ALLEGATO ALLA DELIBERAZIONE G.M. N. 218 DEL 30.12.2011 Comune di Medea Provincia di Gorizia Manuale di gestione del protocollo informatico 1
Sommario Sommario... 2 TITOLO I: PRINCIPI GENERALI... 4 Art. 1: OGGETTO DELLA DISCIPLINA QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO... 4 Art. 2: FINALITA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO... 4 Art. 3: FINALITA DEL MANUALE DI GESTIONE... 4 Art. 4: UNITA ORGANIZZATIVA OMOGENEA... 6 Art. 5: DEFINIZIONI... 6 Art. 6: CARATTERISTICHE DEI DOCUMENTI... 7 DOCUMENTI ESCLUSI DA QUALSIASI FORMA DI PROTOCOLLAZIONE... 8 USO DEL TELEFAX... 8 POSTA ELETTRONICA... 8 TITOLO II: IL PROTOCOLLO INFORMATICO... 9 Art. 7: PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI AUTOMATIZZATI... 9 Art. 8: ELEMENTI OBBLIGATORI ED ELEMENTI ACCESSORI DELLA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO. 10 Art. 9: INDIVIDUAZIONE DEGLI ELEMENTI OBBLIGATORI DELLA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO... 11 Art. 10: LA SEGNATURA DEL PROTOCOLLO... 11 Art. 11: ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO... 12 Art. 12: INFORMAZIONI NON ALTERABILI... 13 Art. 13: PROTOCOLLI RISERVATI... 13 Art. 14: REGISTRO DI EMERGENZA... 13 TITOLO III: RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO... 14 Art. 15: RESPONSABILE DELLA TENUTA DEL PROTOCOLLO... 14 Art. 16: CONTROLLO ACCESSI DEGLI OPERATORI DI PROTOCOLLO... 14 Art. 17: FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE... 16 TITOLO IV: RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI... 18 Art. 18: RICEZIONE DEI DOCUMENTI... 18 2
Art. 19: SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI... 19 Art. 20: PERSONALE... 19 3
TITOLO I: PRINCIPI GENERALI Art. 1: OGGETTO DELLA DISCIPLINA QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO 1. Le presenti norme disciplinano, nell ambito dell ordinamento normativo vigente, la tenuta del protocollo informatico per la gestione dei flussi documentali del Comune di Medea. In testi normativi di riferimento sono: D.P.R. 20/10/1998 n. 428 Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica; D.Lgs. 29/10/1999 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; D.P.R. 28/12/2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ; DPCM 31/10/2000 Regole tecniche per il protocollo informatico ; Deliberazione n. 42/2001 del Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione; Decreto 14/10/2003 del Ministro per l Innovazione e le Tecnologie. Art. 2: FINALITA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Il protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale all interno dell Ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell azione amministrativa. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento. Il registro di protocollo, unico per tutto l Ente, si apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre di ogni anno. Art. 3: FINALITA DEL MANUALE DI GESTIONE Le finalità del presente manuale di gestione sono le seguenti: 4
3a) la pianificazione, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione di protocolli diversi dal protocollo informatico; 3b) il piano di sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici; 3c) le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all interno ed all esterno dell area organizzativa omogenea; 3d) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali fax, raccomandata, assicurata, posta elettronica; 3e) l indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione e/o verso altre amministrazioni; 3f) l indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all interno dell area organizzativa omogenea; 3g) l elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell art. 4, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998; 3h) l elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento; 3i) il sistema di classificazione, con l indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all uso di supporti sostitutivi; 3l) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico ed in particolare l indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l operazione di segnatura ai sensi dell art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attività di registrazione; 3m) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità di utilizzo; 3n) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; 3o) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente; 3p) le modalità di integrazione con il Documento Programmatico sulla Sicurezza. Il manuale di gestione è reso pubblico nelle forme previste per legge e reso accessibile attraverso il sito web istituzionale: http://www.comune.medea.go.it/. 5
