KIT DI STRUMENTI PER I SERVIZI Guida per la registrazione dei servizi La comunicazione del vostro impatto è importante per i soci, i club e per la nostra organizzazione nel complesso. Essa ci permette di registrare i nostri progressi di organizzazione, raccontare la nostra storia a potenziali partner e molto altro. Che si tratti di semplici progetti di servizio per la comunità o di progetti di screening completi e di vasta portata, la registrazione mette in luce il modo - e il luogo - in cui i club locali fanno la differenza nelle proprie comunità e nel mondo intero. Questa guida ha lo scopo di aiutare Lions e Leos ad acquisire dimestichezza con i dati relativi alle attività di servizio in MyLion rispondendo alle seguenti due domande: ü Qual è un attività di servizio da registrare? ü Quali sono i dati da registrare? il rappresentante del Global Service Team locale o il Centro di Supporto per i Soci all indirizzo 1
Qual è un attività di servizio da registrare? Esistono due tipi di attività di servizio da registrare: quella di servizio diretto e quella di servizio indiretto. Servizio diretto Lions e Leos pianificano e attuano un progetto di servizio per rispondere alle esigenze della comunità e interagire direttamente con le persone che vengono assistite. u Un evento per la comunità che offra informazioni e servizi di screening per il diabete u Un gruppo di supporto continuativo per le famiglie di bambini affetti da tumore u Un attività educativa in cui viene offerta una colazione sana ai bambini È importante che le informazioni registrate siano precise. In MyLion è possibile misurare l impatto della propria attività o del proprio progetto di servizio con la registrazione dei seguenti parametri: Numero di persone assistite (adulti e giovani) Servizio indiretto Numero di volontari che hanno partecipato (Lions, Leos e non soci) Quando i Lions assistono ma non interagiscono direttamente con i beneficiari. u Un evento di raccolta fondi in cui vengono donati fondi/risorse a un altra organizzazione u Un progetto di miglioramento per la comunità (ad es. riqualificazione di una struttura, messa a dimora di alberi) u La colletta/donazione di cibo in scatola per un banco alimentare locale Numero di ore che i volontari hanno dedicato a pianificazione, raccolta fondi e attuazione dell attività o del progetto Altri parametri per la registrazione di attività di servizio a miglioramento dell ambiente e della comunità. 2
Quali sono i dati da registrare? 1. Numero di persone assistite UN CONSIGLIO VELOCE Quando si presta un servizio diretto, contare ogni beneficiario. Quando si presta un servizio indiretto, indicare il numero stimato dei beneficiari. Quante erano le persone di età inferiore a 18 anni? Rispetto al numero totale di persone assistite, contare quante di loro erano di età inferiore a 18 anni. u Quando si registrano progetti di servizio indiretti, non indicare il numero di persone che hanno partecipato o contribuito alla raccolta fondi/dei materiali, stimare piuttosto il numero di persone assistite indirettamente dal proprio progetto di servizio o dalle proprie donazioni. Collaborare con le organizzazioni destinatarie per stimare il numero di persone assistite. Se il vostro club raccoglie e dona generi alimentari a un organizzazione locale, collaborate con questa per determinare a quante persone essa prevede di offrire generi alimentari con la quantità fornita dal vostro club. Se il vostro club costruisce una biblioteca nel corso di diversi anni, stimate quante singole persone usufruiranno della vostra donazione nel lasso di tempo di un anno. Nel caso di progetti di servizio correlati all ambiente, come messa a dimora di alberi e pulizia di spazi della comunità, vedere la sezione su miglioramento di ambiente e comunità a pagina 5. 2. Numero di volontari Contare il numero totale di Lions, Leos e non soci che hanno preso parte a pianificazione, raccolta fondi e attuazione della vostra attività di servizio. Lions: Quanti di questi volontari erano soci Lions? Leos: Quanti di questi volontari erano soci Leos? Non soci: Quanti di questi volontari non erano affiliati a club Lions o Leo? 3
Quali sono i dati da registrare? (segue) 3. Numero di ore dei volontari Tenere traccia e registrare il numero complessivo di ore che i volontari hanno dedicato a pianificazione, raccolta fondi e attuazione dell attività di servizio. 4. Esito per la comunità Ore dedicate a pianificazione e raccolta fondi: Per ciascun volontario, registrare il numero complessivo di ore dedicate a pianificazione e raccolta fondi per il progetto. Esempio: Un comitato per la pianificazione costituito da due Lions e due Leos si è riunito per 8 ore complessive e poi ciascuno ha dedicato 12 ore all attività di raccolta di fondi. 32 ore di pianificazione + 48 ore di raccolta fondi = 80 ore totali. Ore di servizio: Per ciascun volontario, registrare il numero complessivo di ore dedicate ad attuazione e servizio del progetto. Esempio: Un Lions club svolge uno screening per il diabete dalle 9 alle 13. I diversi compiti relativi allo screening sono suddivisi tra sette soci di Lions club, tre Leos e due infermieri dell ospedale locale. 12 volontari x 4 ore di ciascuno = 48 ore totali. Condividere in che modo la propria attività di servizio migliorerà la comunità. Può essere una spiegazione del modo in cui la vostra attività di servizio continuerà a migliorare il sostentamento di persone, comunità, ambiente etc. Si può anche includere l importo complessivo dei fondi raccolti/donati in questa sezione. 4
Modalità di registrazione di un miglioramento dell ambiente e della comunità I progetti di servizio correlati all ambiente sono spesso di più lungo termine rispetto ad altri tipi di progetti. L impatto a livello della comunità o addirittura del paese può essere difficile da misurare. Per evitare una sovrastima e preservare la credibilità, ci dobbiamo concentrare sul numero di persone istruite attraverso il progetto. Al momento della registrazione del numero di persone assistite nel caso di attività ambientali di servizio, inserire solo il numero delle persone che sono state istruite. Usare la seguente linea guida per la registrazione di questi progetti: Oltre al numero di persone assistite, nei progetti ambientali di servizio si noteranno anche i parametri sottostanti. Numero di alberi messi a dimora Numero di alberi accuditi Numero di spazi della comunità riqualificati Un club ha pulito, abbellito o riqualificato un parco e registra 1 spazio della comunità riqualificato. Un club pianta 5 alberi e registra 5 alberi messi a dimora. Un club accudisce 15 alberi giovani o alberelli mediante operazioni di innaffiatura, estirpazione delle erbacce e pacciamatura, e registra 15 alberi accuditi. Un Leo club ha accudito 150 alberi e istruito 50 membri della comunità sul progetto e sull ambiente. Il club registra 50 persone assistite. lionsclubs.org 07/18 IT 5