CODICE ETICO DI CEDAM ITALIA S.R.L. Il presente codice etico (di seguito il Codice Etico ) è stato redatto al fine di assicurare che i principi etici in base ai quali opera Cedam Italia S.r.l. (di seguito Cedam o la Società ) siano chiaramente evidenziati quale fondamento imprescindibile della cultura e del comportamento aziendale. Il Codice Etico contiene l insieme dei diritti, doveri, principi e delle responsabilità che la Società attribuisce, impone o riconosce a tutti coloro che operano al suo interno e, più in generale, a tutti i portatori d interesse (es. dipendenti, collaboratori, fornitori, clienti, Pubblica Amministrazione, etc.), e rappresenta non solo un insieme di enunciazioni teoriche ma ed è ciò che più conta le concrete linee guida per lo svolgimento di tutte le attività aziendali. Pagina 1 di 11
1. DESTINATARI Cedam richiede a tutti gli amministratori, eventuali direttori generali, dipendenti, collaboratori, liquidatori (in caso di liquidazione della Società), procuratori ed alle proprie controparti contrattuali (di seguito congiuntamente anche i Destinatari e singolarmente il Destinatario ) il rispetto dei comportamenti, principi e valori espressi dal Codice Etico. Gli amministratori, direttori generali, dipendenti, collaboratori, liquidatori (in caso di liquidazione della Società), procuratori di Cedam devono informare adeguatamente le controparti contrattuali circa gli obblighi imposti dal Codice Etico, esigerne il rispetto e adottare idonee iniziative in caso di inosservanza (es. rifiuto di sottoscrizione dell accordo, risoluzione contrattuale). 2. VISIONE ETICA E MISSIONE DI CEDAM Cedam è consapevole che l etica ed il rispetto delle leggi nella conduzione degli affari rappresentano condizioni essenziali per il successo di ogni azienda. La MISSIONE di Cedam è sempre più orientata: a soddisfare le esigenze dei propri clienti, assicurando un costante impegno nel mantenimento di elevati standard qualitativi dei propri prodotti e/o servizi; alla valorizzazione di tutte le risorse umane. L attività di Cedam e la sua missione richiedono una puntuale osservanza delle leggi, delle regole del mercato e dei principi ispiratori della concorrenza leale. 3. I VALORI FONDAMENTALI DI CEDAM I valori fondamenti posti alla base dell attività di Cedam sono: 2 - Rispetto delle normative vigenti. Cedam rispetta tutte le normative vigenti. In nessun caso il perseguimento dell interesse di Cedam può giustificare una condotta non onesta e comunque non conforme alle leggi applicabili, al Codice Etico, ai regolamenti ed ai principi aziendali. I Destinatari sono tenuti al dovere di conoscenza delle leggi e dei regolamenti applicabili, anche attraverso la frequentazione dei corsi formativi obbligatori periodicamente organizzati da Cedam, e, in caso di dubbi sulla corretta condotta da seguire, devono rivolgersi al loro superiore gerarchico o referente o, ove presente, alla funzione interna all uopo preposta. - Verificabilità delle operazioni. Tutte le operazioni poste in essere da Cedam devono essere accertabili attraverso la documentazione e registrazione inerente (anche ove previsto negli appositi libri e registri della Società), di modo da consentire, in ogni momento, la verificabilità delle loro caratteristiche, della loro conformità alla normativa vigente in materia, della motivazione sottostante e dei soggetti che le hanno autorizzate, eseguite, registrate e verificate.
