Pagina 1 di 15 Procedura Operativa Formazione ECM Redatto : Verificato : Approvato: Responsabile Ufficio Infermieristico Responsabile Direttore Sanitario Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) Direttore Generale Codice: Data: 2 Maggio 2014 Tipo/Titolo: Gestione e controllo Corsi di Formazione ECM Stato: Approvato REVISIONE Data Descrizione 0 2 maggio 2014 Prima emissione Questo documento è di proprietà dell. E vietata la riproduzione e la diffusione senza specifica autorizzazione scritta. Piazza San Bartolomeo all Isola,n. 21 ROMA.
Pagina 2 di 15 Indice 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE... 3 2 RIFERIMENTI NORMATIVI... 4 3 RESPONSABILITÀ... 4 4 FLUSSO DEL PROCESSO... 5 5 MODALITÀ OPERATIVE... 6
Pagina 3 di 15 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura operativa, ad integrazione delle prescrizioni già previste nella procedura gestionale Gestione delle Risorse Umane relativamente alle attività di Formazione del personale, definisce e si applica alle attività specifiche di formazione del personale valide ai fini ECM (Educazione Continua in Medicina) per le seguenti figure professionali : - Personale Infermieristico, Dietisti, Fisioterapisti, Tecnici di Laboratorio, Tecnici di Radiologia (ex articolo 54 del Contratto Collettivo Aziendale per il personale dipendente non medico) - Biologi, Psicologi - Personale Medico Dipendente In particolare come previsto dall articolo 54 del Contratto Collettivo Aziendale di Lavoro per il personale dipendente 2002-2005 ( escluso i Dirigenti del ruolo Sanitario,Professionale,Tecnico e Amministrativo) la formazione continua e l aggiornamento professionale obbligatorio di cui all art. 16 bis e segg. del d.lgs. n 502/1992 (formazione ECM), devono svolgersi sulla base delle linee generali di indirizzo dei programmi annuali e pluriennali individuati dalle Regioni. L Ospedale garantisce l acquisizione dei crediti formativi previsti dalle vigenti disposizioni da parte del personale interessato nell ambito della formazione obbligatoria, organizzando internamente appositi corsi. Il personale che vi partecipa è considerato in servizio a tutti gli effetti ed i relativi oneri sono a carico dell Ospedale. Il dipendente che senza giustificato motivo non partecipi alla formazione continua e non acquisisca i crediti previsti nel triennio, non potrà partecipare per il triennio successivo alle selezioni interne a qualsiasi titolo previste. Sono considerate cause di sospensione dell obbligo di acquisizione dei crediti formativi il periodo di gravidanza e puerperio, le aspettative a qualsiasi titolo usufruite, ivi compresi i distacchi per motivi sindacali. Il triennio riprende a decorrere dal rientro in servizio del dipendente. Al fine di ottimizzare le risorse disponibili sono privilegiate le strategie e le metodologie coerenti con la necessità di implementare l attività di formazione in ambito aziendale ed interaziendale, favorendo metodi di formazione che facciano ricorso a mezzi multimediali ove non sia possibile assicurarla a livello interno. La formazione deve, inoltre, essere coerente con l obiettivo di migliorare le prestazioni professionali del personale e, quindi, strettamente correlata alle attività di competenza in base ai piani regionali. Ove il dipendente prescelga corsi di formazione non rientranti nei piani suddetti ovvero corsi che non corrispondano alle suddette caratteristiche, la formazione - anche quella continua - rientra nell ambito della formazione facoltativa. Per garantire le attività formative, l Ospedale può utilizzare tutte le risorse allo scopo previste da specifiche disposizioni di legge. Come previsto dalle norme e dai regolamenti vigenti in materia di ECM, per il triennio 2014-2016 ogni figura professionale deve raggiungere un contenuto minimo di crediti formativi pari a 150 crediti nel triennio di cui minimo 25 crediti all anno e non più di 75 crediti all anno, salvo i casi di esonero ed esenzione (congedo per maternità, parentale, per adozione internazionale, professionisti che frequentano corsi di formazione manageriale, etc.) previsti dalla Determina della Commissione Nazionale Formazione Continua del 17 luglio 2013 Esoneri, Esenzioni, Tutoraggio Individuale, Formazione all estero, Autoapprendimento, Modalità di registrazione e Certificazione alla quale si rinvia per i dettagli specifici. Il diritto ai crediti ECM si ha solo con una frequenza pari al 100 % del totale delle ore previste per ogni corso. A tale scopo tutti i partecipanti devono rispettare l'orario di inizio e fine lezione.
