Schema tipo CAPITOLATO SPECIALE DESCRITTIVO E PRESTAZIONALE Premessa L Agenzia di Promozione Economica della Toscana (di seguito Agenzia) è un ente pubblico istituito con Legge Regionale nr. 6/2000 che svolge attività di promozione economica e di sostegno ai processi di internazionalizzazione delle imprese toscane, nei settori dell agricoltura, dell artigianato, della piccola e media industria e del turismo. Una delle principali funzioni svolte dall ente è l attuazione - attraverso la Programmazione Operativa approvata annualmente con decreto del Direttore delle Attività di Promozione Economica regionali, definite ed adottate anch esse annualmente, con delibera della Giunta regionale toscana. L attività dell Agenzia, per la quale si rende necessaria l individuazione di società specializzata in servizi di trasporto nazionali ed internazionali, è rappresentata in prevalenza dalla partecipazione e dalla organizzazione di fiere, workshop ed eventi, in Italia e all estero, dei settori turistico, agro-alimentare, delle PMI e dell artigianato. La spesa derivante da spedizioni discendenti dalle attività realizzate dall Agenzia nel periodo ottobre 2010 / febbraio 2015, hanno riguardato: per il 35,48% trasporti internazionali (diretti in Europa e in altri continenti); per il 54,34% trasporti nazionali diretti fuori Regione Toscana; per il 10,18% trasporti verso destinazioni dirette in Regione Toscana. Considerando il volume totale dei kg spediti nel periodo considerato, la ripartizione tra le varie destinazioni è la seguente: per il 35,36% trasporti internazionali (diretti in Europa e in altri continenti); per il 45,78% trasporti nazionali diretti fuori Regione Toscana; per il 18,86% trasporti diretti verso destinazioni dirette in Regione Toscana. Considerando il numero totale dei servizi di spedizioni svolti nel periodo considerato, distinti per destinazione geografica: 7 hanno riguardato il Brasile; 6 la Cina; 1 Corea del Sud; 1 gli Emirati Arabi Uniti; 1 l India; 1 la Turchia; 1 il Canada; 1 Andorra; 1 il Kyrgichistan; 1 la Svizzera; 4 la Russia; 10 gli Stati Uniti; 46 Paesi appartenenti all Unione Europea (Germania, Francia, Inghilterra, Olanda, Spagna e Portogallo); 50 verso destinazioni nazionali, fuori dalla Regione Toscana; 38 verso destinazioni all interno della Regione Toscana. I trasporti concernono soprattutto materiale cartaceo rappresentato da brochure, depliants, pubblicazioni, la cui presenza in fiera costituisce il supporto comunicazionale ed operativo, fondamentale per lo svolgimento della manifestazione e la diffusione di informazioni al pubblico e agli operatori economici presenti. 1
La consegna avviene pertanto di solito presso lo stand istituzionale dell Agenzia oppure all interno di stand collettivi della Toscana, ai quali l Agenzia partecipa assieme ad altre istituzioni, enti, imprese e consorzi. La spedizione del materiale, rappresenta pertanto la fase conclusiva del processo generale di organizzazione della manifestazione. Il processo inizia, presso gli uffici dell Agenzia, con la definizione dei programmi dell evento, la prenotazione degli spazi espositivi, i contatti con le aziende partecipanti, la predisposizione degli atti amministrativi. L attività preparatoria condotta dal personale dipendente dell Agenzia si conclude quindi con l organizzazione del trasporto e la consegna dei materiali presso il luogo di svolgimento della fiera e/o iniziativa. L efficienza, la puntualità e la precisione del servizio di spedizione risultano pertanto fondamentali per la buona riuscita di tutta l attività promozionale. L aggiudicatario dovrà pertanto organizzare e gestire le spedizioni nazionali ed internazionali dell Agenzia e, qualora ci siano richieste in tal senso, spedizioni di altre imprese, consorzi ed istituzioni che partecipano alle iniziative di Toscana Promozione e che, eventualmente, scelgano di avvalersi a proprie spese - dei servizi offerti dall aggiudicatario. I servizi di trasporto dovranno essere in ogni caso assicurati anche al di fuori delle spedizioni finalizzate alla partecipazione a fiere, eventi e/o manifestazioni qualora si renda necessario, spedire in Italia o all estero, materiale vario, presso destinazioni indicate di volta in volta dal personale dell Agenzia. Art. 1 - Caratteristiche delle prestazione Il presente appalto ha per oggetto il servizio di spedizioni nazionali ed internazionali di materiale promo-pubblicitario in occasione di fiere, borse