Vademecum
PREMESSA Il Telethon del Tennis è un iniziativa a scopo benefico nata nel 2003 in Francia dalla collaborazione di BNP Paribas con l AFM (Associazione francese per la lotta alle miopatie) e patrocinata dalla Federazione Tennis Francese (FFT). Anche BNL sostiene la ricerca scientifica per la cura della distrofia muscolare e delle altre malattie genetiche; da 17 anni infatti è la Banca ufficiale di Telethon, con 172 milioni di euro raccolti nel solo 2007, oltre 2000 eventi organizzati, 650 agenzie aperte durante la maratona televisiva e 16.000 dipendenti coinvolti nella gara di solidarietà. Entrata a far parte nel 2006 del Gruppo BNP Paribas, BNL ha deciso di condividere la sua filosofia e di coniugare solidarietà e sport in un unica iniziativa, promuovendo anche in Italia il Telethon del tennis 2008 La manifestazione si presenta quindi come parte integrante della partnership globale sviluppata da BNL con il Comitato Telethon Fondazione Onlus e della strategia Partner del tennis in tutte le sue manifestazioni adottata dalla banca e dal gruppo BNP Paribas. 1. MODALITA DI PARTECIPAZIONE PER I CIRCOLI Attraverso la casella mail bnlpertelethon@bnlmail.com, BNL ha inviato al Suo circolo una lettera, a doppia firma BNL-FIT, per invitarla ad organizzare un torneo di tennis le cui iscrizioni verranno interamente devolute alla raccolta fondi di Telethon. Per partecipare all iniziativa il Suo circolo dovrà comunicare la propria adesione compilando e inviando la scheda di iscrizione (in allegato alla lettera) per fax o per mail entro il 20 settembre, con oggetto Telethon del Tennis 2008, a: Viviana Burla BNL - Direzione Comunicazione Tel. +39-06-47020431 Fax +39-06-4702408 E-mail: bnlpertelethon@bnlmail.com Sulla scheda devono essere indicati tutti i recapiti del circolo e le preferenze sulle modalità di svolgimento del torneo che può aver luogo fino al 31 dicembre2008. Ogni circolo dispone della massima libertà nell ideazione e realizzazione della manifestazione tennistica più adatta al suo contesto, aperta sia ai membri del circolo interessato (e dei circoli vicini), sia ai giocatori non iscritti che desiderano partecipare a 1
questa iniziativa di solidarietà. In allegato al vademecum troverà una scheda di iscrizione per i partecipanti al torneo (allegato 1). BNL mette a disposizione dei singoli circoli il Referente Volontario che supervisionerà l organizzazione del torneo secondo quanto descritto al punto 2.3. BNL fornisce inoltre uno schema organizzativo con alcuni suggerimenti per la realizzazione della manifestazione, utili sia ai volontari che ai circoli (allegato 2). 2. IL CONTRIBUTO DI BNL BNL mette a disposizione dei circoli che aderiscono all iniziativa: - un contributo materiale, il KIT Tennis Telethon - una persona di riferimento all interno della Direzione Generale che raccoglie le adesioni, il Referente DG - un collaboratore appositamente incaricato che, supportato dal referente DG, segue tutte le fasi dell organizzazione, il Volontario Responsabile Sviluppo Network di Area Verranno inoltre coinvolti in attività specifiche (di business e promozionali) le Agenzie BNL e l Ufficio Stampa BNL. 2.1 Il Kit Tennis Telethon A sue spese, BNL fornisce ad ogni circolo partecipante un Kit Tennis Telethon così composto * : Per la promozione dell evento: - 20 locandine torneo cm 35x50-1 striscione da m 20-1 espositore da banco con volantino Per lo svolgimento del torneo: - 10 tubi di palle da tennis - 2 medaglie - 40 t-shirt - 40 cappellini * Si ipotizzano 40 iscritti 2
Per l animazione del torneo - 100 palloncini - 40 impermeabili verdi - 1 salvadanaio 2.2 Il Referente DG Il referente della Direzione Generale segue la manifestazione nelle seguenti fasi: Pre-produzione - offre una prima assistenza a coloro che richiederanno informazioni - raccoglie le adesioni dei circoli - predispone sul vortal tennis.bnl.it, a beneficio dei circoli, un link per consultare e scaricare il presente Vademecum e i relativi allegati in formato elettronico. Produzione - invia il KIT Telethon ai circoli partecipanti su ordine del Volontario 2.3 Il Volontario Responsabile Sviluppo Network di Area I Volontari Responsabili Sviluppo Network di Area vengono incaricati direttamente da BNL per coordinare, all interno dell area territoriale di competenza, gli eventi e le azioni di raccolta organizzati per Telethon. Nell ambito del Telethon del Tennis, essi fungono da veri e propri referenti per i circoli e provvederanno: - a contattare i circoli che hanno comunicato la loro adesione; - a stimolare i circoli della propria zona a partecipare all iniziativa; - alla promozione e pubblicità dell evento; - alla raccolta delle quote di iscrizione; - alla richiesta del kit; - al supporto organizzativo e al presidio durante il torneo; - al ritiro dei salvadanai per la raccolta fondi; - alla rendicontazione della raccolta. 3
2.4 Le agenzie BNL Le agenzie BNL che si trovano in prossimità dei circoli partecipanti, provvederanno ad affiggere nella propria sede locandine pubblicitarie dove verrà indicato il luogo e la data di svolgimento del torneo. Valuteranno inoltre la possibilità di effettuare un presidio di business all interno del circolo. 2.5 L Ufficio Stampa BNL L Ufficio Stampa BNL si occuperà di valorizzare l iniziativa a livello locale e regionale nell ambito delle attività promozionali a favore della raccolta fondi. 3. ALLEGATI Allegato 1 Allegato 2 Scheda iscrizione giocatori Schema organizzativo 4