Barcode Inventory System BIS è un sistema di front-end che permette di collegare le funzioni di campo proprie della gestione del magazzino con il sistema informativo ERP. Progettato essenzialmente come sistema paperless, BIS è in grado di migliorare in modo significativo le prestazioni e la precisione delle attività di movimentazione delle scorte nelle diverse fasi caratteristiche, dalla accettazione delle merci fino alla loro spedizione. L utilizzo dei codici a barre e della tecnologia di trasmissione wireless rendono immediatamente accessibili agli operatori di magazzino tutte le informazioni relative alle merci stoccate e consentono di aggiornare in tempo reale il database centrale eliminando radicalmente le imprecisioni e gli errori che possono derivare dalla errata identificazione dei prodotti o dai ritardi di aggiornamento del sistema ERP propri delle metodologie manuali. Implementato con i più aggiornati prodotti software di base, BIS è caratterizzato da una struttura modulare organizzata per funzioni applicative:! Ricevimento merce! Spedizioni! Inventario! Prelievi e movimentazione interna
Ricevimento Merce Il ricevimento delle merci può essere gestito in modalità controllata e/o in modalità libera. Nel primo caso il sistema verifica la congruenza dei prodotti che vengono introdotti a magazzino con il portafoglio degli ordini di acquisto segnalando eventuali anomalie in termine di quantità e/o di tipologia di prodotto; nel secondo caso è consentita l introduzione libera di qualsiasi tipo di merce. I prodotti dotati di codice a barre sono identificati in modo esatto e senza possibilità di errori; analogamente è possibile rilevare e tracciare i numeri di lotto e/o di matricola. Gli Operatori di magazzino sono informati in modo preciso sul posizionamento delle merci. L Azienda è informata in tempo reale sul procedere delle operazioni di carico; in particolare la Produzione e le Vendite sono informate della disponibilità delle merci non appena queste vengono scaricate e rilevate in accettazione. Per i prodotti che non fossero dotati di codice a barre, il sistema è in grado di accettare il codice prodotto mediante input manuale e di generare, a richiesta, un nuovo codice a barre e, eventualmente, di stamparne le relative etichette. Durante l identificazione del carico l Operatore è in grado di rilevare e registrare gli identificativi dei lotti o delle matricole per i prodotti soggetti a tale tipo di gestione; il sistema inoltre fornisce immediatamente le coordinate del punto di stoccaggio previsto per il prodotto in modo da garantire l esatto posizionamento della merce. Eventuali non conformità o anomalie del carico possono essere rilevate al fine di produrre i reports richiesti e/o aggiornare la base dati del Sistema di Qualità. Le informazioni di carico aggiornano in tempo reale sul sistema centrale la prebolla del fornitore che sarà in seguito processata e resa definitiva dall Ufficio preposto. Il sistema rileva anche le informazioni accessorie quali ad esempio le non conformità in modo da chiudere, con un unica operazione, tutte le attività previste in fase di accettazione del carico.