e manifestazioni varie e la relativa consegna presso gli stands delle manifestazioni fieristiche che saranno indicate di volta in volta, nonché presso le altre sedi indicate dall Agenzia di Promozione Economica della Toscana (di seguito Agenzia) e meglio specificate nell art. 3 del presente capitolato. Il servizio dovrà comunque essere assicurato anche per l invio di materiale vario presso le destinazioni indicate di volta in volta dall Agenzia. Art. 2 Modalità di esecuzione della prestazione Le spedizioni, divise per aree geografiche, distinguono diverse tipologie di trasporto verso: Italia; Europa; Paesi extraeuropei (mediterranei e non); resto del mondo. Il personale dell Agenzia invierà all aggiudicatario, via fax o e-mail, le richieste di trasporto specificando: città ed indirizzo di destinazione, data di inizio e fine manifestazione, data e ora richiesta per la consegna del materiale spedito presso il padiglione fieristico destinato ad ospitare il materiale promozionale dell Agenzia, eventuali ulteriori dettagli ed informazioni necessarie all esecuzione del servizio. Contestualmente, il personale dipendente dell Agenzia impegnato nell attività preparatoria dell evento o manifestazione, invierà al personale della società Gestioni Doc Srl attuale affidataria del servizio di imballaggio e magazzinaggio del materiale promozionale dell ente (con magazzino in Figline Valdarno Firenze Via G. Di Vittorio 1/a), l ordine di preparazione del materiale da spedire, mettendo in copia il soggetto aggiudicatario. Pesatura e predisposizione degli imballi (in scatole e/o pallets) saranno a cura della società Gestioni Doc Srl, presso il cui deposito, in tempo utile per l arrivo a destinazione della merce, dovrà essere effettuato il ritiro da parte dello spedizioniere aggiudicatario. Resta inteso che anche l aggiudicatario del servizio di spedizioni potrà a sua volta, ove lo ritenga opportuno, procedere alla pesatura dei materiali imballati prima di avviare il trasporto degli stessi. Tutti i successivi scambi di informazioni e le e-mail inerenti l organizzazione del ritiro scambiate tra lo spedizioniere aggiudicatario e il personale della società Gestioni Doc Srl dovranno essere 2
messe in copia conoscenza al/ai dipendente/i dell Agenzia referenti per l evento o fiera interessati dal trasporto. Si ricorda comunque che, ritiri di materiali già imballati per il trasporto dal mittente, potranno essere effettuati su richiesta del personale dipendente dell Agenzia, anche presso: o la sede dell Agenzia stessa; o altre località eventualmente indicate, entro i tempi e con le modalità stabilite di volta in volta nella richiesta di trasporto. Trattasi in quest ultimo caso di ipotesi di ritiro sporadiche da effettuarsi, presso enti, centri di stampa o altre sedi, situate di solito in Toscana e talvolta in altre regioni italiane. L aggiudicatario dovrà: a) Nel caso di fiere, eventi, manifestazioni etc.. garantire l arrivo della merce fino allo stand indicato, provvedendo a coordinarsi e collaborare operativamente con lo spedizioniere dell ente fiera per la movimentazione interna e il trasporto del materiale, dal magazzino dell ente fiera allo stand dell Agenzia o degli altri soggetti interessati; b) Consegnare il materiale presso le sedi indicate di volta in volta dal personale dell Agenzia, entro i tempi massimi stabiliti per ciascuna destinazione geografica. c) Curare e gestire direttamente, in accordo con l Agenzia e con il personale della società Gestioni Doc Srl, la predisposizione e redazione dei documenti di trasporto, che devono accompagnare la merce da spedire (fatture pro-forma, documenti di trasporto, documentazione accompagnatoria, ed ogni altra specifica documentazione necessaria). d) Fornire al personale della società Gestioni Doc Srl tutte le informazioni e le specifiche utili alla predisposizione degli imballi (dipendenti dalla tipologia di prodotto, dalla normativa del Paese di destinazione, dal tipo di vettore utilizzato) verificando all atto del ritiro l idoneità degli stessi. e) Conoscere e gestire, per ogni singola spedizione e per ogni singolo paese di destinazione, le modalità di esportazione dei prodotti sulla base delle normative vigenti in loco, gli specifici documenti necessari. f) Convenire preventivamente assieme all amministrazione, la migliore modalità di trasporto prescelta per l effettuazione di una determinata spedizione. Le opzioni di spedizione possibili sono