Pagina 4 di 15 L Ospedale ha affidato la progettazione e Gestione dei Corsi di Formazione e aggiornamento ai fini ECM (Educazione Continua in Medicina ) previsti dalla normativa vigente ad un esterno qualificato e accreditato (di seguito ) con il Ministero della Salute /Agenas cui sono state assegnate le seguenti specifiche attività: - Progettazione del Corso - Definizione dell offerta formativa di concerto e previa approvazione delle Direzioni (Direttore Sanitario e Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa), ognuno per la parte di specifica competenza) - Scelta dei docenti in collaborazione con la Direzione Sanitaria - Accreditamento del Corso nel rispetto dei requisiti previsti dalla normativa vigente - Gestione dei rapporti con il Ministero della Salute/Agenas - Consegna del rapporto finale di ogni singolo corso al Ministero della Salute/Agenas 2 RIFERIMENTI NORMATIVI - Dlgs 502/1992 (articolo 16 bis formazione continua ) Riordino della disciplina in materia sanitaria, a norma dell'articolo 1 della legge 23 ottobre 1992, n. 421 e.s.m.i. - Accordo tra il Governo, le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano del 19/04/2012 concernente il nuovo sistema di formazione continua in medicina Linee Guida per i manuali di accreditamento dei, albo nazionale dei provider, crediti formativi triennio 2011/2013, federazioni, ordini, collegi e associazioni professionali, sistema di verifiche, controlli e monitoraggio della qualità, liberi professionisti del 19 Aprile 2012 e successive modifiche e/o integrazioni - Contratto Collettivo Aziendale di Lavoro per il personale dipendente 2002-2005 (escluso i Dirigenti del ruolo Sanitario,Professionale, Tecnico e Amministrativo) e s.m.i - Determina della Commissione Nazionale Formazione Continua del 17 luglio 2013 Esoneri, Esenzioni, Tutoraggio Individuale, Formazione all estero, Autoapprendimento, Modalità di registrazione e Certificazione 3 RESPONSABILITÀ Nella gestione delle attività previste dalla presente procedura, oltre al esterno, sono coinvolte le seguenti funzioni interne: - Direttore Sanitario - Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) - - Ufficio Infermieristico
Pagina 5 di 15 4 FLUSSO DEL PROCESSO RESPONSABILITÀ FASI DOCUMENTI Ufficio Infermieristico Direzione Sanitaria Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) Fase 1 Progettazione Analisi del Contesto Analisi dei fabbisogni formativi Fase 2 Pianificazione Analisi del contesto Questionari (e/o interviste) per l analisi dei fabbisogni formativi Piano Formativo ECM (approvato dal DS/DA) CV docenti Ufficio Infermieristico Dipendenti aventi diritto Ufficio Infermieristico Dipendenti aventi diritto Ufficio Infermieristico Docenti Fase 3 Pubblicazione e Comunicazione del Piano approvato Fase 4 Iscrizioni Fase 5 Erogazione Corso Portale_dea school link formazione dea school Calendario Corsi Comunicazioni email Portale dea school Scheda/Modulo di Iscrizione Lista partecipanti Registro Presenze Materiale didattico Ufficio Infermieristico Direttore Sanitario Direzione Amministrativa (o vice Direzione Amministrativa) Ufficio Infermieristico Fase 6 Monitoraggio, Controllo e Consuntivazione Fase 7 Archiviazione Documenti Piano ECM aggiornato con il consuntivo crediti maturati Analisi contesto Questionari Piani -Calendario Modulo iscrizione Lista partecipanti Regisro Presenze Materiale didattico
Pagina 6 di 15 5 MODALITÀ OPERATIVE Si definisce di seguito l iter procedurale e le modalità operative di ogni fase di attività da applicare per le attività di Gestione, Monitoraggio e Controllo dei Corsi di promossi ed erogati dall Ospedale per il personale dipendente : FASE 1 : ANALISI del CONTESTO E DEI FABBISOGNI FORMATIVI RESPONSABILI: PROVIDER - DIRETTORE SANITARIO-DIREZIONE AMMINISTRATIVA (o Vice Direzione Amministrativa), RESPONSABILE UFFICIO INFERMIERISTICO, RESPONSABILE UFFICIO PERSONALE Preliminarmente entro il 30 settembre di ogni anno il incaricato della Progettazione dei Corsi provvede all analisi del contesto di riferimento ed effettua a tale scopo di concerto con la Direzione Sanitaria e il Responsabile Ufficio Infermieristico e con il supporto dell, l analisi dei