Art. 4: UNITA ORGANIZZATIVA OMOGENEA Il comune di Medea, in virtù delle sue piccole dimensioni, viene considerato come un unica Area Organizzativa Omogenea sulla base dell Art. 50, 4 comma del D.P.R. 28.12.2000 n. 445. Il servizio di protocollo e documentazione è unico e trasversale all intera struttura organizzativa comunale ed è riconducibile alle competenze dell area amministrativa finanziaria demografica. Il responsabile dell area ha, in tal senso, predisposto un sistema per la gestione archivistica con annesso piano per la conservazione dei documenti. Il responsabile del servizio di protocollo e documentazione si identifica con il titolare di posizione organizzativa dell area amministrativa finanziaria demografica; Questo responsabile, di concerto con l amministratore di sistema, provvede a: 4a) individuare gli utenti ed attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, distinguendo quelli abilitati alla mera consultazione dell archivio informatico, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all inserimento, modifica e aggiunta di informazioni; 4b) individuare eventualmente gli utenti esterni che hanno accesso alle varie funzionalità (attività necessaria per gli uffici operanti in regime di convenzione con altre amministrazioni); 4c) verificare che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione informatica mantenendo i contatti con il gestore dell infrastruttura, che è la società Insiel S.p.A. (controllata interamente dalla regione Friuli Venezia Giulia); 4d) controllare il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di protocollazione e le funzionalità di accesso sia interno che esterno attraverso verifiche periodiche; 4e) autorizzare le operazioni di annullamento o modifica del protocollo e fornire le direttive necessarie all applicazione dei massimari di scarto; 4f) controllare l osservanza delle presenti norme da parte del personale addetto. Il responsabile del procedimento, cui l atto afferisce, provvede a verificare che nell ambito dei procedimenti di cui è responsabile ciascun atto sia correttamente protocollato e che tutte le informazioni relative allo stato del procedimento siano correttamente e tempestivamente inserite ogni qualvolta occorra un progresso nella esecuzione del procedimento stesso. Art. 5: DEFINIZIONI Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione informatica, grafica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell'attività amministrativa. 6
Per documento informatico si intende qualsiasi oggetto conservato in un archivio elettronico ed in qualsiasi formato sul quale è stata posta la firma digitale. Tutti i documenti che non sono stati firmati digitalmente devono essere chiamati, per convenzione, documenti elettronici. Per gestione documentale si intende l insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall Amministrazione comunale. Per protocollo si intende l insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale. Per sistema di protocollo informatico si intende l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dal Comune per la gestione dei documenti. Per segnatura di protocollo si intende l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Per titolario o piano di classificazione si intende lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente, la documentazione archivistica che venga prodotta o comunque acquisita dal Comune, durante lo svolgimento dell attività amministrativa. Esso si sviluppa su più livelli, dal generale al particolare, in: titoli, classi, sottoclassi, categorie ed eventuali sottocategorie, Per protocollo informatico interno si intende il sistema di registrazione informatico, collegato al protocollo generale, con il quale i vari soggetti che nell ambito dell amministrazione comunale intervengono nel procedimento amministrativo, fanno constare della loro attività, ai fini della definizione del procedimento nonché dell accesso e della partecipazione allo stesso. Art. 6: CARATTERISTICHE DEI DOCUMENTI I documenti, secondo quanto disposto dall'art. 3 del Decreto leg.vo 12 febbraio 1993, n. 39, sono di norma prodotti tramite i sistemi informatici presenti negli uffici. I documenti, secondo quanto disposto dall'art. 18 del D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, sono beni inalienabili. I documenti: si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni; vanno di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste nel presente manuale. I documenti interni sono quelli scambiati tra uffici che afferiscono al medesimo protocollo e si distinguono in: documenti di preminente carattere informativo (sono di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni scambiate tra uffici e con finalità interne); 7
