Protocollo di Gestione del Personale La funzione Risorse Umane di BancApulia è in parte esternalizzata presso la Capogruppo. BancApulia assicura il controllo e la responsabilità delle attività esternalizzate e svolge le proprie attribuzioni in materia nel pieno rispetto del seguente Protocollo. Importanza del Protocollo Il rispetto delle regole dettate dal Protocollo contribuisce a prevenire la commissione dei delle seguenti fattispecie di reati presupposto: Concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità e corruzione (art. 25, Decreto 231); Reati societari previsti dal Codice civile (art. 25-ter, Decreto 231); Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (art. 25-octies, Decreto 231); Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria (art. 25-decies, Decreto 231); Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies, Decreto 231); Reati transnazionali (art. 10, Legge 146/2006). Contenuto e struttura Il Protocollo detta principi e regole applicabili ai processi di selezione, gestione e sviluppo del personale. Principi generali L instaurazione di rapporti di lavoro, la definizione di obiettivi e l erogazione di riconoscimenti di carriera, di incentivi e di benefit può essere effettuata solo da soggetti in posizione di vertice, muniti di apposita delega formalizzata. Di tutte le fasi della selezione, assunzione, promozione ed erogazione di incentivi e di benefit deve essere garantita adeguata tracciabilità e documentazione. Gestione dei rapporti di lavoro L instaurazione e la prosecuzione di rapporti di lavoro è consentita soltanto in base a contratti di lavoro conformi alla normativa applicabile. 1
La selezione di personale deve avvenire esclusivamente sulla base di criteri di rispondenza ai requisiti professionali richiesti per lo svolgimento della mansione per la quale si richiede l instaurazione del rapporto. I requisiti professionali dei candidati devono essere determinati formalmente dalla funzione richiedente, prima dell avvio del processo di selezione. La selezione del personale deve avvenire sulla base di criteri oggettivi e meritocratici. Il processo di selezione deve coinvolgere almeno due valutatori che non si trovino in una posizione di conflitto di interessi (ad es. legami di parentela con il candidato). L instaurazione del rapporto di lavoro potrà avere luogo solo previo accordo scritto fra il responsabile della funzione richiedente ed il secondo valutatore assicurando evidenza alla valutazione complessiva del candidato e alla tipologia di inquadramento contrattuale previsto. Ogni fase della selezione deve essere documentata per iscritto. Al candidato è richiesto di dichiarare l esistenza di qualsiasi situazione potenzialmente idonea a creare conflitti di interesse. Qualora il candidato dichiari l esistenza di tali rapporti, la proposta di assunzione dovrà essere sottoposta ad un approvazione collegiale. La Gestione del Processo di Selezione e Assunzione del Personale deve tenere conto, oltre che delle regole, degli strumenti e dei presidi di controllo previsti dal Protocollo Gestione dei Finanziamenti pubblici, delle seguenti prescrizioni: le attività che concorrono a formare il processo e le varie fasi in cui esso si articola, con particolare riferimento: - all analisi delle richieste di nuovo personale; - alla definizione dei profili professionali dei candidati; - al reclutamento degli stessi; - all effettuazione del processo selettivo; - all individuazione degli aspiranti; - alla formalizzazione del rapporto di lavoro; il processo di assunzione a chiamata diretta relativo a personale specialistico ovvero a figure destinate a posizioni manageriali, che è maggiormente esposto per le sue caratteristiche a un uso improprio o rilevante ai fini corruttivi; il processo di gestione della formazione finanziata con erogazioni, sovvenzioni e contributi concessi da soggetti pubblici nazionali o internazionali, per attività formative del personale delle Società del Gruppo; 2
