo Spazi pubblicitari - Modulistica; a chi e come presentare la richiesta: di persona al Comando di Polizia Locale o all Ufficio Protocollo, o tramite posta PEC all indirizzo comune.malnate@legalmail.it; costi: secondo le tariffe vigenti stabilite da ICA; info: Polizia Locale Ufficio Prevenzione e Controllo 0332 275252 10. TOMBOLE, LOTTERIE E PESCHE DI BENEFICENZA Sono consentite solo se promosse da enti morali, associazioni e comitati senza fini di lucro, con scopi assistenziali, culturali, ricreativi e sportivi, da organizzazioni non lucrative di utilità sociale o da partiti e movimenti politici, purché svolte nell ambito delle manifestazioni locali da loro organizzate. La comunicazione di svolgimento di manifestazione di sorte locale deve essere trasmessa, tramite apposito modulo, a: Prefettura di Varese (PEC prefettura.prefva@pec.interno.it mail: prefettura.varese@interno.it fax 0332 801666) Ufficio dei Monopoli di Varese (PEC: monopoli.varese@pec.aams.it mail: monopoli.varese@aams.it Fax 06 96667056) Comune di Malnate (di persona all Ufficio SUAP o all Ufficio Protocollo, oppure tramite PEC all indirizzo comune.malnate@legalmail.it), allegando copia della ricevuta di invio alla Prefettura; tempi: almeno 30 giorni prima della data dell evento 11. SPETTACOLI PIROTECNICI La richiesta di autorizzazione all accensione dei fuochi d artificio deve essere presentata direttamente dalla ditta specializzata incaricata dall organizzatore. tempi: almeno 20 giorni prima della data dell evento a chi e come presentare la richiesta: in via telematica accedendo al portale http://www.impresainungiorno.gov.it l utente, opzionando la tipologia di attività di interesse, segue un percorso guidato di compilazione, corredato delle relative informazioni, oppure direttamente all Ufficio SUAP o all Ufficio Protocollo del Comune di Malnate; costi:. 35,05 diritti sanitari da versare sul C/C postale n. 10852218 intestato ad ATS Insubria Sede Territoriale di Varese Competenza Servizio Tesoreria (causale: Presentazione SCIA - 15052010); info: Ufficio SUAP 0332 275251 12. ATTRAZIONI DELLO SPETTACOLO VIAGGIANTE Si intendono attrazioni dello spettacolo viaggiante giostre, giochi gonfiabili, ecc..., i cui titolari devono presentare autonoma richiesta di autorizzazione. tempi: almeno 20 giorni prima della data dell evento a chi e come presentare la richiesta: di persona all Ufficio SUAP o all Ufficio Protocollo o tramite posta PEC all indirizzo comune.malnate@legalmail.it; modulistica: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/uffici/21-area-pianificazione-del-
territorio/suap/163-spettacoli-viaggianti Richiesta autorizzazione svolgimento spettacoli viaggianti; costi: n. 2 marche da bollo da. 16,00; info: Ufficio SUAP 0332 275251 13. SMALTIMENTO RIFIUTI I rifiuti prodotti durante la manifestazione dovranno essere correttamente smaltiti secondo le regole vigenti. La richiesta di fornitura straordinaria di bidoni e/o sacchi deve essere presentata in forma scritta, di persona all Ufficio Tutela Ambientale o all Ufficio Protocollo, oppure tramite mail (tutelambientale@comune.malnate.va.it PEC comune.malnate@legalmail.it) almeno 20 giorni prima dell evento. Per pianificare la consegna ed il ritiro degli stessi è necessario contattare l ufficio Tutela Ambientale al n. 0332 275239.
MODULISTICA in base al tipo di evento Tipo evento 1 Piccoli intrattenimenti 2 3 4 5 6 pubblica pubblica pubblica oltre le ore 24.00 del giorno di pubblica oltre le ore 24.00 del giorno di pubblica oltre Presenza di persone conteggiabili conteggiabili Presenza di strutture per stazionamento persone (es. Sedie o luogo con capienza circoscritta Presenza di strutture per artisti (es. impianto acustico, palco) Durata entro le ore 24.00 del giorno di Durata oltre le ore 24.00 del giorno di NO NO SI NO SCIA NO SI SI NO Inferiori a 200 SI SI SI NO conteggiabili NO SI NO SI Inferiori a 200 SI SI NO SI Superiori a SI rilevante rilevante rilevante Modulo SCIA fino a entro le ore 24.00 del giorno di SCIA fino a entro le ore 24.00 del giorno di DOMANDA di autorizzazio ne con planimetria (titolo IX del D.M. 19/8/1996) DOMANDA di autorizzazio ne con asseverazio ne del tecnico relativament e all agibilità DOMANDA di autorizzazio ne + attivazione CCVLPS La modulistica è scaricabile al seguente link: http://www.comune.malnate.va.it/index.php/uffici/21- area-pianificazione-del-territorio/suap/1090-manifestazioni