distinte in ragione di: destinazione geografica; tempi di consegna (variabili tra 3 5 e 10 gg lavorativi). Le tempistiche massime a disposizione dell aggiudicatario per le diverse destinazioni geografiche, sono quelle indicate al successivo art. 3 del presente Capitolato descrittivo e prestazionale. g) Convenire con il personale della società Gestioni Doc Srl, data e ora di ritiro della merce. h) Fornire al personale interessato dell Agenzia, tutti i riferimenti relativi ad ogni singola spedizione (n della pratica di spedizione, nome e telefono del vettore utilizzato, eventuali contatti in loco che possano fornire informazioni sullo stato di avanzamento della spedizione etc.), dal momento del ritiro sino alla consegna a destinazione. i) Consegnare le merci spedite nei luoghi di destinazione, esclusivamente al personale dell Agenzia o a soggetti da questa autorizzati. Le generalità di quest ultimi saranno fornite al personale competente della ditta aggiudicataria con congruo anticipo. j) Raccogliere presso i propri depositi, nell eventualità di spedizioni collettive, materiale proveniente da ditte terze partecipanti attraverso l Agenzia alla manifestazione fieristica. k) Assicurare la reperibilità di uno o più referenti in grado di poter garantire per l evento in oggetto, la propria costante reperibilità ed assistenza nella fascia oraria 8.00 20.00 (sabato e domenica inclusi). La reperibilità dovrà essere garantita, relativamente a tutto ciò che ha rilevanza per la spedizione richiesta, a decorrere dalla data di richiesta di trasporto sino alla consegna dei materiali presso lo stand espositivo e, qualora sia previsto il rientro totale o parziale del materiale in Italia, sino alla eventuale consegna dei beni presso il luogo di partenza della merce. Il referente di spedizione della società aggiudicataria dovrà pertanto 3
essere a completa disposizione del personale dell Agenzia per ogni tipo di esigenza e/o richiesta e, laddove se ne presenti la necessità, partecipare alle riunioni organizzative eventualmente organizzate dall Agenzia per l individuazione delle soluzioni ottimali in termini di tempi, costi e modalità di effettuazione della spedizione. Le riunioni organizzative si terranno eventualmente in orario d ufficio, nei giorni feriali (sabato escluso), presso la sede dell Agenzia. l) Occuparsi del rientro in Italia della parte di materiale eventualmente non utilizzata nell evento o manifestazione per la quale il trasporto iniziale era stato originariamente richiesto, qualora l Agenzia reputi utile e conveniente il ritorno in Italia del materiale inutilizzato. L aggiudicatario, qualora emergano in fase di organizzazione del trasporto costi suppletivi derivanti da: accise e/o tasse particolari da pagare (inerenti ad esempio procedure di sdoganamento del materiale ed altri adempimenti necessari alla consegna della merce) dovrà informare preventivamente l Agenzia, con congruo anticipo, circa l entità dei costi accessori. Tali costi, previa approvazione dell Agenzia, dovranno essere sostenuti anticipatamente dall aggiudicatario, il quale provvederà successivamente a rimetterli all amministrazione attraverso una fatturazione separata oppure a conteggiarli all interno della fattura relativa ai servizi di trasporto forniti. Il rimborso da parte dell Agenzia di tali spese, anticipatamente corrisposte dall aggiudicatario al fine della riuscita del trasporto affidato, avverrà esclusivamente dietro presentazione di idonea documentazione da allegare alla fattura, comprovante le spese sostenute. Allo stesso modo, qualora emergano costi suppletivi derivanti dalle attività di movimentazione del materiale nell area riservata alla fiera (dal punto di arrivo della merce allo stand occupato dall Agenzia), l aggiudicatario dovrà preventivamente e con congruo anticipo, informare l Agenzia circa l entità di tali costi accessori. Tali costi, previa approvazione dell Agenzia, dovranno essere sostenuti anticipatamente dall aggiudicatario, il quale successivamente li rimetterà all amministrazione con fattura separata oppure li conteggerà all interno della fattura relativa ai servizi di trasporto forniti. Il rimborso da parte dell Agenzia di tali spese, anticipatamente corrisposte dall aggiudicatario al fine della riuscita del trasporto affidato, avverrà anche in questo caso esclusivamente dietro presentazione di idonea documentazione da allegare alla fattura, comprovante le spese sostenute. L