- Trasparenza ed affidabilità. Cedam fornisce informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate della propria azienda, in modo da consentire ai terzi che hanno rapporti con Cedam di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. - Onestà e correttezza. Tutte le attività, interne ed esterne, di Cedam devono essere improntate alla massima onestà e correttezza. - Correttezza nella gestione societaria e nell utilizzo del patrimonio sociale. Cedam persegue il proprio oggetto sociale nel pieno rispetto della legge, dello statuto e dei regolamenti sociali, assicurando il corretto funzionamento degli organi sociali e la tutela dei diritti di tutti i portatori di interesse e salvaguardando l integrità del patrimonio sociale. - Riservatezza. Cedam assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e l osservanza della normativa vigente in materia di tutela dei dati personali. Tutte le informazioni a disposizione di Cedam vengono trattate nel rispetto della riservatezza e della privacy dei soggetti interessati. - Qualità. Cedam impronta la propria attività ai principi della qualità e della professionalità. - Uguaglianza ed imparzialità. Cedam non pone in essere comportamenti discriminatori sulla base dell età, del sesso, dell orientamento sessuale, dello stato di salute, della disabilità, della razza, della nazionalità, delle opinioni politiche e delle credenze religiose dei suoi interlocutori e si impegna a porre in essere le più adeguate ed opportune iniziative al fine di contrastare ogni forma di discriminazione (diretto o indiretta), la quale può assumere anche rilevanza disciplinare. - Rispetto del personale dipendente e non. Cedam tutela l integrità fisica e morale dei dipendenti e collaboratori, garantendo loro il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona e ad ambienti di lavoro sicuri e salubri. Le risorse umane vengono valorizzate favorendone lo sviluppo e la crescita. Cedam garantisce il pieno rispetto della normativa in tema di occupazione alle proprie dipendenze di eventuali lavoratori stranieri. - Lotta alla criminalità ed al terrorismo. Cedam effettua verifiche volte ad escludere l appartenenza dei propri partner commerciali e fornitori di servizi a liste di soggetti connessi a fatti di criminalità organizzata e/o terrorismo, garantendo, in ogni caso, la necessaria evidenza documentale di tutte le operazioni. - Tutela dell ambiente. L ambiente è un bene primario che Cedam salvaguarda in ogni momento della propria attività imprenditoriale. 4. NORME DI CONDOTTA Le norme di condotta che seguono, in forza del loro contenuto precettivo, sono finalizzate non soltanto a regolamentare espressamente l attività di Cedam, ma anche a costituire motivo ispiratore di tutte le condotte dei Destinatari nell espletamento della quotidiana attività lavorativa. Pagina 3 di 11
4.1 CORPORATE GOVERNANCE E CONTABILITA AZIENDALE CORPORATE GOVERNANCE Gli amministratori, i direttori generali ed i dirigenti di Cedam sono tenuti, in generale: a svolgere il proprio incarico con serietà, professionalità, diligenza e nel pieno rispetto dello statuto e delle applicabili normative vigenti, al fine di consentire alla Società di trarre beneficio dalle loro competenze specifiche; ad una partecipazione corretta alla vita societaria, denunciando tempestivamente qualsiasi situazione di conflitto di interessi che li veda coinvolti; alla riservatezza delle informazioni acquisite nello svolgimento dell incarico; a rispettare le eventuali procedure adottate dalla Società per le comunicazioni esterne; a far prevalere sempre l interesse della missione societaria rispetto all interesse particolare del singolo. TRASPARENZA DELLA CONTABILITÀ AZIENDALE Cedam promuove la massima trasparenza, correttezza, completezza, affidabilità ed integrità delle informazioni inerenti alla contabilità aziendale ed alla sua situazione economica e finanziaria, ovunque contenute (es. bilancio) ed a chiunque fornite (es. autorità finanziaria). Ogni operazione e transazione è correttamente registrata, autorizzata e verificabile. Di ciascuna operazione è possibile verificare il processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento. CORRETTEZZA DEI FLUSSI FINANZIARI Ogni operazione e/o transazione, intesa nel senso più ampio del termine (ivi compreso l utilizzo di carte di credito o di pagamento aziendali), deve essere legittima, autorizzata, coerente, congrua, documentata, registrata ed in ogni tempo verificabile. Deve essere sempre consentita la possibilità di effettuare controlli sulle caratteristiche della transazione, sulle motivazioni che ne hanno determinato l esecuzione, sulle eventuali autorizzazioni allo svolgimento, sull esecuzione dell operazione medesima. Ogni Destinatario che effettui operazioni e/o transazioni aventi ad oggetto somme di denaro, beni o altre utilità economicamente valutabili, appartenenti a Cedam, deve agire su specifica autorizzazione o essere debitamente dotato di tutti i relativi poteri e fornire, a richiesta, ogni valida evidenza per la loro verifica in ogni tempo. 4.2 NORME DI CONDOTTA NELL AMBITO DELLA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE 4 SELEZIONE DEL PERSONALE