fabbisogni formativi del personale che può accedere ai corsi. Detta analisi viene effettuata mediante la somministrazione di appositi questionari (o metodologia equivalente: esempio interviste) che vengono resi disponibili al personale mediante pubblicazione sul sito del www.deaschool.it in apposita sezione all uopo dedicata. I questionari compilati e pervenuti vengono analizzati dal in apposita riunione con il Responsabile dell Ufficio Infermieristico e con il Direttore Sanitario al fine di valutare e decidere i contenuti didattico - scientifici del corso e i corsi da programmare in base all esigenze espresse dal personale e tenendo conto sia del contesto di riferimento che delle specifiche esigenze interne dell Ospedale compatibilmente e nel rispetto dei requisiti di formazione da garantire con riferimento a quanto previsto dalla normativa vigente in materia di crediti ECM e dei piani regionali. FASE 2 : PIANIFICAZIONE RESPONSABILI: PROVIDER - DIRETTORE SANITARIO-DIREZIONE AMMINISTRATIVA (o Vice Direzione Amministrativa), RESPONSABILE UFFICIO INFERMIERISTICO, RESPONSABILE UFFICIO PERSONALE Sulla base delle esigenze espresse dai partecipanti e del contesto di riferimento e anche dei corsi già effettuati l anno/gli anni precedenti, viene elaborato dal incaricato, secondo le indicazioni ricevute dal Direttore Sanitario, apposito Piano Formativo. Il piano dovrà prevedere: - Materie Oggetto della Formazione - Luogo/Sede di Svolgimento del corso - Numero di Edizioni previste - Numero minimo di partecipanti - Durata (ore) - Crediti formativi - Obiettivi del corso
Pagina 7 di 15 Nel materie: piano che si andrà a predisporre, si potranno comprendere anche corsi sulle seguenti specifiche - Privacy ex Dlgs. 196/2003 e s.m.i - Tutela della Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro ex Dlgs. 81/2008 e s.m.i - Gestione della Qualità con riferimento alla normativa ISO 9001 e s.m.i - Gestione del Rischio Clinico - Responsabilità Amministrativa delle imprese ex Dlgs. 231/01 e s.m.i. SELEZIONE DOCENTI In questa fase in funzione delle materie prescelte si dovrà procedere alla scelta dei docenti che dovrà essere effettuata dal di concerto con il Direttore Sanitario con il supporto del Responsabile dell Ufficio Infermieristico. I docenti possono essere scelti tra il personale interno medico e non medico dell Ospedale o essere acquisiti dall esterno avendo cura in entrambi i casi, di selezionare personale qualificato, specializzato nella materia prescelta per il corso secondo i parametri e requisiti previsti dalla normativa vigente. Sarà cura del docente selezionato per l effettuazione del corso inviare al entro 60 gg dalla data prevista del corso, il cv in formato europeo con firma autografa in calce, autocertificando la veridicità delle informazioni ivi contenute e autorizzando il trattamento delle stesse secondo il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e con l apposita scheda di accreditamento completa di tutti i dati previsti come richiesto dal. L'attività didattica può essere svolta anche dal personale (non medico) dipendente dell Ospedale: in tale ipotesi secondo l articolo 53 del Contratto Collettivo del Personale Dipendente dell Ospedale (escluso il personale dirigente), se l attività viene svolta fuori orario di lavoro, può essere remunerata in via forfettaria con un compenso orario di 51.16 lordi, comprensivo dell'impegno per la preparazione delle lezioni e della correzione degli elaborati nonché per la partecipazione alle attività degli organi didattici. Se l'attività in questione è svolta durante l'orario di lavoro, il compenso di cui sopra spetta nella misura del 20 % per l'impegno nella preparazione delle lezioni e correzione degli elaborati, in quanto effettuato fuori dell'orario di lavoro. Nel caso di docenti esterni all Ospedale i compensi e le modalità di pagamento sono stabiliti dal di concerto con la Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) e con il Direttore Sanitario e saranno perciò indicati nel piano formativo nella voce costi docenza. Previa approvazione della Direzione Amministrativa dell Ospedale ( o vice Direzione Amministrativa) sarà cura del, come previsto