documenti aventi rilevanza giudica (sono quelli redatti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano formarsi diritti, doveri o legittime aspettative di eventuali soggetti terzi). DOCUMENTI ESCLUSI DA QUALSIASI FORMA DI PROTOCOLLAZIONE Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti indicati nell art. 4, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998; USO DEL TELEFAX Il fax ufficiale dell ente, avente rilevanza giuridica, è quello gestito dall Ufficio Protocollo. I documenti pervenuti per mezzo di fax sono soggetti alla stessa procedura di protocollazione degli altri documenti. In virtù della procedura adottata per la gestione del protocollo nel Comune di Medea qualsiasi fax in ingresso, sia esso ordinario che portatore di un carattere di urgenza viene trattato con il medesimo criterio, ovvero è soggetto a protocollazione informatica e successivo inoltro al destinatario interno in formato digitale tramite posta elettronica. POSTA ELETTRONICA Al fine di velocizzare lo scambio di informazioni tra uffici, con enti pubblici, cittadini ed imprese e tutti gli attori che formano la rete delle relazioni dell Amministrazione, nonché per la gestione dei procedimenti amministrativi, dell accesso e della partecipazione agli stessi, gli uffici fanno uso della posta elettronica. Il documento pervenuto o trasmesso mediante posta elettronica viene trattato in modo conforme alle tecniche ed alla normativa vigente. E giuridicamente rilevante la corrispondenza pervenuta o inviata per posta elettronica all Ufficio per la tenuta del Protocollo. Nel caso in cui il messaggio pervenuto direttamente nella casella di posta elettronica comune.medea@certgov.it indipendentemente o meno dalla presenza di un allegato firmato digitalmente, l azione di protocollazione è da considerarsi obbligatoria. 8
TITOLO II: IL PROTOCOLLO INFORMATICO Art. 7: PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI AUTOMATIZZATI Il Comune di Medea utilizza un unico protocollo generale di tipo informatico. Tale sistema utilizza l infrastruttura di rete locale dell Amministrazione e parte della RUPAR (Rete Unitaria Pubblica Amministrazione Regionale). Viene utilizzato per tutti i documenti in entrata, in uscita del Comune e su di esso intervengono, secondo i profili di accesso predisposti, tutti gli uffici dell Ente. Sono esclusi dalla registrazione del protocollo: 7a) documenti che, per loro stessa natura, non rivestono alcuna rilevanza giuridico - amministrativa presente o futura, vale a dire inviti, stampe pubblicitarie, informative e similari; 7b) gazzette ufficiali, bollettini ufficiali della Regione, libri, giornali, riviste amministrative e ogni sorta di pubblicazione; 7c) gli allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi, di norma, gli elaborati tecnici; 7d) gli atti deliberativi, le determinazioni dirigenziali in quanto hanno una propria numerazione; 7e) quei documenti che per motivi organizzativi sono protocollati direttamente dai singoli uffici per gli atti di loro competenza; 7f) atti e documenti già soggetti a registrazione particolare su registri cartacei o informatici autorizzati. Il protocollo gestito con il sistema informatico deve in particolare: 7g) garantire la sicurezza e l integrità dei dati; 7h) garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita; 7i) consentire, in condizioni di sicurezza, e nel rispetto della normativa, in particolare 241/90 e 675/96, l accesso esterno da parte di soggetti autorizzati; 7l) consentire un sistema di gestione documentale integrato con quello di classificazione dei documenti e di archiviazione degli stessi; 7m) fornire informazioni statistiche sul flusso documentale dell Ente anche in rapporto all attività degli uffici. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, devono essere acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. Il processo di scansione grazie all utilizzo di uno scanner multipagina Fujits fi-6230 avviene in diverse fasi: acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file; 9
verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite; collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile; memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. Art.: 8 ELEMENTI OBBLIGATORI ED ELEMENTI ACCESSORI DELLA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO La registrazione di protocollo effettuata mediante il programma di gestione presenta una suddivisione fra elementi obbligatori e elementi accessori. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico in quanto contiene le indicazioni necessarie e fondamentali per l univoca, certa, efficace ed immediata identificazione dei documenti nel mentre la registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale dell Ente. La registrazione di protocollo, in accordo con la normativa vigente, può prevedere elementi accessori, identificati come rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili. Il responsabile della tenuta del protocollo, con proprio provvedimento e al fine di migliorare l'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa, può definire l elenco delle informazioni accessorie e tale elenco deve essere messo a disposizione di tutte le persone autorizzate ad interrogare il protocollo. Gli elementi accessori del protocollo, gestiti e integrati in forma modulare con gli elementi obbligatori, sono legati alle seguenti funzioni di gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi, dell'archivio e pù in generale delle banche dati. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi potrebbero essere: data di redazione del documento ricevuto, numero identificativo di protocollo del documento ricevuto, ora e minuto di registrazione, estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione, tipo di spedizione (ordinaria, espressa, corriere, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.), collegamento a documenti precedenti e susseguenti, indicazione degli allegati su supporto informatico, nominativo del destinatario di copia per conoscenza, unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo, nominativo del responsabile del procedimento amministrativo, oggetto del procedimento amministrativo, termine di conclusione del procedimento amministrativo, tipologia del documento amministrativo, con indicazione esplicita di quello sottratto all'accesso o con accesso differito, immagine informatica del documento amministrativo. Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione dell'archivio potrebbero essere: classificazione del documento attraverso il titolario (titolo, classe, sottoclasse, categoria e sottocategoria), data di istruzione del fascicolo, numero del fascicolo, numero del sottofascicolo, data di chiusura del fascicolo, codice personalizzato di riconoscimento del fascicolo e/o del documento, numero di repertorio della serie (delibere, determinazioni, verbali, circolari e contratti), tipologia del documento con l'indicazione dei termini di conservazione e di scarto, scadenzario; 10
Gli elementi accessori del protocollo legati alla gestione delle banche dati sono: ulteriori informazioni sul mittente (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.), indirizzo completo del mittente (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato), ulteriori informazioni sul destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio / femmina, ecc.), indirizzo completo del destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato), numero di matricola (se dipendente), codice fiscale, partita I.V.A., recapito telefonico, recapito telefax; indirizzo di posta elettronica, chiave pubblica della firma digitale. Art.: 9 INDIVIDUAZIONE DEGLI ELEMENTI OBBLIGATORI DELLA REGISTRAZIONE DEL PROTOCOLLO Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè rilevanti sul piano giuridico-probatorio, sono i seguenti: 9a) il numero progressivo di protocollo del documento, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile. ; 9b) la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; 9c) il mittente per i documenti ricevuti, destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile, con indicazione del cognome e nome oppure della ragione sociale, seguiti dal luogo di residenza o della sede; 9d) l oggetto del documento, registrato in forma non modificabile 9e) l ufficio assegnatario per i documenti in arrivo, l ufficio che ha prodotto il documento per quelli in partenza. Indicazioni operative La numerazione progressiva di protocollo è rinnovata ogni anno solare. Qualora i destinatari siano più di due, la registrazione al protocollo potrà riportare il destinatario primo nominato ed il numero degli ulteriori destinatari. In caso di petizioni o documenti simili, il mittente sarà indicato con il nome del primo firmatario e della dicitura più altri. L oggetto deve essere indicato in modo tale da rendere il documento distinguibile da altri e che permetta l individuazione della specifica pratica cui si riferisce o di cui ne costituisce il presupposto per la creazione. Laddove necessario e a discrezione dell ufficio protocollo devono essere conservate anche le buste con la quali le missive sono giunte all Ente. Tutto ciò che giunge all Ente mediante circuito informatico (al quale si aggiunge il cartaceo digitalizzato) deve essere inoltrato ai collaboratori mediante posta elettronica affinché si possa mantenere traccia degli inoltri interni a garanzia della valutazione sulla durata dei procedimenti. 11
Art. 10: LA SEGNATURA DEL PROTOCOLLO Per segnatura del protocollo si intende l associazione all originale del documento di tutte le informazioni riguardanti il documento stesso. La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. Le informazioni minime previste sono: - la data di protocollo - il progressivo di protocollo; - indici di classificazione del documento; - il fascicolo La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale vengono riportate le informazioni minime previste. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un unica volta, nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme a quanto stabilito dall art. 18 del DPCM 31.10.2000 e Circolare AIPA 7.5.2001 n. 28. Art.: 11: ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO In caso di errore materiale nella registrazione tale da rendere impossibile l individuazione in un collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, la procedura deve consentire l annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo se autorizzate dal Responsabile del servizio. Le informazioni relative devono comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché gli estremi dell autorizzazione all annullamento del protocollo. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura annullato in posizione visibile e tale, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto. 12