Cedam seleziona il proprio personale sulla base della corrispondenza del profilo del candidato a quello di volta in volta ricercato sulla base delle esigenze aziendali, al fine di assicurare alla Società le migliori competenze rinvenibili nel campo del lavoro e, comunque, nel rispetto delle pari opportunità di tutti i candidati. INSTAURAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO Il personale di Cedam è assunto con regolare contratto di lavoro. Al momento della costituzione del rapporto di lavoro, ogni soggetto riceve accurata descrizione delle caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere, degli elementi normativi e retributivi, così come regolati dall eventuale applicabile contratto collettivo nazionale di lavoro, e delle norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all attività lavorativa. Cedam non tollera alcuna forma di lavoro non conforme alla normativa vigente in materia, con particolare riferimento alla normativa in tema di occupazione di lavoratori stranieri. VALORIZZAZIONE DELLE RISORSE UMANE Cedam assume, remunera, promuove la carriera e prende altre decisioni sul rapporto di lavoro, basandosi unicamente su fattori legittimi ed obiettivi, come la qualificazione professionale e i risultati conseguiti, senza prendere in alcun modo in considerazione e/o indagare elementi soggettivi quali: razza, sesso, religione, età, origini nazionali, orientamenti sessuali, disabilità o ogni altro elemento di discriminazione. Le valutazioni dell operato del personale di Cedam avvengono in base a criteri di merito, in modo da garantire trattamenti equi. Cedam si impegna, inoltre, a garantire il pieno rispetto e la migliore valorizzazione delle peculiarità di ogni singola risorsa umana, nonché a impedire atteggiamenti irrispettosi della dignità dei singoli. FORMAZIONE Cedam promuove la crescita professionale del proprio personale mediante opportuni strumenti informativi e piani formativi. SALUTE E SICUREZZA Cedam si impegna a preservare la salute e la sicurezza dei lavoratori. Tutti i Destinatari sono tenuti al rispetto delle norme e degli obblighi derivanti dalla normativa di riferimento in tema di salute e sicurezza, nonché al rispetto di tutte le misure di salute e sicurezza previste dalle procedure e dai regolamenti interni. I principi e criteri fondamentali in base ai quali Cedam prende le decisioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro possono così riassumersi: a) la valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza; b) la programmazione della prevenzione, mirata ad un complesso che integri in modo coerente nella prevenzione le condizioni tecniche produttive dell azienda, nonché l influenza dei fattori dell ambiente e dell organizzazione del lavoro; Pagina 5 di 11
c) l eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, la loro riduzione al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico; d) il rispetto dei principi ergonomici nell organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo; e) la riduzione dei rischi alla fonte; f) la sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non lo è, o è meno pericoloso; g) la limitazione al minimo del numero dei lavoratori che sono, o che possono essere, esposti al rischio; h) la priorità delle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale; i) il controllo sanitario dei lavoratori; j) l allontanamento del lavoratore dall esposizione al rischio per motivi sanitari inerenti alla sua persona e l adibizione, ove possibile, ad altra mansione; k) l informazione e formazione adeguate per i lavoratori; l) l informazione e formazione adeguate per dirigenti e i preposti; m) l informazione e formazione adeguate per i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza; n) istruzioni adeguate ai lavoratori; o) la partecipazione e consultazione dei lavoratori; p) la programmazione delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l adozione di codici di condotta e di buone prassi; q) la previsione di misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, di lotta antincendio, di evacuazione dei lavoratori e di pericolo grave e immediato; r) l uso di segnali di avvertimento e di sicurezza; s) la regolare manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti, con particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza in conformità alla indicazione dei fabbricanti. PRIVACY I dati personali sono trattati e protetti nel pieno rispetto della legge in materia di tutela dei dati personali ed in conformità agli standard di sicurezza previsti per legge. 4.3 NORME DI CONDOTTA NELLA GESTIONE DEGLI AFFARI SELEZIONE DELLE CONTROPARTI CONTRATTUALI La selezione delle controparti contrattuali (es. fornitori, appaltatori, collaboratori esterni, professionisti) e gli acquisti di beni, merci e servizi devono avvenire esclusivamente sulla base di parametri oggettivi quali, la professionalità, la qualità dei prodotti forniti o dei servizi resi, la convenienza, la capacità, l efficienza e l integrità. Cedam richiede alle proprie controparti contrattuali il rispetto dei principi e delle previsioni del Codice Etico, considerando questo aspetto di fondamentale importanza per la costituzione e la continuazione del rapporto. 6