dalla normativa vigente, predisporre apposita lettera di incarico per ogni docenza prevista. In funzione dei parametri sopra specificati (sede, durata,costo docenza e materiale didattico,edizioni, contributi, altri costi) il Responsabile Ufficio infermieristico di concerto con l provvederanno alla quantificazione dei relativi costi che dovranno essere indicati in apposita sezione del Piano Formativo per essere sottoposti alla valutazione, verifica e approvazione della Direzione Amministrativa). Direzione Amministrativa (o Vice Ogni ulteriore costo previsto (docenza, materiale didattico, costo sala, eventuali spese di catering,altri costi) che si rendesse necessario sostenere anche dopo l approvazione del Piano in fase di
Pagina 8 di 15 organizzazione e/o erogazione dell evento, deve essere sottoposto alla preventiva verifica e approvazione del Direttore Sanitario e della Direzione Amministrativa (Vice Direzione Amministrativa). Si fa presente che previa approvazione del Direttore Sanitario e della Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) e del Direttore Generale, come previsto dalla procedura gestionale Gestione Gare e/o Finanziamenti/Contributi Pubblici, per l erogazione dei corsi ECM, previa verifica della sussistenza delle condizioni e requisiti previsti nei relativi bandi, i corsi ECM possono essere finanziati con risorse/finanziamenti pubblici. In tal caso si applicheranno le specifiche prescrizioni di pianificazione, attuazione e rendicontazione delle spese previste dal bando prescelto per il finanziamento delle formazione e si seguirà l iter autorizzativo interno previsto dalla procedura all uopo predisposta alla quale si rinvia (procedura Gestione Gare e/o Finanziamenti Pubblici ); in tale ipotesi dovrà essere specificato nel piano formativo che si andrà a predisporre che il corso è finanziato in tutto o in parte a valere su risorse pubbliche specificando quali spese/corsi sono oggetto di finanziamento. Pubblicità Conflitto di Interessi Sponsorizzazioni( eventuali) Come previsto dalla normativa ECM il deve garantire che la formazione ECM che si va a programmare sia esente da influenze di chi ha interessi commerciali nel settore della Sanità. Per tale motivo deve essere documentata la correttezza di tutte le attività che portano a programmi ECM con scopi esclusivamente formativi e di aggiornamento e la trasparenza delle attività di finanziamento e amministrative (contratti, regolamenti, dichiarazione ed attestati formali) Pubblicità La pubblicità e le attività promozionali di qualsiasi genere (inclusi quindi pasti, attività sociali, altro) non devono interferire né disturbare sotto qualsiasi forma l'attività ECM. E' vietata la pubblicità di qualsiasi tipo per specifici prodotti di interesse sanitario (farmaci, strumenti, dispositivi medicochirurgici,etc.) nelle sedi di attività ECM (residenziale) e nei materiali durevoli (FAD). E' consentito che attività di pubblicità di farmaci, strumenti e dispositivi prodotti da aziende pubbliche e private possano essere manifestate in sedi adiacenti a quelle dedicate all'ecm ma non nel materiale durevole FAD e nei depliant e programmi di attività ECM (residenziali e FAD: formazione a distanza). Per il materiale cartaceo (giornali, syllabus, pubblicazioni, etc.) nessuna pubblicità può essere presente nelle pagine dedicate all'attività ECM e neanche nelle pagine adiacenti al programma e/o agli strumenti didattici correlati (ad es: pagine dedicate alla valutazione). Per il materiale informatico e audio-visivo nessuna pubblicità può essere inserita (sotto forma di "finestre", videate, spot promozionali, etc.) durante lo svolgimento del programma educativo. In entrambi i casi attività di pubblicità possono essere inseriti solo all'inizio o alla fine. Nelle attività formative ECM (RES, FAD) devono essere indicati i nomi generici (di farmaci, strumenti, presidi) e non può essere riportato alcun nome commerciale, neanche se non correlato con l'argomento trattato. E' consentita la pubblicità per altre attività o programmi ECM, inclusa la presentazione e descrizione di corsi, congressi,materiali durevoli, ma sempre senza interferenze con l'attività didattica.