Art. 12: INFORMAZIONI NON ALTERABILI Il programma per la gestione del protocollo impedisce, dopo che sia stata effettuata l operazione di protocollazione, la modifica delle informazioni inserite, ovvero: - il numero di protocollo progressivo; - la data di protocollo ; - mittente o destinatario ; - la data ed il numero di protocollo del mittente (se disponibile); - l oggetto; - l impronta del documento informatico. Art. 13: PROTOCOLLI RISERVATI Eventuali documenti relativi alla vigilanza urbana, all assistenza sociale o documenti relativi ad attività di polizia giudiziaria vengono protocollati normalmente seguendo le indicazioni previste dal Documento Programmatico della Sicurezza. I documenti non vengono digitalizzati e dopo la protocollazione vengono consegnati direttamente al responsabile o al Sindaco. Art. 14: REGISTRO DI EMERGENZA In caso di guasti al sistema di protocollazione informatica o nell impossibilità di accedere alla RUPAR il responsabile del servizio protocollo deciderà il ricorso alle procedure di emergenza secondo quanto stabilito dall art. 63 del D.P.R. 445/2000, integrato dalle direttive dell Ente nazionale per la digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione. 13
TITOLO III: RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO Art. 15 RESPONSABILE DELLA TENUTA DEL PROTOCOLLO Preso atto dell esiguo numero di collaboratori e delle funzioni che questi esplicano sulla base dell organigramma del Comune di Medea, il responsabile delle attività di protocollo connesse alla tenuta del protocollo informatico coincide con la figura del responsabile dell area amministrativa, finanziaria, e demografica. Il responsabile della tenuta del protocollo con sistemi informatici quindi provvede a: 15a) individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, distinguendo tra gli utenti abilitati alla mera consultazione dell archivio, da quelli abilitati anche all inserimento, modifica ed aggiunta di informazioni; 15b) disporre, in coordinamento con il responsabile informatico, di cui all articolo successivo affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti ed anomalie siano ripristinate al più presto e comunque non altre 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; 15c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e della organizzazione delle attività di protocollazione; 15d) autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo; 15e) controllare l osservanza delle norme del presente Manuale da parte del personale addetto; 15f) promuovere la formazione e l aggiornamento degli operatori; 15g) promuovere, periodicamente opportune verifiche sulle tipologie dei documenti protocollati. In caso di assenza o impedimento il responsabile del protocollo viene sostituito con le modalità stabilite dal regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi. Secondo quanto stabilito dal Documento Programmatico sulla Sicurezza, ovvero Applicazione delle disposizioni contenute nel Codice in materia di protezione dei dati personali del 30 marzo 2011, il responsabile dell area amministrativa, finanziaria e demografica è altresì il responsabile informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico. Art. 16: CONTROLLO ACCESSI DEGLI OPERATORI DI PROTOCOLLO Ad ogni operatore sono assegnate le credenziali di accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore, identificato dalla propria login, dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico. I livelli di autorizzazione sono assegnati dal responsabile del protocollo di cui all art. 15. 14
Gli operatori di protocollo, in base al loro livello di abilitazione, si distinguono in: a) supervisore: la figura riassume in sé le competenze del responsabile del servizio protocollo e del responsabile di cui all art. 15 che, in quanto supervisore, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione. Le attività che può svolgere sono: immissione protocolli in entrata ed in uscita, annullamento di protocolli già inseriti, ricerca dati, visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa, gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni, creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori, gestione e tenuta della tabella degli indirizzi e-mail per l inoltro della corrispondenza, stampe registro di protocollo annuale. b) operatore protocollo generale: può effettuare le registrazioni del protocollo in entrata ed in uscita, modifica dei protocolli già inseriti su autorizzazione del supervisore, visione dei documenti archiviati e relativa stampa. c) collaboratore ufficio per visura protocollo: è autorizzato ad utilizzare l applicazione protocollo web che consente di effettuare le interrogazioni sull intera base di dati. Con questa applicazione realizzata da Insiel è impossibile modificare qualsiasi contenuto dell archivio. 15
Art. 17: FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE Il flusso logico della posta in arrivo 16
Il flusso logico della posta in partenza 17