i ruoli e i comportamenti cui devono attenersi gli addetti alla Funzione Risorse Umane, i consulenti e collaboratori esterni coinvolti nella ricerca di personale, che devono essere improntati a lealtà, correttezza, professionalità e indipendenza di giudizio, evitando di assecondare promesse o richieste di assunzione in favore di rappresentanti o esponenti della Pubblica Amministrazione, ovvero di persone da queste raccomandate; un sistema di monitoraggio del processo di assunzione che preveda livelli autorizzativi, segregazione di compiti tra i diversi soggetti coinvolti (separatezza tra reclutamento e decisione di assunzione), attività dirette a garantire parità di trattamento e omogeneità di comportamenti nei confronti dei candidati (uso di modulistica standard per la raccolta uniforme delle informazioni), tracciabilità del processo sia in termini informatici che documentali (ricostruzione dell iter di assunzione tramite le evidenze comprovanti le attività compiute e la documentazione prodotta). Remunerazioni e promozioni È assolutamente vietato riconoscere compensi a favore di dipendenti e/o collaboratori anche esterni che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere e alle prassi vigenti. Le promozioni devono basarsi su criteri oggettivi e meritocratici. Il calcolo delle retribuzioni deve essere strettamente basato su quanto previsto contrattualmente e sulle effettive ore lavorate e sulla qualità del lavoro svolto. L eventuale assegnazione di auto aziendali e altri benefit può essere effettuata solo a favore di dipendenti aziendali e conformemente alle policy della Società. Le autovetture non assegnate possono essere date in utilizzo per personale esterno solo per brevi trasferte strettamente inerenti le attività lavorative di Banca Apulia. Il contratto di lavoro viene definito in accordo alle normative vigenti e sottoscritto da Responsabile munito di apposita procura. L inserimento del candidato selezionato nel sistema informatico di gestione delle paghe e stipendi viene effettuato da figura diversa da chi ha firmato il contratto e le condizioni inserite devono essere strettamente conformi al suddetto contratto. Al candidato selezionato deve essere fornita copia del Codice etico e di comportamento di Banca Apulia, nonché del Modello 231. 3
Tipologie particolari In merito alla gestione dei permessi di soggiorno la Società stabilisce per tutte le funzioni coinvolte nei processi di gestione del personale i seguenti divieti e obblighi: divieto di assumere lavoratori stranieri privi del permesso di soggiorno o con permesso di soggiorno scaduto o revocato; divieto di assumere lavoratori minori in età non lavorativa; divieto di stipulare contratti di lavoro con cittadini stranieri con scadenza posteriore a quella del permesso di soggiorno del cittadino; obbligo di richiedere e acquisire, in fase di assunzione, copia del permesso di soggiorno del lavoratore; obbligo di accertarsi in costanza del rapporto di lavoro, anche attraverso la tenuta di un apposito scadenziario, del persistere dei requisiti di regolarità del permesso di soggiorno del lavoratore, in termini di durata, rinnovo, revoca e annullamento, soprattutto in vista di eventuali rinnovi contrattuali che non potranno prescindere dalla regolarità del permesso stesso; obbligo di osservare le specifiche prescrizioni in materia stabilite dalla normativa in materia di immigrazione (incluso il Testo unico delle disposizioni concernenti la disciplina dell'immigrazione e norme sulla condizione dello straniero, D.lgs. 25 luglio 1998, n. 286, ivi comprese successive modificazioni ed integrazioni); obbligo di presentare le specifiche richieste di autorizzazione all assunzione del cittadino straniero presso gli uffici territorialmente competenti nonché le dovute comunicazioni di legge; obbligo di assicurarsi, tramite apposite disposizioni contrattuali, che le suddette prescrizioni siano rispettate anche dalle agenzie interinali, o dalla società di outsourcing che gestisce il processo di amministrazione del personale; obbligo di controllare periodicamente, nei casi in cui la società si avvalga di agenzie per il lavoro interinale, che la corresponsione dei trattamenti contributivi e previdenziali avvenga in conformità alla legislazione vigente, mantenendo evidenza dei suddetti controlli; obbligo di garantire l archiviazione e la tracciabilità di tutta la documentazione inerente il rapporto di lavoro in modo che da poter assicurare un controllo costante sulla posizione del lavoratore. Performance management e provvedimenti disciplinari Gli obiettivi assegnati ad ogni persona devono essere concreti, raggiungibili e definiti preventivamente per iscritto, secondo quanto previsto dalla policy aziendale. 4
Gli avanzamenti di carriera, gli aumenti di retribuzione, l erogazione di incentivi devono essere basati esclusivamente su criteri meritocratici. Nell irrogazione di provvedimenti disciplinari devono essere evitati favoritismi o trattamenti in deroga alla normativa applicabile senza idonea motivazione. In entrambi i casi, per l approvazione, occorre una valutazione scritta che coinvolga almeno il supervisore ed un altra figura. E vietato riconoscere compensi a favore di personale e/o collaboratori anche esterni che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere. 5