Agenzia si riserva comunque la facoltà, nell arco della durata contrattuale, di contattare, per specifiche iniziative, uno spedizioniere diverso da quello aggiudicatario, nel caso in cui questo risulti essere il soggetto accreditato per la manifestazione o quello suggerito dagli organizzatori, perché particolarmente attrezzato e accreditato per il Paese di riferimento. L Amministrazione si riserva altresì la facoltà di rivolgersi a spedizioniere diverso da quello aggiudicatario, qualora lo richiedano la tipologia della spedizione nonché la necessità di consegne urgenti in tempi inferiori a quelli massimi, stabiliti con il presente Capitolato descrittivo e prestazionale, per ciascuna specifica destinazione geografica. I servizi dovranno essere espletati a perfetta regola d arte nel pieno rispetto degli adempimenti e delle tempistiche specificate all art. 3. Art. 3 Luoghi di destinazione e tempi massimi di consegna L Agenzia ha individuato i Paesi e città di destinazione del proprio materiale promozionale. Tali destinazioni, definite in considerazione dei luoghi di svolgimento delle principali manifestazioni fieristiche cui la medesima Agenzia partecipa e di quelli di destinazione dei trasporti per gli anni a venire, sono stati accorpati in 6 aree diverse così denominate: 1. Italia (Toscana e altre regioni) 2. Unione Europea - Zona 1 4
- Austria, città di riferimento Vienna; - Belgio, città di riferimento Bruxelles; - Danimarca, città di riferimento Copenaghen; - Finlandia, città di riferimento Helsinki; - Francia, città di riferimento Parigi; Bordeaux, Cannes; - Germania, città di riferimento Berlino, Dusseldorf, Francoforte, Hannover, Norimberga, Stoccarda, Colonia, Monaco; - Grecia, città di riferimento Atene; - Paesi Bassi, città di riferimento Amsterdam, Utrecht; - Portogallo, città di riferimento Lisbona, Oporto; - Regno Unito, città di riferimento Londra; - Spagna, città di riferimento Barcellona, Madrid; - Svezia, città di riferimento Stoccolma. 3. Unione Europea Zona 2 : - Bulgaria, con riferimento alle città di Sofia; - Estonia, con riferimento alla città di Tallin; - Lettonia, con riferimento alla città di Riga; - Lituania, con riferimento alla città di Vilnius; - Polonia, con riferimento alla città di Varsavia; - Repubblica Ceca, con riferimento alla città di Praga; - Slovacchia, con riferimento alla città di Bratislava; - Slovenia, con riferimento alla città di Lubiana; - Croazia, con riferimento alla città di Zagabria; - Ungheria, con riferimento alla città di Budapest; - Romania, città di riferimento Bucarest 4. Paesi europei extra U.E. e mediterranei : - Svizzera, con riferimento alle città di Ginevra e Zurigo; - Bielorussia, con riferimento alla città di Minsk; - Moldavia, con riferimento alla città di Chisinau; - Ucraina, con riferimento alla città di Kiev; - Serbia, con riferimento alla città di Belgrado; - Albania, con riferimento alla città di Tirana; - Algeria, con riferimento alla città di Algeri; - Tunisia, con riferimento alla città di Tunisi; - Marocco, con riferimento alla città di Rabat, Marrakech; - Turchia, con riferimento alla città di Instanbul e Ankara; - Macedonia, con riferimento alla città di Skopje; - Montenegro, con riferimento alla città di Podgorica; - Bosnia, con riferimento alla città di Sarajievo. - Norvegia, con riferimento alla città di Oslo. 5. Resto del Mondo : - USA, con riferimento alle città di New York, Las Vegas, San Francisco, Miami e Los Angeles; - Canada con riferimento alle città di Montreal, Vancouver e Toronto; - Australia, con riferimento a Sidney, Melbourne e Adelaide; - Cina, con riferimento alle città di Pechino, Shanghai, Xiamen, Hong Kong; - Russia, con riferimento alle città di Mosca e San Pietroburgo; - Argentina, con riferimento alla città di Buenos Aires; 5