TITOLO IV: RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Art. 18: RICEZIONE DEI DOCUMENTI I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Ente attraverso il servizio postale, la consegna diretta agli uffici e tramite l apparecchio fax. I documenti che transitano attraverso l ufficio postale vengono ritirati quotidianamente dai collaboratori dell Ente e consegnati all ufficio protocollo. Nel caso in cui il documento cartaceo venga consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l ufficio che lo riceve realizza una fotocopia del documento stesso apponendovi il timbro dell ente con la data d arrivo. Gli addetti all ufficio protocollo generale assicurano giornalmente il ritiro della corrispondenza presso l ufficio postale, possibilmente al momento dell apertura al pubblico dell ufficio postale stesso. Il ricevimento della corrispondenza raccomandata ordinaria e di atti giudiziari richiede anche il riscontro delle distinte, la firma delle cartoline di ritorno e la firma delle distinte. La ricezione dei documenti elettronici ed informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale abilitata presso il server di posta elettronica gestito da Insiel all interno della RUPAR. I messaggi di posta elettronica certificata invece devono utilizzare un secondo indirizzo creato sul sito certgov.fvg.it. Il software di protocollazione è strutturato affinché tale operazione si realizzi nella totale trasparenza e aderenza alle normative vigenti sulla procedura informatizzata. La ricevuta attestante la ricezione di un documento informatico è assicurata dall utilizzo della posta elettronica certificata. Per quanto riguarda la protocollazione di una busta relativa ad una gara, riconoscibile dall indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo, della data e dell ora di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili). Il responsabile del procedimento amministrativo relativo ad una gara, comunica all ufficio protocollo la data e l ora di scadenza della presentazione delle offerte, avendo cura di far corrispondere quest ultima con l ora di chiusura dell ufficio stesso. Aperta la busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato. Il documento informatico (ovvero giunto mediante posta elettronica certificata e con allegato firmato digitalmente) in arrivo deve essere protocollato mediante l apposizione contestuale della firma digitale del responsabile del servizio di protocollo qualora richiesto dalla normativa vigente. In caso di impedimento alla registrazione di protocollo di tutti gli atti, nello stesso giorno di presentazione, viene data priorità a quelli per i quali riveste particolare importanza la puntuale protocollazione. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile del servizio di protocollo si differiscono i termini di registrazione a protocollo. Per differimento dei termini di registrazione si intende il 18
provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata. Art. 19: SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica come stabilito dal DPCM 31.10.2000, mentre le modalità di composizione e scambio, nonché le misure di sicurezza da adottare devono essere conformi alla Circolare AIPA 7 Maggio 2001 n. 28. I documenti elettronici e/o informatici sono trasmessi all indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario ed abilitato alla ricezione di posta per via telematica. Il destinatario può essere dotato di PEC oppure disporre di una casella di posta convenzionale mentre l Amministrazione deve avvalersi sempre del servizio di posta elettronica certificata. L operazione di invio di un documenti informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della firma, registrazione, segnatura e classificazione. Come appare nel diagramma di flusso gli uffici dovranno provvedere all archiviazione all interno del file system presente nell infrastruttura di Information e Communication Technology dell Ente. L affrancatura a mano della posta è effettuata, di norma, presso la segreteria dell Ente. A tal fine ogni singolo ufficio dovrà compilare in ogni sua parte i dati del mittente e del destinatario. Questi verranno verificati dall ufficio protocollo che provvederà quindi a tutte le attività necessarie alla registrazione informatica del documento in partenza. Art. 20: PERSONALE Il personale assegnato all ufficio per la tenuta del protocollo deve possedere le seguenti competenze: conoscenza approfondita dell organizzazione comunale; conoscenza di base di strumenti e tecniche per la raccolta, la registrazione e l archiviazione delle informazioni; conoscenza adeguata per l uso di strumenti informatici e telematici; conoscenza giuridico-amministrativa di base. La formazione e l aggiornamento del personale deve assicurare la conoscenza relativa ai processi di semplificazione ed alle innovazioni procedurali inerenti la protocollazione ed archiviazione dei documenti e la conoscenza di base delle dinamiche relazionali. Oltre a ciò il personale deve saper utilizzare gli strumenti e le tecniche per la costruzione di supporti di comunicazione (cartacei, informatici e telematici). 19