Pagina 9 di 15 Conflitto di interessi Il conflitto di interessi è la condizione in cui un soggetto svolge contemporaneamente due ruoli differenti con possibilità di interferenza dell'uno sull'altro. Perché sussista la condizione di conflitto non è necessario che la possibilità dia effettivamente luogo all'interferenza. Il può accreditare eventi e programmi ECM solo se in grado di garantire che l'informazione e l'attività educazionale sia obiettiva e non influenzata da interessi diretti o indiretti che ne possano pregiudicare la finalità esclusiva di educazione/formazione dei professionisti della Sanità, al fine di ottenere una migliore pratica clinica - tecnica-assistenziale, basata sulle più moderne conoscenze scientifiche ed evitando l'influenza di interessi commerciali nel campo della Sanità. Tutte le informazioni, indicazioni, linee guida e quant'altro costituisce il contenuto di un programma ECM deve essere basato sull'evidenza scientifica comunemente accettata e deve essere presentato in modo equilibrato. Nessun soggetto che produca, distribuisca, commercializzi e pubblicizzi prodotti farmaceutici, omeopatici, fitoterapici, dietetici, dispositivi e strumenti medici può organizzare e gestire, direttamente o indirettamente, eventi e programmi ECM. Queste regole valgono anche per i partner legati da contratto ai provider. Il legale rappresentante del provider, i suoi delegati e i componenti degli organi direttivi ed i responsabili (coordinatore del comitato scientifico, coordinatore scientifico dei singoli eventi, responsabile amministrativo, responsabile informatico, responsabile della qualità), nonché i loro parenti e affini fino al 2 grado, non possono avere interessi o cariche in aziende con interessi commerciali nel, settore della sanità da almeno 2 anni. Al riguardo è necessaria esplicita dichiarazione del provider. L'Industria dei farmaci e degli strumenti medicali può essere sponsor di un provider o di un evento/programma ECM secondo regole e contratti trasparenti. Sotto la responsabilità del provider devono essere indipendenti da interessi commerciali: - rilievo dei fabbisogni formativi - individuazione degli obiettivi formativi - individuazione dei contenuti formativi - definizione delle tecniche didattiche - nomina dei docenti/tutor - reclutamento dei partecipanti - valutazione degli effetti della formazione E' richiesta la trasparenza delle fonti di finanziamento e dei rapporti con soggetti portatori di interessi commerciali in campo sanitario. Una dichiarazione esplicita da parte di relatori, moderatori e formatori deve essere prodotta esclusivamente nel caso in cui si configuri un eventuale conflitto di interesse negli ultimi 2 anni. Tutta la documentazione relativa al Conflitto di interessi e ad eventuali sponsorizzazioni (vedi punto seguente) deve essere conservata dal provider per almeno 5 anni e resa disponibile all Ospedale.
