Configurazione caselle di posta Per poter utilizzare le funzionalità di gestione delle e-mail è necessario impostare gli account di posta elettronica; i dati da inserire nella procedura si trovano nella funzione PROTOCOLLO/GESTIONE POSTA ELETTRONICA/Caselle di posta elettronica. Le informazioni che non devono essere reperite dal gestore di posta sono: Descrizione: è un campo libero, nel quale indicare il nome che visualizzerà il destinatario delle e- mail (es. Comune di.); E-mail: inserire l indirizzo e-mail; Area: selezionando l area omogenea la casella di posta verrà visualizzata solo se nel menù principale della procedura è stata scelta la medesima; Ufficio: indicando l ufficio solo gli operatori appartenenti all ufficio selezionato potranno scaricare le e-mail in arrivo, in caso contrario tutti gli operatori abilitati potranno scaricare le e-mail arrivate sulla casella; Casella istituzionale: serve per indicare la casella istituzionale dell Ente, in questo caso tutti gli operatori potranno utilizzarla. Per tutte le altre informazioni è necessario leggere le istruzioni riportate sotto, in base al client di posta utilizzato.
OUTLOOK EXPRESS 1. Aprire l outlook express; 2. Selezionare Strumenti/Account; 3. Selezionare l account di posta elettronica da configurare nel protocollo; 4. Cliccare su Proprietà; 5. Selezionare la scheda Generale ; Nel campo Posta elettronica troviamo l indirizzo di posta elettronica da configurare.
6. Selezionare la scheda Server, in questa scheda troviamo Il server di posta in arrivo POP3 o IMAP, nella medesima casella; Il server di posta in uscita SMTP; Il nome account, che corrisponde al nostro campo Account POP3/IMAP la password che ovviamente non è leggibile, da riportare nel campo Password POP3/IMAP ; Se la casella Autenticazione del server necessaria non è selezionata i dati nome account e password vanno ripetuti all interno dei nostri campi Account SMTP e Password SMTP.
Se la casella Autenticazione del server necessaria è selezionata, bisogna cliccare sul pulsante impostazioni.
Se nella maschera visualizzata è selezionata la voce Usa le stesse impostazioni del server della posta in arrivo, nei nostri campi Account SMTP e Password SMTP vanno inseriti gli stessi dati dell account di posta in arrivo (nome account e password) altrimenti, se è selezionata la voce Accesso Tramite vanno inseriti i dati presenti in queste due caselle. Tornando alle scheda, l ultima da prendere in considerazione è Impostazioni Avanzate. In questa window troviamo i campi Porta in uscita SMTP e Posta in arrivo (POP3) che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo Autenticazione STMP e Autenticaz. POP3/IMAP va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.
MICROSOFT OUTLOOK 2003 - POP3 Riportiamo di seguito i passaggi per reperire le informazioni di configurazione della casella di posta dal programma OUTLOOK 2003. - Aprire Microsoft Outlook; - Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica; - Cliccare su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti e scegliere Avanti; - Posizionarsi sopra l indirizzo e-mail desiderato e cliccare su Cambia;
- Cliccare su Altre Impostazioni; - Nella maschera troviamo il campo Nome che va inserito nel nostro campo Descrizione e Indirizzo posta elettronico che va inserito nel nostro campo E-mail ;
- Server posta in arrivo (POP3) va inserito nel nostro campo POP3, mentre Server posta in uscita SMTP va indicato nel nostro campo SMTP; - Nome utente va inserito nel nostro campo Account POP3/IMAP mentre la password è da indicare nel nostro campo Password POP3/IMAP; - Se non c è il flag nel campo Accedi con autenticazione password di protezione (SPA) i dati nome e password vanno ripetuti all interno dei nostri campi Account SMTP e Password SMTP ; - Se il flag è presente scegliere Altre Impostazioni ; In questa window troviamo i campi Porta in uscita SMTP e Posta in arrivo (POP3) che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo Autenticazione STMP e Autenticaz. POP3/IMAP va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.
MICROSOFT OUTLOOK 2007 - POP3 - Aprire Microsoft Outlook; - Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica; - Posizionarsi sopra l indirizzo e-mail desiderato e cliccare su Cambia; - Cliccare su Altre Impostazioni;
- Nella maschera troviamo il campo Nome che va inserito nel nostro campo Descrizione e Indirizzo posta elettronico che va inserito nel nostro campo E-mail ; - Server posta in arrivo va inserito nel nostro campo POP3, mentre Server posta in uscita SMTP va indicato nel nostro campo SMTP; - Nome utente va inserito nel nostro campo Account POP3/IMAP e la password da indicare nel nostro campo Password POP3/IMAP; - Se non c è il flag nel campo Richiedi accesso con autenticazione password di protezione (SPA) i dati nome e password vanno ripetuti all interno dei nostri campi Account SMTP e Password SMTP ; - Scegliere Altre Impostazioni ;
In questa window troviamo i campi Porta in uscita SMTP e Posta in arrivo (POP3) che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo Autenticazione STMP e Autenticaz. POP3/IMAP va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.
Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle e-mail in ARRIVO Dopo aver configurato le caselle di posta elettronica come sopra riportato, per la protocollazione delle e-mail in arrivo operare come riportato di seguito: - selezionare la funzione PROTOCOLLO/Inserimento; - scegliere dalla sezione ARRIVO il bottone Documenti elettronici;; - cliccare su [C]onnetti: il programma effettuerà lo scaricamento delle e-mail in arrivo; - il programma visualizzerà l'elenco delle e-mail da protocollare; - posizionarsi sopra l e-mail da protocollare e cliccare sull icona Assegna: verrà visualizzata la maschera di dettaglio del protocollo nella quale il programma riporta già automaticamente le informazioni desunte dalla mail ricevuta; - inserire i dati mancanti del protocollo e procedere al salvataggio. Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle e-mail in PARTENZA L'e-mail da spedire va creata tramite le comunicazioni interne pertanto: - andare in Invio comunicazioni (cliccando sull'apposita icona presente nel menù principale della procedura, oppure andando in GESTIONE PRATICHE/COMUNICAZIONI INTERNE/Invio comunicazioni, o ancora cliccando sull'opzione Apri il menù delle comunicazioni (presente in ogni applicativo Halley alla sinistra della schermata) /Invio comunicazioni ; - sulla finestra della comunicazione da spedire selezionare il Tipo: E-mail; - selezionare l'indirizzo e-mail mittente nel caso in cui si abbia più di un indirizzo mail; - inserire il destinatario dell'e-mail (la ricerca avviene nell'archivio dei mittenti/destinatari del protocollo); - inserire l'oggetto, il testo e gli eventuali allegati; - terminato l'inserimento dei dati cliccare sull'icona "Invia comunicazione": l'e-mail verrà trasferita nell'elenco dei documenti elettronici da protocollare; - selezionare il modulo PROTOCOLLO; - andare nella funzione INSERIMENTO; - scegliere l'opzione Documenti E[l]ettronici della sezione Partenza; - alla comparsa dell'elenco dei documenti da protocollare posizionarsi sopra quello desiderato; - cliccare sull'icona "Selezione": apparirà la finestra di Inserimento del protocollo dove saranno già riportati automaticamente i dati relativi a Destinatario, data del documento, tipo di spedizione ed oggetto; - inserire i dati mancanti (es. codici classificazione, ufficio...);al termine del caricamento cliccare su "Salva e continua": verrà assegnato il numero di protocollo e verrà automaticamente inoltrata l'e-mail al destinatario.