- Brasile, con riferimento alla città di Brasilia, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, San Paolo e Vitoria; - India, con riferimento alle città di Dheli e Mumbai; - Giappone, con riferimento alla città di Tokyo e Kyoto; - Sud Corea, con riferimento alla città di Seoul; - Messico, con riferimento a Città del Messico e Cancun; - Emirati Arabi Uniti, con riferimento a Abu Dhabi, Dubai e Sharjah. - Repubblica Sudafricana, con riferimento a Città del Capo e Joahnnesburg. Per le diverse destinazioni geografiche sono possibili differenti tempi di consegna, che l Agenzia ha stabilito valutando le proprie specifiche esigenze. Saranno quindi possibili: - Per l Italia Toscana e altre regioni consegne entro i 3, 5 e i 10 gg lavorativi per la città Toscane consegne in 3 e 5 gg lavorativi; - Per l Unione Europea- Zona 1 : consegne entro i 3; 5 e 10 gg lavorativi; - Per l Unione Europea Zona 2 : consegne entro i 3, 5 e 10 gg lavorativi; - Per i Paesi europei extra U.E. e mediterranei : consegne entro i 3, 5 e 10 gg lavorativi; - Per il Resto del Mondo, consegne entro i 5 e 10 gg lavorativi; Nel conteggio dei giorni è escluso il giorno di ritiro della merce o del materiale da spedire. Art. 4 Termini, avvio dell esecuzione, sospensione e ultimazione dell esecuzione 1. Gli effetti e la durata del contratto decorrono dalla data di apposizione, al contratto firmato digitalmente, della marcatura temporale. La durata del contratto è fissata in 36 mesi dalla data di apposizione della marcatura temporale ovvero scadrà al raggiungimento dell importo massimo contrattuale di 90.000,00 + Iva. L avvio dell esecuzione delle prestazioni coinciderà con la data della prima richiesta di servizio da parte del personale dell Agenzia. 2. Per l eventuale sospensione dell esecuzione della prestazione da parte dell Amministrazione si applica l art. 308 del DPR 207/2010. 3. L esecutore che per cause a lui non imputabili non sia in grado di ultimare le prestazioni nel termine fissato può richiederne la proroga ai sensi dell art. 159 commi 8, 9 e 10 del DPR 207/2010. 4. Ai sensi dell art. 309 del DPR 207/2010 a seguito di apposita comunicazione da parte dell esecutore dell'intervenuta ultimazione delle prestazioni, il direttore dell'esecuzione effettua i necessari accertamenti e rilascia il certificato attestante l'avvenuta ultimazione delle prestazioni con le modalità previste all art. 304 c. 2 del DPR 207/2010. Art. 5 Obbligo d impresa ai sensi dell art. 24 comma 1 L.R. 38/07. 1. Ai sensi dell art. 24 comma 1 L.R. 38/2007 l impresa ha l obbligo di informare immediatamente l Amministrazione di qualsiasi atto di intimidazione commesso nei suoi confronti nel corso del contratto con la finalità di condizionarne la regolare e corretta esecuzione. 6
Art. 6 - Importo stimato 1. L ammontare massimo contrattuale fissato per l effettuazione dei servizi di spedizione nazionali ed internazionali è di euro 90.000,00 + Iva. Il presente contratto è da intendersi aperto, pertanto l aggiudicatario deve intendersi vincolato alla propria offerta ai sensi dell art. 1329 e 1331 c.c. mentre l Agenzia potrà commissionare nel periodo di durata del contratto, mediante singoli ordinativi, spedizioni nazionali ed internazionali, sino all importo complessivo massimo di euro 90.000,00 + Iva. In caso di ordinativo inferiore all importo massimo indicato, l aggiudicatario non può sollevare eccezioni e/o pretendere alcuna indennità, risarcimento o compenso a qualunque titolo, oltre al corrispettivo per i servizi ordinati e stabilito sulla base degli importi contrattuali. Per l espletamento del presente appalto non sono rilevabili rischi interferenti per i quali sia necessario adottare specifiche misure di sicurezza, e pertanto non risulta necessario prevedere la predisposizione del Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze DUVRI. Non sussistono di conseguenza costi della sicurezza di cui all art. 86 comma 3 bis del D.Lgs. 163/2006 Art. 7 Verifica di conformità e/o attestazione di regolare esecuzione 1. Ai sensi dell art. 312 del DPR 207/2010, le prestazioni contrattuali sono soggette a verifica di conformità, al fine di accertarne la regolare esecuzione, rispetto alle condizioni ed ai termini stabiliti nel presente capitolato descrittivo e prestazionale speciale e nel contratto. 2. Ai sensi dell art. 314 comma 1 del DPR 207/2010 la verifica di conformità è effettuata dal direttore dell esecuzione del contratto. 3. Ai sensi dell art. 313 comma 2 lett. b) è effettuata una verifica di conformità in corso di esecuzione al diciottesimo mese di vigenza contrattuale. 4. La verifica di conformità è effettuata secondo le modalità e i termini previsti dall art. 312 all art. 324 del DPR 207/2010. 5. Successivamente all emissione del certificato di verifica di conformità definitivo si procede al pagamento del saldo delle prestazioni eseguite e allo svincolo definitivo della cauzione prestata dall esecutore a garanzia del mancato o inesatto adempimento delle obbligazioni dedotte in contratto. La Dirigente del Servizio Servizi generali, bilancio e personale (Dott.ssa Silvia Burzagli) 7