Pagina 10 di 15 Sponsorizzazioni (eventuali) Sponsor commerciale è qualsiasi soggetto privato che fornisce finanziamenti, risorse o servizi a un provider ECM mediante un contratto a titolo oneroso, in cambio di spazi di pubblicità o attività promozionali per il nome e/o i prodotti del soggetto sponsorizzante. Come previsto dalla normativa vigente l industria farmaceutica e quella degli strumenti e presidi medici può essere sponsor commerciale di provider ECM a condizione che il supporto finanziario o di risorse sia dichiarato e non sia in alcun modo condizionante sulla organizzazione, i contenuti e/o la gestione della attività ECM. Lo Sponsor può essere indicato, in modo discreto, nell'ultima pagina di depliant e programmi di attività ECM residenziali e FAD ed, anche all'inizio e/o alla fine del materiale durevole FAD. Non può essere indicato nelle diapositive né all'interno del materiale durevole FAD dedicato alla formazione. In generale per i corsi ECM organizzati dall Ospedale non si ricorre a sponsorizzazioni. Qualora il e la Direzione dell Ospedale dovessero decidere per il ricorso a sponsorizzazioni, il per ogni evento o programma ECM dovrà rendere disponibili alla Direzione Sanitaria e Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) eventuali convenzioni e i contratti di sponsorizzazione che indichino in modo esplicito le obbligazioni di entrambi i contraenti. In tale ipotesi il deve assicurare, in ogni caso, la presenza di specifico, questionario sulla qualità percepita nel quale i discenti possano indicare se hanno percepito influenza di conflitto di interessi nel materiale ECM. La compilazione di tale questionario da parte di ognuno dei partecipanti è condizione indispensabile perché il provider possa attestare, al discente che ha superato il test di valutazione, l'assegnazione dei crediti ECM. Come previsto dalla normativa/regolamento vigente l'utilizzo lecito della sponsorizzazione richiede le seguenti regole di trasparenza di cui è responsabile il provider e di cui deve dare contezza all Ospedale se richiesto: - contratti formali tra provider e sponsor - pagamenti/rimborsi ai docenti/tutor effettuati dal provider (non dallo sponsor) sulla base di un regolamento interno formalmente approvato. Nessun pagamento/supporto può essere assegnato a familiari di relatori o altre persone non direttamente coinvolte nell'attività ECM. - trasparenza (dichiarazione formale sottoscritta) delle fonti di finanziamento negli ultimi 2 anni da parte di tutti coloro che a qualsiasi titolo sono coinvolti nella organizzazione/gestione/erogazione di eventi ECM reclutamento dei partecipanti/discenti senza interferenze dello sponsor. Il provider deve garantire la riservatezza degli elenchi e indirizzi dei partecipanti che non possono essere trasmessi allo sponsor o utilizzati, comunque, a fini commerciali. Lo sponsor commerciale può essere coinvolto nella distribuzione del materiale promozionale ECM e del materiale durevole FAD.
Pagina 11 di 15 PIANO E CALENDARIO CORSI In base alle valutazioni come indicate nelle fasi precedenti, il, di concerto con l Ufficio Personale e con il responsabile dell Ufficio Infermieristico, provvederà ad elaborare il Piano Formativo Definitivo che dovrà essere composto di due parti. 1a Parte: contenente i Contenuti Didattico -Scientifici : - Corsi previsti (materia e titolo) - Edizioni da espletare - Professione - Numero partecipanti - Obiettivo nazionale - Durata di ciascuna edizione - Data di svolgimento - Sede - Docenti - Numero di crediti ECM 2 Parte: Piano economico/ Costi che dovrà comprendere i seguenti costi: - Costo Sede di svolgimento del corso - Costo del - Costo Contributo Agenas - Costo Docenza - Altri costi se previsti - Totale costo per edizione e totale costo per tutte le edizioni nel caso di più edizioni previste per uno stesso corso Il piano dei corsi ECM completo di tutte le indicazioni sopra specificate deve essere inviato in copia dal al Responsabile Ufficio Infermieristico e all che dopo averlo verificato provvedono rispettivamente a sottoporlo all approvazione del Direttore Sanitario per quanto attiene la valutazione dei contenuti didattico - scientifici e alla Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) per la valutazione degli aspetti amministrativi di gestione del personale e la valutazione dei costi aventi influenza sul Budget laddove previsti. Ricevuta l approvazione del piano dal Direttore Sanitario e dalla Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) o indicazioni di eventuali modifiche, il documento approvato viene inviato entro massimo il 20 ottobre dal Responsabile al incaricato di espletare le pratiche di accreditamento.