Le relazioni con le controparti contrattuali sono regolate sempre (fatta eccezione per quei casi espressamente previsti dalle procedure aziendali) da specifici contratti redatti in modo chiaro e puntuale. Nei singoli contratti con i fornitori sono predisposte a cura di Cedam apposite clausole volte a rendere obbligatorio, per gli stessi, il contenuto del Codice Etico ed i meccanismi sanzionatori correlati alle violazioni dei principi generali in esso contenuti. CLIENTI Il comportamento di Cedam nei confronti della clientela è improntato alla correttezza, alla disponibilità ed al rispetto. I Destinatari forniscono alla clientela messaggi, comunicazioni e contratti trasparenti, evitando formule difficilmente comprensibili ed iniziative commerciali illecite o scorrette. 4.4 NORME DI CONDOTTA VERSO LA COLLETTIVITÀ PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E PUBBLICHE ISTITUZIONI Nello svolgimento della propria attività, Cedam opera in modo lecito e corretto, collaborando con i rappresentanti delle pubbliche amministrazioni ed istituzioni, tra cui l Autorità Giudiziaria, le Forze dell Ordine e qualunque pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio. Cedam ottempera sollecitamente ad ogni richiesta proveniente dai soggetti di cui sopra, fornendo piena collaborazione ed evitando comportamenti ostruzionistici. Cedam vieta qualsiasi forma di dazione o promessa, anche per interposta persona, di denaro, regalia, o altra utilità (di qualsiasi tipo, ivi compresa l instaurazione di un rapporto di lavoro, di qualsiasi tipo) a soggetti appartenenti, in qualunque modo, alla pubblica amministrazione (così come a loro parenti, affini, congiunti o conviventi), italiani od esteri, salvo che si tratti di doni di modico valore. Anche i doni o le utilità di modico valore saranno, tuttavia, vietati ove siano tali da poter, comunque, influenzare l indipendenza di giudizio o indurre il soggetto ricevente ad assicurare un qualsiasi vantaggio a Cedam. Nessun Destinatario può eludere tali prescrizioni ricorrendo a forme di contribuzioni che, sotto veste di sponsorizzazioni, incarichi o consulenze, abbiano la stessa finalità sopra vietata. E fatto, altresì, divieto ai Destinatari di sollecitare o ottenere, da soggetti appartenenti, in qualunque modo, alla pubblica amministrazione, informazioni riservate che non siano legalmente ottenibili e la cui sollecitazione o acquisizione possa compromettere l integrità o la reputazione di Cedam o della pubblica amministrazione. Qualora un Destinatario riceva richieste o proposte di benefici da soggetti appartenenti alla pubblica amministrazione deve immediatamente sospendere il rapporto e segnalare il fatto al proprio superiore gerarchico o referente ed all Organismo di Vigilanza. All Organismo di Vigilanza dovrà, altresì, essere tempestivamente segnalata qualsiasi violazione (effettiva o potenziale) delle presenti previsioni. CONCORRENZA Pagina 7 di 11
Cedam agisce con la massima correttezza nei confronti del mercato e dei concorrenti, senza adottare comportamenti illeciti, disonesti o comunque contrari all etica imprenditoriale ed a tutta la normativa applicabile in materia. PREVENZIONE DI REATI DI CRIMINALITÀ ORGANIZZATA E DI TERRORISMO Cedam adotta tutte i controlli e le misure possibili ed idonei assicurare la massima trasparenza al fine di prevenire il proprio coinvolgimento con soggetti o organizzazioni illecite, criminali, terroristiche o di eversione dell ordine democratico, sia nazionale che internazionale. In particolare, Cedam si impegna a: effettuare, preliminarmente ad ogni eventuale erogazione da essa effettuata, verifiche volte ad escludere l appartenenza del potenziale beneficiario a liste di soggetti connessi a fatti di criminalità organizzata e/o terrorismo, garantendo, in ogni caso, la necessaria evidenza documentale di tutte le operazioni di finanziamento; organizzare, nell ambito delle procedure volte all assunzione del personale, specifici controlli, ivi compresi quelli sul casellario giudiziale, mirati ad escludere l appartenenza dei nominativi dei candidati anche alle liste dei soggetti connessi con fatti di criminalità organizzata e/o terrorismo; condurre verifiche volte ad escludere che i propri clienti e controparti contrattuali rientrino nelle liste dei soggetti connessi con fatti di criminalità organizzata e/o terrorismo, anche internazionale; prevedere, infine, programmi di formazione e sensibilizzazione, rivolti ai Destinatari sulla normativa in materia e sui rischi connessi al finanziamento della criminalità organizzata e del terrorismo, sia nazionale che internazionale. AMBIENTE Cedam, nello svolgimento della propria attività, si impegna a contribuire in modo concreto alla tutela dell ambiente, rispettando tutte le relative norme di legge, anche in materia di smaltimento dei rifiuti pericolosi. ORGANI DI INFORMAZIONE I rapporti con i mass media sono riservati esclusivamente ai Destinatari a ciò delegati. L informazione verso l esterno deve essere sempre veritiera e trasparente. REGALIE E PAGAMENTI Cedam non promette, non effettua e non riceve alcuna forma di regalo (con ciò intendendosi qualsiasi tipo di beneficio) che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività o che sia volta ad influenzare l indipendenza di giudizio del promissario, beneficiario o di Cedam o ad ottenere un qualsiasi vantaggio dagli stessi soggetti. 8