Spedizioni Picking e Spedizioni BIS gestisce le spedizioni supportando e guidando gli Operatori nelle attività di prelievo previste dal piano delle spedizioni e/o dal portafoglio degli ordini di vendita; il picking può avvenire per cliente o per prodotto. I prodotti dotati di codice a barre sono identificati in modo esatto e senza possibilità di errori. Il sistema rileva immediatamente eventuali incongruenze tra il prodotto prelevato e i prodotti inseriti nella lista di prelievo o nel portafoglio ordini cliente riducendo drasticamente la possibilità di prelevare e spedire prodotti non richiesti. Gli Operatori sono guidati nelle fasi di picking dal sistema che propone la sequenza corretta delle ubicazioni presso cui è stoccata la merce che occorre prelevare. Eventuali variazioni dell ultimo minuto al portafoglio ordini o alle liste di prelievo sono immediatamente visibili sui terminali portatili degli Operatori. La packing list viene composta sul campo durante le fasi di packaging con conseguente riduzione dei tempi uomo e incremento della esattezza dei dati. Il sistema informativo è aggiornato in tempo reale fin dal momento del picking della merce e non è più necessario attendere l emissione definitiva dei documenti di spedizione per avere una situazione aggiornata delle disponibilità. Il collegamento telematico con i sistemi informativi dei corrieri permette di realizzare significativi risparmi nei costi di spedizione. Picking per cliente E la soluzione ideale quando occorre gestire ordini di grosse dimensioni per i quali più operatori possono concorrere al picking dei prodotti. I terminali portatili forniscono le coordinate e le quantità dei prodotti da prelevare controllando che i prodotti selezionati siano inseriti nella lista di prelievo, eliminando il rischio di prelevare prodotti non richiesti ed evitando che lo stesso prodotto venga prelevato più volte. I prodotti prelevati vengono immediatamente allocati per la spedizione sia che questa avvenga immediatamente sia quando è pianificata più avanti nel tempo come nel caso delle grosse spedizioni estere; la disponibilità netta delle merci viene inoltre aggiornata in tempo reale sul sistema ERP. Picking per prodotto Più ordini, di clienti diversi vengono inseriti nella lista di prelievo; il terminale portatile guida l operatore in modo da ottimizzare il prelievo evitando di tornare più volte presso la stessa locazione. I prodotti vengono quindi portati presso l area di packaging dove vengono confezionati e spedti. Packing List Le informazioni relative alle spedizioni sono completate con la rilevazione dei pesi e delle modalità di packaging; la packing list viene pertanto composta sul campo indicando i tipi di imballo utilizzati e le merci che questi contengono. Documenti di spedizione Il sistema ERP riceve i dati rilevati dal Magazzino mediante le apposite interfacce software ed è in grado di elaborare e produrre i documenti di spedizione senza ulteriori attività di data entry se non quelle richieste per l eventuale revisione delle condizioni amministrative di vendita o di trasporto. I dati di spedizione possono essere predisposti secondo i formati dei principali Corrieri italiani, stampati su etichette segnacolli e spediti mediante sistema EDI.
Inventario Controllo e verifica dell inventario Le operazioni di controllo e di rettifica inventariale costituiscono una attività fondamentale, seppure onerosa, per qualsiasi sistema ERP di gestione dei magazzini e di logistica dei materiali. BIS aiuta l azienda a migliorare le performances in queste delicate operazioni riducendone, nel contempo, i costi e i tempi di attuazione. Dal punto di vista operativo sono gestite le due più frequenti modalità di controllo inventariale: Inventario pianificato La lista dei prodotti da verificare viene generata dal sistema ERP in base alle politiche inventariali dell Azienda; gli Operatori di magazzino accedono in tempo reale a tali informazioni e sono guidati dai terminali portatili che indicano la sequenza e la dislocazione dei prodotti che occorre inventariare. La tecnologia del codice a barre elimina radicalmente gli errori di identificazione dei prodotti; le rilevazione fatte sul campo aggiornano immediatamente il database del sistema ERP rendendo molto più semplice la partecipazione di più Operatori alle attività di inventario. Inventario libero Avviene ogni qualvolta sia necessario registrare a sistema una correzione inventariale; sovente costituisce politica aziendale la verifica inventariale quotidiana di articoli sorteggiati in modo casuale. BIS supporta queste modalità operative e permette agli Operatori di effettuare le verifiche e le registrazioni richieste anche mentre sono impegnati in altre mansioni.
Specifiche tecniche e prerequisiti BIS è interamente sviluppato in C# utilizzando la nuovissima piattaforma software DOT.Net prodotta dalla Microsoft ed è utilizzabile su qualsiasi terminale portatile dotato di sistema operativo Pocket PC 2002 e di visore 240x320. Sono supportati i codici a barre EAN-8, EAN-13, UPC, CODE 128. La stampa delle etichette può essere effettuata su qualsiasi stampante Windows avente risoluzione di 300 dpi; le etichette possono essere definite parametricamente e associate ai singoli prodotti Il modulo server richiede la presenza di un server windows 2000 /2003 dotato di SQL Server 2000 e di IIS v 5.0 o superiore.