Pagina 12 di 15 Il incaricato di provvedere all accreditamento del corso, ricevuto il Piano approvato sia dal Direttore Sanitario che dalla Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa), ognuno per la parte di propria specifica competenza, provvede, nei tempi previsti dalla normativa vigente, all espletamento della pratica di accreditamento e ne dà comunicazione dell esito a mezzo apposita comunicazione email all Ufficio del Personale e all Ufficio Infermieristico. Ottenuto l accreditamento il provvede alla pubblicazione del piano accreditato nel portale www.deaschool.it in apposita sezione del sito dedicato ai corsi ECM dell a cui potrà accedere il personale dell Ospedale per poter effettuare le iscrizioni ai corsi. - FASE 4 : ISCRIZIONI - RESPONSABILI: PROVIDER- RESPONSABILE UFFICIO INFERMIERISTICO RESPONSABILE UFFICIO PERSONALE - PERSONALE DIPENDENTE - Sulla base del Piano pubblicato il renderà disponibile al personale dell Ospedale apposito modulo di iscrizione per i corsi previsti dal piano; Chi intende partecipare dovrà accedere al sito e procedere all iscrizione avendo cura di indicare nel modulo ogni indicazione prevista: dati anagrafici, Professione, n. iscrizione all Ordine (quando prevista), Consenso al trattamento dei dati ex Dlgs 196/2003, altre indicazioni come risultanti e richieste dal sistema. L ordine di iscrizione sarà quello risultante dal sistema in base alla data e all orario di arrivo della richiesta. Il sistema in automatico genererà una conferma di iscrizione che sarà cura di ciascun dipendente stampare e conservare in copia per avere evidenza della iscrizione effettuata. Il riceve via email in automatico i moduli di iscrizione compilati dai dipendenti tramite il sistema (o comunque li scarica direttamente dal sistema) e invia all e all Ufficio Infermieristico l elenco degli iscritti e, l verifica che i dipendenti iscritti siano quelli aventi diritto. L invia comunque preventivamente al l elenco del personale dipendente che ha diritto ai corsi e l elenco aggiornato ogni qualvolta ci sono inserimenti o eliminazione di nuove risorse al fine di consentire al provider di riscontrare che il partecipante abbia diritto a partecipare al corso. Ogni iscritto dovrà aver cura comunque di verificare 48 ore prima dalla data d inizio del corso il proprio inserimento nella lista dei partecipanti contattando a mezzo comunicazione email l Ufficio Infermieristico dell Ospedale oppure tramite richiesta email al all indirizzo info@deaschool.it.
Pagina 13 di 15 Considerato che ogni dipendente secondo la normativa e il regolamento vigenti devono raggiungere un contenuto minimo di crediti formativi pari a 150 crediti nel triennio di cui minimo 25 crediti all anno e non più di 75 crediti annui, il dipendente che ha già raggiunto nell anno 50 crediti formativi annui dovrà dare precedenza agli altri aventi diritto; e solo se gli altri aventi diritto non procedono all iscrizione,potrà iscriversi ai corsi disponibili; ciò al fine di consentire a un maggior numero di dipendenti l accesso ai corsi previsti. FASE 3 EROGAZIONE e LOGISTICA - RESPONSABILI: RESPONSABILE UFFICIO INFERMIERISTICO- RESPONSABILE UFFICIO PERSONALE - PROVIDER -PARTECIPANTI AL CORSO L erogazione del corso dovrà essere effettuata preliminarmente e preferibilmente presso la sede della Casa di Riposo Ebraica, con la quale l Ospedale ha in essere apposita convenzione, o in caso di eventuale indisponibilità potrà essere effettuata presso altre strutture esterne delle quali bisognerà preventivamente verificare il costo dell aula/sala e il rispetto dei requisiti di sicurezza ex Dlgs. 81/2008 e acquisire la relativa documentazione. Sarà cura del Responsabile dell Ufficio Infermieristico 30 gg prima dell inizio del corso prendere contatti con la Casa di Riposo per l organizzazione logistica del corso (o dell nel caso in cui il corso si svolga presso altre sedi). Sarà cura del provider rendere disponibili i registri di presenze e richiedere ai docenti, almeno 10 gg prima dall inizio del corso, copia del materiale didattico in modo che sia reso disponibile ai partecipanti ed eventualmente, previa autorizzazione del docente, renderlo disponibile anche sul sito prima o successivamente all erogazione del corso secondo le indicazioni didattiche del docente. Sarà cura del : - Raccomandare al docente di acquisire le firme di ingresso e uscite dei partecipanti attestanti le ore di formazione effettuate e la conseguente acquisizione dei crediti formativi previsti - raccogliere i registri presenze e provvedere alla conservazione e archiviazione e consegnarne una copia all.