Cedam non accetta pagamenti non dovuti da alcun soggetto che stia cercando di concludere affari o di entrare in concorrenza con Cedam. In ogni caso, Cedam si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici se noti delle aziende o degli enti con cui ha rapporti. 5. SISTEMI INFORMATICI I sistemi informatici di Cedam contengono le informazioni e i dati presenti all interno della Società. Cedam ha adottato adeguate politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni, per garantire l integrità e la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, astenendosi dal ricercare dati riservati. Cedam applica e costantemente aggiorna politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni; in particolare, Cedam garantisce un organizzazione per il trattamento delle informazioni, che assicura la corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità, classifica le informazioni per livelli di criticità crescenti, e adotta opportune misure idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza in ciascuna fase del trattamento, richiede ai soggetti terzi che intervengono nel trattamento delle informazioni l impegno alla riservatezza sulle stesse. I Destinatari devono conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l integrità, la riservatezza e la disponibilità. 6. ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO Cedam provvede ad informare i Destinatari in merito alle disposizioni contenute nel Codice Etico, alla cui osservanza sono tutti tenuti. In particolare, Cedam provvede alla divulgazione del Codice Etico attraverso la consegna a tutti i Destinatari di copia dello stesso, la sua pubblicazione in una sezione dedicata dell intranet aziendale e l inserimento in tutti i contratti di una previsione volta a rendere obbligatorio, anche da parte delle controparti contrattuali, il rispetto del Codice Etico. La consegna di copia cartacea del presente Codice Etico a tutto il personale di Cedam è documentata da apposita accompagnatoria firmata per ricevuta e presa d atto. FORMAZIONE DEL PERSONALE Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico a tutti i Destinatari, viene realizzato un piano periodico di formazione obbligatoria volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche e delle loro eventuali modifiche/integrazioni nel tempo. DIRIGENTI AMMINISTRATORI Competono al Consiglio di Amministrazione di Cedam i seguenti compiti in materia di attuazione e controllo Pagina 9 di 11
Codice Etico: - prendere decisioni in materia e/o a seguito di violazioni del Codice Etico segnalate al Consiglio di Amministrazione e/o all Organismo di Vigilanza di Cedam; - decidere in merito alla revisione dei protocolli e delle procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice Etico; - provvedere alla revisione periodica del Codice Etico. Tali attività sono effettuate con il supporto delle funzioni aziendali interessate e con la possibilità di accesso a tutta la documentazione ritenuta utile. VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO Le violazioni del Codice Etico comportano meccanismi sanzionatori, indipendentemente dall eventuale esercizio dell azione penale da parte dell autorità giudiziaria. All interno del sistema disciplinare vigente in Cedam vi sono i provvedimenti irrogabili nei riguardi dei Destinatari che abbiano violato le norme di cui al presente Codice Etico, comunque emessi nel rispetto delle procedure previste dall art. 7 della legge 30 maggio 1970 n. 300 (Statuto dei Lavoratori) e delle eventuali normative speciali applicabili. SEGNALAZIONI Tutti i Destinatari devono segnalare, per iscritto e in forma non anonima, all Organismo di Vigilanza ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico. La segnalazione può essere inviata: per posta elettronica all indirizzo: [ ]; per posta ordinaria (apponendo sulla busta la dicitura Riservata ) a: Organismo di Vigilanza c/o Cedam, [ ]. L Organismo di Vigilanza provvederà ad un analisi della segnalazione, ascoltandone eventualmente l autore e il responsabile della presunta violazione e ad effettuare tutte le verifiche del caso, riferendone al Consiglio di Amministrazione. È assicurata la riservatezza dell identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge. L Organismo di Vigilanza agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione (ad esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari, per i dipendenti: mancata promozione, ecc.). Milano, Cedam Italia S.r.l. Il Presidente del Consiglio di Amministrazione Giampaolo Visconti 10
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