Pagina 14 di 15 E compito dei docenti far presente al personale durante l erogazione del corso che il diritto ai crediti ECM (come previsto dalla normativa in vigore) si ha solo con una frequenza pari al 100 % del totale delle ore. A tale proposito a tutti i partecipanti deve essere raccomandato il pieno rispetto dell'orario di inizio e fine lezione, e pertanto non sono ammessi ritardi o anticipi sulle uscite. FASE 4 MONITORAGGIO, CONTROLLO E CONSUNTIVAZIONE CORSI RESPONSABILI: PROVIDER - RESPONSABILE UFFICIO INFERMIERISTICO - RESPONSABILE UFFICIO PERSONALE DIRETTORE SANITARIO DIREZIONA AMMINISTRATIVA (o Vice Direzione Amministrativa) Trimestralmente sarà cura del con il supporto del Responsabile dell Ufficio Infermieristico consuntivare i corsi effettuati da ciascun dipendente come risultanti dai registri presenze, compilare apposito report con l indicazione dei crediti maturati da ciascun partecipante e dei costi sostenuti per ciascun corso e trasmetterne copia all Ufficio del Personale e in copia al Direttore Sanitario e alla Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa). Semestralmente e al termine di tutti i corsi previsti dal piano, l controlla i crediti maturati da ciascun dipendente e i costi sostenuti e invia apposito report con l elenco dei dipendenti partecipanti ai corsi, dei corsi effettuati, dei crediti maturati da ciascuno e dei costi sostenuti e dei relativi scostamenti rispetto al preventivato, al Direttore Sanitario e alla Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa). Nel caso in cui risulti che un dipendente non ha raggiunto i crediti previsti, l Ufficio del Personale dovrà inviare apposita comunicazione email (in copia anche al Direttore Sanitario) per sollecitarlo a maturare i crediti formativi obbligatori previsti per l anno in corso e relativamente al triennio e per richiedere la documentazione attestante i corsi effettuati e i crediti maturati anche con la partecipazione ad altri corsi esterni necessaria ad attestare il conseguimento dei crediti previsti. Nel caso in cui un dipendente non abbia raggiunto i crediti previsti, il Direttore Sanitario deciderà di concerto con Direzione Amministrativa (o Vice Direzione Amministrativa) e con il supporto dell Ufficio Personale l azione da porre in essere con riferimento alle prescrizioni normative vigenti in materia di ECM per ciascuna figura professionale e/o alle indicazioni dei relativi Ordini/Collegi /Associazioni Professionali. E responsabilità del consegnare a mezzo apposita comunicazione email gli attestati dei corsi effettuati a ciascun partecipante e in copia all.
Pagina 15 di 15 FASE 5 ARCHIVIAZIONE DOCUMENTAZIONE RESPONSABILE: PROVIDER - RESPONSABILE UFFICIO INFERMIERISTICO RESPONSABILE UFFICIO PERSONALE E obbligo del, come previsto dalla normativa vigente, conservare e archiviare la documentazione dei corsi e renderla disponibile all Ospedale o agli organi di controllo dell Ospedale (esempio Collegio dei Revisori e/o ODV) quando richiesto, ma alcuni documenti devono essere conservati e archiviati in copia anche dall Ospedale come indicato nella tabella riepilogativa di seguito riportata: DOCUMENTI Analisi contesto e questionari (e/o interviste) analisi fabbisogni formativi Piano Formativo LUOGO DI ARCHIVIAZIONE Direzione Sanitaria RESPONSABILE ARCHIVIAZIONE Ufficio infermieristico Lista partecipanti iscritti Registro Presenze Copia Registro Presenze Materiale didattico Lettere incarico docenti interni ed esterni Copia lettera di incarico docenti interni Attestati corsi ECM (copia)